Tổ chức sự kiện là gì? 10 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Bạn có biết rằng một sự kiện thành công có thể tạo ra bước ngoặt lớn cho doanh nghiệp của bạn? Vậy tổ chức sự kiện là gì và làm thế nào để tổ chức một sự kiện hiệu quả? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để biến ý tưởng của bạn thành hiện thực!

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là quá trình bao gồm những công việc như lên kế hoạch, chuẩn bị, thực hiện và đánh giá các chuỗi hoạt động có mục đích. Thông thường, việc tổ chức sự kiện sẽ diễn ra trong một khung thời gian, không gian nhất định. Nhằm đạt được mục tiêu cụ thể sự kiện. Hoặc đơn giản hơn, bạn có thể hiểu tổ chức sự kiện là việc tạo nên những trải nghiệm đặc biệt để người tham gia có thể tận hưởng. Ví dụ thông qua các hoạt động như lễ kỷ niệm, lễ hội, concert, triển lãm, hội nghị, live show,…

Mục đích của tổ chức sự kiện bao gồm:

• Giới thiệu được sản phẩm, dịch vụ và xây dựng hình ảnh thương hiệu một cách tích cực.
• Tạo ra những cơ hội gặp gỡ, giao lưu và hợp tác giữa các cá nhân, tổ chức.
• Tổ chức những sự kiện đánh dấu một cột mốc quan trọng nào đó của đơn vị tổ chức hay doanh nghiệp.
• Mang đến những trải nghiệm hấp dẫn, thú vị đến cho mọi người trải nghiệm.
• Thú hút sự tham gia, quan tâm hay ủng hộ của mọi người về một vấn đề, sự kiện nào đó đang hot. 

Quy trình 10 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để giúp bạn có thể tổ chức sự kiện một cách trơn tru và thành công. Dưới đây là quy trình 10 bước tổ chức sự kiện gồm các bước cơ bản mà VietPower muốn chia sẻ cho bạn biết:

1. Xác định mục tiêu, loại hình sự kiện

Bước đầu tiên, bạn cần xác định rõ ràng các mục tiêu cho sự kiện của mình. Sự kiện này sẽ đạt được mục tiêu gì? Ví dụ như tăng cường nhận diện thương hiệu, giới thiệu sản phẩm mới hay kết nối tới khách hàng. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải đảm bảo các mục tiêu nên được lập dựa trên mô hình SMART. Điều này sẽ giúp bạn đo lường hiệu quả sau khi kết thúc sự kiện hơn.

Tiếp đến, sau khi đã có mục tiêu cụ thể cho sự kiện. Bạn cần tiến hành lựa chọn loại hình tổ chức sự kiện. Các loại hình có thể như hội nghị, triển lãm, workshop, lễ kỷ niệm hay concert ca nhạc. Việc lựa chọn loại hình sự kiện sẽ ảnh hưởng tới quy mô, ngân sách, thời lượng chương trình.

2. Xác định đối tượng tham gia sự kiện

Dựa vào mục tiêu của sự kiện, bạn sẽ xác định được tệp đối tượng khách mời của mình đang hướng tới. Họ có thể là những khách hàng tiềm năng, khách hàng cũ hay các đối tác, nhà tài trợ. Hoặc những người có liên quan đến mục tiêu, loại hình sự kiện mà bạn tổ chức. 

Tiếp đó hãy chốt số lượng và phạm vi. Vì điều này sẽ giúp bạn quản lý thông tin khách mời và việc gửi thiệp mời được dễ dàng hơn. Việc này cũng giúp bạn tránh được truyền thông sai đối tượng, gây ra lãng phí nguồn lực và ngân sách.

3. Lựa chọn chủ đề chính của sự kiện

Chủ đề sự kiện được coi là “linh hồn” để giúp chương trình của bạn đi đúng hướng và thành công. Khi lựa chọn chủ đề, bạn hãy chú ý với các yếu tố dễ hiểu và phù hợp với mục đích, mục tiêu của sự kiện. Từ đó, việc đưa các thông điệp vào sự kiện sẽ dễ dàng và truyền tải một cách đúng trọng tâm hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng cần đảm bảo thông điệp của mình ngắn gọn, dễ hiểu và tiếp cận tốt đến khách mời tham dự.

4. Chốt thời gian, địa điểm tổ chức

Việc chốt thời gian, địa điểm tổ chức là một trong những công việc quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Vì việc này ảnh hưởng trực tiếp đến phần trăm thành công của chương trình. 

Về thời gian, hãy lựa chọn khung giờ phù hợp để tất cả khách mời có thể tham gia đầy đủ. Nếu tính chất sự kiện của bạn lớn, không nên lựa chọn trùng khung giờ với các sự kiện quy mô lớn khác. 

Đối với địa điểm, cần không gian đủ rộng để có thể chứa tất cả khách mời. Đảm bảo rằng nơi đó có đầy đủ thiết bị sự kiện cần thiết và thuận lợi cho các hoạt động diễn ra sự kiện.

5. Dự trù ngân sách

Để ngân sách dành cho chương trình sự kiện không bị hao hụt và lãng phí. Bạn cần dự trù và lập danh sách chi tiết các chi phí dành cho sự kiện. Ví dụ như các hạng mục cần dùng đến ngân sách như thuê địa điểm, thiết bị sự kiện, dịch vụ, truyền thông,… Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tìm nhà tài trợ cho chương trình của mình. Điều này sẽ giảm bớt gánh nặng ngân sách mà bạn bạn đang đau đầu giải quyết. 

Sau đó, dựa vào ước tính chi phí và nguồn tài chính, bạn có thể lập kế hoạch ngân sách chi tiết cho chương trình sự kiện của mình. Ngoài ra, đừng quên trích khoảng 5 đến 10% để dành cho mục chi phí phát sinh nhé.

6. Xây dựng timeline, kịch bản chương trình

Tiếp đến, bạn cần xây dựng timeline và kịch bản tổ chức sự kiện thật chi tiết. Bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc cùng người phụ trách các hạng mục công việc. Timeline chương trình sẽ có nhiệm vụ giúp người tổ chức và điều hành có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc của chương trình. Còn với kịch bản sẽ mô tả chi tiết các hạng mục công việc. Đảm bảo mọi hoạt động được diễn ra đúng theo với kế hoạch, kịch được vạch sẵn.

7. Lập kế hoạch truyền thông

Một sự kiện thành công và lan tỏa được thông điệp của mình rộng rãi chắc hẳn sẽ không thể thiếu được bước lập kế hoạch truyền thông. Thông qua bản kế hoạch truyền thông, bạn sẽ nhắm được các kênh truyền thông mà đối tượng khách mời của mình đang sử dụng. Từ đó, lan tỏa rộng rãi. Đồng thời, luôn cung cấp những thông tin và vấn đề liên quan của sự kiện. Từ đó chia sẻ những thông tin về sự kiện tức thời.

8. Phân công nhân sự 

Việc phân công nhân sự cho sự kiện sẽ dựa trên nhu cầu quy mô, loại hình sự kiện và những yêu cầu cụ thể đi kèm khác. Công đoạn này cần thiết cho chương trình sự kiện vì bạn sẽ biết rõ vai trò, trách nhiệm của bộ phận đảm nhiệm. Đảm bảo các hạng mục trong sự kiện được diễn ra suôn sẻ.

9. Thiết kế và in ấn các ấn phẩm 

Để sự kiện của bạn được bắt mắt và thu hút mọi người. Chắc chắn sẽ không thể thiếu được bước thiết kế và in ấn các ấn phẩm truyền thông. Một vài ấn phẩm có thể sử dụng trong chương trình sự kiện là poster, slogan, banner, brochure, backdrop,… Ngoài ra, bạn cũng cần phải thiết kế phù hợp với phong cách, chủ đề và thông điệp của sự kiện đưa ra. 

10. Lập phương án dự phòng và đánh giá sự kiện

Bạn sẽ không đoán trước được những rủi ro gì có thể xảy ra trong chương trình sự kiện của mình. Chính vì vậy, hãy lập sẵn những phương án dự phòng để ứng phó kịp thời. Việc triển khai những phương án dự phòng nếu có vấn đề phát sinh sẽ giúp bạn hạn chế tối đa các tác động tiêu cực khác xoay quanh sự kiện của mình. 

Cuối cùng, hãy đánh giá sự kiện sau khi kết thúc chương trình. Bạn có thể đo lường và so sánh với kết quả mục tiêu sự kiện từ đầu nêu ra. Ngoài ra, bạn cũng nên báo cáo cung cấp cái nhìn tổng quan của sự kiện. Từ đó, rút ra những kinh nghiệm hữu ích để cải thiện chất lượng trong những chương trình sự kiện lần sau.

Tham khảo: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công: Bí quyết từ A đến Z

Các yếu tố cần thiết để tổ chức sự kiện thành công

Để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và thành công. Ngoài quy trình chi tiết bạn vừa tìm hiểu ở trên vẫn còn những yếu tố khác. Dưới đây là một vài yếu tố cần thiết khi tổ chức sự kiện mà bạn cần lưu ý:

1. Lựa chọn đơn vị tổ chức phù hợp

Đối với các đơn vị tổ chức sự kiện, bạn hãy chọn những đơn vị có kinh nghiệm, chuyên môn. Đồng thời đảm bảo được độ uy tín và phù hợp với ngân sách của mình. Với các nhà cung cấp dịch vụ như âm thanh, ánh sáng, đồ ăn,… cần đảm bảo được chất lượng cũng như sự chuyên nghiệp nhất định.

2. Xây dựng thương hiệu cho sự kiện

Đừng quên rằng các sự kiện được tổ chức một phần giúp tăng sự nhận diện của thương hiệu. Chính vì vậy, hãy tạo ra một bộ nhận diện thương hiệu ấn tượng và giúp người tham gia dễ nhớ. Bên cạnh đó, hãy thực hiện các chiến dịch marketing, truyền thông để đạt hiệu quả và thu hút sự chú ý của công chúng.

3. Quản lý thời gian thích hợp

Luôn luôn bám sát các kế hoạch, timeline của chương trình. Lên kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn sự kiện để mọi người trong khối vận hành có thể nắm bắt được rõ hơn. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các công cụ để quản lý dự án nhằm theo dõi tiến độ thực hiện chương trình sự kiện.

4. Đảm bảo an toàn

Hãy đảm bảo vấn đề an toàn an ninh cho sự kiện của mình. Đồng thời, chuẩn bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị phòng cháy chữa cháy. Cùng với đó là độ ngũ ý tế để kịp thời xử lý các tình huống khẩn cấp.

5. Tạo khách mời có được trải nghiệm đáng nhớ

Cuối cùng bạn nên tạo ra không gian sự kiện ấn tượng, phù hợp với chủ đề. Bên cạnh đó, các hoạt động tương tác cũng nên được cân nhắc để giúp chương trình sự kiện hấp dẫn hơn. Hoặc chuẩn bị những phần quà nhỏ để trao tặng cho khách mời.

Bạn cần biết: Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì? Tất tần tật thông tin cần biết

Xu hướng tổ chức sự kiện hiện nay

Hiện nay, việc tổ chức sự kiện ngày càng cập nhật những xu hướng mới và cải thiện chất lượng. Do đó, nếu bạn muốn sự kiện của mình thực sự ấn tượng và diễn ra thành công. Hãy khám phá những xu hướng tổ chức hiện nay nhé:

• Sự kiện trải nghiệm: Tăng tính tương tác để người tham gia trực tiếp vào hoạt động sự kiện. Tăng tính cá nhân hóa và tạo kết nối nhất định.
• Sự kiện xanh: Nhắm tới mục đích bảo vệ môi trường bằng các hình thức như vật liệu tái chế, giảm thiểu rác thải,… cùng với đó tuyên truyền ý thức bảo vệ môi trường.
• Sự kiện công nghệ số: Áp dụng các công nghệ, thực tế ảo AR hay phân tích dữ liệu lớn.
• Sự kiện nhỏ gọn và linh hoạt với không gian đa năng.
• Sự kiện cá nhân hóa với sở thích, nhu cầu của từng khách hàng.
• Sự kiện kết hợp với sự trải nghiệm văn hóa địa phương và nghệ thuật.

Kinh nghiệm và lưu ý khi tổ chức sự kiện

Dưới đây là một vài kinh nghiệm cùng những lưu ý khi bạn tổ chức sự kiện, gồm:

• Xác định mục tiêu rõ ràng.
• Nghiên cứu đối tượng tham gia một cách chi tiết.
• Lập kế hoạch chi tiết bao gồm ngân sách, thời gian, địa điểm tổ chức, nội dung,…
• Xây dựng kịch bản chi tiết.
• Lập kế hoạch truyền thông và quảng bá.
• Quản lý thời lượng chương trình đảm bảo diễn ra đúng giờ.
• Kiểm soát chất lượng chương trình.
• Đảm bảo an toàn cho khách mời và nhân viên chạy chương trình.
• Đánh giá và rút kinh nghiệm cho chương trình.
• Đảm bảo có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp để thực hiện sự kiện.
• Tạo ra những ý tưởng độc đáo, mới lạ để thu hút mọi người tham gia chương trình sự kiện.

Lựa chọn đối tác và nhà cung cấp dịch vụ sự kiện

Việc lựa chọn đối tác và nhà cung cấp dịch vụ sự kiện một cách phù hợp là yếu tố quan trọng để khiến chương trình sự kiện thành công. Dưới đây là một vài tiêu chí giúp bạn lựa chọn đối tác, nhà cung cấp dịch vụ sự kiện một cách tiết kiệm thời gian:

1. Xác định rõ nhu cầu, ngân sách

Đầu tiên, hãy xác định rõ ràng nhu cầu của bạn về đối tác hay nhà cung cấp trong sự kiện. Có thể sự kiện này cần đến âm thanh, ánh sáng, MC,… hay catering. Cùng với đó, xác định ngân sách bạn dành cho hạng mục này là bao nhiêu. Từ đó có thể đầu tư để đưa ra kế hoạch chi tiêu hợp lý.

2. Nghiên cứu so sánh

Hãy tìm kiếm thông tin của nhà cung cấp, đối tác trên các trang thông tin, diễn đàn hay mạng xã hội. Hoặc hỏi ý kiến của bạn bè, những người trong ngành để có được nguồn tin cậy uy tín nhất. Ngoài ra, hãy so sánh các dịch vụ chi phí từ nhiều nơi với nhau. Cùng với đó là kinh nghiệm, năng lực hay các dự án mà đơn vị đó đã thực hiện.

3. Tiêu chí lựa chọn

Các tiêu chí lựa chọn dựa vào:

• Sự uy tín: Kinh nghiệm, đã từng hợp tác với khách hàng nào, có đầy đủ giấy phép kinh doanh hay không.
• Chất lượng dịch vụ: Trang thiết bị, khả năng sáng tạo, đội ngũ nhân viên,…
• Chi phí: Cạnh tranh với chất lượng dịch vụ và hơn hết phải có tình minh bạch.
• Khả năng đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt.
• Hợp đồng rõ ràng với hai bên.

4. Gặp gỡ và ký kết hợp đồng

Hãy gặp gỡ và thảo luận trực tiếp với các đơn vị nhà cung cấp. Yêu cầu xem hợp đồng, bảng giá để có cái nhìn tổng quan hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đặt những câu hỏi để đánh giá năng lực chuyên nghiệp của đơn vị. Nếu đi đến việc ký kết hợp đồng, hãy cụ thể và rõ ràng các điều khoản.

Vừa rồi là bài viết tổng hợp các kiến thức về tổ chức sự kiện do VietPower cung cấp thông tin đến bạn. Mong rằng, bài viết này đã giúp ích được cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc bạn một ngày vui!

Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện, team building. Hãy nhấc máy liên hệ với VietPower theo thông tin dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn sàng và hỗ trợ bạn 24/7.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM