Tổ chức tiệc tất niên công ty: Quy trình và chi phí tối ưu

Tiệc tất niên là một trong những hoạt động cuối năm được nhiều công ty, doanh nghiệp tổ chức. Đây không chỉ là bữa tiệc thông thường mà còn giúp mọi người chia sẻ để hiểu nhau hơn. Vậy bạn đã biết cách tổ chức tiệc tất niên chưa? Nếu chưa, hãy cùng VietPower tìm hiểu Quy trình tổ chức tiệc tất niên cho công ty thành công ở bài viết dưới đây!

Tiệc tất niên là gì?

Tiệc tất niên hay còn có tên gọi khác là year end party. Đây là một sự kiện quan trọng thường được tổ chức vào dịp cuối năm. Nhằm mục đích tổng kết một năm làm việc cũng như tri ân, động viên nhân viên. Từ đó tạo cơ hội để tất cả mọi người cùng nhau thư giãn và gắn kết. Ngoài ra, đây là cũng là dịp để các công ty, doanh nghiệp quảng bá hình ảnh thương hiệu của mình. Do đó, việc tổ chức tiệc tất niên cần phải chú ý gây ấn tượng tốt và sang trọng.

Ý nghĩa của tiệc tất niên công ty

Tiệc tất niên công ty không chỉ đơn thuần là một buổi tiệc cuối năm. Nó còn mang lại nhiều ý nghĩa sâu sắc cho công ty, doanh nghiệp và nhân viên. Dưới đây là một vài ý nghĩa nổi bật của tiệc tất tất niên công ty mà bạn có thể tham khảo:

1. Tổng kết và nhìn lại một năm

Ý nghĩa đầu tiên phải nhắn đến khi tổ chức tiệc tất niên công ty là tổng kết, đánh giá thành quả. Bạn sẽ nhìn lại những thành tựu đã đạt được trong năm qua gồm những dự án thành công, mục tiêu hoàn thành. Ngoài ra, cũng là dịp để phân tích những khó khăn, thách thức và rút ra các bài học kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện hơn trong tương lai. Không những vậy, tiệc tất niên công ty còn xác định những hướng đi mới cùng các mục tiêu cần đạt trong những năm tiếp theo.

2. Tri ân, động viên

Tiệc tất niên công ty còn là dịp để doanh nghiệp bày tỏ lòng biết ơn. Cảm ơn sự đóng góp của từng cá nhân cũng như từng bộ phận trong công ty đối với sự thành công chung. Bên cạnh đó, vinh danh và khen thưởng những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong năm. Qua đó, tăng cường tình thần làm việc, tạo động lực để nhân viên phấn đấu hơn trong tương lai.

3. Gắn kết tinh thần đồng đội

Xây dựng các mối quan hệ hiệu quả, tạo cơ hội để mọi người có thể giao lưu, chia sẻ để hiểu về nhau nhiều hơn. Từ đó, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp. Thúc đẩy tinh thần đoàn kết, hợp tác giữa các bộ phận và tạo ra một môi trường làm việc hòa đồng, thân thiện. Đồng thời góp phần xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực, chuyên nghiệp và nhân văn trong môi trường công ty, doanh nghiệp.

4. Vui chơi giải trí

Bên cạnh những ý nghĩa sâu sắc mà tiệc tất niên mang lại. Nó còn thể hiện tính vui chơi giải trí, giúp nhân viên thư giãn, và giải tỏa căng thẳng sau một năm làm việc chăm chỉ, vất vả. Từ đó, tạo không khí vui tươi, đôi động cũng như giúp mọi người cảm thấy thoải mái và hạnh phúc.

5. Tăng cường sự gắn bó

Ý nghĩa cuối cùng của tiệc tất niên công ty là tăng cường sự gắn bó, tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ. Giúp gắn kết mọi người lại gần nhau hơn. Ngoài ra, thúc đẩy lòng trung thành để các nhân viên cảm thấy được quan tâm, trân trọng và có ý thức gắn bó lâu dài với công ty, doanh nghiệp.

Quy trình tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp

Không chỉ đơn giản là một buổi tiệc tất niên thông thường. Nó còn có vai trò quan trọng để giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa và tổng kết lại những chặng đường đã qua. Chính vì vậy, để giúp bạn tổ chức tiệc tất niên thật ấn tượng. VietPower gửi 6 bước quy trình tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp:

Bước 1: Lên kế hoạch tổ chức và ngân sách

Bước đầu tiên trong quá trình tổ chức tiệc tất niên là lên kế hoạch tổ chức chi tiết và ngân sách. Trong đó việc lên kế hoạch tổ chức cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Xác định mục tiêu cho bữa tiệc như gắn kết nhân viên, tổng kết năm cũ hay tri ân nhân viên, khách hàng, đối tác. 
• Xác định đối tượng tham gia bữa tiệc tất niên bao gồm những ai. Ví dụ như toàn bộ nhân viên công ty, khách mời đặc biệt, khách hàng, đối tác,…
• Chốt quy mô, số lượng khách mời để chuẩn bị địa điểm tổ chức, đồ ăn, thức uống cùng các vật dụng khác liên quan.

Bên cạnh đó, ngân sách cho chương trình tiệc tất niên cũng cần lập kế hoạch các hạng mục một cách chi tiết. Điều này sẽ đảm bảo buổi tiệc được diễn ra suôn sẻ. Trong đó các hạng mục chi phí mà bạn cần lưu ý đến, gồm:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức, trong đó còn bao gồm hạng mục trang trí, âm thanh, ánh sáng,…
• Chi phí ăn uống.
• Chi phí văn nghệ chương trình: Tiền thưởng, đạo cụ, trang phục.
• Chi phí quà tặng cho khách mời, quà tặng bốc thăm trúng thưởng.
• Cát xê cho MC, ban nhạc, cộng tác viên,…
• Phí dịch vụ thuê thiết bị.
• Phí phát sinh.

Bước 2: Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên

Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức tiệc tất niên là lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên. Trước hết bạn cần đảm bảo địa điểm có đủ không gian để chứa số lượng khách mời tham gia dự kiến. Sau đó, đảm bảo sự thoải mái cho mọi người. Kiểm tra khả năng phục vụ của địa điểm tổ chức bao gồm số lượng bàn ghế, sân khấu và các khu vực cần thiết cho hoạt động tất niên. Đồng thời, bạn cũng nên tìm những địa điểm có vị trí tiện lợi, thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời. Một vài gợi ý dành cho tiệc tất niên như nhà hàng, khu nghỉ dưỡng, khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện,…

Bước 3: Thiết kế kịch bản và các tiết mục trong tiệc

Để thiết kế kịch bản và các tiết mục trong tiệc tất niên một cách đầy đủ. Bạn cần thực hiện các hạng mục sau:

• Xác định chủ đề của tiệc tất niên, ví dụ như các chủ đề liên quan đến hoạt động công ty, chủ đề theo mùa,…
• Xác định thời gian cho từng phần của hoạt động chương trình.
• Lựa chọn MC để dẫn dắt chương trình hợp với không khí của buổi tiệc.
• Sử dụng một số các tiết mục sáng tạo như trò chơi team building, nhảy flashmob, các tiết mục do nhân viên tự biên tự diễn,…
• Lên chương trình chi tiết: Khai mạc, phát biểu lãnh đạo, trao thưởng, tiệc tối, tiết mục văn nghệ.

Bước 4: Chuẩn bị quà tặng cho nhân viên và khách hàng

Việc chuẩn bị quà tặng cho nhân viên, khách hàng là việc làm thể hiện sự trân trọng, cảm ơn của công ty, doanh nghiệp. Do đó, bạn cần xác định rõ ràng ngân sách để phân bổ cho hợp lý. Ngoài ra, bạn có thể chia quà tặng thành nhiều mức khác nhau để phù hợp với từng đối tượng. Nên chọn những món quà ý nghĩa như kỷ niệm chương, quà lưu niệm, voucher hay quà tặng cá nhân hóa. Điều này sẽ thể hiện sự quan tâm của công ty, doanh nghiệp đến người được nhận. Ngoài ra, bạn cũng nên nhớ đóng gói sao cho thể hiện được sự chuyên nghiệp và tinh tế.

