Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành chuẩn chi tiết nhất

Kế hoạch tổ chức lễ khánh thành đóng vai trò quan trọng giúp cho buổi lễ diễn ra thành công. Bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp buổi lễ chuyên nghiệp, thể hiện tầm vóc và sự đầu tư. Qua đó thu hút được sự chú ý và ấn tượng tốt đẹp đối với khách mời tham dự. Bài viết dưới đây, VietPower gợi ý đến bạn mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành chi tiết. 

Xem chi tiết: Tổ chức lễ khánh thành: Quy trình, kịch bản và chi phí tổng hợp

Cách lên kế hoạch tổ chức lễ khánh thành

1. Xác định quy mô

Quy mô sẽ xác định mức độ phức tạp của chương trình. Từ đó dẫn đến dự toán chi phí và nguồn lực cần thiết. Nếu muốn tạo ấn tượng mạnh mẽ và quảng bá thương hiệu, quy mô lớn là lựa chọn hợp lý. Tuy nhiên, quy mô lớn cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tổ chức chặt chẽ. 

2. Lên ý tưởng và chủ đề chính cho chương trình

Việc lên ý tưởng và chủ đề chính cho lễ khánh thành đòi hỏi sự tinh tế và sáng tạo. Nó phản ánh mục đích và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, từ đó tạo ra sự kết nối với khách mời. Nội dung cần được đặc biệt chú trọng để tạo điểm nhấn và gợi ý cho sự kiện. Chủ đề phải phản ánh rõ ràng thông điệp và mục tiêu của doanh nghiệp.

3. Lên danh sách khách mời

Số lượng và chất lượng khách mời sẽ ảnh hưởng đáng kể đến thành công của sự kiện. Nếu có đông đủ khách mời, sự kiện sẽ trở nên sôi động và thu hút nhiều sự chú ý. Ngược lại, nếu thiếu khách mời, buổi lễ có thể trở nên nhạt nhòa và thiếu sự hứng khởi. Kiểm soát số lượng khách mời cũng giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp, tránh tình trạng tràn lan và chi phí không cần thiết. Hơn nữa, việc quản lý số lượng khách mời cũng đảm bảo an ninh và trật tự trong sự kiện.

4. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức lễ khánh thành

Việc chọn cuối tuần và cân nhắc yếu tố tâm linh đảm bảo sự tham dự đông đủ. Địa điểm tổ chức nên liên quan trực tiếp đến công trình mới hoàn thành, tạo sự kết nối và ý nghĩa đặc biệt. Tuy nhiên, cũng cần xem xét đến tiện ích và sức chứa của địa điểm. Thời gian sự kiện thường nên vào cuối tuần và buổi sáng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi lại hình ảnh đẹp và ấn tượng.

5. Lập kịch bản lễ khánh thành

Kịch bản cụ thể hóa các hoạt động từ đón tiếp khách mời, múa lân sư rồng, phát biểu của đại diện doanh nghiệp, đến nghi thức cắt băng khánh thành và văn nghệ biểu diễn. Tiệc tùng và tặng quà khách mời cũng là phần không thể thiếu trong kịch bản. Việc này giúp tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ và có ấn tượng tốt đối với khách mời, góp phần tăng cường hình ảnh và uy tín cho doanh nghiệp.

6. Xác định nguồn nhân lực và phân công công việc

Mỗi nhân sự được giao nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với khả năng và vị trí. Điều này đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả trong việc thực hiện các hoạt động của sự kiện. Trong danh sách nhân sự, cần có MC, nhân viên lễ tân, phục vụ, đội kỹ thuật và bộ phận an ninh để đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được quản lý và thực hiện một cách chuyên nghiệp.

