Chi phí tổ chức sự kiện sinh nhật công ty trọn gói tốt nhất 2024

Chi phí tổ chức sự kiện sinh nhật công ty quyết định đến quy mô tổ chức và sự thành công của sự kiện. Do đó, trước khi tổ chức sự kiện sinh nhật công ty, hãy dự trù kinh phí cụ thể để dễ dàng quản lí ngân sách sự kiện. Thế nhưng, bạn đã biết một sự kiện sinh nhật công ty dự trù những loại chi phí nào chưa? Tham khảo ngay bài viết này của VietPower để lập bảng dự trù kinh phí chi tiết và chính xác nhất nhé!

Xem chi tiết: Tổ chức sinh nhật công ty: Ý tưởng, kịch bản và kế hoạch chuẩn

10 chi phí tổ chức sự kiện sinh nhật công ty

Để dự trù kinh phí tổ chức cho một sự kiện sinh nhật công ty, bạn cần phải xác định được tất cả các hạng mục cần chi tiêu cho sự kiện, cả trước khi tổ chức, trong thời gian tổ chức và sau khi tổ chức sự kiện. Những chi phí này cần được liệt kê một cách rõ ràng, từng hạng mục nhỏ như một chai nước cho đến các hạng mục lớn hơn như: thuê địa điểm, thuê nhân sự, … Dưới đây là checklist (danh sách) những khoản cần chi để tổ chức một sự kiện sinh nhật công ty. Đây là những phần chi phí cơ bản và cần thiết nhất để tổ chức sự kiện sinh nhật công ty. 

1. Chi phí thuê địa điểm

Với các sự kiện sinh nhật, thường các công ty sẽ thuê địa điểm ngoài để sự kiện diễn ra một cách chuyên nghiệp nhất. Khi thuê địa điểm, bạn nên khảo sát một số địa điểm phù hợp và đặt lên bàn cân để lựa chọn một địa điểm có không gian phù hợp với yêu cầu của bạn với giá thành phải chăng nhất. Thông thường, chi phí thuê địa điểm ngoài trời sẽ cao hơn so với địa điểm trong nhà. 

Chi phí đầu tiên phải chi khi thuê địa điểm là chi phí đặt cọc địa điểm. Sau khi sự kiện kết thúc, phần kinh phí còn lại sẽ được thanh toán cùng lúc tất toán hợp đồng và bàn giao địa điểm. 

Bên cạnh đó, tại một số địa điểm tổ chức sự kiện không có sẵn chỗ gửi xe hoặc chỗ gửi xe chưa phù hợp với nhu cầu của sự kiện, bạn phải dự trù cả chi phí thuê địa điểm gửi xe.

2. Chi phí thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng

Thiết bị âm thanh, ánh sáng là những vật dụng không thể thiếu khi tổ chức sự kiện sinh nhật công ty. Thông thường, tại các sự kiện sinh nhật công ty, âm thanh, ánh sáng luôn được đầu tư một khoản ngân sách khá lớn, chiếm từ 30% – 60% ngân sách sự kiện. Bởi thiết bị tốt, chất lượng càng giảm thiểu được những tình huống lỗi kỹ thuật, mang đến cho sự kiện âm thanh, ánh sáng bùng nổ và chuyên nghiệp. 

Các thiết bị âm thanh, ánh sáng thường có nhiều phân loại và cùng liên kết với nhau thì mới tạo nên hiệu ứng tốt nhất. Vì thế, khi dự trù kinh phí thuê thiết bị, bạn nên liệt kê rõ các loại thiết bị cần thuê, số lượng thiết bị để dễ dàng hơn trong vấn đề quản lí ngân sách.

3. Chi phí trang trí không gian sự kiện

Trang trí không gian sự kiện bao gồm trang trí sân khấu, khu vực check in, cổng đón khách và khu bàn tiệc. Checklist chi phí cụ thể cho mỗi hạng mục bao gồm:

• Đối với trang trí sân khấu: chi phí in ấn backdrop sự kiện, chi phí thiết thuê thiết bị dựng sân khấu, các vật dụng trang trí khác (pháo bông, đèn led,…).
• Khu vực check in: in ấn photo booth, in ấn hashtag cầm tay,…
• Khu vực cổng đón khách: cổng sự kiện (cổng hơi, cổng bóng bay), standee, băng rôn,…
• Khu vực bàn tiệc: Hoa trang trí bàn tiệc, trang trí không gian xung quanh,…

4. Chi phí thuê, mua sắm vật dụng cần thiết cho sự kiện

Vật dụng cần thiết cho một sự kiện sinh nhật công ty bao gồm:

• Thuê Bàn ghế sự kiện
• Thiết bị nhà bạt, ô dù
• Thuê thảm đỏ
• Thiết bị trình chiếu,…
• Các vật dụng hỗ trợ công tác trang trí: tua vít, băng keo, dây ruy băng, kéo, dao rọc giấy,…

Đây là những vật dụng cơ bản thường thấy khi tổ chức sự kiện. Ngoài ra, tùy theo quy mô sự kiện và địa điểm tổ chức sự kiện mà sẽ cần thêm/không cần một số vật dụng. Do đó, khi tạo checklist, bạn nên linh hoạt để phù hợp với sự kiện sinh nhật của công ty. Việc mua sắm, chuẩn bị các thiết bị nên được tính toán kỹ để tránh trường hợp mua thừa quá nhiều hoặc thiếu các vật dụng. 

5. Chi phí thuê MC sự kiện

MC là người dẫn chương trình trong một sự kiện. Với bất kỳ sự kiện nào, MC vẫn luôn đóng vai trò quan trọng, quyết định sự thành công của một sự kiện Vì thế, đối với sự kiện sinh nhật công ty MC là yếu tố không thể thiếu khi tổ chức sự kiện. 

Khi tạo checklist chi phí tổ chức, bạn nên tìm hiểu và khảo giá MC tại một số đơn vị cho thuê MC uy tín để dự trù kinh phí sát nhất so với giá thuê MC thực tế. 

6. Chi phí thuê nhóm nhảy, vũ đoàn, ca sĩ

Để tặng thêm phần hấp dẫn cho sự kiện sinh nhật, các công ty thường liên hệ thuê nhóm nhảy, vũ đoàn, ca sĩ để mang đến sự kiện những tiết mục văn nghệ đặc sắc. Tuỳ vào quy mô sự kiện và nguồn ngân sách cho sự kiện mà chi phí cho việc thuê vũ đoàn, nhóm nhảy, ca sĩ sẽ khác nhau. Dựa vào nguồn ngân sách đã có, người xây dựng checklist chi phí tổ chức sẽ cân nhắc và giới hạn một khoản kinh phí nhất định cho hạng mục này.

7. Chi phí thuê nhân sự phục vụ sự kiện

Nhân sự phục vụ cho một sự kiện sinh nhật công ty thường sẽ bao gồm những đối tượng sau:

• Điều hành, giám sát sự kiện
• Kỹ thuật âm thanh – ánh sáng
• Lễ tân sự kiện
• Bảo vệ, an ninh sự kiện
• Nhân viên phục vụ

Đây là đội ngũ nhân sự sự kiện cơ bản để điều tổ chức và điều phối một sự kiện sinh nhật công ty đơn giản. Ngoài ra, với nhiều công ty có nguồn ngân sách sự kiện lớn hơn, có thể cân nhắc thuê thêm nhân sự ở một số vị trí khác như:

• Quản lí dịch vụ ăn uống
• Trợ lí sự kiện
• Quản lí dịch vụ khách hàng,…

Với đội ngũ nhân sự phục vụ cho sự kiện sinh nhật, bạn không nên thuê lẻ từng bộ phận bởi mỗi người có một cách làm việc khác nhau, rất khó để phối hợp ăn ý ngay trong lần đầu tiên. Do đó, giải pháp tốt nhất cho nhân sự phục vụ sự kiện là thuê toàn bộ nhân sự của một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

8. Chi phí thuê media

Để lưu lại khoảnh khắc đáng nhớ cho một sự kiện lớn cũng như làm hình ảnh để truyền thông cho công ty, chắc chắn không thể bỏ qua việc thuê media chuyên nghiệp. Chi phí cho media bao gồm:

• Thiết bị quay phim sự kiện, chụp ảnh sự kiện
• Nhân sự quay phim, chụp ảnh

Thông thường, hai loại phí này sẽ đi kèm với nhau. Tuy nhiên, khi xây dựng checklist, nên liệt kê cụ thể để dễ quản lí ngân sách hơn. 

9. Chi phí quản lí tổ chức sự kiện

Đây là khoản chi phí bạn sẽ phải chi trả cho đơn vị tổ chức sự kiện. Khi bạn thuê đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ theo sát mọi quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện, đảm bảo cho sự kiện diễn ra hoành tráng và chuyên nghiệp nhất. Và tất nhiên, bạn phải chi trả một khoản chi phí nhất định cho công việc đó. Vì thế, khoản chi phí này có thể được xem là “phí bảo hành” cho sự kiện.

10. Chi phí đặt tiệc

Sự kiện sinh nhật của công ty thường kết hợp ăn tiệc. Công ty có thể lựa chọn tiệc ngọt, tiệc mặn hoặc lựa chọn cả 2 loại hình tiệc này trong sự kiện sinh nhật công ty. Trước khi dự trù chi phí đặt tiệc, bạn cần xác lên được danh sách các món ăn có trong bàn tiệc. Với danh sách này, bạn sẽ khảo giá từ một số đơn vị cung cấp tiệc. Trong trường hợp tiệc Buffet, bạn có thể giới hạn khoản chi phí ăn tiệc theo đầu người và để các đơn vị cung cấp tiệc tư vấn thực đơn phù hợp. 

Xem thêm: 10 bước lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật thành công

Một số loại chi phí sự kiện sinh nhật công ty phát sinh 

Khi dự trù kinh phí cho sự kiện, luôn có một khoản chi phí luôn luôn phải có, gọi là chi phí phát sinh. Khoản chi phí phát sinh này sẽ bao gồm:

• Chênh lệch giữa khoản chi phí dự trù so với thực tế: Mặc dù khi lập bảng dự trù kinh phí, bạn đã có khảo giá trước, tuy nhiên vẫn không thể tránh khỏi sự chênh lệch so với chi phí thực tế. Khoản chênh lệch này thường không quá lớn nhưng vẫn cần được dự tính trước. 
• Chi phí cho những tình huống phát sinh: những tình huống phát sinh thường thấy như (hư hỏng thiết bị, sự cố mất điện, thời tiết bất thường,…). Khi xảy ra tình huống, khoản phí này sẽ được dùng để chi trả, xử lí sự cố ngoài ý muốn này. 

Thông thường, khoản kinh phí phát sinh sẽ chiếm khoảng 5 – 10% tổng chi phí sự kiện. Tuỳ vào quy mô sự kiện, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp. 

Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sinh nhật công ty

Với checklist các hạng mục cần thiết khi tổ chức sự kiện, bạn có thể lập ngay bảng kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức sự kiện công ty. Dưới đây là mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện sinh nhật công ty mà bạn có thể tham khảo:

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Website: https://viet-power.vn

Trụ sở chính: 137A4 KĐT Mới Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.