Kế hoạch tổ chức trung thu Độc Đáo vui nhất 2023

Kế hoạch tổ chức Trung Thu cho thiếu nhi và CBNV dường như là hoạt động thường niên của các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay. Đây là hoạt động vừa thể hiện sự quan tâm của cộng đồng, ban lãnh đạo, cán bộ công ty đến con em nhân viên của mình vừa tạo nên một sân chơi bổ ích, vui vẻ cho mọi người. Do vậy, lên kế hoạch tổ chức chương trình trung thu là 1 phần không thể thiếu. Nếu như bạn đang tìm kiếm ý tưởng, các khâu tổ chức cho một chương trình Trung Thu thì hãy cùng VietPower tham khảo bài viết dưới đây.

Xem ngay: Tổ chức Trung Thu cho thiếu nhi

Hướng dẫn cách lên kế hoạch tổ chức Trung Thu

1. Xác định mục đích tổ chức tết Trung thu, đối tượng và số lượng khách mời

Mục đích tổ chức của tết trung thu đối với doanh nghiệp:

• Cơ hội tốt để đồng nghiệp cùng nhau thư giãn, chia sẻ, gắn kết.
• Đồng nghiệp có cơ hội tìm hiểu về các thành viên trong gia đình nhau.
• Chia sẻ, đồng cảm và giúp đỡ nhau trong công việc.

Trước tiên, để xác định được quy trình tổ chức sự kiên Tết Trung Thu, chúng ta cần xác định số lượng khách mời. Hiện nay, tại Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, và số ít doanh nghiệp lớn.

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ: số lượng người tham dự xấp xỉ khoảng 100 người.
• Tập đoàn, doanh nghiệp lớn: số lượng này có thể lên tới vài trăm người cho một sự kiện chung

2. Lựa chọn không gian, điểm tổ chức Tết Trung Thu

Sau khi tính toán được số lượng khách mời, công ty nên cân nhắc việc tổ chức sự kiện tại các trung tâm sự kiện lớn. Các trung tâm này đã được trang bị sẵn:

• Hệ thống bàn ghế, âm thanh ánh sáng.
• Hệ thống thiết bị sân khấu
• Tránh được yếu tố thời tốt xấu.
• Đảm bảo tính chất chuyên nghiệp, lịch sự và trang trọng.

Nếu số lượng, quy mô khách nhỏ thì có thể tổ chức ngoài trời, đồng thời cũng sẽ cần chuẩn bị nhiều thứ hơn. Bên cạnh đó, cũng không thể tránh được yếu tố ngoài mong muốn như thời tiết,… Chính vì vậy Ban Tổ Chức nên có những phương án dự trù để đối phó với thời tiết hay sự cố đột nhiên. 

Tuy nhiên, không gian này lại rất phù hợp để tổ chức những trò chơi teambuilding. Qua đó, khách mời có thể trải nghiệm:

• Ngắm và trải nghiệm đêm trăng tròn trung thu.
• Trải nghiệm chương trình tết trung thu một cách toàn vẹn nhất.

3. Lựa chọn thời gian tổ chức tết Trung thu, xác định ngân sách tổ chức

Dự trù ngân sách cho chương trình tổ chức tết trung thu trong hội trường sẽ lớn hơn so với tổ chức ngoài trời. Trên thực tế, quy mô càng lớn thì chi phí bỏ ra cũng tỉ lệ thuận theo.

Do đó, ban tổ chức nên có kế hoạch chi tiết từ trước. Tránh gây lãng phí hay thiếu hụt ngân sách.

Doanh nghiệp hiếm khi lựa chọn tổ chức vào đúng ngày tết Trung thu là 15/8. Vì vào đúng ngày, các công ty sự kiện thường đẩy giá lên nhiều lần so với ngày thường.

Bên cạnh đó, có nhiều gia đình quan niệm trung thu là dịp gia đình ở bên nhau. Do đó, họ thường muốn quây quần với nhau, cùng thưởng bánh, ngắm trăng thay vì đi chơi xa.

Doanh nghiệp nên chú ý điều này để tổ chức trước 15/8 từ 2-3 ngày, không khí vẫn không hề giảm nhiệt mà mọi thủ tục lại dễ dàng hơn.

