Mẫu kịch bản tổ chức chương trình hội nghị chi tiết độc đáo nhất

Kịch bản chương trình tổ chức Hội Nghị đang là vấn đề khá “đau đầu” của nhiều doanh nghiệp khi chuẩn bị tổ chức một chương trình hội nghị. Bởi lẽ, để xây dựng được một kịch bản chương trình sáng tạo, chuyên nghiệp không phải là điều dễ dàng. Hiểu được điều đó, với bài viết này, VietPower sẽ chia sẻ đến bạn cách viết kịch bản chương trình hội nghị và mẫu 5 kịch bản chương trình hội nghị để bạn tham khảo. 

Tham khảo: Tổ chức hội nghị là gì? Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Cách viết kịch bản tổ chức chương trình Hội Nghị

Hội nghị là một chương trình thường được các cơ quan nhà nước hoặc các doanh nghiệp tổ chức nhằm nhiều mục đích khác nhau như: tổng kết cuối năm, tri ân khách hàng, kí kết hợp đồng,…Ngoài ra, tổ chức hội nghị còn là cơ hội để tổ chức, doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thu hút sự chú ý của truyền thông hoặc thậm chí là bán hàng. Do đó, các sự kiện hội nghị thường được tổ chức rất chỉn chu và chuyên nghiệp. 

Chính vì thế, các tổ chức, doanh nghiệp ngày nay thường chọn cách thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bên ngoài để đảm bảo mang đến một kịch bản chương trình tốt nhất. Tại các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, kịch bản sẽ được xây dựng dựa theo yêu cầu, mục đích và chủ đề hội nghị mà khách hàng cung cấp. 

Về cơ bản, một kịch bản tổ chức chương trình hội nghị chuyên nghiệp thông thường được các đơn vị tổ chức sự kiện triển khai như sau:

1. Tổng quan nội dung chương trình 

Tổng quan nội dung chương trình là một bản timeline chương trình, gồm đầy đủ các hoạt động sẽ diễn ra trong một chương trình hội nghị. Bản nội dung tổng quan này có tác dụng khái quát lại các công việc sẽ diễn ra trong một chương trình. Đây là các phần nội dung sẽ triển khai trong timeline: 

• Đón tiếp khách mời

Khoảng thời gian dành cho phần này thường từ 15 – 30 phút. Đây là một phần khá quan trọng nhưng nhiều sự kiện hội nghị lại chưa thực sự quan tâm. Với một sự kiện hội nghị, việc đón tiếp khách mời được xem là bước quan trọng để gây được ấn tượng đầu tiên với khách mời. 

Tại phần này, ban tổ chức thường bố trí đội ngũ lễ tân để đón tiếp khách, cài hoa và hướng dẫn khách di chuyển vào khu vực bên trong sự kiện để check in và ổn định chỗ ngồi. Sẽ có từ 4 – 6 lễ tân mặc áo dài và đứng tại cổng sự kiện để đón tiếp khách mời. Nếu chu đáo hơn, đại diện tổ chức, doanh nghiệp sẽ cùng lễ tân đón khách để thể hiện sự hiếu khách.

Bên cạnh đó, tại khu vực để xe, ban tổ chức nên phân công bảo vệ để làm công tác hướng dẫn, hỗ trợ khách đỗ xe và trông xe cho khách trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. 

• Khai mạc

Khoảng thời gian cho khai mạc hội nghị thường từ 10- 15 phút. Thông thường, mở đầu cho một sự kiện hội nghị sẽ là một tiết mục văn nghệ sôi động. Việc đặt các tiết mục văn nghệ ở đầu chương trình là có lí do của nó. 

Khi tổ chức sự kiện, sẽ có những khách mời sẽ đến muộn, có những khách vẫn đang còn tranh thủ check in mà chưa kịp di chuyển vào khu vực dành cho khách mời. Do đó, tiết mục văn nghệ được sắp xếp ngay từ đầu hội nghị với mục đích thu hút sự chú ý của mọi người về phía sân khấu, để “nhắc nhở” mọi người nhanh chóng ổn định chỗ ngồi và để “chờ” những khách mời đến muộn. Sự sắp xếp khéo léo này còn có thể gây được ấn tượng của khách mời với sự kiện, khơi dậy trong họ sự háo hức và mong chờ về hội nghị chuyên nghiệp.

• Nội dung chính

Về nội dung chính, mỗi sự kiện hội nghị sẽ có một các triển khai nội dung khác nhau. Phần này thường diễn ra trong khoảng thời gian từ 1,5 đến 5 tiếng tùy theo từng chương trình hội nghị. 

Với các hội nghị được tổ chức bởi cơ quan nhà nước, hội  nghị khoa học, workshop… có tính chất nghiêm túc, các yếu tố khác như: tiết mục văn nghệ, trò chơi sẽ hạn chế, thay vào đó sẽ được triển khai chủ yếu theo hướng chia sẻ của các cá nhân về vấn đề nào đó. Bởi lẽ, các chương trình hội nghị này có rất nhiều vấn đề cần giải quyết, vì thế mà cần rút gọn các phần khác để nhường thời gian cho các nội dung quan trọng.

Với các hội nghị của doanh nghiệp như: hội nghị khách hàng, hội nghị tổng kết cuối năm,… nội dung hội nghị sẽ được triển khai đa dạng các hoạt động khác nhau để khách mời có những trải nghiệm tốt nhất khi đến với sự kiện. Tại các hội nghị này, hoạt động mang tính giải trí sẽ được trải khai nhiều hơn. Một số hoạt động thường thấy là: đa dạng các tiết mục văn nghệ, kết hợp tiệc liên hoan, quay số trúng thưởng, trò chơi gắn kết,…

• Kết thúc 

Sau khi sự kiện kết thúc, MC thay mặt ban tổ chức gửi lời cảm ơn đến khách mời và hướng dẫn khách mời ra về. Lúc này, bên ngoài cổng sự kiện, lễ tân đợi sẵn để tiễn khách ra về. Ngoài ra, để thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp nên trực tiếp cùng đội ngũ lễ tân để hướng dẫn khách mời ra về, gửi lời cảm ơn đến khách mời. Công việc này khá đơn giản nhưng đối với nhiều khách hàng, khi được chính đại diện công ty gửi lời cảm ơn trực tiếp, họ sẽ thấy bản thân được tôn trọng.

Khi khách đã rời sự kiện, ban tổ chức nhanh chóng dọn dẹp sân khấu, bàn ghế, loa đài để bàn giao lại khuôn viên sự kiện. 

Cuối cùng, sau một quá trình dài chuẩn bị và tổ chức sự kiện, ban tổ chức sẽ họp lại với nhau để góp ý và rút kinh nghiệm.

Xem thêm: 10 bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng nhất

2. Lưu ý khi viết kịch bản

• Có kịch bản dẫn MC

Khi xây dựng kịch bản tổ chức hội nghị, nên viết kịch bản dẫn cho MC. Bởi lẽ, MC là người dẫn chương trình chuyên nghiệp nhưng không phải là người hiểu rõ về tổ chức, doanh nghiệp. Vì thế, nếu để MC dẫn chương trình mà không có sẵn lời dẫn, sự kiện sẽ được dẫn dắt mà thiếu đi những điểm nhấn, không làm nổi bật được chủ đề và không mang màu sắc doanh nghiệp. 

Do đó, với kịch bản MC, bạn viết sẵn lời dẫn MC cụ thể. Với kịch bản dẫn này, MC có thể chỉnh sửa để phù hợp với giọng đọc MC. Tuy nhiên, sự chỉnh sửa này của MC không được làm thay đổi nội dung chương trình hội nghị. 

• Có kịch bản dự phòng rủi ro

Nhiều sự kiện hội nghị được tổ chức nhưng chưa chú trọng xây dựng phương án dự phòng rủi ro. Cũng chính vì thế mà khi xảy ra các vấn đề phát sinh, công tác xử lí còn chậm chạp, gây ảnh hưởng đến sự kiện. Những rủi ro có thể gặp phải khi tổ chức sự kiện hội nghị thường là: ảnh hưởng của thời tiết, mất điện, sự cố âm thanh, ánh sáng,..

Vậy nên, để sự kiện hội nghị được tổ chức một cách chuyên nghiệp nhất, bạn cần phải xây dựng phương án dự phòng rủi ro cụ thể bằng cách đề cập, dự đoán những rủi ro có thể xảy ra. Trong trường hợp có xảy ra tình huống bất ngờ khi tổ chức hội nghị, điều hành sự kiện sẽ dựa vào kịch bản đã có sẵn cùng kinh nghiệm của bản thân để xử lí các tình huống phát sinh. 

• Có phân công công việc cụ thể

Khi viết kịch bản tổ chức hội nghị, bạn nên kèm theo phân công công việc cụ thể, bao gồm bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện và người quản lí, giám sát hoạt động đó. Việc phân công công việc cụ thể giúp cho mỗi bộ phận và mỗi cá nhân trong ban tổ chức có trách nhiệm hơn với công việc được giao, đồng thời hạn chế trường hợp đùn đẩy trách nhiệm gây ảnh hưởng đến công việc. 

Với những trường hợp đã có phân công công việc rõ ràng nhưng các cá nhân, bộ phận không tiếp nhận hoặc làm việc một cách hời hợt, quản lí có quyền nhắc nhở, thậm chí là có các biện pháp răn đe để mọi người có ý thức và có trách nhiệm hơn với những công việc chung của tổ chức hội nghị.

Ở đây có: Dịch vụ quay phim hội thảo hội nghị chuyên nghiệp

Mẫu kịch bản chương trình Hội Nghị chi tiết, độc đáo

Dưới đây là mẫu kịch bản chương trình hội nghị khá hay và hấp dẫn dành cho bạn. Tuy nhiên, đây chỉ là kịch bản dạng tổng quan. Thông qua mẫu kịch bản này, bạn có thể thêm, bớt các chi tiết, hoạt động để phù hợp hơn với tính chất và quy mô tổ chức của sự kiện hội nghị. 