7. Tổng hợp những việc cần làm trước khi buổi lễ diễn ra

Trước khi buổi lễ khánh thành diễn ra, công ty cần thực hiện một loạt các công việc chuẩn bị. Đầu tiên là xin giấy phép tổ chức từ cơ quan thẩm quyền để đảm bảo sự kiện diễn ra hợp pháp và an toàn. Tiếp theo, công ty cần triển khai chiến dịch truyền thông để quảng bá thương hiệu trên các phương tiện như mạng xã hội và thông cáo báo chí. Công việc in ấn backdrop, thiệp mời cũng cần được thực hiện kỹ lưỡng. Ngoài ra, chuẩn bị trang thiết bị, thuê bộ cắt băng, đội ngũ nhân sự và chuẩn bị tiệc trà hoặc tiệc mặn là những bước quan trọng giúp sự kiện diễn ra thành công.

8. Dự trù kinh phí

Cần đưa ra một ước tính chi tiết về các khoản chi phí cần thiết, bao gồm chi phí thiết bị, nhân sự, tiệc tùng và các chi phí phát sinh khác. Việc phân bổ nguồn ngân sách một cách hợp lý và phù hợp giúp đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi và hiệu quả. Đồng thời, việc dự trù kinh phí cũng giúp quản lý tài chính hiệu quả, tránh tình trạng vượt quá ngân sách và đảm bảo tính bền vững của doanh nghiệp trong hoạt động tổ chức sự kiện.

Xem chi tiết: Quy trình nghi thức cắt băng khánh thành chi tiết từ A – Z

Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành chi tiết

1. Lựa chọn thời gian, địa điểm khánh thành

Việc lựa chọn thời gian và địa điểm cho buổi lễ khánh thành là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện này. VietPower đã tổng hợp và đưa ra các ngày tốt như Ngày Tốc Hỷ, Ngày Đại Cát, và Ngày Đại An để tổ chức lễ khánh thành. Ngày Tốc Hỷ được coi là ngày tốt để khởi công, khai trương, mang lại may mắn và thành công. Ngày Đại Cát mang lại nhiều điều tốt lành và tài lộc cho doanh nghiệp. Còn Ngày Đại An là ngày mang lại sự yên bình và thành công kéo dài. Doanh nghiệp nên sử dụng lịch vạn niên hoặc nhờ VietPower để chọn ngày khánh thành tốt nhất.

2. Chạy truyền thông cho lễ khánh thành

Kế hoạch truyền thông cho buổi lễ khánh thành đòi hỏi sự rõ ràng và chiến lược. Doanh nghiệp có thể sử dụng các kênh như Facebook, Youtube và các loại nội dung như bài viết, video, infographic. Chiến lược giảm giá, ưu đãi, và quà tặng cũng cần được áp dụng để thu hút khách hàng. Trong ngành spa, việc tổ chức hoạt động trải nghiệm dịch vụ là một cách hiệu quả để khách hàng có trải nghiệm thực tế và đánh giá sản phẩm. Điều này giúp tạo ra sự thu hút và tăng cơ hội tiếp cận với đối tượng khách hàng tiềm năng.

3. Xác định số lượng khách tham dự

Để tổ chức buổi lễ khánh thành thành công, việc xác định số lượng khách tham dự là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch cụ thể cho việc sắp xếp địa điểm, số lượng ghế, bàn tiệc và tiệc teabreak dựa trên số lượng khách. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thứ được chuẩn bị trước đúng mức và tránh tình trạng thiếu hoặc thừa. Ngoài ra, cần tính đến số khách hàng tiềm năng không có trong danh sách khách mời để đưa ra các biện pháp thích hợp, như tăng cường chương trình quảng bá để thu hút thêm đối tượng này.

4. Checklist các hạng mục

Trước khi diễn ra lễ khánh thành, việc kiểm tra và giám sát các hạng mục là điều cần thiết.  Những thứ cần có cho ngày lễ khánh thành như backdrop, in ấn các banner, bàn ghế, bộ  băng kéo nghi thức khánh thành, hệ thống âm thanh, ánh sáng, nhân sự… Tất cả đều phải  hoàn thành và được chạy thử trước khi ngày khánh thành chính thức diễn ra.

