Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất 2023

Quy trình tổ chức sự kiện chung và cách thức tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá thương hiệu, hình ảnh và tiếp cận gần hơn với khách hàng của doanh nghiệp. Với kinh nghiệm chuyên tổ chức các sự kiện lớn, hôm nay VIETPOWER sẽ cùng các bạn đi tìm hiểu quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất 2023.

► Để hiểu rõ: Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất 2023

Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến dịch chung của doanh nghiệp. Để tổ chức sự kiện thành công, VIETPOWER xin gửi đến bạn quy trình tổ chức sự kiện nhất định cần có như sau:

1. Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

Xác định thông tin sự kiện

Với mỗi loại hình sự kiện đều có những đặc điểm, mục tiêu và yêu riêng. Để tổ chức sự kiện, đầu tiên phải nắm rõ các thông tin cơ bản sau:

• Loại hình, quy mô sự kiện
• Mục đích, thông điệp tổ chức sự kiện
• Đối tượng, số lượng khách mời tham gia sự kiện
• Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu?
• Ngân sách dự trù?
• Nhân sự sự kiện

Xây dựng ý tưởng chủ đề sự kiện

Ý tưởng tổ chức sự kiện là linh hồn của sự kiện. Để sự kiện có thể thành công, gây ấn tượng và tiếng vang với khách hàng thì ý tưởng tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng, nó phải  mới mẻ và thu hút người tham gia.

Lên kịch bản chương trình sự kiện

Kịch bản tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố quan trọng trong tổ chức sự kiện, muốn sự kiện thành công, diễn ra suôn sẻ thì cần có kịch bản chi tiết: bao gồm những công việc gì? tiến hành thế nào? nhân sự phụ trách?

► Xem chi tiết tại đây: Mẫu kịch bản tổ chức chương trình sự kiện

Bảng phân công công việc

Để công việc trong mỗi event diễn ra hiệu quả cần có bảng phân công công việc cụ thể với nhân sự phù hợp và yêu cầu nhân sự thực hiện theo bảng phân công nghiêm túc, trách nhiệm.

2. Giai đoạn thực hiện sự kiện

Chuẩn bị sự kiện

Dựa theo kịch bản tổ chức sự kiện đã xây dựng trước đó, mỗi nhân sự được phân công cần có nhiệt huyết và trách nhiệm hoàn thành công việc đã được phân công để tránh xảy ra sai xót.

Trước khi tiến hành sự kiện cần chuẩn bị:

• Dàn dựng thiết kế sân khấu
• Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Thuê MC sự kiện, PG, ca sĩ/nhóm nhảy
• Xin giấy phép tổ chức sự kiện
• Gửi thiệp mời đến khách hàng
• Truyền thông, quảng bá cho sự kiện

Tiến hành tổ chức sự kiện

• Tổ chức đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện
• Quản lý nội dung chương trình sự kiện theo kịch bản
• Tổ chức phục vụ ăn uống sự kiện (nếu có)
• Hỗ trợ chức các hoạt động: trò chơi, gameshows, bốc thăm trúng thưởng….

Trong quá trình tiến hành sự kiện phải kiểm soát chặt chẽ, kiểm tra công việc, thời gian, đảm bảo vệ sinh, an toàn để sự kiện thành công và hạn chế sự cố xảy ra.

3. Giai đoạn kết thúc sự kiện

– Tiến hành thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị và bàn giao địa điểm

– Quyết toán các chi phí trong và phát sinh khi tổ chức sự kiện

– Tổng kết, đánh giá, báo cáo và rút kinh nghiệm:

• Bao nhiêu người tham dự sự kiện
• Phản hồi của khách mời sau khi tham dự sự kiện
• Những lỗi mắc phải trong quá trình tổ chức sự kiện từ đó rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

7 Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Xây dựng chủ đề sự kiện

Mỗi sự kiện đều cần có một chủ đề sáng tạo hấp dẫn với mục đích sắp xếp, lắp đặt thiết bị tổ chức sự kiện đồng thời thu hút sự quan tâm từ người tham gia,

2. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện

Khi đã có chủ đề sự kiện, doanh nghiệp phải xác định được:

• Đối tượng khách mời, số lượng khách mời
• Thời gian tổ chức sự kiện thích hợp
• Và sau đó tìm địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với quy mô, tính chất của sự kiện.

Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện cần lưu ý: vị trí, mức độ dịch vụ, môi trường xung quanh, chi phí…

3. Thông báo về sự kiện

• Gửi thư mời giấy hoặc qua email kèm theo thông điệp dễ nhớ: Thư mời là ấn tượng đầu tiên của khách tham gia sự kiện nhận được từ bạn. Vì thế, thư mời bắt mắt và phải rõ ràng thông tin sau: Tên doanh nghiệp tổ chức? Sự kiện chủ đề gì? Thời gian và địa điểm tổ chức? Ghi chú khác cần thiết…
• Quảng cáo sự kiện bằng các phương tiện thông tin đại chúng: báo giấy, tạp chí, mạng xã hội…

4. Chuẩn bị sẵn kế hoạch tổ chức sự kiện và phân công công việc

• Muốn tổ chức sự kiện thành công cần đến một kế hoạch chi tiết và theo quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: từ trang thiết bị, âm thanh ánh sáng, MC…
• Để đảm bảo công việc diễn ra tốt nhất trong quá trình tiến hành sự kiện cần có bảng phân công công việc cụ thể và yêu cầu nhân sự thực hiện theo bảng phân công một cách nghiêm túc, trách nhiệm và nhiệt huyết.

Ở đây có: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết hấp dẫn

5. Kế hoạch dự bị cho mọi tình huống xảy ra

Trong quá trình tổ chức sự kiện có thể sẽ xảy ra những tình huống bất ngờ không nằm trong kế hoạch trước đó. Vì vậy để sự kiện thành công, suôn sẻ luôn luôn cần có kế hoạch dự phòng, xử lý rủi ro nhanh nhất.

6. Theo sát khách mời tham dự event

• Xác nhận và lập danh sách khách hàng tham gia trước 2-3 ngày tổ chức sự kiện để chuẩn bị đón tiếp, chỗ ngồi tốt hơn.
• Quan tâm đến khách mời và giúp đỡ họ khi cần thiết.
• Sau khi kết thúc sự kiện, gửi thư cảm ơn, ảnh kỉ niệm cho khách tham dự.

7. Chi tiêu trong phạm vi ngân sách

Khi tổ chức sự kiện xác định ngân sách là bao nhiêu? Dù tổ chức sự kiện quy mô lớn hay nhỏ thì bạn có thể giới hạn ngân sách tránh gây lãng phí cho doanh nghiệp đồng thời có bảng dự trù kinh phí khi phát sinh.

Với những chia sẻ về quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và cách thức tổ chức sự kiện trên đây, VIETPOWER hy vọng bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức và thông tin hữu ích để có thể tổ chức những sự kiện thành công, ấn tượng với chi phí phù hợp nhất. Nếu bạn có thắc mắc hoặc nhu cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện hãy nhắn tin hoặc gọi ngay cho VIETPOWER để được tư vấn chi tiết và nhanh nhất nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM