18/09/2024
Hội nghị hội thảo là gì? Các loại hình phổ biến của hội nghị và hội thảo có những đặc điểm gì khác nhau ? Dưới đây sẽ là những thông tin hữu ích mà VietPower sẽ giải đáp cho các bạn. Mời các bạn đón xem bài viết!
Mục lục
Hội nghị hội thảo là gì?
Hội nghị hội thảo là một trong những hoạt động quan trọng nhằm thảo luận và chia sẻ thông tin đối với một hay nhiều lĩnh vực cụ thể. Tại đây sẽ có sự xuất hiện của những nhà khoa học, diễn giả, chuyên gia có tiếng tới để thảo luận và truyền đạt kiến thức. Tùy thuộc vào chủ đề của hội nghị hội thảo mà doanh nghiệp sẽ quyết định quy mô của sự kiện.
Mục đích của việc tổ chức hội nghị hội thảo nhằm truyền đạt và trao đổi về những kiến thức mới, giúp mở rộng các cơ hội thiết lập quan hệ, giao tiếp. Đồng thời mang đến các hướng giải quyết và cung cấp sân chơi thực tế cho khách mời được trải nghiệm và thực hành.
Tổ chức hội nghị hội thảo thường được các doanh nghiệp tập trung tổ chức vào những dịp cuối năm. Hoạt động này sẽ mang đến nhiều lợi ích cho sự phát triển của tổ chức, của con người và của xã hội.
Phân loại các loại hình hội nghị, hội thảo
Hội nghị và hội thảo có những điểm khác biệt riêng có thể kể đến một số yếu tố như quy mô, mục đích hay tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số các loại hình hội nghị và hội thảo phổ biến.
Các loại hình tổ chức hội nghị
1. Hội nghị khách hàng
Hội nghị khách hàng được các doanh nghiệp tổ chức hằng năm. Với mục đích nhằm tri ân tới sự đóng góp, ủng hộ của các đối tác, khách hàng trong thời gian qua. Chương trình sẽ thường được thực hiện với quy mô khá lớn và chuyên nghiệp. Đòi hỏi tổ chức cần phải có những quy trình tổ chức chu đáo và cẩn thận.
Bởi hội nghị khách hàng không chỉ với mục đích để tỏ lòng biết ơn tới sự đồng hành của khách mời. Mà qua đó nhằm quảng bá thêm về dịch vụ của doanh nghiệp. Thu thập ý kiến của khách hàng về sản phẩm. Và từ đó có những giải pháp và cách thức phát triển kinh doanh của tổ chức.
Ngoài ra, tổ chức hội nghị khách hàng còn giúp các doanh nghiệp gắn kết hơn với các tệp khách hàng. Duy trì và gắn kết mối quan hệ với các khách hàng cũ và thu hút, phát triển các mối quan hệ mới. Hội nghị khách hàng mang ý nghĩa to lớn trong công cuộc phát huy kinh doanh công ty. Vậy nên doanh nghiệp sẽ thường có sự chú tâm tới sự kiện nhiều hơn và đầu tư tới chúng hơn.
2. Hội nghị tổng kết năm
Hội nghị tổng kết năm sẽ được hầu hết các doanh nghiệp tổ chức bởi sự kiện có yếu tố quan trọng. Nhất là trong việc tổng kết quá trình hoạt động của công ty trong năm vừa qua. Từ đó nêu ra những điểm yếu, điểm mạnh còn tồn tại trong thời gian làm việc. Để từ đó có những giải pháp khắc phục và đề ra những định hướng mới cho công việc. Góp phần giúp phát triển kinh doanh của cả một tổ chức.
Ngoài những vấn đề tổng thể, hội nghị tổng kết năm còn là cơ hội để các doanh nghiệp tôn vinh và khen thưởng những cá nhân, tổ chức có thành tích xuất sắc trong công việc. Từ đó khích lệ tinh thần làm việc và khuyến khích họ tiếp tục phấn đấu và mang đến nhiều thành tựu.
Đây là sẽ dịp để các ban trong công ty có cơ hội tụ họp. Giúp mở rộng giao tiếp, mối quan hệ để từ đó trở nên gắn kết và hòa hợp hơn trong quá trình làm việc.
