Dịch vụ chụp ảnh hội nghị từ A-Z – Lên kế hoạch & triển khai

Chụp ảnh hội nghị không chỉ đơn thuần là ghi lại hình ảnh, lưu giữ dấu ấn chuyên nghiệp mà còn khẳng định thương hiệu và truyền tải thông điệp sự kiện một cách ấn tượng. Dù là hội nghị hay hội thảo chuyên đề, dịch vụ chụp ảnh chuyên nghiệp sẽ giúp bạn nắm bắt từng khoảnh khắc quý giá, nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp. Hãy cùng VietPower tìm hiểu bài viết Dịch vụ chụp ảnh hội nghị từ A-Z – Lên kế hoạch & triển khai ở dưới đây nhé!

Xem ngay: Tổ chức hội nghị là gì? Quy trình tổ chức hội nghị cực chuẩn

Vì sao nên thuê dịch vụ chụp ảnh hội nghị chuyên nghiệp?

Việc thuê dịch vụ chụp ảnh hội nghị chuyên nghiệp mang đến rất nhiều lợi ích quan trọng. Đặc biệt với các doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân muốn ghi lại những khoảnh khắc ấn tượng và có giá trị sử dụng lâu dài. Dưới đây là những lý do chi tiết giải đáp cho bạn biết vì sao nên thuê dịch vụ chụp ảnh hội nghị chuyên nghiệp:

1. Ghi lại hình ảnh chất lượng

Các nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp sẽ có kỹ năng và thiết bị chụp ảnh hiện đại. Đồng thời cũng có nhiều kinh nghiệm xử lý trong các tình huống setup ánh sáng, bố cục hay chuyển động trong môi trường hội nghị. Những thước ảnh từ nhà cung cấp dịch vụ sẽ sắc nét, bố cục hài hòa và thể hiện đúng không khí trang trọng của hội nghị.

2. Tạo dựng hình ảnh thương hiệu

Những bức ảnh hội nghị đẹp và chuyên nghiệp sẽ góp phần nâng tầm hình ảnh của công ty khi chia sẻ trên các kênh truyền thông. Ví dụ như nền tảng mạng xã hội facebook, instagram, website,… hay báo chí. Nhiếp ảnh sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo trong từng chi tiết. bao gồm từ khâu tổ chức đến khâu truyền thông.

3. Đảm bảo không bỏ qua những khoảnh khắc quan trọng 

Nhiếp ảnh gia có kinh nghiệm sẽ biết được đâu là những khoảnh khắc đắt giá nhất trong chương trình hội nghị. Ví dụ như phát biểu quan trọng, ký kết, trao giải,… hay các tương tác giữa khách mời. Do đó, bạn không cần phải lo lắng về việc phải tự mình chụp lại hình ảnh mà có thể tập trung 100% vào nội dung hoạt động chính của chương trình.

4. Hậu kỳ ảnh chuyên nghiệp

Bên cạnh việc chụp lại những khoảnh khắc đáng nhớ trong chương trình hội nghị. Dịch vụ chụp ảnh chuyên nghiệp thường đi kèm với các công đoạn hậu kỳ. Bao gồm chỉnh sáng, màu sắc, cắt ghép hợp lý mà vẫn giữ được tự nhiên. Từ đó, giúp album ảnh cuối cùng trở nên hoàn hảo và nhất quán về thẩm mỹ.

5. Tiết kiệm thời gian và công sức

Lý do tiếp theo mà bạn nên lựa chọn dịch vụ thuê chụp ảnh chuyên nghiệp đó chính là tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn sẽ không cần phải tự sắp xếp người chụp cũng như kiểm tra thiết bị hay lo về kỹ thuật. Thay vào đó, bạn sẽ được nhận ảnh đúng deadline và đúng yêu cầu mà không tốn công chỉnh sửa gì thêm.

6. Đa dạng góc chụp với những ý tưởng sáng tạo

Nhiếp ảnh có thể đưa ra những gợi ý về các góc chụp, bố trí khung hình để tạo sự sinh động cho album ảnh. Dịch vụ chụp ảnh chuyên nghiệp tại hội nghị không chỉ mang tính ghi hình mà còn sống động và truyền cảm hứng.

Hội nghị khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Quy trình chụp ảnh hội nghị chuyên nghiệp

Để đảm bảo chất lượng hình ảnh, sự phối hợp nhịp nhàng và đáng ứng yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất. Dưới đây là quy trình chi tiết chụp ảnh hội nghị chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo:

1. Tiếp nhận yêu cầu, tư vấn ban đầu

• Tiếp nhận thông tin từ khách hàng bao gồm thời gian, địa điểm, quy mô hội nghị, nội dung chương trình và phong cách mong muốn.
• Tư vấn gói dịch vụ phù hợp như số lượng nhiếp ảnh gia, thời lượng chụp, loại ảnh (ảnh trong sự kiện, ảnh khách mời, ảnh phóng sự, hậu trường,…)
• Báo giá và ký kết hợp đồng chốt các hạng mục công việc. Cam kết bàn giao ảnh và chính sách bảo mật hình ảnh nếu cần.

