Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Dịch vụ tổ chức sự kiện hiện nay đang được đầu tư và phát triển mạnh mẽ để đổi mới và đáp ứng yêu cầu của đơn vị tổ chức. Để thực hiện được một chương trình sự kiện thành công cần nhờ vào rất nhiều yếu tố. Chúng ta cùng tham khảo thông tin tổ chức sự kiện chuyên nghiệp qua bài viết dưới đây nhé. 

Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì?

►Tìm hiểu: Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất 2021

Dịch vụ tổ chức sự kiện là một đơn vị hoặc công ty đứng ra chịu trách nhiệm thực hiện từ khâu chuẩn bị đến khi tiến hành và kết thúc sự kiện. Họ có nhiệm vụ xây dựng ý tưởng, lên kế hoạch, điều hành sự kiện theo một quy trình đã được thống nhất trừ trước. 

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Chương trình tổ chức sự kiện là một hoạt động được tổ chức với yêu cầu thu hút sự chú ý, quan tâm của công chúng và các đối tượng mục tiêu. Nó mang vai trò quảng bá và tiếp thị những sản phẩm, gói dịch vụ mới đến với khách hàng. Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện để quảng cáo thương hiệu và khẳng định vị trí của mình trên nền tảng kinh doanh nhất định. 

Một chương trình sự kiện thành công sẽ để lại ấn tượng mạnh mẽ về doanh nghiệp và các sản phẩm được chào bán. Ngược lại, đối với sự kiện thất bại sẽ ảnh hưởng tới rất giá trị chất lượng cũng như hình ảnh của thương hiệu đối với công chúng

Có nên thuê dịch vụ tổ chức sự kiện?

Mỗi chương trình sự kiện tổ chức đều mang giá trị và mục đích truyền thông khác nhau. Bởi vậy, quá trình tổ chức ảnh hưởng rất nhiều tới chất lượng thành công của chương trình. Để thành công tổ chức một event thì đòi hỏi cần có rất nhiều công đoạn phải hoàn thành cũng vì thế mà việc thuê công ty tổ chức sự kiện trở nên vô cùng phổ biến. 

Lý do nên thuê dịch vụ tổ chức sự kiện:

1. Ý tưởng tổ chức

Với nhiều kinh nghiệm làm việc, các bên đơn vị chuyên tổ chức sự kiện đã có sẵn chuyên môn nên việc xây dựng ý tưởng, lên kế hoạch cho sự kiện sẽ dễ dàng hơn.Việc lên ý tưởng sẽ độc đáo và ấn tượng dựa trên những yêu cầu và mong muốn mà bạn kì vọng vào đơn vị tổ chức sự kiện. 

►Tìm hiểu: 10+ ý tưởng tổ chức sự kiện sáng tạo hấp dẫn

2. Tiết kiệm thời gian

Một sự kiện dù lớn hay nhỏ thì luôn cần được tổ chức chuyên nghiệp, nhất là quá trình thực hiện luôn có rất nhiều khâu, nhiều thứ cần phải chuẩn bị để hoàn thành chỉnh chu được các khâu này mất rất nhiều thời gian. Khi đã bàn giao công việc cho đơn vị tổ chức rồi bạn chỉ cần giám sát sự kiện được diễn ra theo đúng quy trình còn các công ty tổ chức sự kiện sẽ chịu trách nhiệm về việc thực hiện. 

3. Tiết kiệm chi phí

Công ty tổ chức sự kiện sẽ xây dựng ý tưởng, concept thực hiện chương trình sự kiện dựa trên ngân sách mà doanh nghiệp đưa ra. Sau đó sẽ gửi lại một bản báo giá trọn gói bao gồm tất cả các hạng mục có trong chương trình để doanh nghiệp xét duyệt và thực hiện. Mức chi phí công ty tổ chức sự kiện đưa ra thường sẽ phù hợp và tiết kiệm chi phí hơn là việc bạn tự xây dựng kế hoạch và chi trả cho các hạng mục sẽ có trong sự kiện. Bởi  các công ty tổ chức sự kiện luôn có dịch vụ về các thiết bị đi kèm hoặc nếu không họ vẫn sẽ có mối quan hệ thân thiện với các công ty cung cấp thiết bị cho sự kiện nên các bạn sẽ nhận được mức giá tốt nhất.  