Bước 5: Điều phối chương trình và giám sát sự kiện

Việc điều phối chương trình cũng như giám sát sự kiện, trước hết bạn cần phân công nhiệm vụ cho từng nhân sự trong ban tổ chức. Từ đó đảm bảo chương trình được diễn ra đúng thời gian và kịch bản. Hơn hết bám vào 3 giai đoạn chính bao gồm:

Trước khi bắt đầu tiệc:

• Lập kế hoạch chi tiết: Kịch bản, danh sách khách mời, phân công nhiệm vụ, checklist,…
• Kiểm tra địa điểm.
• Liên hệ với các nhà cung cấp.
• Thông báo cho khách mời.

Trong lúc diễn ra buổi tiệc: 

• Đảm bảo mọi hạng mục được diễn ra đúng kế hoạch.
• Kiểm soát thời gian, giải quyết các vấn đề phát sinh.
• Giao tiếp với MC và nghệ sĩ về thời gian biểu cũng như nội dung chính của buổi tiệc.
• Chăm sóc khách mời.
• Quay phim, chụp ảnh sự kiện,

Sau khi kết thúc buổi tiệc:

• Thu gom đồ đạc đã sử dụng trong sự kiện.
• Thanh toán các hóa đơn còn lại.
• Đánh giá sự kiện: Thu thập ý kiến, rút ra những bài học kinh nghiệm và lập báo cáo tổng kết chương trình tiệc tất niên.

Bước 6: Đánh giá và tổng kết sự kiện

Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp là đánh giá và tổng kết sự kiện. Bước này sẽ giúp bạn rút ra kinh nghiệm và cải thiện chất lượng các chương trình sự kiện tiếp theo. Chính vì vậy, bạn sẽ cần phải chú ý một vài điều ở dưới đây:

• Thu thập phản hồi từ khách mời tham gia bằng cách khảo sát, hộp thư góp ý,…
• Báo cáo từ các bộ phận sự kiện như hậu cần, tài chính, điều hành,…
• Đánh giá các khía cạnh của sự kiện như lên kế hoạch, địa điểm có phù hợp không, đồ ăn thức uống, trang trí, dịch vụ,….
• Rút ra bài học kinh nghiệm.
• Lập báo cáo tổng kết: Tóm tắt quá trình tổ chức, đánh giá kết quả chung với những điểm cần cải thiện và lập kế hoạch hành động. 

Chi phí tổ chức tiệc tất niên và cách tối ưu ngân sách

Tổ chức tiệc tất niên là một trong những hoạt động thường niên được nhiều công ty, doanh nghiệp thực hiện. Nhằm tạo không khí vui vẻ, gắn kết để tri ân nhân viên, khách hàng. Tuy nhiên, chi phí tổ chức tiệc tất niên có thể khá cao. Chính vì vậy, dưới đây là các hạng mục chi phí và cách tôi sưu ngân sách mà bạn cần lưu ý:

1. Chi phí tổ chức tiệc tất niên

Các hạng mục chi phí tổ chức tiệc tất niên mà bạn cần chú ý gồm:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức tiệc tất niên.
• Chi phí thực đơn, phục vụ cho khách mời tham gia.
• Chi phí thuê âm thanh, ánh sáng để phục vụ cho các tiết mục văn nghệ, chiết VCR, trò chơi,..
• Chi phí trang trí sân khấu, không gian, bàn tiệc,…
• Chi phí quà tặng.
• Chi phí thuê MC, ca sĩ, nhóm nhảy hay các nhân sự cộng tác viên chuẩn bị sự kiện.
• Chi phí dịch vụ về phục vụ, bảo vệ, an ninh.
• Các hạng mục chi phí phát sinh như in ấn, thuê các thiết bị vận chuyển.

2. Cách tối ưu ngân sách

Sau khi tham khảo các hạng mục chi phí bạn cần đầu tư. Dưới đây là cách tối ưu ngân sách mà bạn có thể tham khảo:

• So sánh giá cả từ nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ khác nhau để có mức giá tốt nhất cho sự kiện.
• Tự trang trí chuẩn bị hay các món quà nhỏ để tiết kiệm chi phí.
• Tận dụng những nguồn lực sẵn có từ nhân viên tham gia biểu diễn, sử dụng các thiết bị âm thanh, ánh sáng sẵn có từ địa điểm để tránh mất chi phí thuê ngoài.
• Có thể cân nhắc tổ chức tiệc tất niên vào ngày thường để có mức giá ưu đãi khi thuê địa điểm. Tránh các ngày lễ lớn vì có thể xảy ra tình trạng tăng giá.
• Chỉ nên mời những khách mời tham dự cần thiết để đảm bảo chi phí được tối ưu các hạng mục.
• Tối ưu hóa thực đơn bằng cách đặt đủ tránh đặt quá nhiều món ăn không cần thiết.
• Tìm kiếm các nhà đối tác tài trợ để tài trợ một phần hoặc toàn bộ chi phí cho sự kiện. 

Bữa tiệc tất niên cuối năm do VietPower tổ chức thực hiện:

Sự kiện tổ chức tiệc tất niên được thực hiện bởi Công ty Cổ phần Sự kiện VietPower

Những lưu ý khi tổ chức tiệc tất niên

Sau khi tham khảo quy trình các bước tổ chức tiệc tất niên. Để đảm bảo chắc chắn buổi tiệc được diễn ra trơn tru, thành công mỹ mãn. Bạn cần lưu ý một vài vấn đề sau:

• Lên kế hoạch một cách chi tiết bao gồm: Xác định mục tiêu, ngân sách, lựa chọn địa điểm, xác định số lượng khách mời, lên lịch trình chi tiết và chọn chủ đề chính cho sự kiện.
• Chuẩn bị kỹ lưỡng các hạng mục như địa điểm, thực đơn, âm thanh, ánh sáng, trang trí, quà tặng, nhân viên phục vụ,…
• Trong quá trình tổ chức: Đảm bảo an toàn cho khách mời tham dự, giải quyết nhanh chóng những vấn đề phát sinh và hãy nhớ quay phim, chụp ảnh những khoảnh khắc đáng nhớ của buổi tiệc tất niên.
• Sau khi kết thúc tiệc tất niên: Thu gom đồ đạc, thanh toán các hóa đơn còn tồn đọng và đánh giá sự kiện/
• Luôn nhớ tạo không khí vui vẻ, thoải mái để mọi người có thể tận hưởng buổi tiệc.

VietPower – Đơn vị tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp

VietPower là một trong những đơn vị hàng đầu chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện, đặc biệt là các chương trình tiệc tất niên. Với kinh nghiệm dày dặn và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp lâu năm. VietPower đã đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam để tổ chức tiệc tất niên thành công. Đồng thời để lại những ấn tượng sâu sắc trong khách mời khi tham dự. Một vài lý do vì sao bạn nên lựa chọn VietPower là đơn vị tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp gồm:

• Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, sáng tạo và nhiệt huyết. Luôn luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong quá trình tổ chức tiệc tất niên.
• Dịch vụ đa dạng từ A đến Z như: Lên ý tưởng, tìm địa điểm tổ chức, thiết kế sân khấu, chuẩn bị đồ ăn, thức uống, thuê nhân viên phục vụ, quay phim chụp ảnh chương trình,….
• Chất lượng dịch vụ luôn được VietPower đặt lên hàng đầu và đảm bảo chi tiết đều được chăm chút tỉ mỉ. Điều này đảm bảo mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối.
• Cam kết dịch vụ với giá cả tối ưu, hợp lý với ngân sách của khách hàng.

Vừa rồi là bài viết về Tổ chức tiệc tất niên công ty: Quy trình và chi phí tối ưu được VietPower tổng hợp gửi đến bạn. Hy vọng rằng, những thông tin ở trên đã giúp ích được cho bạn trong việc tìm hiểu tổ chức tiệc tất niên công ty. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đến đây, chúc bạn có một tuần làm việc tràn đầy năng lượng.

Nếu có nhu cầu tổ chức tiệc tất niên, sự kiện hay team building. Hãy liên hệ với VietPower để được hỗ trợ và tư vấn 24/7 miễn phí.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

[simple-author-box}