2. Khảo sát địa điểm, lên kế hoạch

• Khảo sát trước địa điểm (nếu cần), kiểm tra ánh sáng, không gian và các khu vực chụp quan trọng.
• Lên kịch bản chụp ảnh, xác định thời điểm và nội dung các phần quan trọng. Ví dụ như đón tiếp khách mời, diễn giả phát biểu, ký kết hợp đồng, ảnh tập thể,…
• Chuẩn bị thiết bị máy ảnh, ống kính, đèn flash, thẻ nhớ, pin dự phòng,… phù hợp.

3. Triển khai chụp ảnh trong ngày hội nghị

• Đến sớm để set up, kiểm tra ánh sáng, góc chụp để đảm bảo sẵn sàng tác nghiệp.
• Làm việc theo timeline, bám sát kịch bản, luôn có mặt đúng lúc để ghi lại khoảnh khắc quan trọng.
• Ứng biến linh hoạt, điều chỉnh góc chụp, bố cục và các vị trí theo tình hình thực tế.
• Giao tiếp lịch sự, tương tác nhẹ nhàng với khách mời khi cần hướng dẫn tạo dáng hay sắp xếp chụp ảnh tập thể.

4. Hậu kỳ, chỉnh sửa hình ảnh

• Lọc, loại bỏ các ảnh lỗi và chọn những khoảnh khắc đẹp, rõ nét.
• Chỉnh sửa chuyên nghiệp, căn chỉnh ánh sáng, màu sắc, căn chỉnh bố cục hợp lý để làm nổi bật chủ thể, giữ được nét tự nhiên.
• Phân loại hình ảnh thành các hạng mục như ảnh tổng quan, ảnh cận cảnh, ảnh khách mời, ảnh hậu trường,…

5. Bàn giao sản phẩm

– Thời gian bàn giao sản phẩm thường từ 1 đến 5 ngày tùy theo số lượng ảnh và các yêu cầu chỉnh sửa.

– Hình thức bàn giao, gồm:

• Link google drive hoặc trên các nền tảng lưu trữ trực tuyến.
• Ảnh gốc cùng ảnh đã chỉnh sửa.
• Có thể in ảnh hoặc làm album theo yêu cầu của khách hàng.

– Cam kết bảo mật, không sử dụng ảnh vào mục đích khác nếu không có sự đồng ý từ khách hàng.

6. Hỗ trợ sau dịch vụ 

• Chỉnh sửa ảnh bổ sung nếu khách hàng yêu cầu sửa thêm cho các hình ảnh.
• Lưu trữ ảnh tạm thời, từ 1 đến 3 tháng đề phòng trong trường hợp khách hàng cần lại.
• Khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ.

Các gói dịch vụ chụp ảnh hội nghị phổ biến

Để giúp bạn có thể tham khảo  cũng như so sánh các gói dịch vụ chụp ảnh hội nghị. VietPower đã tổng hợp các gói dịch vụ chụp ảnh hội nghị phổ biến mà các đơn vị cho thuê chuyên nghiệp thường cung cấp. Mỗi gói chụp sẽ phù hợp với quy mô, nhu cầu cũng như ngân sách khác nhau của khách hàng:

1. Gói dịch vụ chụp ảnh hội nghị cơ bản

Với gói dịch vụ chụp ảnh hội nghị cơ bản, thích hợp cho các chương trình hội nghị có quy mô nhỏ, hội thảo nội bộ hay họp công ty. Cụ thể:

• 1 nhiếp ảnh gia.
• Thời gian chụp từ 1 đến 2 giờ.
• Số lượng ảnh: Khoảng 50 đến 100 ảnh đã chỉnh sửa ảnh qua.
• Hậu kỳ gồm chỉnh sáng và màu cơ bản.
• Bàn giao qua link google drive trong 2 đến 3 ngày.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí.
• Đủ dùng cho lưu trữ.
• Chia sẻ nội bộ dễ dàng.