4. Xây dựng kịch bản tổ chức Tết Trung Thu, phân công công việc

Thiết kế, trang trí và in ấn

Tổ chức Tết Trung Thu thì không thể thiếu các hình ảnh đặc trưng sau: cây đa, chị Hằng, chú Cuội…

Những chi tiết này đều ứng dụng để dựng backdrop – phông trang trí. Hơn hết, chương trình đêm hội trăng rằm mang không khí vui tươi, nhộn nhịp. Do đó, phong cách trang trí nên:

• Sử dụng màu sắc tươi sáng, phù hợp với không khí đêm hội như sắc vàng, sắc xanh lá,..
• Sử dụng các loại bóng bay, hình dán với những con vật ngộ nghĩnh.

Tìm hiểu thêm: Tết Trung thu có nguồn gốc từ đâu? Ý nghĩa của Tết Trung Thu

Kịch bản chương trình

Trong kịch bản chương trình, nhất định không thể thiếu phần trò chơi. Các hoạt động trong chương trình không thể thiếu:

• Giao lưu văn nghệ các phòng ban trong công ty,
• Chơi các trò chơi dân gian
• Học làm đèn ông sao, đèn kéo quân,….

Bản chất của trò chơi là để khuấy động không khí và mang niềm vui chung cho tất cả mọi người. Do đó, khi lên kịch bản tết trung thu cần lưu ý về những trò teambuilding dễ dàng, thú vị mà bất kỳ ai cũng có thể tham gia.

5. Chuẩn bị quà bánh, mâm ngũ quả, thực đơn

Bữa ăn trung thu không quá cầu kỳ. Người tổ chức nên đảm bảo các món ăn đều dân giã, dễ ăn cho cả trẻ em lẫn người lớn. Ban tổ chức có thể sử dụng tiệc buffet để khách mời có thể ăn bất cứ lúc nào khi cảm thấy đói sau khi tham dự các hoạt động.

Khám phá: Phá cỗ Trung Thu là gì? Ý nghĩa và nét đẹp của phá cỗ trung thu

Quy trình tổ chức Trung Thu Độc Đáo vui nhất

Chương trình tổ chức Tết Trung Thu của công ty, doanh nghiệp thường được tổ chức tùy vào ngân sách, số lượng, quy mô của công ty đó. Đa số chương trình tết Trung Thu thường được tổ chức trong không khí ấm áp, vui vẻ giữa các phòng ban, Ban Lãnh Đạo, CBNV nội bộ công ty. Tuy nhiên, để có được một chương trình ý nghĩa, chỉnh chu và không kém phần chuyên nghiệp thì cần có một quy trình tổ chức chương trình rõ ràng, đầy đủ để quảng bá hình ảnh công ty đến nhân viên và khách hàng, đối tác. Quy trình tổ chức Tết Trung Thu thường theo các bước dưới đây :

Bước 1: Chuẩn bị trước sự kiện

• Trang trí không gian sự kiện (sân khấu, khu vực check in, bàn ghế,…)
• Setup, kiểm tra âm thanh, ánh sáng 
• Check lại chương trình

Bước 2: Đón tiếp khách mời, CBNV

• Hướng dẫn, hỗ trợ khách mời, CBNV chỗ ngồi
• Chuẩn bị đồ ăn nhẹ, nước uống, nhạc mở đầu
• Chương trình múa Lân

Bước 3: Tổ chức sự kiện 

• Văn nghệ mở đầu

• Phát biểu từ đại diện doanh nghiệp
• Phát biểu của đại diện khách mời
• Chương trình dành cho trẻ em, phát quà cho trẻ em
• Khai tiệc 
• Tiết mục văn nghệ
• Tổ chức trò chơi kết nối
• Bốc thăm trúng thưởng

Bước 4: Kết thúc chương trình

• Chụp ảnh lưu niệm

• Hướng dẫn khách ra về

Bước 5: Dọn dẹp

• Thu dọn đồ đạc
• Dọn dẹp vệ sinh

VietPower – Công ty tổ chức Trung Thu chuyên nghiệp

Công ty truyền thông và sự kiện VietPower được biết đến là một đơn vị tổ chức chương trình Trung Thu uy tín và chuyên nghiệp. 

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower đã làm việc trực tiếp với hơn 100 đơn vị khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện ý nghĩa nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất. 

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
• Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
• Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
• Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Ngoài ra, VietPower là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện lớn nhỏ như Tiệc Sinh Nhật, Year and party, Hội Nghị, Teambuilding, …. Cung cấp và cho thuê đồ game, teambuilding, nhân sự tổ chức sự kiện, âm thanh, ánh sáng, ban nhạc, ca sĩ nổi tiếng,… phục vụ sự kiện, chương trình theo nhu cầu. 

Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM