Cách tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm độc đáo nhất 2023

Tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm là một sự kiện quan trọng của mỗi tổ chức, doanh nghiệp với mục đích nhìn lại một năm đã qua, đồng thời vinh danh bộ phận, cá nhân có thành tích xuất sắc. Để tổ chức một hội nghị tổng kết cuối năm chuyên nghiệp, ngoài việc sáng tạo kịch bản thật ý nghĩa, bạn còn phải nắm rõ quy trình các bước tổ chức. Dưới đây là gợi ý của VietPower về cách để tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm độc đáo nhất. Đọc ngay để vận dụng cho hội nghị tổng kết cuối năm sắp tới của doanh nghiệp nhé!

Tham khảo ngay: Tổ chức hội nghị là gì? Cách hình thức tổ chức hội nghị

Ý tưởng tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm

Tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm là một cách để doanh nghiệp tạo không gian thoải mái, vui vẻ để mọi người giao lưu, trò chuyện; đồng thời động viên, vực dậy tinh thần của cán bộ, nhân viên sau một năm làm việc và cống hiến cho doanh nghiệp. Chính vì thế, sự kiện hội nghị tổng kết cuối năm sẽ không có một mô típ nhất định mà có thể linh hoạt sáng tạo tùy theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp. Dưới đây là 3 ý tưởng được các doanh nghiệp ưa thích khi tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm.

Mời bạn đọc: Cách tổ chức tiệc tất niên cuối năm chuyên nghiệp

1. Tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm kết hợp du lịch team building

Những năm gần đây, các doanh nghiệp khá ưa chuộng việc kết hợp du lịch team building với hội nghị tổng kết cuối năm, vừa là để “thưởng” cho nhân viên, vừa là để tổng kết cuối năm. Địa điểm được lựa chọn để tổ chức hội nghị thường sẽ là các bãi biển hoặc các resort có không gian cho tổ chức sự kiện. Với sự kết hợp này, cán bộ, nhân viên tại doanh nghiệp vừa được tham quan, check in cùng nhau tại các điểm du lịch, vừa được cùng nhau chơi các trò chơi rèn luyện thể chất, gắn kết đồng đội, vừa có khoảng không gian tại hội nghị để cùng nhau tổng kết và rút ra những bài học sâu sắc. 

Liệu bạn đã biết: Team building là gì?

2. Tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm kết hợp tri ân khách hàng

Kết hợp hội nghị tổng kết cuối năm với tổ chức tiệc tri ân khách hàng là cách mà doanh nghiệp vẫn hay áp dụng khi tổ chức hội nghị cuối năm. Đây được xem là sự kết hợp hoàn hảo và mang lại rất nhiều ý nghĩa cho doanh nghiệp. Với sự kiện này, ngoài việc tri ân cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp và tri ân khách hàng đối tác, doanh nghiệp còn muốn tạo không gian để kết nối doanh nghiệp và khách hàng, đưa khách hàng đến gần hơn và hiểu hơn về văn hoá doanh nghiệp. 

Kịch bản tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm

Địa điểm tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm

1. Địa điểm tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm tại HN

• Trung tâm Tiệc cưới – Hội nghị và Sự kiện HAPU (81 Vũ Trọng Phụng, Thanh Xuân, Hà Nội): Trung tâm sự kiện HAPU được thiết kế với 2 sảnh, sảnh Luxury được thiết kế theo phong cách trẻ trung, hiện đại, sảnh Ruby lại theo phong cách tân cổ điển. Bên cạnh đó, với sức chứa lên đến 800 khách, đây là địa điểm thích hợp để tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm. 
• Nhà hàng Softwater (42 đường 9, tập thể F361 An Dương, Tây Hồ, Hà Nội): đây là địa điểm tổ chức sự kiện với không gian ngoài trời rộng rãi và được thiết kế đẹp mắt, có sức chứa 200 – 300 khách, thích hợp cho hội nghị tổng kết cuối năm có quy mô nhỏ. 

2. Địa điểm tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm tại Hồ Chí Minh

• Khu du lịch Văn Thánh (Điện Biên Phủ, Phường 25, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh): Là một trong những địa điểm tổ chức sự kiện có diện tích lớn nhất tại Hồ Chí Minh với tổng diện tích hơn 77.000 m2, khu du lịch Văn Thánh có sức chứa lên đến 2000 người cùng một lúc, rất thích hợp để tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm kết hợp team building.
• Tàu Bến Nghé (5 Nguyễn Tất Thành, Phường 12, Quận 4, Hồ Chí Minh): Đây là địa điểm tổ chức sự kiện khá độc đáo với không gian thoáng mát bên bờ sông Sài Gòn. Với sức chứa lên tới 1000 người cùng những dịch vụ cao cấp, việc tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm trên Tàu Bến Nghé sẽ đem lại cho mọi người những trải nghiệm mới mẻ và thú vị.

