11/09/2024
Kịch bản tổ chức sự kiện là yếu tố tạo nên sự thành công của chương trình sự kiện. Nếu như bạn vẫn chưa biết phải viết kịch bản tổ chức sự kiện sao cho hấp dẫn. Hãy cùng VietPower tìm hiểu ngay ở bài viết dưới đây!
Mục lục
Tại sao cần có kịch bản tổ chức sự kiện?
Kịch bản tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố có vai trò quan trọng không thể thiếu trong sự kiện. Nó được coi là bản công việc nêu rõ chi tiết, hoạt động được diễn ra trong sự kiện. Dưới đây là một số lý do vì sao bạn cần có kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết:
1. Đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi
Việc sở hữu kịch bản tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn đảm bảo chương trình, hoạt động được diễn ra thuận lợi, suôn sẻ hơn. Mỗi hoạt động từ khâu mở đầu đến khi kết thúc đều sẽ được lên kế hoạch cụ thể. Giúp bạn tránh được các sai sót không đáng có. Ngoài ra, kịch bản sự kiện sẽ phân công công việc rõ ràng. Mỗi thành viên sẽ biết rõ nhiệm vụ của mình, giúp mọi người được phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả hơn. Hơn hết còn kiểm soát các hoạt động theo trình tự cụ thể theo thời gian, diễn ra theo đúng tiến độ.
2. Tăng sự chuyên nghiệp
Khi đã chuẩn bị kịch bản chi tiết, kỹ lưỡng bạn sẽ được đánh giá cao và chuyên nghiệp trong ban tổ chức. Đồng thời, đảm bảo sự kiện diễn ra được trôi chảy và gây ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách mời. Không những vậy, thương hiệu của doanh nghiệp tổ chức cũng tăng độ thiện cảm với cộng đồng nhờ sự chuyên nghiệp này.
3. Điều chỉnh dễ dàng
Khi chuẩn bị kịch bản, bạn cũng có thể thay đổi, điều chỉnh linh hoạt các chi tiết trong kịch bản. Điều này sẽ giúp sự kiện đi theo hướng phù hợp với nhu cầu của khách hàng hơn. Bên cạnh đó, bạn có thể kiểm soát tình huống trong các trường hợp phát sinh sự cố. Giúp bạn nhanh chóng đưa ra quyết định, xử lý tình huống một cách nhanh chóng.
4. Đánh giá được hiệu quả mang lại
Sau khi chương trình sự kiện kết thúc, bạn có thể so sánh các kết quả thực tế và với kịch bản. Điều này sẽ đánh giá hiệu quả của từng hoạt động trong chương trình sự kiện. Từ đó, bạn có thể rút ra những kinh nghiệm, bài học cho các lần tổ chức sự kiện tiếp theo.
5. Quản lý ngân sách hiệu quả
Lý do cuối cùng vì sao bạn nên cho kịch bản chương trình tổ chức sự kiện đó là quản lý ngân sách hiệu quả. Một kịch bản tốt sẽ giúp bạn dự trù được các chi phí cho hạng mục. Đảm bảo không phát sinh những chi phí, ngân sách cho hạng mục không cần thiết. Ngoài ra, việc phân bổ một ngân sách hợp lý cũng là cách để bạn tối ưu hóa chi phí cho chương trình sự kiện.
Quy trình xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện
Việc xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện là điều kiện “then chốt” để đảm bảo chương trình sự kiện được diễn ra thành công. Dưới đây là quy trình chi tiết xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo:
1. Xác định mục tiêu và đối tượng của sự kiện
Trước hết, bạn cần xác định mục tiêu của chương trình sự kiện. Bạn đang muốn đạt được những gì qua việc tổ chức sự kiện này? Mục tiêu về chương trình có thể là truyền thông thương hiệu, ra mắt sản phẩm mới,… hoặc tạo không khí vui vẻ cho mọi người. Bạn cũng có thể sử dụng mô hình SMART để lập mục tiêu một cách rõ ràng và hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, việc xác định đối tượng tham gia sự kiện cũng quan trọng. Việc này sẽ khiến bạn hiểu rõ đối tượng bạn đang nhắm đến và lựa chọn hoạt động phù hợp.
2. Lựa chọn ý tưởng, chủ đề sự kiện
Tiếp theo việc lựa chọn ý tưởng và chủ đề sự kiện sẽ giúp bạn đảm bảo xuyên suốt chương trình có sự tổng thể, liền mạch. Về ý tưởng, bạn nên tìm kiếm và lựa chọn những ý tưởng độc đáo, hấp dẫn để tạo điểm nhấn trong sự kiện. Quá đó, bạn sẽ chốt được chủ đề phù hợp với nhu cầu của khách hàng đối với sự kiện của họ.
3. Xây dựng kế hoạch chi tiết
Để kịch bản được diễn ra đầy đủ, rõ ràng bạn không thể bỏ qua bước xây dựng kế hoạch. Trong đó, các hạng mục này bạn cần chú ý hơn cả, bao gồm:
- Thời gian, địa điểm tổ chức: Xác định thời gian diễn ra sự kiện và địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô, tính chất của chương trình sự kiện.
- Ngân sách: Hãy lập bảng dự toán chi phí chi tiết cho từng từng hạng mục mà bạn cần sử dụng. Ví dụ như địa điểm, hệ thống âm thanh ánh sáng,….
- Lập danh sách khách mời và gửi thư mời trước khi sự kiện được diễn ra.
- Xây dựng một danh sách bao quát các hoạt động có thể diễn ra trong chương trình. Mỗi hoạt động sẽ có người phụ trách, thời gian diễn ra hay các yêu cầu về trang thiết bị.
- Timeline sự kiện: Lập một bảng thời gian biểu chi tiết cho từng hoạt động. Điều này sẽ giúp sự kiện được diễn ra theo đúng tiến độ.
4. Kiểm tra điều chỉnh
Cuối cùng, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng lại kịch bản đảm bảo không có gì sai sót. Bên cạnh đó, luôn luôn sẵn sàng điều chỉnh kịch bản khi có bất kỳ thay đổi nào có thể xảy ra. Nhìn chung, khâu kiểm tra điều chỉnh kịch bản cũng rất quan trọng nên bạn cần chú ý hơn vào bước cuối cùng này nhé!
Xem thêm: Các bước lập một kế hoạch tổ chức sự kiện thành công
Các loại kịch bản tổ chức sự kiện phổ biến
Dưới đây là 3 loại kịch bản tổ chức sự kiện phổ biến nhất mà bạn có thể tham khảo ở dưới đây:
1. Kịch bản sự kiện tổng quát (Agenda)
Kịch bản sự kiện tổng quát hay còn được gọi là Agenda. Kịch bản tổng quát sẽ mang đến cho bạn những cái nhìn toàn diện, định hướng tổ chức các hoạt động một cách thuận lợi và thành công. Tránh làm tình trạng chồng chéo công việc lên nhau hay bỏ sót một hạng mục nào. Hơn hết nhờ vào kịch bản agenda bạn có thể kiểm soát tiến trình công việc dễ dàng hơn. Đồng thời thể hiện tính chuyên nghiệp trong quy trình tổ chức sự kiện.
Một kịch bản sự kiện tổng quát sẽ bao gồm các hạng mục công việc như:
- Thông tin chung về sự kiện: Tên sự kiện, địa điểm tổ chức, thời gian bắt đầu và kết thúc, chủ đề chính,…
- Timeline công việc chi tiết: Thời gian, hạng mục công việc, người phụ trách, dụng cụ cần có,….
- Các thông tin khác như: Lịch trình dự phòng, liên hệ khẩn cấp,..
2. Kịch bản sự kiện chi tiết (MC Script)
Đối với kịch bản sự kiện chi tiết hay còn gọi là MC Script, đây là loại kịch bản ghi rõ các lời thoại, hành động,… của người dẫn chương trình MC. Đây sẽ là văn bản để MC dựa vào để điều khiển mạch cảm xúc cho chương trình sự kiện. Đồng thời, đảm bảo nội dung của MC script luôn hấp dẫn, sáng tạo và cuốn hút người nghe.
Một kịch bản MC script sẽ bao gồm các hạng mục cơ bản như:
- Thông tin chung về sự kiện: Tên sự kiện, chủ đề, địa điểm tổ chức và thời gian bắt đầu/ kết thúc tổ chức sự kiện.
- Giới thiệu MC gồm tên và vai trò trong sự kiện.
- Lời giới thiệu mở đầu: Lời chào, cảm ơn, giới thiệu khách mời,…
- Nội dung chính của các phần: Khai mạc, phần sự kiện chính,… và bế mạc.
- Lời thoại của MC các câu dẫn nối chương trình.
- Các tín hiệu cho âm thanh, ánh sáng,…
- Chuẩn bị một vài câu hỏi để ứng phó với các tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
3. Kịch bản kỹ thuật
Kịch bản kỹ thuật hay còn được gọi là kịch bản cho âm thanh, ánh sáng. Đây sẽ là nội dung kịch bản gồm yêu cầu kỹ thuật cho từng hoạt động sự kiện chi tiết để đội ngũ kỹ thuật thực hiện. Họ sẽ là những người đồng bộ, thực hiện một cách chính xác nhất và đảm bảo cho sự thành công của chương trình. Một kịch bản kỹ thuật sẽ bao gồm:
- Tên mỗi hoạt động trong sự kiện.
- Thời gian dự kiến của mỗi hoạt động.
- Yêu cầu về kỹ thuật như số lượng, chất lượng âm thanh, công suất, hiệu ứng ánh sáng, đường di chuyển đèn,…
- Yêu cầu về sân khấu: Vị trí của các bối cảnh, đạo cụ, vị trí của diễn giả/ khách mời,….
- Các yêu cầu khác như màn led, máy chiếu, video, hình ảnh visual,…
Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện
Viết kịch bản sự kiện không chỉ đơn giản là liệt kê các hoạt động. Mà nó còn là thể hiện, tạo trải nghiệm đáng nhớ cho khách mời tham gia. Dưới đây là một vài lưu ý khi viết kịch bản sự kiện mà bạn nên tham khảo:
- Hiểu rõ mục tiêu chính của sự kiện.
- Xây dựng một câu chuyện, chọn chủ đề chính cho suốt sự kiện để có sự liên kết mạch lạc cho kịch bản.
- Lên kế hoạch chi tiết như thời gian, địa điểm, trang trí, MC, tiết mục hoạt động, khách mời,…
- Viết kịch bản chi tiết bao gồm phần giới thiệu, phần chính, phần kết và lời thoại cho MC.
- Luôn luôn đọc lại, kiểm tra tính mạch lạc và logic của kịch bản.
- Tổng duyệt trước khi diễn ra sự kiện để sửa lại những chỗ chưa tốt trong kịch bản.
- Cần có sự linh hoạt để khi có sự cố xảy ra có thể khắc phục được.
Các mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện
Dưới đây là 5 mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện phổ biến nhất mà bạn có thể tham khảo:
1. Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện chung
| STT | Hạng mục | Nội dung | Chi tiết |
| 1 | Đón khách | Đón khách | – Bố trí nhân sự đón khách. – Trang trí hội trường/ địa điểm tổ chức sự kiện. (Nếu có) |
| Ổn định vị trí | Xác nhận khách mời | ||
| 2 | Khai mạc | Stanby | – MC ổn định khách mời vào vị trí ngồi của mình. – Gửi lời chúc chương trình sự kiện. |
| Tiết mục văn nghệ chào mừng | Giới thiệu các tiết mục văn nghệ diễn ra trong chương trình sự kiện. | ||
| Đại diện lãnh đạo phát biểu | Đại diện lãnh đạo công ty chia sẻ và phát biểu trong chương trình sự kiện. | ||
| 3 | Trong tiệc | Nâng ly và khai tiệc | – MC mời tất cả khách mời cùng nâng ly chúc mừng. – Khai tiệc. |
| Ban nhạc hòa tấu | Ban nhạc hòa tấu nhẹ nhàng các bài nhạc để khách mời dùng tiệc. | ||
| Lễ tôn vinh | – MC mời đại diện ban lãnh đạo lên trao thưởng các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc. – Thực hiện lễ tôn vinh và trao thưởng. | ||
| Ca nhạc | Ca sĩ, ban nhạc hoặc DJ thực hiện và giao lưu cùng khán giả. | ||
| Trò chơi | – MC điều hành những trò chơi độc lạ tại sân khấu. – Khuấy động không khí cho khách mời tham gia. | ||
| Lucky number | Hoạt động dành cho những người may mắn bằng hình thức quay số trao quà. | ||
| 4 | Bế mạc | MC kết thúc sự kiện | Tổ chức trao quà bế mạc và tiễn khách ra về. |
2. Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện hội thảo
| STT | Thời lượng | Hạng mục | Nội dung | Phụ trách |
| 1 | 30 phút | Đón khách mời | – Chào đón khách mời và hướng dẫn vào trong sự kiện. – Hướng dẫn check in, chụp ảnh cho khách mời. – Đưa khách mời vào vị trí ngồi. | – Lễ tân. – Hậu cần. – Toàn bộ ekip sự kiện. – Bảo vệ. |
| 2 | 15 phút | Khai mạc | – Văn nghệ chào mừng. – Tuyên bố lý do tổ chức. – Giới thiệu ban lãnh đạo, khách mời tham gia. | – Đội văn nghệ. – MC. |
| 3 | 120 phút | Thảo luận, tọa đàm | Diễn giả cùng các chuyên gia, khách mời cùng tham gia thảo luận các vấn đề. | – MC. – Diễn giả. – Chuyên gia. – Khách mời tham dự. |
| 4 | 15 phút | Nghỉ giải lao | – Nghỉ giải lao. – Dùng tiệc teabreak. | – Lễ tân. – Hậu cần. |
| 5 | 60 phút | Giải đáp | Diễn giả, chuyên gia trả lời các câu hỏi mà khách mời đặt. | – MC. – Diễn giả. – Chuyên gia. – Khách mời tham dự. |
| 6 | 15 phút | Tổng kết | Tổng kết lại các vấn đề đã trao đổi ở trong buổi hội thảo. | – MC. – Diễn giả. – Chuyên gia. |
| 7 | 10 phút | Bế mạc | – MC thông báo kết thúc chương trình. – Gửi lời cảm ơn, tạm biệt đến khách mời. – Trao quà tặng cảm ơn (Nếu có) | – MC. – Lễ tân. |
3. Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện tiệc tất niên cuối năm
| STT | Thời gian | Hạng mục | Chi tiết |
| 1 | 18h00 – 18h15 | Đón khách mời | – Lễ tân, PG đón khách mời từ sảnh chính vào vị trí ghế ngồi đã được sắp xếp. – Màn hình chiếu clip giới thiệu công ty. |
| 2 | 18h15 – 18h30 | Khai mạc | – Văn nghệ mở màn. – MC giới thiệu chương trình tiệc tất niên. – Đại diện ban giám đốc lên phát biểu. |
| 3 | 18h30 – 18h45 | Phát video clip | – MC giới thiệu đến video clip: Hành trình phát triển của công ty [Số năm]. – Các đại biểu, khách mời chia sẻ tổng kết sau 1 năm trải qua. |
| 4 | 18h45 – 19h00 | Tuyên dương | – MC mời đại biểu lên sân khấu để trao thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong năm. – Phát nhạc tặng thưởng, vinh danh. |
| 5 | 19h00 – 19h40 | Dùng tiệc | – Lên bàn tiệc để bắt đầu dùng tiệc. – Văn nghệ trong bữa tiệc. – Dọn bàn tiệc. |
| 6 | 19h40 – 20h00 | Trò chơi giải trí | – MC làm quản trò. – Các trò chơi đồng đội, thử tài,… để khuấy động bầu không khí chương trình. |
| 7 | 20h00 – 20h10 | Giao lưu văn nghệ | Các tiết mục văn nghệ do nhân viên công ty thực hiện. |
| 8 | 20h10 – 20h30 | Bế mạc | – MC gửi lời cảm ơn và kết thúc chương trình. – Khách mời lên sân khấu chụp ảnh lưu niệm. – Bế mạc sự kiện. |
4. Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện ngày hội gia đình
| STT | Thời gian | Nội dung chi tiết |
| 1 | 16h00 – 16h30 | – Mascot, hoạt náo viên sẽ hướng dẫn các gia đình check in vào sự kiện. – Tặng quà chào mừng. – Hướng dẫn đến khu vực vui chơi nhẹ nhàng trước khi vào sự kiện chính thức. |
| 2 | 16h30 – 16h40 | – Các thành viên tại các gia đình tập trung vào sân khấu để khởi động bắt đầu chương trình ngày hội gia đình. – Đại diện ban lãnh đạo đứng lên phát biểu. |
| 3 | 16h40 – 18h00 | Tự do, vui chơi các hoạt động trò chơi mà ban tổ chức đã sắp xếp cho sẵn. |
| 4 | 18h00 – 18h30 | – Dành thời gian nghỉ ngơi. – Thay trang phục để tham gia gala dinner. |
| 5 | 18h30 – 19h15 | – Dùng tiệc, – Bật nhạc nhẹ. – Thưởng thức các tiết mục văn nghệ đặc sắc. |
| 6 | 19h15 – 19h45 | Các hoạt động diễn ra trong gala dinner của ngày hội gia đình:
|
| 7 | 19h45 – 20h30 | – Trình diễn tiết mục văn nghệ. – Trình diễn tiết mục ảo thuật. – Thử tài các trò chơi trên sân khấu và nhận quà tặng. |
| 8 | 20h30 | Kết thúc chương trình. |
5. Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện khai trương
| STT | Thời gian | Nội dung chi tiết |
| 1 | 7h00 – 7h45 | Thời gian chuẩn bị các công tác hạng mục công việc cho lễ cúng khai trương. |
| 2 | 7h45 – 8h00 | – Đón khách mời. – Phỏng vấn truyền thông: Đại diện bên khai trương. |
| 3 | 8h00 – 8h05 | – Tiết mục văn nghệ khuấy động bầu không khí. – Múa lân sư rồng. |
| 4 | 8h05 – 8h10 | – Tuyên bố lý do tổ chức lễ khai trương. – Giới thiệu các đại biểu, khách mời có mặt trong buổi lễ khai trương. |
| 5 | 8h10 – 8h20 | Đại diện bên khai trương phát biểu cảm nghĩ cũng như chia sẻ cảm xúc. |
| 6 | 8h20 – 8h30 | Mời KOL chia sẻ cảm nghĩ về sản phẩm, dịch vụ của [Tên đơn vị tổ chức khai trương]. |
| 7 | 8h30 – 8h45 | – Các đại biểu cắt băng khai trương sự kiện. – Chụp hình lưu niệm. |
| 8 | 8h45 – 9h00 | – Trình diễn các tiết mục văn nghệ khai trương. – Sử dụng tiệc trà teabreak. |
| 9 | Sau 9h00 | – Tham quan không gian mới khai trương. – Phỏng vấn truyền thông khách hàng. |
Vừa rồi là bài viết được VietPower chia sẻ cho bạn biết về các mẫu kịch bản tổ chức sự kiện. Hy vọng rằng, những thông tin ở trên đã giúp ích được cho bạn trong việc tiếp cận các kịch bản sự kiện hấp dẫn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một tuần làm việc vui vẻ!
Nếu bạn có mong muốn tổ chức sự kiện, team building. Hãy liên hệ vớ VietPower theo thông tin liên hệ dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho bạn miễn phí 24/7.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building. Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