Chi phí tham khảo: Dao động từ 1.000.000 VNĐ đến 2.000.000 VNĐ

2. Gói dịch vụ chụp ảnh hội nghị tiêu chuẩn

Với gói dịch vụ chụp ảnh hội nghị tiêu chuẩn, rất thích hợp với quy mô hội nghị khách hàng, họp báo hay training chuyên đề. Cụ thể gồm:

• 1 đến 2 nhiếp ảnh gia.
• Thời gian chụp từ 3 đến 4 giờ.
• Số lượng ảnh: Khoảng 150 đến 300 ảnh.
• Hậu kỳ đã có chỉnh sửa chuyên nghiệp, lọc và phân loại ảnh.
• Ảnh bàn giao gồm các ảnh tổng thể, ảnh chi tiết, ảnh đại biểu và ảnh tương tác.
• Bàn giao ảnh từ 2 đến 4 ngày.

Ưu điểm: Đầy đủ nội dung để truyền thông, báo cáo hình ảnh từ hội nghị.

Chi phí tham khảo: Dao động từ 3.000.000 VNĐ đến 5.000.000 VNĐ.

3. Gói dịch vụ chụp ảnh hội nghị chuyên nghiệp

Đối với gói dịch vụ chụp ảnh hội nghị chuyên nghiệp, gói này phù hợp với các hội nghị cấp cao, sự kiện có yếu tố truyền thông và lễ ký kết. Gồm:

• Từ 2 đến 3 nhiếp ảnh gia cùng phụ trách hậu kỳ riêng.
• Thời gian chụp từ 4 đến 8 giờ (Có thể cả ngày nếu sự kiện yêu cầu).
• Ảnh chụp phong phú từ setup, hậu trường, khai mạc, phát biểu, giao lưu cho đến ảnh chụp khách VIP.
• Hậu kỳ chuyên sâu, blend màu thương hiệu và chỉnh kỹ ừng ảnh.
• Có thể chụp ảnh truyền thông hoặc dựng ảnh theo bố cục yêu cầu.
• Bàn giao nhanh trong vòng 24 đến 48 giờ (Nếu cần gấp).

Ưu điểm: Tối ưu cho sự kiện mang tính chiến lược, cần hình ảnh ấn tượng để quảng bá.

Chi phí tham khảo: Dao động trong khoảng từ 6.000.000 VNĐ đến 12.000.000 VNĐ

4. Gói dịch vụ chụp ảnh hội nghị theo yêu cầu

Phù hợp cho các sự kiện đặc biệt, yêu cầu cao về concept và số lượng người tham dự lớn. Trong đó bao gồm:

• Quay video highlight.
• Livestream song song.
• Ảnh chụp nhanh để sử dụng ngay trong sự kiện.
• In ảnh lấy liền (Nếu có nhu cầu).
• Chụp ảnh kỷ yếu, ảnh tập thể bằng flycam.

Ưu điểm: Linh hoạt theo yêu cầu, phù hợp với các doanh nghiệp lớn và tổ chức quốc tế.

Chi phí: Tùy vào khối lượng công việc và các yêu cầu cụ thể.

Kinh nghiệm chọn đơn vị chụp ảnh hội nghị uy tín

Để lựa chọn được các đơn vị chụp ảnh hội nghị uy tín, dưới đây sẽ là một vài kinh nghiệm của VietPower giúp bạn đảm bảo chương trình sự kiện của mình được ghi lại một cách chuyên nghiệp, chỉn chu và đúng kỳ vọng. 

1. Xem kỹ portfolio của đơn vị cho thuê

• Yêu cầu đơn vị cung cấp hồ sơ năng lực hoặc album các sự kiện mà họ từng chụp.
• Ưu tiên những đơn vị từng chụp các sự kiện hội nghị về quy mô, tính chất và đối tượng khách mời.
• Quan sát các ảnh chụp xem ảnh có nét không, màu sắc có hài hòa và đủ khoảnh khắc quan trọng hay không.
• Nếu ảnh sự kiện họ đăng lên các nền tảng mạng xã hội có sự đồng đều về chất lượng và bắt đúng thần thái sự kiện thì đó là dấu hiệu đáng tin cậy, uy tín.

2. Đánh giá sự chuyên nghiệp

• Tư vấn cụ thể về số lượng nhân sự, thiết bị và các phương án chụp ảnh.
• Chủ động đưa ra các timeline chụp ảnh, hỗ trợ khảo sát trước các địa điểm (Nếu cần).
• Có hợp đồng rõ ràng về các điều khoản minh bạch về thời gian bàn giao ảnh, chỉnh sửa, bảo mật,…
• Lựa chọn các đơn vị sẵn sàng hợp tác linh hoạt và có tinh thần hỗ trợ thay vì chỉ cho thuê dịch vụ thông thường.

