03/02/2021
Kế hoạch họp lớp chi tiết và ấn tượng luôn nằm trong các hạng mục được VietPower chú trọng và triển khai từ rất sớm. Thấu hiểu những ý nghĩa tuyệt vời mà buổi họp lớp mang lại, chúng tôi luôn nỗ lực để mang đến dịch vụ đa dạng – độc đáo – chất! Cùng VietPower lên kế hoạch họp lớp chi tiết qua bài viết này nhé!
Xem ngay: Quy trình tổ chức họp lớp chi tiết từ A – Z
Mục lục
Ý nghĩa của buổi họp lớp
Họp lớp là dịp quan trọng và ý nghĩa để các thành viên ôn lại những kỷ niệm đã từng có với nhau. Một khoảng thời gian dài xa nhau để viết tiếp những dự định mới cho tương lai, chắc hẳn các thành viên đều muốn trở lại những năm tháng học trò, được ngồi lại tâm sự và sẻ chia nỗi niềm chưa tỏ.
Buổi họp lớp còn thể hiện tinh thần đoàn kết, gắn bó của các thành viên, nhớ về mái trường, thầy cô, bè bạn. Chắc chắn đây là dịp ý nghĩa mà bất cứ ai cũng đều muốn dự ít nhất 1 lần trong đời.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Lên kế hoạch tổ chức họp lớp
1. Phần chuẩn bị
1.1. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức họp lớp
- Thời gian: nên chọn khoảng thời gian các thành viên được nghỉ dài ngày hoặc các ngày lễ như 30/4 – 1/5, 2/9, Tết dương lịch,… Đặc biệt có thể chọn tổ chức vào thời điểm kỷ niệm thành lập trường, thành lập khoa, ngày ra trường của lớp,…
- Địa điểm: cần có nơi tập trung cố định để các thành viên dễ dàng di chuyển, thuận tiện nhất là tại trường, nhà giáo viên chủ nhiệm hoặc nơi gắn liền với nhiều kỷ niệm của cả lớp. Địa điểm tổ chức có thể ngay tại khuôn viên trường, tại nhà hàng hoặc khu resort. Các thành viên thường muốn tổ chức đơn giản, ấm cúng và tạo không gian trò chuyện, tâm sự. Chính vì vậy, địa điểm là yếu tố vô cùng quan trọng quyết định nên thành công của buổi họp lớp.
1.2. Chọn ban tổ chức
Ban tổ chức thường gồm lớp trưởng, lớp phó và ban cán sự cũ của lớp. Họ là những người có tiếng nói, có khả năng kết nối giữa các thành viên với nhau. Ban tổ chức được số đông bầu ra, chịu trách nhiệm lên kế hoạch, liên lạc với các thành viên khác, thống nhất với đơn vị tổ chức sự kiện, kiểm soát ngân quỹ,…
1.3. Lên danh sách thành viên tham dự
Không giống như khi cùng nhau đi học, giờ đây các thành viên đã có cuộc sống riêng, mỗi người mỗi ngả nên rất khó để cùng nhau hội ngộ vào một ngày. Một danh sách chi tiết sẽ giúp ban tổ chức nắm được số lượng, dễ dàng liên hệ và kiểm soát các dịch vụ khác. Bên cạnh đó, bạn cần mời các giáo viên đã từng giảng dạy năm xưa, đây là thành phần không thể thiếu đối với sự kiện này.
Có thể bạn sẽ cần: Tổng hợp 30 địa điểm tổ chức họp lớp tại Hà Nội tốt nhất
1.4. Lên ý tưởng
Concept nên gắn liền với lớp học và đặc điểm chung của các thành viên. Có thể đổi mới, phá cách để cả lớp sống lại một thời học trò. Ý tưởng “Ngày trở về” hoặc “Thanh xuân rực rỡ” chắc chắn sẽ mang lại những điều thú vị và độc đáo.
1.5. Dự kiến ngân sách
Các khoản cần chi tiêu trong buổi họp lớp cần được ban tổ chức lên danh sách và nắm rõ. Cân đối giữa ngân sách sẵn có và những khoản chi tiêu, ban tổ chức sẽ dễ dàng tính toán và kêu gọi đóng góp từ các thành viên. Dựa vào danh sách thành viên và ngân quỹ, bạn có thể xác định các khoản chi sau:
- Thuê địa điểm tổ chức
- Thuê phương tiện di chuyển (nếu có)
- Thực đơn và quà lưu niệm…
1.6. Phân công việc cho các nhóm
- Nhóm điều hành: chịu trách nhiệm điều phối, quan sát và xử lý các tình huống phát sinh
- Nhóm hậu cần: quản lý ngân sách, tính toán các hạng mục thu chi, liên hệ thuê địa điểm, phương tiện di chuyển, thực đơn,…
- Nhóm tổ chức: phụ trách lên ý tưởng, kịch bản, xây dựng tiết mục văn nghệ, trò chơi, quà tặng,…
1.7. Liên hệ đơn vị tổ chức sự kiện
Một buổi họp lớp trọn vẹn sẽ không thể thiếu đội ngũ tổ chức sự kiện. Công việc bộn bề và khoảng cách sẽ khiến các thành viên khó có điều kiện bàn bạc với nhau. VietPower sẽ thiết kế và lên kế hoạch từ A đến Z, bạn chỉ cần tham dự, mọi thứ để chúng tôi lo!
Xem thêm: Tổ chức sự kiện cần những gì? Gồm công việc gì?
2. Phần tổ chức
2.1. Chuẩn bị trước chương trình
Ngay trước khi chương trình diễn ra, ban tổ chức cần chuẩn bị các hạng mục sau:
- Trang trí sân khấu: khẩu hiệu, băng rôn, hoa và đèn,…
- Chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng
- Chuẩn bị thực đơn, trò chơi, quà tặng
- Gửi thiệp mời tới các thành viên trước 1 tuần (nếu có)
2.2. Tổ chức chương trình
Quá trình tổ chức cần tuân theo đúng kế hoạch đã đề ra. Kịch bản họp lớp có thể được xây dựng như sau:
- Các thành viên tập trung tại địa điểm đã định (thường là trường học) để gặp lại thầy cô, chụp ảnh kỷ niệm
- Cả lớp và giáo viên di chuyển đến địa điểm tổ chức, ổn định vị trí và kiểm tra số lượng theo danh sách
- Khai mạc chương trình, các tiết mục văn nghệ
- Ban tổ chức phát biểu, tặng quà thầy cô và các thành viên
- Trình chiếu video ấn tượng của cả lớp (video kỷ yếu, video dự án khoa học, video về cuộc sống sau khi ra trường của các thành viên)
- Tổ chức các trò chơi và thưởng thức thực đơn
- Gửi lời tri ân và cảm ơn, cùng nhau chụp ảnh check in và di chuyển đến địa điểm tiếp theo (nếu có)
Ở đây có: Các bước lên kế hoạch tổ chức họp lớp hoàn chỉnh
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
2.3. Kết thúc buổi họp lớp
Tính toán thu chi và kêu gọi đóng góp nếu thiếu. Cùng ngồi lại tổng kết những thành công của chương trình, rút kinh nghiệm. Các thành viên để lại phương thức liên lạc cho những buổi họp sau. Gửi lời chào tạm biệt.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được các quy trình tổ chức một buổi họp lớp hoàn chỉnh, đồng thời lên ý tưởng cho ngày kỷ niệm đầy ý nghĩa này. Công ty tổ chức sự kiện VietPower luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trở về tuổi thanh xuân tươi đẹp nhất! Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.
Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