3. Hội nghị chuyên đề
Hội nghị chuyên đề tập trung chủ yếu vào việc nghiên cứu và thảo luận về một chủ đề, lĩnh vực cụ thể. Thanh phần tham gia sự kiện sẽ thường là các nhà nghiên cứu, nhà khoa học những người có chuyên môn trong lĩnh vực. Ngoài ra có thể là các đại diện, cơ quan tổ chức khác nhau tập chung lại để cùng trao đổi ý kiến, thông tin và kinh nghiệm.
Nội dung của hội nghị chuyên đề sẽ là các bài nghiên cứu, thảo luận hay bài phát biểu với chủ đề liên quan trực tiếp tới chuyên đề nghị. Quy mô của hội nghị sẽ thường không quá lớn nhưng lại thu hút được khá nhiều nhóm đối tượng chủ yếu.
Hội nghị sẽ thường có các phiên thảo luận nhỏ sau đó sẽ đi sâu vào các khía cạnh cụ thể. Từ đó nhằm tạo cơ hội cung cấp các thông tin hay nghiên cứu mới. Giúp tạo dựng thiết lập quan hệ cho khách mời và diễn giả có cơ hội trao đổi và giao tiếp. Ngoài ra còn giúp thúc đẩy sự phát triển và hợp tác của các tổ chức.
4. Hội nghị truyền hình
Hội nghị truyền hình được hiểu là hệ thống thiết bị họp trực tuyến giúp truyền tải hình ảnh và âm thanh hai chiều. Giúp người tham dự không cần mất thời gian di chuyển để đến địa điểm mà chỉ cần nhanh chóng kết nối đường link để tham gia họp. Việc họp hội nghị truyền hình sẽ mang đến cảm giác như thể mọi người đang cùng nhau tham gia họp trong cùng 1 phòng.
Trường hợp sử dụng hội nghị truyền hình có thể trong các trường hợp như công ty có nhiều chi nhánh khác nhau và khá xa hay họp với các đối tác nước ngoài. Việc tổ chức hội nghị sẽ không cần mất quá nhiều thời gian chuẩn bị mà sẽ tập trung chính vào nội dung. Chúng có thể được tổ chức ở bất cứ đâu và mọi người cũng có thể dễ dàng thực hiện thao tác và tham gia họp.
Việc tổ chức hội nghị truyền hình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, giúp quản lý và điều khiển cuộc họp một cách chủ động. Mà vẫn có thể mang lại hiệu quả tương đối cao và hữu dụng.
Xem ngay: Tổ chức hội nghị là gì? Quy trình tổ chức hội nghị cực chuẩn
Các loại hình tổ chức hội thảo
1. Hội thảo khoa học
Hội thảo khoa học thường được tổ chức tại các trường đại học, viện nghiên cứu phát triển hay trung tâm công nghệ. Đây là cuộc họp giữa những chuyên gia, nhà khoa học có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm tụ họp để bàn bạc về những chủ đề khoa học nhất định. Tại đây họ sẽ chia sẻ, bàn bạc và thảo luận đồng thời đưa ra ý kiến giải quyết các vấn đề khoa học đó. Thường thấy thì trong đời sống có bao nhiêu lĩnh vực thì hội thảo sẽ có bấy nhiêu chủ đề.
Ban tổ chức sẽ thường chọn những không gian thoáng mát, rộng rãi và có thể tổ chức ngoài trời hoặc trong nhà. Tùy thuộc vào chủ đề và nội dung chủ yếu xoay quanh hội thảo. Đối tượng tham gia sự kiện sẽ chủ yếu là các tầng lớp tri thức, học sinh hay sinh viên.
2. Hội thảo du học
Hội thảo du học là buổi chia sẻ, truyền đạt kinh nghiệm, kiến thức liên quan đến vấn đề chung về nước ngoài. Thường thấy các buổi hội thảo như này sẽ có quy mô nhỏ và tổ chức theo tháng, theo quý hay theo mùa. Chủ đề của buổi hội thảo sẽ liên quan đến việc chọn ngành, chọn trường, cơ hội việc làm khi đi du học.
Đối tượng tham gia sẽ là các em học sinh, sinh viên hay phụ huynh có nhu cầu tìm hiểu về chương trình du học. Tại đây các em sẽ được truyền tải những kiến thức cần thiết liên quan đến cách thức đăng ký du học, làm thủ tục visa,… Ngoài ra còn được lắng nghe về hình thức, điều kiện và những yêu cầu cần, đủ để du học.
Buổi tư vấn sẽ được các trung tâm du học chia sẻ những kiến thức và giải đáp những thắc mắc đến từ phía người tham gia. Buổi hội thảo du học sẽ có thể mời nhiều khách mời có tiếng để về diễn thuyết giúp tăng độ uy tín của sự kiện. Nếu các bạn cảm thấy bản thân phù hợp với khả năng tài chính của mình thì hãy mạnh dạn tham gia những buổi hội thảo du học. Để có thêm kiến thức, kinh nghiệm để đăng ký du học dễ dàng hơn.
3. Hội thảo Workshop
Hội thảo Workshop được tổ chức với mục đích trau dồi kiến thức, nâng cao kinh nghiệm, cải thiện kỹ năng trong nhiều lĩnh vực. Tại đây, ban tổ chức có thể mời các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực tham gia để chia sẻ thông tin. Hoặc các cá nhân tham gia sẽ được tự do chia sẻ kinh nghiệm và trao đổi kiến thức. Nội dung sẽ liên quan đến vấn đề chuyên môn hoặc đơn giản là chia sẻ kinh nghiệm và những điều thú vị.
Đây là buổi hội thảo có tính sôi động và vui vẻ. Giúp mọi người được mở rộng các mối quan hệ, tăng cường khả năng giao tiếp và làm việc nhóm. Ngoài ra còn giúp kích thích khả năng tư duy sáng tạo của mọi người. Thường thấy các buổi hội thảo sẽ thu hút được rất nhiều khách mời có đam mê về lĩnh vực đó và khá tiềm năng.
Chi phí tổ chức và thực hiện hội thảo Workshop khá tiết kiệm, không những vậy còn hiệu quả cao và tính hữu dụng. Vậy nên hiện nay rất nhiều doanh nghiệp thực hiện tổ chức chúng khá thường xuyên. Bởi nó là cơ hội giúp mọi người được học hỏi không ngừng và nâng cao các kỹ năng cần thiết trong cuộc sống.
4. Hội thảo tập huấn
Hội thảo tập huấn được tổ chức với phạm vi trong nội bộ công ty hoặc tổ chức. Hội thảo nhằm mục đích chia sẻ các kiến thức cốt lõi về một ngành nghề lĩnh vực cụ thể nào đó. Đặc biệt chúng sẽ mang tính thực hành cao và nhằm đạt được yêu cầu cụ thể đã đề ra. Người tham dự sẽ có được những kiến thức về lĩnh vực đó sau đó sẽ được thực hành để hiểu hơn về chúng.
Hội thảo tập huấn thường được tổ chức với quy mô khá lớn bởi nó sẽ bao gồm những phần kiến thức thực tiễn. Buổi tập huấn sẽ giúp ích người tham gia trong việc giải quyết các vấn đề liên quan tới công việc hoặc cuộc sống. Giúp họ phát triển các kỹ năng và nâng cao năng lực bản thân. Người phụ trách buổi tập huấn sẽ là các chuyên gia hoặc những người có chuyên môn, kỹ năng vững chắc.
Xem ngay: Tổ chức hội thảo là gì? Quy trình tổ chức hội thảo cực chuẩn
Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo
1. Xác định mục đích tổ chức hội nghị, hội thảo
Trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo các bạn cần xác định mục đích của sự kiện. Hội nghị, hội thảo để giới thiệu sản phẩm, chia sẻ kiến thức hay thảo luận chuyên đề,… Cần có sự chắc chắn về chủ đề sự kiện để từ đó thực hiện các bước tiếp theo. Sau đó, cần phải chú ý đến vấn đề mục đích tổ chức hội nghị, hội thảo để giải quyết vấn đề gì. Từ đó đưa ra các kết quả và mục tiêu rõ ràng cần đạt được.
Ngoài ra cần xác định đối tượng tham gia và dự đoán số lượng khách mời tham gia. Để có thể lựa chọn không gian tổ chức sao cho phù hợp và các trang thiết bị cung cấp cần thiết cho buổi lễ.
2. Dự trù ngân sách
Các bạn nên có sự phân chia rõ ràng đối với các ngân sách dành cho buổi lễ. Những yếu tố cần thiết như địa điểm, thiết bị hay dịch vụ ăn uống là những chi phí cố định. Vậy nên các bạn cần có sự đảm bảo chắc chắn về loại chi phí này. Ngoài ra, các bạn cần dự trù các khoản phát sinh để ngân sách khi thực hiện chương trình không bị vượt quá ngân sách.
3. Thời gian và địa địa điểm tổ chức
Các bạn cần phải chú ý đến những yếu tố liên quan đến ngày, giờ, ngân sách và các hoạt động có trong chương trình. Về mặt thời gian, các bạn cần chọn ngày và giờ tổ chức sao cho hợp lý. Sau khi dự kiến số lượng người tham gia, các bạn hãy tìm kiếm và chọn địa điểm sao cho phù hợp nhất. Ngoài những hội nghị, hội thảo có tính chất đặc thù, thì các bạn nên chọn những trung tâm hội nghị, khách sạn để tổ chức. Cần phải kiểm soát kỹ càng về độ tiện nghi của địa điểm bạn lựa chọn và độ đáp ứng của các trang thiết bị cần thiết.
4. Mời Diễn giả, chuyên gia
Hội nghị, hội thảo yêu cầu cần có sự góp mặt của những thành phần có kiến thức và chuyên môn nhất định. Các bạn nên dựa vào chủ đề của hội nghị, hội thảo để từ đó lựa chọn được người diễn giả thích hợp nhất. Nên thỏa thuận và có sự thống nhất chắc chắn để người tham gia sẵn sàng đáp ứng được buổi lễ. Tùy thuộc vào ngân sách dự kiến của các bạn để lựa chọn một hoặc nhiều diễn giả xuất hiện trong sự kiện.
Đối với khách mời tham dự, các bạn cần gửi lời mời sớm và theo dõi xác nhận tham gia từ phía khách mời. Nên cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến ngày, giờ, địa điểm và phương thức liên lạc để họ nắm bắt được thông tin và sắp xếp lịch trình tham gia buổi lễ.
5. Xây dựng kế hoạch, nội dung chương trình
Cần lên lịch trình cụ thể và chi tiết về các yếu tố quan trọng như giờ bắt đầu, các phiên thảo luận, các hoạt động chính và thời gian kết thúc. Các bạn sẽ phải chuẩn bị các tài liệu, ghi chú cần thiết cho hội nghị, hội thảo để khách mời nắm bắt được thông tin. Ngoài ra cần chắc chắn về các trang thiết bị kỹ thuật hỗ trợ cho buổi lễ, nếu cần hãy mua hoặc thuê để buổi lễ trở nên đầy đủ tiện ích hơn
6. Quảng bá hội nghị, hội thảo
Các bạn có thể sử dụng các phương tiện truyền thông như website, email hay mạng xã hội và các phương tiện khác để quảng bá sự kiện sao cho hiệu quả nhất. Có thể thiết kế các hình thức quảng cáo như tờ rơi, bài viết PR hay các banner để thu hút sự chú ý của khách hàng.
Nội dung quảng bá cần có thông tin đăng ký tham gia hội nghị, hội thảo. Để người xem tiếp cận thông tin có thể đăng ký và xác nhận tham gia buổi lễ. Cần có những bước hướng dẫn và hỗ trợ người đăng ký tham gia, đồng thời cần gửi thư xác nhận rằng khách hàng đã đăng ký tham gia hội nghị, hội thảo và thông tin cần thiết về sự kiện.
7. Tổ chức và đánh giá sự kiện
Hội nghị, hội thảo được tổ chức cần có sự quản lý chặt chẽ và giám sát của nhiều bộ phận liên quan. Từ việc đón tiếp, kiểm tra danh sách khách mời cho đến các hoạt động diễn ra trong chương trình. Tất cả phải được đảm bảo rằng các yếu tố đã sẵn sàng có người chịu trách nhiệm đối với từng nhiệm vụ cụ thể. Theo dõi chương trình và thực hiện các hoạt động theo đúng kế hoạch đề ra.
Sau buổi lễ, cần thu thập đánh giá của khách hàng về chương trình hội nghị, hội thảo được tổ chức. Sau đó tổng hợp phản hồi và đưa ra bài học rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo. Báo cáo về những điểm thành công và những điểm chưa tốt còn tồn tại và đưa ra giải pháp để cải thiện.
Gửi lời cảm ơn tới toàn bộ khách mời tham gia, diễn giả và các bên hỗ trợ buổi lễ. Duy trì mối quan hệ để tạo cơ hội hợp tác trong tương lai.
Vai trò của tổ chức hội nghị, hội thảo trong doanh nghiệp
1. Chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm
Lợi ích của việc tổ chức hội nghị, hội thảo trong doanh nghiệp trước hết là việc chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm. Bằng việc mời những chuyên gia, diễn giả nổi tiếng để truyền đạt thông tin và thảo luận với các khách mời. Đã giúp họ có được những kiến thức cần thiết góp phần cải thiện hiệu suất làm việc. Đồng thời mang lại những giá trị có ích có thể áp dụng trong công việc và trong cuộc sống. Ngoài ra còn giúp khách mời có cơ hội được gặp gỡ và tương tác về các vấn đề mà họ đang mong muốn được giải đáp.
2. Xây dựng các mối quan hệ
Việc tổ chức hội nghị hội thảo giúp cho các doanh nghiệp có cơ hội xây dựng và phát huy các mối quan hệ với khách hàng và đối tác của mình. Với các khách hàng hiện tại, các bạn sẽ có những cách thức giúp họ tiếp tục đồng hành và làm việc với công ty. Còn đối với những khách hàng cũ và mới thì đây sẽ là cơ hội để bạn thể hiện điểm mạnh và chuyên nghiệp của mình. Để họ có thêm nhiều sự quan tâm tới tổ chức của các bạn.
3. Xây dựng hình ảnh và thương hiệu
Hội nghị, hội thảo được tổ chức với mục đích nâng cao độ phổ biến và nhận thức của khách hàng về doanh nghiệp. Điều này sẽ đem đến độ chú ý và sự quan tâm khá lớn. Càng đầu tư về hình thức, nội dung sự kiện sẽ càng mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho người tham gia. Đồng thời, các bạn càng có những hoạt động gây ấn tượng tới khách mời thì việc chia sẻ kỷ niệm, giới thiệu về doanh nghiệp là điều sẽ xảy ra. Đây sẽ là cách giúp cho truyền thông có thể tiếp cận tới các bạn nhiều nhất.
Hội nghị hội thảo nếu được các bạn triển khai và thực hiện nội dung đúng như những gì khách hàng mong muốn. Và sự kiện diễn ra thành công, tốt đẹp thì đây chính là tiền đề để nâng cao độ tin tưởng của khách hàng đối với doanh nghiệp. Từ đó mang đến hình ảnh và thương hiệu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
4. Quảng bá sản phẩm, dịch vụ
Các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức hội nghị, hội thảo với mục đích giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của mình. Đây chính là cơ hội để các bạn có thể tác động đến với nhận thức của khách hàng, mang đến cảm giác quen thuộc và gây sự tò mò của khách hàng. Với những khách hàng mục tiêu và tiềm năng thì đây chính là cách thức giúp các bạn có thể mở rộng thị trường và tăng cơ hội hợp tác.
Sau khi quảng bá sản phẩm và dịch vụ, các bạn sẽ có phần tham khảo ý kiến của khách mời. Từ đó sẽ giúp cho doanh nghiệp có thêm những phương án để cải thiện tình hình hoạt động. Giúp phát triển kinh doanh và từng bước khẳng định vị thế trong lĩnh vực.
5. Giải quyết các vấn đề còn tồn tại
Một buổi hội nghị, hội thảo chính là cơ sở để chúng ta có thể tụ họp và nêu lên những điểm yếu, điểm chưa cải thiện. Để từ đó đưa ra những giải pháp để khắc phục chúng và đẩy mạnh phát triển kinh doanh.
Khi tổ chức hội nghị hội thảo để bàn luận về vấn đề này có thể thấy chúng là những vấn đề cấp bách và phải có cách giải quyết hợp lý. Vậy nên thời gian của buổi sự kiện sẽ khá dài và căng thẳng. Đây là buổi thảo luận và trao đổi của các chuyên gia, người có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực.
Trên đây là những thông tin hữu ích giải đáp hội nghị hội thảo là gì và những yếu tố quan trọng xung quanh chúng. VietPower hy vọng các bạn sẽ theo dõi và có được những thông tin cần thiết để tổ chức sự kiện của mình sao cho thành công nhất.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building. Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