3. Bãi biển thích hợp để tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm

Khi lựa chọn bãi biển để tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm, bạn nên lựa chọn những bãi biển có bãi cát dài, nằm ở phía nam Việt Nam. Bởi cuối năm tại miền bắc và miền trung đang là mùa đông, thời tiết khá lạnh. Việc tổ chức sự kiện ngoài trời trong khoảng thời gian 2-3 tiếng dưới thời tiết lạnh của mùa đông miền bắc dễ ảnh hưởng đến sức khỏe của khách mời tham gia sự kiện. 

Dưới đây là một số bãi biển phía Nam, thích hợp để tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm:

• Bãi Dài – Phú Quốc: Được biết đến như một thiên đường với nắng vàng, nước mát, bờ cát trải dài, Bãi Dài là địa điểm thích hợp để tổ chức các sự kiện team building, hội nghị tổng kết cuối năm. 
• Bãi biển Hồ Tràm – Vũng Tàu: Khoảng thời gian cuối năm là lúc Hồ Tràm bước vào mùa khô, nước biết trong veo, bãi cát dài và bằng phẳng. Với ưu điểm là sự phát triển đầu tư của hàng loạt resort, khách sạn đạt chuẩn từ 4 – 5 sao, Hồ Tràm chắc chắn là địa điểm tổ chức sự kiện hoàn hảo cho các nhà tổ chức sự kiện và doanh nghiệp.

Quy trình các bước tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm

Bước 1: Xác định chủ đề

Bước đầu tiên và không thể thiếu khi tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm, đó là xác định được chủ đề hội nghị rõ ràng và cụ thể. Việc xác định chính xác chủ đề là cơ sở để triển khai các bước tiếp theo của quy trình tổ chức sự kiện. Chủ đề sự kiện thường xoay quanh việc làm nổi bật hình ảnh, văn hoá doanh nghiệp.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch chi tiết

Bước tiếp theo của quy trình tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm là xây dựng kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Tại bước này, bạn cần thực hiện các công việc dưới đây: 

• Xác định mục đích tổ chức hội nghị
• Xây dựng ý tưởng tổ chức hội nghị
• Xây dựng kịch bản chi tiết
• Lên danh sách khách mời 
• Dự kiến thời gian, địa điểm tổ chức
• Dự trù kinh phí cho tổ chức hội nghị
• Liên hệ đặt tiệc
• Xây dựng phương án dự phòng rủi ro

Bước 3: Chuẩn bị tổ chức

Sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước như trên, việc tiếp theo cần làm để tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm là chuẩn bị cho sự kiện. 

• Truyền thông cho sự kiện
• Gửi giấy mời tham gia sự kiện
• Trang trí sự kiện, sắp xếp bàn ghế
• Setup sân khấu, âm thanh, ánh sáng, máy móc cần thiết cho sự kiện

Bước 4: Tiến hành tổ chức

Khi tiến hành tổ chức hội nghị, điều phối sự kiện luôn phải bám sát kịch bản để vận hành sự kiện một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, giám sát cũng luôn theo dõi công việc của từng bộ phận, từng cá nhân để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch. Trong trường hợp có xảy ra các sự cố phát sinh, giám sát sẽ nhanh chóng báo lại cho điều hành để kịp thời xử lí.

Bước 5: Kết thúc chương trình

Sau khi kết thúc chương trình, ban tổ chức sẽ nhanh chóng thu dọn đồ đạc, dọn dẹp vệ sinh và bàn giao địa điểm. Sau từ 1 – 2 ngày, nên có một buổi đánh giá, rút kinh nghiệm để nhìn nhận lại và rút ra bài học, hạn chế sai sót khi tổ chức các hội nghị tiếp theo cho doanh nghiệp. 

VietPower – Công ty tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm

VietPower là công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp tại Việt Nam. Với hơn 5 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower đã cơ hội phục vụ hơn 100 khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, điển hình như: BIDV, Samsung, Vietcombank,.. cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện tri ân khách hàng tốt nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất. 

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
• Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
• Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
• Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện tri ân khách hàng, VietPower còn cung cấp rất nhiều dịch vụ khác như: tổ chức hội nghị, hội thảo; khai trương, khánh thành, team building, ngày hội gia đình, Year End Party…

Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM