27/11/2023
Tổ chức tọa đàm là hoạt động không còn quá xa lạ đối với nhiều tổ chức và các doanh nghiệp lớn nhỏ. Đây có lẽ là hoạt động không thể thiếu để giúp các thành viên được tiếp cận, học hỏi và chia sẻ nhiều kiến thức và thông tin vô cùng hay ho. Nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức tọa đàm cho doanh nghiệp nhưng chưa biết phải bắt đầu từ đâu thì hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của VietPower về tổ chức tọa đàm: kế hoạch, quy trình tổ chức tọa đàm đầy đủ và chi tiết nhất bạn nhé!
Mục lục
Tổ chức tọa đàm là gì?
Tọa đàm có thể hiểu là một hình thức tổ chức các buổi thảo luận với sự tham gia của nhiều người. Nhằm trao đổi các vấn đề một cách cụ thể. Tổ chức tọa đàm là hoạt động tổ chức các buổi hội họp với nhiều chủ đề chuyên ngành và nhiều quy mô khác nhau. Tọa đàm sẽ là thời gian để các cá nhân có thể cùng nhau chia sẻ thông tin, giải đáp thắc mắc và bàn luận chuyên sâu về một chủ đề. Những ý kiến được đưa ra cũng thường mang tính cá nhân và được dựa trên những thông tin mà người chia sẻ tích lũy được qua quá trình.
Lên kế hoạch tổ chức tọa đàm chi tiết
Để tổ chức được một buổi tọa đàm thành công thì việc lên kế hoạch là vô cùng quan trọng. Một trong những hạng mục đầu tiên bạn cần chuẩn bị đó chính là kịch bản của chương trình. Một kịch bản được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng cũng là điều giúp cho buổi tọa đàm của bạn thêm phần chỉnh chu và thành công. Kịch bản cho một buổi tọa đàm thường bao gồm các nội dung sau:
1. Chủ đề buổi tọa đàm
2. Lựa chọn thời gian tổ chức tọa đàm (ngày, giờ)
Thời gian buổi tọa đàm nên được lên một cách cụ thể đến từng ngày, giờ để người tham dự có thể nắm được một cách chi tiết nhất.
3. Chọn địa điểm tổ chức hội đàm
Địa điểm được lựa chọn cần phù hợp với quy mô của buổi tọa đàm. Nếu số lượng người tham dự của bạn không quá đông thì bạn không nên chọn những không gian quá rộng lớn để tránh không gian bị loãng và các thành viên tham dự không kết nối được với nhau. Ngoài ra, tùy từng chủ đề và mục đích mà bạn có thể lựa chọn tổ chức tọa đàm trong nhà hoặc ngoài trời.
4. Khách mời, người tham dự
Để buổi tọa đàm được đảm bảo nhất về chất lượng thì đối tượng khách mời cần được chọn lọc cụ thể. Sau đó sẽ đến kiểm soát về số lượng khách mời, người tham dự để có thể lựa chọn không gian và chuẩn bị một cách chu đáo nhất. Người tham gia có thể là những người trong cùng lĩnh vực mà bạn muốn trao đổi, hoặc những người trong các lĩnh vực liên quan.
5. Nội dung chính của buổi tọa đàm
Nội dung cần chuẩn bị trước một vài ý chính để mọi người có thể cùng chia sẻ và thảo luận sâu hơn về các vấn đề. Các nội dung chính được đưa ra cần hướng đến 2 đối tượng đó là cho chuyên gia và cho những người cần tiếp thu ý kiến.
6. Tóm tắt nội dung sẽ thảo luận
Việc tóm tắt và đưa ra khung cho buổi thảo luận sẽ giúp người tổ chức nắm được timeline chương trình và kiểm soát hoạt động giúp chương trình không bị vượt quá về thời gian.
Quy trình các bước tổ chức tọa đàm
Để tổ chức một buổi tọa đàm thành công và chuyên nghiệp nhất, bạn cũng cần chuẩn bị tổ chức tọa đàm theo một quy trình nhất định.
Bước 1: Xác định mục đích và mục tiêu cần đạt được sau buổi tọa đàm
Việc xác định rõ mục tiêu sau buổi tọa đàm sẽ giúp bạn có được cái nhìn cụ thể hơn về chương trình. Từ đó đưa ra các kế hoạch cũng như các hoạt động cần thiết trong kịch bản chương trình.
Bước 2: Nội dung của buổi tọa đàm
Cần nắm được nội dung để lựa chọn khách mời và người tham dự cho phù hợp. Ngoài ra còn liên quan đến một số ấn phẩm trong buổi tọa đàm
Bước 2: Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức
Nên lựa chọn thời gian phù hợp với các khách mời. Địa điểm cũng nên ưu tiên những điểm đến dễ dàng di chuyển, không gian phù hợp với số lượng người tham dự. Trách việc chọn không gian quá rộng hoặc quá hẹp.
Bước 3: Lên kịch bản và dự trù chi phí
Lên kịch bản các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình một cách cụ thể và càng chi tiết càng tốt. Bên cạnh đó là một bảng dự trù chi phí cần thiết, với các thông tin về những hạng mục cần sử dụng trong chương trình, bên cạnh là các thông số và mức giá cần phải chi
Bước 4: Lên danh sách người tham dự
Lên danh sách khách mời, người tham sự để ấn định số lượng thành viên cũng như để chuẩn bị thiệp mời hoặc các phần quà một cách chu đáo nhất.
Bước 5: Tổ chức chương trình, dẫn dắt cuộc thảo luận
Khi bắt đầu vào buổi tọa đàm sẽ rất khó để kiểm soát thời gian và thời lượng chương trình. Chính vì vậy việc dẫn dắt trong buổi tọa đàm là vô cùng quan trọng. Bạn cần kiểm soát được khi nào cần trao đổi và khi nào nên đổi sang chủ đề khác để phân tích.
VietPower – Đơn vị tổ chức tọa đàm chuyên nghiệp
Không chỉ được biết đến là đơn vị tổ chức team building chuyên nghiệp và hấp dẫn, VietPower còn được nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn để tổ chức các buổi tọa đàm chuyên sâu vô cùng uy tín. Ghi ấn tượng với phong cách làm việc chuyên nghiệp, tác phong nhanh nhẹn và một quy trình bài bản, VietPower luôn nhận được nhiều đánh giá tốt của khách hàng trong và sau khi sử dụng dịch vụ. Bên cạnh việc tổ chức các chương trình tọa đàm lớn nhỏ thì tại VietPower cũng cung cấp thêm các dịch vụ như:
- Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chọn gói: Year end party, gala dinner, ngày hội thể thao, hội thảo, hội nghị,…
- Tổ chức team building hấp dẫn, độc đáo
- Cho thuê đồ chơi team building giá rẻ
- Cho thuê trang thiết bị sự kiện đa dạng, chuyên nghiệp
Với mỗi sự tin tưởng và hài lòng của khách hàng đều là những động lực to lớn giúp VietPower phát triển hơn nữa.
Trên đây là những chia sẻ cực chi tiết của VietPower về tổ chức tọa đàm. VietPower mong rằng với những thông tin trên có thể giúp bạn hiểu hơn về cơ chế cũng như quy trình tổ chức tọa đàm.
Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức tọa đàm chuyên nghiệp và uy tín, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với VietPower để được hỗ trợ và tư vấn 24/7 bạn nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.
Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
