Hội thảo trực tuyến là gì? Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến

Tổ chức Hội thảo trực tuyến được coi là giải pháp hiệu quả cho các cuộc hội họp, thảo luận mà không tốn kém chi phí và thời gian di chuyển. Hiện nay, đây là phương thức được sử dụng rộng rãi và thường xuyên của hầu hết các doanh nghiệp. Vậy quy trình tổ chức một buổi hội thảo thành công cần trải qua những bước nào? Hãy cùng VietPower tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Tìm hiểu thêm về: Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp 2024

Hội thảo trực tuyến là gì? 

Hội thảo trực tuyến (Webinar) hay còn gọi là hội nghị trực tuyến (Teleconferencing), là hình thức tổ chức hội thảo, workshop, cuộc họp… bằng hình thức online. Người tham gia có thể lên đến hàng trăm người và theo dõi ở bất cứ nơi nào chỉ cần có Internet. 

Ngày nay, Webinar được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực như trường học, doanh nghiệp,…qua các thiết bị, phần mềm web như zoom, Gg meet, skype… Là lựa chọn thay thế cho các lựa chọn truyền thống, hội thảo trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho những người có hạn chế khoảng cách về địa lý. Ngoài ra, hình thức này còn giúp giảm thiểu rủi ro trong các trường hợp bất khả kháng về thời tiết hoặc dịch bệnh. Chính vì vậy, hình thức này được sử dụng rộng rãi trong bối cảnh đợt dịch Covid – 19 vừa qua.

 Dựa vào mục đích mà có các hình thức tổ chức hội thảo trực tuyến như:

•  Đào tạo doanh nghiệp

Đây là giải pháp hữu hiệu cho các doanh nghiệp nhằm tổ chức hội họp, đào tạo và cập nhật kịp thời những thông tin mới nhất đến nhân sự công ty. Đặc biệt, với các doanh nghiệp nhiều nhân sự và chi nhánh trên toàn quốc và cả nước ngoài thì hình thức này là sự lựa chọn hoàn hảo. 

•  Giới thiệu sản phẩm

Với mục đích tiếp cận được nhiều người dùng, mở rộng tệp khách hàng, hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn hình thức này để ra mắt sản phẩm mới. Người tổ chức không những giảm thiểu được chi phí thuê địa điểm, đặt phòng… mà còn tiết kiệm thời gian di chuyển. Ngoài ra, hình thức này còn giúp các khách hàng nắm bắt được chi tiết thông tin sản phẩm, thể hiện được ý kiến cá nhân một cách khách quan.

•  Giáo dục

Trong mùa dịch vừa qua, chắc chắn giáo dục là ngành nghề ứng dụng nhiều nhất hình thức tổ chức này. Tất cả các trường học, trung tâm và Đại học hay các đơn vị dạy nghề đều có thể giáo dục trực tuyến qua các ứng dụng như zoom, Ms Team, Google meet… Đồng thời, học sinh và các học viên đều có thể tham gia để học ở bất kì đâu mà không tốn chi phí đi lại nhiều. 

Dựa vào phương thức tổ chức có các hình thức hội nghị sau:

•  Thiết bị hội nghị truyền hình

Đây là hình thức khá tốn kém chi phí vì cần đầu tư các thiết bị truyền hình chuyên nghiệp. Tùy thuộc vào mục đích họp những địa điểm nào mà sẽ setup các hệ thống, thiết bị sao cho phù hợp. Với lợi thế âm thanh ánh sáng được đầu tư, trải nghiệm hình ảnh đặc sắc, sử dụng các thiết bị sẽ phù hợp với các cuộc họp hội thảo chuyên nghiệp cho nhiều người. Để có một buổi hội thảo phòng họp chuẩn, bạn cần trang bị các thiết bị như camera, micro, màn hình hiển thị, máy chiếu, tivi… và một phòng họp chuẩn. 

•  Phần mềm, website

Hình thức này được ứng dụng rộng rãi và khá phổ biến đặc biệt trong đợt dịch vừa qua. Có nhiều phần mềm trực tuyến cho hình thức này như zoom, skype, google meet, Ms team,…Tuy nhiên, chất lượng hình ảnh, đường truyền mạng và các chức năng đều bị hạn chế. Mức độ bảo mật và lưu trữ nội dung cũng không được tốt vì vậy với các cuộc họp quan trọng mang tính chính trị không nên chọn phương thức này.

•  Điện thoại

Với điểm mạnh là chất lượng âm thanh cao cùng khả năng thu âm tốt, điện thoại hội nghị chuyên dụng là hình thức có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng một lúc. Tuy nhiên, người tham gia sẽ chỉ nói chuyện qua âm thanh mà không thấy được hình ảnh nên hội thảo thoại được sử dụng ít hơn so với các hình thức khác. 

Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến

Bước 1: Xác định nhu cầu, mục tiêu kết nối

Cần xác định trước những nội dung chính, quy mô (public hay private), tính chất của cuộc họp là điểm – điểm hay đa điểm. Trong đó, điểm – điểm là hệ thống kết nối 2 điểm ở bất cứ điểm nào hay quốc gia nào trên thế giới. Đa điểm cho phép kết nối 3 hoặc nhiều vị trí với nhau. Ngoài ra, biết được mục đích chung của cuộc hội thảo mà người tổ chức sẽ lên kế hoạch setup và thiết lập các thiết bị phù hợp. 

Bước 2: Xác định thiết bị sử dụng để kết nối 

Nhằm truyền tải những nội dung bao gồm hình ảnh và âm thanh đặc sắc nhất cho người tham gia thì các doanh nghiệp cần trang bị những thiết bị tân tiến và chuyên dụng như: 

•  Phần mềm hội thảo
•  Camera ghi hình chất lượng cao tích hợp micro
•  Micro, laptop, màn chiếu, codec, dây cáp
•  Đường truyền Internet ổn định
•  Máy tính
•  Thiết bị di động: điện thoại, máy tính bảng

Các thiết bị cần đảm bảo số lượng cũng như chất lượng hình ảnh để phát huy tối đa công dụng nhằm cung cấp những trải nghiệm tuyệt vời nhất.

Bước 3: Lên kế hoạch tổ chức 

Một buổi hội thảo chuyên nghiệp và tổ chức đúng quy trình thì ta cần lên kế hoạch trước về những thông tin như thời gian, chủ đề, thiết bị… Cần chọn thời gian phù hợp với các đối tượng tham gia như các buổi tối hoặc cuối tuần từ 1 tiếng đến 1 tiếng rưỡi. Nội dung hội thảo cần trình bày kèm theo slide thuyết trình nhưng do đặc điểm hội họp online thường sẽ ít thu hút nên cần thiết kế các slide hấp dẫn, ấn tượng. Ngoài ra, cần lên timeline chi tiết về các nội dung bao gồm thăm hỏi ý kiến khách hàng, khảo sát qua phần trắc nghiệm…

Xem chi tiết: Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo thành công chi tiết 2024

Bước 4: Truyền thông

Tùy vào quy mô của cuộc hội thảo mà ta chọn phương tiện truyền thông phù hợp qua facebook, email… nhằm thu hút người tham gia để họ nắm được thời gian, nội dung của cuộc họp. Có 2 hình thức: truyền thông nội bộ trong công ty và truyền thông bên ngoài trên các mạng xã hội với số lượng người tham gia lên tới trăm, nghìn người.

Bước 5: Lựa chọn đơn vị cung cấp thiết bị hoặc dịch vụ hội thảo

Với các công ty không có sẵn phòng Media phụ trách quay chụp thì có thể lựa chọn các đơn vị uy tín, chất lượng để cung cấp các dịch vụ, thiết bị chuyên dụng. Ngoài ra, nếu bạn cần xây dựng các kịch bản cuộc họp hấp dẫn mới lạ thì cũng có thể liên hệ với các đơn vị này để được hỗ trợ. 

Bước 6: Setup khu vực quay chụp

Là bước khá quan trọng trong quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến với các cuộc họp có quy mô lớn. Cần xác định trước địa điểm quay chụp là công ty, phòng họp hay trường quay. Sau đó, dựa vào địa điểm quay mà setup các yếu tố kỹ thuật như máy quay, màn chiếu,… 

VietPower – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Với các cuộc hội thảo chuyên nghiệp và có quy mô lớn, ngoài kế hoạch tổ chức bạn cần có một đơn vị tổ chức hỗ trợ uy tín. VietPower – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề chính là một giải pháp hữu hiệu cho mọi nhu cầu của bạn. Bên cạnh các thiết bị chuyên dụng như loa đài, micro, máy chiếu, màn hình, máy ảnh, bộ đàm, loa đài… Công ty còn có đội ngũ nhân sự am hiểu công nghệ và các thiết bị kỹ thuật tân tiến. Nếu bạn muốn tổ chức một chương trình hội thảo và hội họp thành công trọn vẹn hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn và trải nghiệm các dịch vụ hấp dẫn nhất nhé.

Thông qua những chia sẻ trên đây của VietPower về quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến, mong rằng bạn đã có cho mình những kinh nghiệm để có thể tổ chức thành công một sự kiện hội thảo trực tuyến cho doanh nghiệp của mình nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.