Ở đây có: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết hấp dẫn

4. Giảm thiểu rủi ro

Quản lý rủi ro là một vấn đề cần lưu tâm đặt lên hàng đầu của tổ chức sự kiện. Giảm thiểu rủi ro là những cách làm giảm một phần hoặc tối đa những tổn thất có thể say ra trong hoạt động tổ chức sự kiện. Nên để tổ chức một chương trình sự kiện thành công rất cần có đội ngũ tổ chức có kinh nghiệm. Họ có khả năng dự đoán trước những trường hợp xấu nhất để tìm ra phương án giải quyết. Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, cùng trình độ chuyên môn cao sẽ luôn có những kế hoạch dự phòng cụ thể và phù hợp cho những trường hợp khác nhau. Các công ty này luôn có thể ứng phó kịp thời trước những rủi ro và mang đến cho bạn sự kiện thành công.

Các hình thức dịch vụ tổ chức sự kiện

Việc lựa chọn hình thức dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng thành công của chương trình. Mỗi chương trình sẽ mang màu sắc và tính chất riêng biệt, bởi vậy ta cần phải lựa chọn các hình thức tổ chức sao cho hợp lý: 

1. Tổ chức Hội nghị, hội thảo

Tổ chức hội nghị là một cuộc họp có tổ chức nhằm bàn bạc công việc cụ thể, nhằm mục đích tổng kết tình hình hoạt động đã qua, rút kinh nghiệm và bàn phương hướng hoạt động trong thời gian tiếp theo. 

Hội thảo là một cuộc họp mang tính giáo dục, thường thường chỉ tập trung vào một đề tài cụ thể nào đó. Người tham gia seminar bao gồm nghiên cứu sinh, học viên và các chuyên gia. Hình thức họp thường là một diễn giả nói chuyện và sau đó thảo luận.

2. Triển lãm thương mại, hội chợ

Triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định, để thương nhân trưng bày, giới thiệu hàng hóa dịch vụ, tài liệu về hàng hóa dịch vụ nhằm mục đích thúc đẩy, tìm kiếm giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ. 

3. Chương trình ưu đãi

Sự kiện chương trình ưu đãi được mở ra mang mục đích thông báo tới khách hàng, đối tác lâu năm những siêu khuyến mại đặc biệt. Với nhiều những ưu đãi hấp dẫn dành cho khách hàng thành viên lâu năm hay những đối tượng khách hàng mới. Phủ sóng thương hiệu tớ cộng đồng mục tiêu để khẳng định vị trí và mức độ uy tín. 

4. Ra mắt sản phẩm

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới là sự kiện được tổ chức nằm tạo ấn tượng, gây sự chú ý và thu hút khách hàng với sản phẩm. Một chương trình thành công giúp cho nhà tổ chức quảng bá được thương hiệu và nhận được sư quan tâm từ đối tác, truyền thông. 

5. Chương trình giải trí, ca nhạc

Những chương trình sự kiện ca nhạc là một sự kiện cộng đồng nhằm hướng tới các buổi biểu diễn ca hát và chơi nhạc cụ trực tiếp sống động, thường diễn ra theo chủ đề nhất định. Sự kiện này thường được tổ chức ngoài trời, dựng các rạp hay sân khấu tạm thời có mái che dành cho nghệ sĩ biểu diễn. Chương trình sự kiện ca nhạc được tổ chức thường liên quan đến mục tiêu từ thiện, sẽ có những thông tin về các vấn đề chính trị – xã hội. 

►Tìm hiểu: Cung cấp ca sĩ sự kiện

6. Sự kiện khai trương, khánh thành

Sự kiện khai trương là lễ ăn mừng hay lễ thông báo việc hoàn thành của một công trình xây dựng mới. 

Sự kiện khánh thành là dịp đánh dấu cột mốc của một khởi đầu mang thật nhiều may mắn và thuận lợi cho công trình trong tương lai.

Tổ chức sự kiện khai trương hay tổ chức lễ khánh thành đều có ý nghĩa quan trọng đối với cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp. Thông qua sự kiện, các cá nhân/doanh nghiệp ra mắt sản phẩm, quảng bá thương hiệu của mình với đối tác và khách hàng tiềm năng. Sự thành bại của buổi lễ khai trương – khánh thành có thể ảnh hưởng đến tương lai của doanh nghiệp.

7. Các sự kiện team building, các hoạt động trải nghiệm

Chương trình sự kiện team building là một hoạt động tập thể, thông qua từng trò chơi trong chương trình sẽ mang lại những giá trị xây dựng tinh thần đoàn kết, tạo không khí vui vẻ giúp cho tất cả các thành viên trong công ty có cảm giác vui vẻ thoải mái, giải tỏa những áp lực căng thẳng. 

Cách thuê dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín

– Uy tín chất lượng, giá thành cạnh tranh

Hiện nay có rất nhiều những đơn vị tổ chức sự kiện cung cấp dịch vụ uy tín và chất lượng, nhưng để tìm được một đơn vị phù hợp với tính chất và thực hiện đúng theo nhu cầu của doanh nghiệp đề ra thì cần phải lưu ý những điều sau: 

– Khảo sát độ uy tín của công ty tổ chức sự kiện  thông qua sự giới thiệu của bạn bè đối tác đã từng hợp tác với công ty tổ chức sự kiện đó. Tìm hiểu những chương trình mà họ đã thực hiện, giấy phép kinh doanh hợp pháp, địa chỉ công ty rõ ràng.

– Xây dựng chương trình sáng tạo, ấn tượng với những hoạt động thu hút sự chú ý của người tham dự. Tạo nên hiệu ứng tốt trong việc truyền tải thông tin. 

– Nhân sự thực hiện chương trình phải có chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng được việc vận hành sự kiện theo đúng quy trình. Bên cạnh đó còn phải có thái độ tốt trong quá trình làm việc, phân công công việc rõ ràng, hỗ trợ và giúp đỡ nhau để mang đến hiệu quả và sự thành công của chương trình sự kiện. 

– Chi phí hợp lý, đưa ra mức giá cạnh tranh. Hãy tham khảo và so sánh giá ở các đơn vị với nhau. Chú ý xem xét với những hoạt động được tổ chức như thế thì ở mức giá này đã phù hợp hay chưa? Có quá đắt so với những gì bạn sẽ nhận được hay không. Từ những tiêu chí trên, đúc kết lại là có thể chọn được một đơn vị tổ chức sự kiện chất lượng và hiệu quả.

Có thể bạn quan tâm:

• Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết
• Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện

VietPower – Dịch vụ tổ chức sự kiện công ty chuyên nghiệp

Công ty tổ chức sự kiện VIETPOWER là đơn vị cung cấp sự kiện trọn gói, uy tín, chất lượng và chuyên nghiệp nhất tại Hà Nội. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện chúng tôi luôn đáp ứng yêu cầu của khách hàng, mang đến sự lựa chọn tối ưu và tiết kiệm nhất.

►Tìm hiểu: Quy trình tổ chức sự kiện

Vietpower Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn cố gắng, không ngừng nỗ lực để học hỏi tiếp thu và sáng tạo thêm nhiều những chương trình ấn tượng. Đưa những sự kiện của quý khách hàng được truyền thông rộng rãi, gia tăng những lợi ích và xúc tiến các hoạt động kinh doanh. 

Vietpower khẳng định vị trí của mình với những điểm mạnh như: 

– Uy tín, chuyên nghiệp

– Ý tưởng sáng tạo

– Trách nhiệm tới cùng

– Giá cả tốt nhất

– Dịch vụ đa dạng 

– Xử lý hậu kỳ nhanh nhất

Với những chia sẻ về dịch vụ tổ chức sự kiện, Vietpower hi vọng bạn có thêm những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, hình ảnh và tiếp cận gần hơn với khách hàng. 

Thông tin về chúng tôi:

• Công ty Cổ Phần Truyền thông và Sự kiện VIETPOWER
• Trụ sở chính: Số 137A4, KĐTM Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội
• Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
• Chi nhánh TP.HCM: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P.Bến Nghé – Q.1 – TP. HCM
  Hotline: 0867.12.8688
  Mail: contact@viet-power.vn
  Fanpage: https://www.facebook.com/Vietpowerteambuilding/