Tổ chức hội thảo là hình thức diễn ra phổ biến trong các công ty, doanh nghiệp. Các buổi hội thảo tạo ra nhằm giúp người tham gia có cơ hội học hỏi, trao đổi kiến thức tốt hơn. Vậy tổ chức hội thảo gồm những bước gì? Với kinh nghiệm của VietPower, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn Quy trình 10 bước tổ chức hội thảo chi tiết từ A – Z. Cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Tổ chức hội thảo là gì?
Tổ chức hội thảo là quá trình lên kế hoạch, triển khai một sự kiện. Có mục đích giao lưu, trao đổi thông tin và chia sẻ kiến thức giữa các chuyên gia với người có quan tâm đến một lĩnh vực cụ thể. Hội thảo thường diễn ra một khoảng thời gian ngắn, tập trung vào một chủ đề cụ thể dưới dạng: thuyết trình, tranh luận, thảo luận,…
Mục tiêu của tổ chức hội thảo là tạo cho người tham dự để học hỏi, trao đổi kiến thức. Đồng thời có thể xây dựng các mối quan hệ chuyên môn. Ngoài ra, việc tổ chức hội thảo cũng thu hút những khách hàng tiềm năng trong tương lai và tăng giá trị hình ảnh thương hiệu cho các công ty, doanh nghiệp.
Các hình thức tổ chức hội thảo phổ biến
Hội thảo là sự kiện được tổ chức thường xuyên tại các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Bạn có biết những hình thức tổ chức hội thảo nào không? Dưới đây là 5 hình thức tổ chức hội thảo phổ biến nhất được VietPower tổng hợp lại, bạn có thể tham khảo nhé!
1. Hội thảo trực tiếp
Hội thảo trực tiếp là một hình thức truyền thống nhất. Trong đó những người tham gia sẽ tập trung tại một địa điểm cụ thể. Hội thảo trực tiếp giúp người tham dự có cơ hội được gặp gỡ nhau, trao đổi và thảo luận trực tiếp.
2. Hội thảo trực tuyến
Sau khi covid-19 kết thúc, những hình thức tổ chức hội thảo, sự kiện thông qua internet ngày càng phổ biến. Người tham dự chỉ cần tham gia từ xa thông qua các thiết bị thông minh như: điện thoại di động, máy tinh,… Dù bạn ở bất kỳ đâu cũng có thể tham gia một cách nhanh chóng tiện lợi. Hội thảo trực tuyến sẽ bao gồm các buổi thuyết trình trực tiếp, nhắn tin và các hoạt động online đa dạng khác nhau.
3. Hội thảo hỗn hợp
Hội thảo hỗn hợp là hình thức kết hợp giữa hội thảo trực tiếp và hội thảo trực tuyến với nhau. Người tham dự có thể tham gia trực tiếp tại địa điểm hội thảo hoặc từ xa thông qua kết nối trực tiếp. Với hình thức này đem đến nhiều thuận tiện trong việc chia sẻ kiến thức tới mọi người.
4. Hội thảo trong ngành
Hội thảo trong ngành là hình thức tổ chức hội thảo dành riêng cho một ngành nghề, lĩnh vực cụ thể như: Giáo dục, y tế, xây dựng,… Hội thảo trong ngành thường tập trung vào các vấn đề chuyên môn sâu rộng. Điều này tạo ra cơ hội cho những người tham dự được thu nạp kiến thức, kinh nghiệm hay và mở rộng mạng lưới kiến thức.
5. Hội thảo quốc tế
Đây là hình thức tổ chức có quy mô lớn, thu hút nhiều người tham gia từ khắp nơi trên thế giới. Hội thảo quốc tế thường nhằm tạo điều kiện cho các chuyên gia, nhà nghiên cứu giao lưu và trao đổi hợp tác trên cấp độ quốc tế.
Những hình thức trên đều phụ thuộc vào mục tiêu của hội thảo, số lượng người tham gia, ngân sách và nhiều yếu tố khác. Chính vì vậy, bạn hãy cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn hình thức để tổ chức hội thảo cho doanh nghiệp của mình nhé.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
10 bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
VietPower đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hội thảo. Chính vì vậy, chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn 10 bước tổ chức buổi hội thảo chuyên nghiệp nhất. Bạn có thể tìm hiểu ở bên dưới đây:
Bước 1: Xác định mục tiêu
Đầu tiên trong bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp bạn phải cần xác định rõ ràng mục tiêu. Từ đó, sẽ giúp bạn định hình được chủ đề, nội dung và đối tượng người tham dự phù hợp. Qua đó, việc tổ chức hội thảo sẽ bám sát được kế hoạch chương trình, giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp, chỉn chu hơn.
Bước 2: Lập kế hoạch
Sau khi đã xác định được mục tiêu, bạn hãy lập kế hoạch chi tiết cho hội thảo. Trong bản kế hoạch sẽ có các hạng mục cơ bản như:
- Mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo.
- Kịch bản, nội dung chính trong buổi hội thảo.
- Địa điểm, thời gian tổ chức.
- Quy mô danh sách khách mời tham gia.
- Dự trù chi phí tổ chức.
- Lên chương trình cụ thể của buổi hội thảo.
Xem chi tiết: Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo thành công chi tiết 2024
Bước 3: Xác định ngân sách
Xác định nguồn ngân sách cho buổi hội thảo. Điều này sẽ giúp bạn dự trù chi phí, lựa chọn các dịch vụ tiện ích phù hợp với buổi hội thảo. Đồng thời, tránh được các phát sinh chi phí không đáng có.
Bước 4: Tìm đối tác, nhà tài trợ
Tìm kiếm các đối tác, nhà tài trợ có liên quan để hỗ trợ tài chính, quảng bá hay cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khác cho hội thảo. Việc này sẽ giúp ngân sách của bạn bớt được một phần.
Bước 5: Xây dựng chương trình
Tiếp theo, bạn cần xây dựng chương trình chi tiết cho buổi hội thảo. Nội dung chi tiết sẽ bao gồm các điều cơ bản như: Danh sách bài thuyết trình, buổi thảo luận, các hoạt động mở rộng và giờ giải lao.
Bước 6: Chuẩn bị nội dung
Lựa chọn các diễn giả, nghiên cứu nội dung để chuẩn bị các tài liệu tham khảo liên quan cho buổi hội thảo.
Bước 7: Quản lý lượng người tham dự
Hãy tạo các hình thức đăng ký và quản lý người tham dự một cách hợp lý. Trong đó bao gồm các công việc như: Thu thập thông tin, xác nhận lời mời tham dự, cung cấp hướng dẫn cho người tham dự (nếu cần). Việc này sẽ giúp bạn nắm bắt rõ số lượng người tham gia để thuê địa chủ tổ chức một cách hợp lý hơn.
Bước 8: Quảng bá hội thảo
Với hình thức tổ chức hội thảo mở không phải riêng tư, việc quảng bá tiếp thị cũng rất cần thiết. Bạn nên quảng bá hội thảo thông qua các kênh truyền thông, mạng xã hội, công cụ tiếp thị thu hút khác. Điều này sẽ tiếp cận được những khách hàng, người tham dự tiềm năng.
Bước 9: Chuẩn bị kỹ thuật
Chuẩn bị các thiết bị, công nghệ cần thiết cho hội thảo gồm các hạng mục cơ bản như:
- Setup sân khấu, bục đứng.
- Dịch vụ đi kèm: Tiệc teabreak, dịch vụ đưa đón,…
- Hệ thống âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp.
- Nhân sự hỗ trợ sự kiện.
- Media truyền thông quay chụp.
- Chuẩn bị các ấn phẩm, tài liệu cho hội thảo.
- Thiết kế thư mời và gửi cho khách mời tham dự.
Bước 10: Đánh giá và tổng kết
Đánh giá hiệu quả của hội thảo dựa trên các mục tiêu đặt ra, thu thập phản hồi từ người tham dự. Tổng kết kinh nghiệm và học hỏi từ buổi hội thảo. Điều này sẽ giúp bạn cải thiện cho các sự kiện trong tương lai.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Kinh nghiệm tổ chức hội thảo từ A – Z
Để giúp bạn tổ chức hội thảo một cách thành công và thuận lợi. VietPower sẽ chia sẻ một vài kinh nghiệm cần lưu ý khi cho bạn về cách tổ chức hội thảo chuyên nghiệp. Cùng tìm hiểu ở dưới đây nhé:
1. Lên kế hoạch, lịch trình chi tiết
Lập kế hoạch chi tiết cho hội thảo đảm bảo các hạng mục cơ bản như thời gian, địa điểm và thời lượng chương trình. Đảm bảo rằng lịch trình phù hợp với mục tiêu, đáp ứng nhu cầu của người tham dự.
2. Lựa chọn địa điểm
Chọn địa điểm phù hợp với quy mô, yêu cầu của hội thảo. Hãy đảm bảo rằng, địa điểm tổ chức có đủ không gian, trang thiết bị kỹ thuật và tiện nghi để đáp ứng các nhu cầu của khách mời tham dự.
3. Lựa chọn đội ngũ tổ chức
Xác định các vai trò cần thiết cho sự kiện bao gồm: MC (người dẫn dắt), diễn giả, đối tác, nhân viên hỗ trợ. Phân chia mỗi người có nhiệm vụ rõ ràng sẽ giúp buổi hội thảo dược diễn ra suôn sẻ hơn.
4. Chuẩn bị kỹ thuật
Kiểm tra và chuẩn bị các thiết bị kỹ thuật như: âm thanh, ánh sáng, trình chiếu và kết nối internet trước khi hội thảo diễn ra. Đảm bảo rằng mọi thiết bị hoạt động tốt và được kiểm tra trước khi bắt đầu.
Theo dõi thêm chương trình mà VietPower đã thực hiện:
Sự kiện tổ chức hội thảo được thực hiện bởi Công ty Cổ phần Sự kiện VietPower
VietPower – Đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp uy tín
VietPower là một đơn vị tổ chức sự kiện, hội thảo uy tín không chỉ riêng miền Bắc mà còn phủ rộng khắp cả nước. VietPower đang dần trở thành cái tên được nhiều khách hàng, đối tác doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Đến với chúng tôi bạn sẽ có được các đặc quyền hấp dẫn như:
- Thực hiện quy trình tổ chức bài bản, gói gọn nhanh chóng.
- Đội ngũ nhân sự trẻ trung có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
- Luôn luôn hỗ trợ, tư vấn khách hàng hết mình 24/7.
- Sở hữu các thiết bị hiện đại, giá tốt cùng hệ thống đồ game team building đa dạng.
- Xây dựng kịch bản độc đáo,…
Vừa rồi là bài viết về Quy trình 10 bước tổ chức hội thảo chi tiết từ A – Z được VietPower chia sẻ. Mong rằng, những thông tin sẽ giúp ích được cho bạn trong việc tổ chức hội thảo. Nếu có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với VietPower để được tư vấn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết tới đây, chúc bạn một ngày vui vẻ!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