Xem thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết hấp dẫn nhất 2023

VietPower – Đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị chuyên nghiệp

Vietpower được biết đến là công ty tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu Việt Nam. Tại đây, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hội nghị trọn gói và chuyên nghiệp. 

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi đã làm việc trực tiếp với hơn 100 khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, điển hình như: BIDV, Samsung, Vietcombank,..cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ khai trương tốt nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất. 

Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm 

Đội ngũ nhân sự sự kiện của VietPower rất đa dạng. Tại VietPower, chúng tôi cung cấp nhân sự chuyên vận hành sự kiện: quản lí, điều hành sự kiện; nhân sự PG, lễ tân sự kiện; MC sự kiện; nhóm nhảy, ca sĩ, vũ đoàn,… 

Khi làm việc với VietPower, chúng tôi luôn cam kết cung cấp cho sự kiện hội nghị của bạn đội ngũ nhân sự chất lượng và chuyên nghiệp nhất. Đội ngũ nhân sự của VietPower đều là những người có chuyên môn, giàu kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện. Suốt hơn 5 năm hoạt động, VietPower luôn chú trọng cho việc đào tạo nhân sự để liên tục cải thiện chuyên môn, kỹ năng làm việc và xử lí vấn đề, trau dồi thêm các kỹ năng nghiệp vụ khác liên quan đến ngành tổ chức sự kiện. 

Chính vì thế, cho đến nay, VietPower vẫn luôn tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện có chất lượng nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo và giàu kinh nghiệm nhất trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.  

Hệ thống thiết bị tổ chức sự kiện hiện đại 

Về thiết bị tổ chức sự kiện, VietPower cung cấp đa dạng các loại thiết bị sự kiện theo yêu cầu của khách hàng, từ thiết bị công suất lớn cho các sự kiện có quy mô cho đến các thiết bị cho sự kiện vừa và nhỏ. Các thiết bị tổ chức sự kiện tại VietPower thường xuyên được thay mới bằng các thiết bị có tính năng tốt hơn để phục vụ tốt nhất cho các sự kiện. 

Khi khách hàng thuê các thiết bị âm thanh – ánh sáng, sẽ có kỹ thuật viên của VietPower đến tận nơi để hỗ trợ vận hành thiết bị cho sự kiện của bạn, đảm bảo cho sự kiện diễn ra với âm thanh chất lượng và ánh sáng tốt nhất. 

Với các thiết bị sự kiện khác như: nhà lồng, thiết bị sân khấu, cổng phao, thảm đỏ,… cũng luôn số lượng lớn tại kho bãi của VietPower. Trong trường hợp khách hàng sử dụng trọn gói dịch vụ tổ chức sự kiện tại VietPower, sẽ có những ưu đãi cho khách hàng khi thuê thiết bị sự kiện. 

Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ 

Trong suốt quá trình triển khai việc các công việc để tổ chức một chương trình hội nghị, từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện, VietPower luôn đảm bảo thực hiện đúng quy trình và giám sát chặt chẽ. 

Về quy trình làm việc, VietPower sẽ thống nhất với khách hàng quy trình làm việc cụ thể giữa các bên để quá trình tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất. Khi đã bắt đầu vào quá trình chuẩn bị cho sự kiện, các bước trong quy trình sẽ được tuân thủ. Trong trường hợp làm việc sai quy trình hoặc giám sát không chặt chẽ các công việc (Lỗi của bên đơn vị tổ chức sự kiện) dẫn đến các sai sót trong quá trình tổ chức, VietPower xin chịu toàn bộ trách nhiệm và đền bù thoả đáng cho khách hàng.

Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng 

Trước khi thiết kế sự kiện, đội ngũ kỹ thuật của Vietpower sẽ khảo sát địa điểm thực tế để hạn chế sai sót khi thi công. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự của Vietpower cũng làm việc với khách hàng để chốt được ý tưởng thiết kế sự kiện vừa phù hợp với yêu cầu của khách, vừa đảm bảo tính thẩm mỹ cho sự kiện

Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7

Tại VietPower, chúng tôi có đội ngũ nhân sự chuyên làm nhiệm vụ tư vấn và hỗ trợ khách hàng 24/7. Khi khách hàng quan tâm đến dịch vụ tổ chức sự kiện của VietPower, sẽ có nhân viên của VietPower đồng hành và tư vấn cho bạn các dịch vụ tổ chức sự kiện một cách hoàn toàn miễn phí. 

Bên cạnh đó, khi bạn quyết định sử dụng dịch vụ, bạn nhân viên tư vấn ban đầu sẽ đồng hành cùng bạn cho đến khi kết thúc mọi hợp đồng. Trong trường hợp cần thiết, nhân viên này có thể sẽ xuất hiện ngay cả trong khi sự kiện diễn ra để hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất. Do đó, khi làm việc với VietPower, bạn sẽ luôn được hỗ trợ nhiệt tình trong mọi vấn đề, mọi tình huống, kể cả khi sự kiện đã kết thúc. 

Ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện hội nghị, VietPower còn cung cấp rất nhiều dịch vụ tổ chức sự kiện khác.

Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM