Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty hoàn hảo nhất 2024

Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty đóng vai trò quan trọng khi tiến hành tổ chức các chương trình tiệc cuối năm. Khi có một bản kế hoạch hoàn chỉnh thì giúp triển chương trình tiệc tất niên thật thành công. Vậy xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên gồm những công việc gì? Để hiểu rõ hơn hãy theo bài viết này của VietPower. Chúng tôi hướng dẫn bạn cách lên kế hoạch và mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty hoàn hảo nhất. 

Tìm hiểu thêm: Tiệc tất niên là gì? 8 bước tổ chức tiệc tất niên công ty thành công

Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên

1. Xây dựng ý tưởng tổ chức tiệc tất niên

Để tổ chức một buổi tiệc tất niên thành công, điều quan trọng là phải xây dựng một ý tưởng hấp dẫn và phù hợp. Chúng ta cần thay đổi chủ đề của tiệc mỗi năm để tạo sự mới lạ và tránh sự đồng điệu. Tuy nhiên, điều quan trọng là chủ đề này vẫn phải phản ánh giá trị và văn hóa truyền thống của doanh nghiệp. Một buổi tiệc tất niên thành công không chỉ là việc đặt ra một chủ đề thú vị, mà còn là việc thực hiện chương trình một cách có logic và sáng tạo. Điều này có thể bao gồm việc tổ chức các hoạt động, trò chơi, hoặc chương trình giải thưởng dựa trên chủ đề đã chọn. Để đảm bảo rằng mọi người tham gia đều có trải nghiệm tuyệt vời và nhớ đến buổi tiệc, chúng ta cần kết hợp ý tưởng chủ đề với sự sáng tạo và tổ chức kỹ lưỡng.

2. Hoạch định danh sách khách mời, gửi thư mời

Kế hoạch định danh sách khách mời và việc gửi thư mời đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức buổi tiệc tất niên. Số lượng khách mời sẽ là yếu tố quyết định cho quy mô của sự kiện, địa điểm tổ chức, và thiết kế bàn tiệc. Doanh nghiệp cần xác định số lượng khách mời cụ thể để có thể lên kế hoạch chi tiết cho tiệc.  Ngoài việc xác định số lượng, danh sách khách mời cần được phân loại theo từng phân khúc hoặc đối tượng mục tiêu. Điều này giúp tổ chức sắp xếp vị trí ngồi, quyết định khu vực bàn tiệc, và thiết kế thư mời một cách phù hợp. Gửi thư mời cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng; nên thực hiện ít nhất 1 tuần trước ngày tổ chức để đảm bảo khách mời có đủ thời gian sắp xếp lịch tham dự.

Tham khảo thêm: Top 10 mẫu thiệp mời tất niên đẹp độc đáo nhất 2024

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức 

Không gian tổ chức có thể là tiệc trong nhà hoặc ngoài trời, và việc chọn đúng không gian sẽ ảnh hưởng đáng kể đến thành công của buổi tiệc. Trong không gian bên trong, doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng những địa điểm như nhà hàng, sảnh khách sạn, hoặc trung tâm hội nghị. Còn không gian ngoài trời có thể bao gồm sân vận động, khu du lịch sinh thái, bãi biển, sân bóng, hoặc sân thượng. Quá trình lựa chọn địa điểm cần phù hợp với chủ đề và ý tưởng tổ chức, đồng thời phải tuân theo ngân sách đã đề ra. Thời tiết, an toàn, bãi đỗ xe và phong cách phục vụ cũng là những yếu tố quan trọng cần xem xét khi chọn địa điểm. 

4. Lập danh sách tiết mục, hoạt động cho chương trình

Thành lập danh sách này cần được thực hiện kỹ lưỡng từ đầu quá trình lên kế hoạch. Điều này giúp xây dựng một kịch bản chi tiết và tổ chức chương trình một cách hiệu quả. Danh sách tiết mục bao gồm nhiều yếu tố như tiết mục văn nghệ, trò chơi, phần thưởng, phát biểu, và các hoạt động tiệc tùng. Để tạo sự hấp dẫn và tránh làm cho khách tham dự mệt mỏi, cần chú ý đến trình tự và sắp xếp các tiết mục sao cho hợp lý. Sự sắp xếp tốt sẽ tạo nên sự bất ngờ và giữ cho buổi tiệc tất niên luôn thú vị và đáng nhớ cho tất cả mọi người.

5. Xác định ngân sách cho việc tổ chức tiệc tất niên

Cách tiếp cận ngân sách có thể khác nhau tùy thuộc vào doanh nghiệp. Một số có sẵn con số cụ thể và xác định các hạng mục ngay từ đầu, trong khi những doanh nghiệp khác có thể đặt ra khung sườn ban đầu và sau đó thiết lập ngân sách cụ thể dựa trên ý tưởng của họ. Dù cách tiếp cận nào, việc xác định ngân sách đòi hỏi phải bao gồm nhiều yếu tố, như chi phí địa điểm, trang trí, thiết bị sân khấu, bàn tiệc, phần thưởng, nhân sự tổ chức, dịch vụ quay phim và chụp ảnh, và quà lưu niệm. Việc liệt kê chi tiết này giúp xây dựng một ngân sách hoàn hảo và quản lý tài chính hiệu quả, đồng thời giúp đảm bảo rằng không có chi phí không cần thiết trong quá trình tổ chức tiệc tất niên.

6. Xây dựng kịch bản chương trình

Kịch bản này bao gồm hai loại: Kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết. Kịch bản tổng quát dùng để quản lý lịch trình chung của buổi tiệc và hướng dẫn các nhân sự cụ thể, cũng như đối tác cung cấp âm thanh, ánh sáng và thiết bị kỹ thuật. Nó giúp đảm bảo rằng mọi công việc chung diễn ra đúng theo kế hoạch. Kịch bản chi tiết, thường được gọi là kịch bản MC, chứa lời dẫn của MC và phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện. Kịch bản này đảm bảo rằng các tiết mục, phần thưởng, và hoạt động diễn ra một cách hấp dẫn và đúng theo kịch bản.

Xem thêm: Kịch bản lời dẫn MC tiệc tất niên cuối năm hay ấn tượng nhất

Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty hoàn hảo

1. Xác định đối tượng khách mời tham dự tiệc tất niên công ty

Khi tiến hành tổ chức tiệc tất niên cho công ty, việc xác định đối tượng khách mời là một bước quan trọng. Thông thường, tiệc tất niên là một sự kiện nội bộ của công ty, vì vậy đối tượng chính là nhân viên công ty. Tuy nhiên, bạn cũng có thể mời đối tác và khách hàng quan trọng để cùng chia sẻ văn hóa doanh nghiệp và tăng cường mối quan hệ. Việc lập danh sách khách mời nên được tiến hành sớm để có thời gian chuẩn bị mọi thứ một cách chính xác. Việc này rất quan trọng để xác định địa điểm tổ chức và dự định trù chi phí phù hợp. Để làm điều này, bạn nên phân loại rõ ràng từng nhóm khách khách mời để dễ dàng xếp chỗ và quản lý. Nếu có sẵn thông tin từ các năm trước, bạn có thể tham khảo để dự đoán số lượng khách mời, vì thường không có sự biến động quá lớn qua các năm. 

Hãy lên kế hoạch gửi thiệp mời ít nhất 2 tuần trước khi chương trình diễn ra. Qua đó giúp khách mời có đủ thời gian để sắp xếp công việc cuối năm và dự kiến tham gia tiệc tất niên của công ty. 

2. Xác định ý tưởng và chủ đề buổi tiệc

Chủ đề này thường thể hiện qua nhiều khía cạnh như tên chương trình, trang trí, thiết kế không gian, dress code và tiết mục văn nghệ. Với tiệc tất niên hàng năm, việc lựa chọn chủ đề độc đáo và phù hợp là một thách thức. Điều quan trọng là tạo sự mới mẻ và thú vị mà không làm cho người tham dự cảm thấy mệt mỏi. Có thể thử những ý tưởng khác biệt như buổi pool party nếu điều kiện cho phép, hoặc tổ chức một dạ tiệc khiêu vũ lộng lẫy. Các buổi tiệc hóa trang cũng là một lựa chọn tạo sự phấn khích và thú vị. Việc này sẽ giúp tạo nên một buổi tiệc tất niên độc đáo, tạo dấu ấn riêng biệt cho công ty và để lại ấn tượng sâu sắc trong tâm trí mọi người tham dự.

Gợi ý cho bạn: 15 Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm ấn tượng nhất

3. Xác định địa điểm và thời gian tổ chức

• Về yếu tố thời gian

Khi quyết định ngày tổ chức tiệc tất niên công ty, cần tránh những ngày nghỉ lễ theo lịch của nhà nước, bởi đây là thời gian dành cho gia đình và mọi người bận rộn chuẩn bị cho dịp năm mới. Thay vào đó, bạn nên xem xét các ngày từ khoảng 15 tháng Chạp đến trước này được nghỉ tết 1 ngày. Đây là thời điểm thích hợp nhất để các doanh nghiệp tiến hành tổ chức tiệc tất niên. Để thuận tiện cho khách mời tham dự, hãy chọn các khung giờ ngoài giờ làm việc. Thường thì mọi người thích gia buổi tiệc vào cuối tuần, đặc biệt là vào buổi tối. Điều này giúp họ dễ dàng thu xếp thời gian mà không ảnh hưởng đến công việc cá nhân.  Khi lên kế hoạch tổ chức, bạn cũng cần tính toán thời gian tổ chức buổi tiệc. Thông thường, thời lượng chương trình nên nằm trong khoảng 120-180 phút, đủ để mọi người tham gia các hoạt động giao lưu, thư giãn mà không cảm thấy nhàm chán hay mệt mỏi.

• Địa điểm tổ chức

Để đảm bảo một sự kiện thành công và đáng nhớ, cần xem xét những yếu tố quan trọng sau: Chọn một địa điểm có sức chứa phù hợp với số lượng khách dự kiến. Để đề phòng khách phát sinh, nên chọn một địa điểm rộng rãi hơn dự kiến. Tiệc nội bộ quy mô nhỏ thì không gian ấm cúng, gần gũi là lựa chọn tốt, trong khi tiệc với đối tác và khách hàng cần không gian sang trọng hơn. Chọn địa điểm cung cấp thực đơn đa dạng, chất lượng và tuân thủ các quy tắc về vệ sinh an toàn thực phẩm. Đảm bảo rằng địa điểm cung cấp đầy đủ tiện nghi cho buổi tiệc, đặc biệt là nếu có tiết mục biểu diễn. Điều này có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm tổ chức sự kiện. Lựa chọn những đơn vị uy tín với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp là quyết định thông minh. Vào dịp cuối năm, việc đặt dịch vụ sớm là rất quan trọng, vì hầu như mọi công ty đều tổ chức tiệc tất niên. Sớm hơn càng tốt để đảm bảo rằng bạn có địa điểm lý tưởng theo kế hoạch và tránh tình trạng hết chỗ.

4. Xây dựng kịch bản và timeline 

• Kịch bản thực hiện tiến độ công việc

Kịch bản tiến độ công việc là bước không thể thiếu trong quá trình chuẩn bị và tổ chức buổi tiệc tất niên. Nó bao gồm việc liệt kê toàn bộ công việc cần thực hiện, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên và xác định người phụ trách cụ thể cho mỗi nhiệm vụ. Đặc biệt, bạn cần quy định thời gian hoàn thành mọi công việc. Xây dựng timeline kịch bản giúp bạn kiểm soát toàn bộ quá trình chuẩn bị và tổ chức tiệc tất niên, giảm thiểu nguy cơ trễ tiến độ. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo rằng mọi khâu từ việc chọn địa điểm, lên kế hoạch trang trí, đến việc chuẩn bị thực đơn và sắp xếp tiết mục biểu diễn diễn ra một cách suôn sẻ và không gây khó khăn.

• Kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình tiệc tất niên cho công ty là một phần quan trọng trong việc tạo nên một sự kiện đáng nhớ. Thường được chia thành 3 phần: khai mạc, chương trình chính và bế mạc, mỗi phần có các tiết mục tương ứng. Quản lý thời gian cho từng phần và sắp xếp thứ tự các tiết mục là điểm quan trọng. Tiệc tất niên thường là dịp để tạo mối gắn kết nội bộ trong công ty. Chính vì vậy, nhiều công ty lựa chọn kịch bản chương trình vui nhộn và độc đáo, kết hợp với những khoảnh khắc đáng nhớ. Một ví dụ phổ biến là việc sử dụng video tổng kết để tái hiện lại những dấu ấn và sự kiện quan trọng trong năm qua. Điều này giúp tạo nên cảm xúc, khơi dậy niềm đam mê, truyền động lực cho tất cả nhân viên trong năm mới sắp tới.

5. Dự trù chi phí tổ chức chương trình tất niên

Hầu hết các doanh nghiệp đều có một ngân sách cụ thể cho sự kiện này. Và để sử dụng nguồn tài chính này một cách hiệu quả, bạn cần có một chi tiết và cụ thể hóa ngân sách. Đầu tiên, bạn nên liệt kê tất cả các mục cần thiết và xác định ngân sách cho từng mục. Điều này đòi hỏi sự tìm hiểu kỹ lưỡng về giá cả, báo giá từ các đơn vị cung cấp trước khi thực hiện phân bổ ngân sách. Danh sách các hạng mục ngân sách cho một tiệc tất niên công ty thường bao gồm:

• Chi phí thuê địa điểm: Đây là một trong những khoản chi lớn nhất. Việc tìm hiểu kỹ về giá cả, điều kiện hợp đồng, và các dịch vụ đi kèm là quan trọng để xác định ngân sách.
• Chi phí trang trí: Trong hạng mục này, bạn cần phân bổ chi tiết cho sân khấu, backdrop, thiết kế ánh sáng, âm thanh, và các trang thiết bị trang trí khác.
• Chi phí quà tặng khen thưởng: Đối với tiệc tất niên, quà tặng là một phần không thể thiếu. Xác định số lượng và loại quà cần cho từng mục đích cụ thể.
• Chi phí tiệc: Bao gồm chi phí đồ ăn và đồ uống. Lập kế hoạch chi tiết về loại thực đơn và số lượng khách để xác định chi phí này.
• Chi phí dự phòng: Luôn có những tình huống bất ngờ xuất hiện, vì vậy cần có một khoản dự phòng để đối phó với những thay đổi bất thường như tăng số lượng khách, hoặc những phát sinh không mong muốn.

Phân bổ ngân sách một cách cụ thể và dự trù chi phí dự phòng giúp bạn tránh vượt quá ngân sách và đảm bảo rằng bạn có đủ tài chính để hoàn thành sự kiện một cách suôn sẻ. Hãy luôn làm việc một cách kỹ lưỡng để đảm bảo rằng mọi khâu chuẩn bị sẽ diễn ra theo kế hoạch, mang lại cho tiệc tất niên công ty những trải nghiệm tuyệt vời và đáng nhớ.

Báo giá chi phí tổ chức tiệc tất niên trọn gói tốt nhất

6. Triển khai kế hoạch tổ chức tiệc 

Triển khai kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty đòi hỏi sự chuẩn bị và điều phối chi tiết để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là một số bước quan trọng:

• Trang trí theo concept chương trình: Trang trí đóng vai trò quan trọng trong việc tạo không gian thú vị và phù hợp với chủ đề. Bạn có thể sử dụng các dịch vụ trang trí có sẵn hoặc thuê các chuyên gia thiết kế trang trí để tạo ra không gian độc đáo.
• Lên menu tiệc: Menu tiệc là một phần quan trọng khác, đặc biệt là với tiệc tất niên công ty. Hãy lựa chọn loại thực đơn phù hợp với phong cách của buổi tiệc và đảm bảo rằng nó đáp ứng được sở thích của tất cả khách mời.
• Chuẩn bị quà tặng: Quà tặng là một cách tuyệt vời để tạo ấn tượng đối với nhân viên và khách hàng. Đảm bảo bạn đã nghiên cứu kỹ về quà tặng thích hợp với từng đối tượng và mục đích sử dụng.
• Chuẩn bị các hạng mục khác: Ngoài trang trí và thực đơn, bạn cũng cần quan tâm đến các chi tiết khác như standee, băng rôn, hệ thống âm thanh, ánh sáng, và bàn tiệc. Đặt dịch vụ này sớm để đảm bảo tính toàn vẹn của buổi tiệc.
• Lên lịch thi công: Cuối năm là thời gian bận rộn cho các phòng tiệc, do đó, bạn cần phối hợp với địa điểm tổ chức để thi công và lắp đặt hạng mục chuẩn bị một cách hợp lý. Điều này đặc biệt quan trọng để tránh xung đột với các sự kiện khác và đảm bảo sự chuyên nghiệp trong việc chuẩn bị.
• Kiểm tra lại thiết bị và không gian: Trước khi buổi tiệc bắt đầu, hãy kiểm tra lại sân khấu, background chụp hình, hệ thống âm thanh, ánh sáng, và bàn tiệc để đảm bảo rằng chúng đúng với thiết kế và hoạt động một cách suôn sẻ.

7. Tổng duyệt lại chương trình tiệc tất niên

Tổng duyệt chương trình tiệc tất niên là bước không thể thiếu để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ. Trong quá trình này, bạn cần tập trung vào nhiều khía cạnh quan trọng:

• Kiểm tra thiết bị âm thanh và ánh sáng: Đảm bảo rằng hệ thống âm thanh, ánh sáng và micro hoạt động một cách ổn định. Loa và micro phải có công suất đủ để đảm bảo rằng mọi người có thể nghe rõ lời diễn thuyết và các tiết mục biểu diễn.
• Kịch bản cho MC: Cung cấp kịch bản chi tiết cho MC để họ có thể nắm rõ nội dung chương trình. Điều này giúp MC dẫn dắt chương trình một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp.
• Kiểm tra trang phục và đạo cụ: Đảm bảo rằng các tiết mục biểu diễn, nghệ sĩ, và MC đều đã chuẩn bị đầy đủ về trang phục và đạo cụ. Kiểm tra lại để tránh tình trạng thiếu sót hoặc hỏng hóc.
• Quản lý thời gian: Đảm bảo rằng tất cả các đội biểu diễn, nghệ sĩ, và khách mời đều tuân thủ thời gian và xuất hiện đúng giờ để tránh ảnh hưởng đến lịch trình của chương trình.
• Kiểm tra thực đơn và thời gian lên tiệc: Kiểm tra lại thực đơn cuối cùng và đảm bảo rằng đơn vị cung cấp thực đơn đã được thông báo về thời gian lên tiệc. Điều này giúp đảm bảo rằng bữa tiệc sẽ được phục vụ đúng lịch trình.

8. Đánh giá, đo lường hiệu quả tổ chức tiệc tất niên

Tổng kết và đánh giá là một phần quan trọng cần có trong quá trình lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty. Sau buổi tiệc tất niên, ban tổ chức cần tổng hợp và đánh giá kỹ lưỡng để cải thiện công việc trong tương lai. Việc này không chỉ giúp tôn vinh những thành công mà còn giúp tìm ra những điểm yếu cần cải thiện. Bằng cách lập bảng tổng kết và đánh giá dựa trên các tiêu chí cụ thể, ban tổ chức có thể xác định những khía cạnh đã hoàn thành xuất sắc và những vấn đề cần xử lý. Từ đó, họ có thể điều chỉnh và rút kinh nghiệm để tổ chức các sự kiện tương lai tốt hơn.

Ở đây có: Dịch vụ tổ chức tiệc cuối năm chuyên nghiệp uy tín tại Hà Nội

VietPower – Đơn vị tổ chức tiệc tất niên công ty

VietPower là đơn vị uy tín và đáng tin cậy về tổ chức sự kiện tất niên, với gần 10 năm kinh nghiệm trong ngành. Chúng tôi tự hào khi sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, luôn sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng bạn trong mọi khía cạnh của sự kiện của bạn. 

Một trong những ưu điểm khi đến với VietPower là quý khách hàng được tư vấn miễn phí và lựa chọn địa điểm phù hợp nhất với mong muốn và ngân sách của khách hàng. Chúng tôi luôn hiểu rằng không có một giải pháp tiệc tất niên nào hoàn hảo cả, và do đó, chúng tôi cam kết thiết kế ý tưởng và kịch bản độc đáo để đem đến ấn tượng và dấu ấn riêng cho từng chương trình. Chúng tôi còn đảm bảo các hạng mục theo đúng kịch bản và cung cấp MC chuyên nghiệp, giúp tạo nên không gian vui vẻ và thú vị xuyên suốt chương trình. Để hoàn thiện trải nghiệm của bạn, chúng tôi hỗ trợ thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình Led, backdrop cho sân khấu, và chuẩn bị quà, vinh danh trao thưởng cho chương trình

Tận tâm và chuyên nghiệp, chúng tôi còn hỗ trợ thi công và tháo lắp các hạng mục sự kiện, đảm bảo mọi điều diễn ra suôn sẻ. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn trực tiếp và trình bày phương án khả thi theo yêu cầu khách hàng, để đảm bảo tiệc tất niên công ty của bạn sẽ trở thành một sự kiện đáng nhớ và thành công.

Qua bài viết, VietPower bật mí cho bạn mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty hoàn hảo nhất. Để giúp bạn hiểu hơn về các bước để lập một bản kế hoạch hoàn chỉnh và có thể theo dõi các bước một cách dễ dàng. Ngoài ra, chúng tôi hướng dẫn bạn cách lập kế hoạch chi tiết nhất để chuẩn bị cho chương trình tất niên thật chuyên nghiệp. Nếu công việc của bạn quá bận rộn hoặc không có kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn một cách chi tiết nhất. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.