3. Tìm hiểu đánh giá và phản hồi từ khách hàng cũ

• Xem review từ facebook, website, google,…
• Hỏi thẳng về những dự án tương tự họ đã làm và xin phép liên hệ tham khảo (Nếu cần thiết).
• Lắng nghe những lời khen, chê thực tế về thái độ làm việc của đơn vị cung cấp dịch vụ. Cũng như tốc độ bàn giao và khả năng xử lý tình huống.

4. So sánh giá cả và đi kèm với chất lượng

• Giá quá rẻ thường đi kèm với rủi ro ảnh thiếu sự chuyên nghiệp, chỉn chu hay bàn giao chậm.
• Giá quá cao chưa chắc đã xứng đáng với chất lượng nếu không có thêm các giá trị đi kèm. Ví dụ như quay video, chụp nhanh, hậu kỳ đặc biệt,…
• Hãy chọn nơi cung cấp dịch vụ có giá cả hợp lý theo gói dịch vụ rõ ràng, minh bạch trong từng hạng mục.
• Bạn nên hỏi trước về các khoản chi phí phát sinh để tránh những rắc rối sau này.

5. Ưu tiên những đơn vị có hợp đồng, cam kết rõ ràng

Hợp đồng giữa bên thuê và bên cho thuê dịch vụ cần đảm bảo các điều khoản như:

• Thời gian chụp và bàn giao.
• Số lượng ảnh tối thiểu.
• Chính sách chỉnh sửa, lưu trữ và bảo mật hình ảnh.
• Các điều khoản bồi thường nếu xảy ra lỗi.

Ngoài ra, nếu cần dùng hình ảnh để truyền thông sau sự kiện, bạn hãy chọn các đơn vị có thể gửi ảnh ngay trong ngày. Hoặc có dịch vụ dựng video highlight, ảnh ghép concept thương hiệu.

6. Đánh giá thiết bị và nhân sự

Cuối cùng để lựa chọn đơn vị phù hợp với nhu cầu của mình bạn nên đánh giá thiết bị và nhân sự. Đảm bảo các yêu cầu như:

• Sử dụng máy ảnh, ống kính chất lượng cao và đa dạng các tiêu cự.
• Có đèn flash rời, tripod hay pin dự phòng.
• Có người hỗ trợ backup nếu sự kiện lớn yêu cầu.
• Nhân sự tác nghiệp nên ăn mặc lịch sự, giao tiếp nhẹ nhàng và thân thiện.

Đơn vị cung cấp dịch vụ chụp ảnh hội nghị chuyên nghiệp

Nếu như bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ chụp ảnh hội nghị chuyên nghiệp. Hãy lựa chọn VietPower, đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tổ chức sự kiện – teambuilding và cung cấp dịch vụ quay chụp chuyên nghiệp tại Việt Nam. Hơn 10 năm kinh nghiệm, VietPower đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong việc ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ đầy ý nghĩa tại hội nghị, hội thảo lớn nhỏ trên toàn quốc. VietPower đã hợp tác với nhiều thương hiệu, doanh nghiệp lớn. Điển hình như AIA, VPBank, Napas, Goertek, Viettel,…

Điểm nổi bật về VietPower mà bạn nên lựa chọn, gồm:

• Đội ngũ nhiếp ảnh chuyên nghiệp, có kinh nghiệm tác nghiệp ở các sự kiện lớn với khả năng bắt trọn những khoảnh khắc nhanh.
• Tác phong chuyên nghiệp, lịch sự và phối hợp với ban tổ chức.
• Thiết bị hiện đại, chất lượng cao.
• Ảnh chụp sắc nét, phù hợp với tiêu chí tiêu chuẩn truyền thông và báo chí.
• Quy trình chuyên nghiệp linh hoạt theo yêu cầu.
• Hậu kỳ hình ảnh nhanh chóng có thể bàn giao ảnh gấp trong vòng 24h (Nếu yêu cầu).
• Đa dạng gói dịch vụ, giá cả hợp lý, linh hoạt theo ngân sách và cam kết không phát sinh thêm chi phí bất ngờ.
• Dịch vụ đi kèm chuyên nghiệp.

Vừa rồi là bài viết về Dịch vụ chụp ảnh hội nghị từ A-Z – Lên kế hoạch & triển khai được VietPower tổng hợp và gửi đến bạn. Mong rằng những thông tin ở trên đã giúp ích được cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một ngày tốt lành.

Liên hệ với VietPower theo thông tin dưới đây để được hỗ trợ và tư vấn nhanh nhất:

Thông tin liên hệ:

• Website: https://viet-power.vn/
• Hotline: 0867.12.8688
• Email: contact@viet-power.vn
• Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
• Fanpage: https://www.facebook.com/Vietpowerteambuilding
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@vietpowervn
• Zalo: https://zalo.me/0867128688