5. Lên ngân sách cho kế hoạch tổ chức lễ khánh thành

Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

• Địa điểm 
• Đồ ăn thức uống
• Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)
•  Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc, màn hình…)
• Văn nghệ 
• Setup
• Thiết kế, in ấn 
• Photo, camera
• Nhân sự 
• Game, quà tặng
• Đi lại, vận chuyển
• Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời)
• Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
• Chi phí dự phòng

6. Kịch bản

• Kịch bản đường dây

Kịch bản đường dây là bản tóm tắt về các tiết mục và nội dung của buổi lễ khánh thành. Liệt kê mọi tiết mục, sắp xếp theo trình tự logic. Đồng thời, ước tính thời gian cho từng tiết mục cũng như cho toàn bộ chương trình. Việc này giúp quản lý và giám sát có cái nhìn tổng quan về buổi lễ.

• Kịch bản lời dẫn MC 

Đây là kịch bản riêng được thiết kế cho MC. Kịch bản gồm tất cả những lời dẫn theo diễn  biến của từng hoạt động trong kịch bản đường dây.

• Kịch bản kỹ thuật

Kịch bản kỹ thuật là tài liệu chi tiết về các yếu tố kỹ thuật trong chương trình. Bao gồm thông tin về thời lượng của từng tiết mục, âm thanh và ánh sáng, màn hình trình chiếu. Mỗi tiết mục sẽ có người phụ trách cụ thể, như người quản lý âm thanh, ánh sáng,.. 

7. Kế hoạch chuẩn bị trước buổi khánh thành

• Trước ngày tổ chức 

Trước ngày tổ chức, việc lập danh sách khách mời và khảo sát địa điểm là ưu tiên hàng đầu. Tiếp theo là thiết kế và in các vật phẩm như thư mời, banner, backdrop và sơ đồ tổ chức lễ. Quá trình in ấn và phát thiệp mời cũng cần được hoàn thành kịp thời. Đồng thời, cần xin giấy phép treo banner và giấy phép thuê địa điểm từ Sở văn hóa và du lịch. 

• Tiến hành thi công, trang trí buổi lễ

Các công việc được phân chia rõ ràng và tiến hành một cách có hệ thống. Bên ngoài khu vực lễ, việc treo banner, bandroll, cờ phướn và cờ. Khu vực cổng chào được trưng bày lịch lãm với cổng hơi, cột barie, thảm đỏ. Trong khu vực lễ, việc lắp đặt sân khấu, backdrop, thảm trải và trang trí bàn ghế, bàn tiếp tâ,.. Cảm bảo không gian trở nên sang trọng và chuyên nghiệp. Các khu vực khác như khu vực khánh thành và khu vực tiệc cũng được chuẩn bị kỹ lưỡng.

8. Thực hiện nghi thức cúng và khấn khánh thành

• Mâm cúng khánh thành

Mâm cúng khánh thành là phần không thể thiếu trong nghi lễ khai trương. Đây là cách thể hiện lòng biết ơn và cầu mong sự thịnh vượng cho doanh nghiệp. Các loại lễ vật như trái cây, hoa, và các loại thức ăn truyền thống như bánh kẹo, chè, xôi đều được sắp xếp gọn gàng trên mâm cúng. Đèn cầy, nhang trầm cũng là phần quan trọng để tạo không khí linh thiêng và trang nghiêm. 

• Bài văn khấn khánh thành 

 Kính thưa Chín Phương Trời, Mười Phương Chư Phật và tất cả các Thần linh cao cả trên trời dưới đất,

Hôm nay, tôi thành tâm đến dâng lễ và kính cầu cho việc khai trương gian hàng mới của mình tại địa chỉ: ………. (địa chỉ). Tôi là ………. (chức vụ của tôi).

Trong niềm thành tâm này, tôi cầu mong sự ban phước và phù trợ của Quan Đương Niên, Quan Đương Cảnh, Thần Linh Thổ Địa, Định Phúc Táo Quân, Long Mạch, và tất cả các Thần Linh trong vùng này.

Xin các vị linh thiêng xuống trước án, nhận lễ vật và chứng giám lòng thành của chúng tôi. Chúng tôi dâng cúi xin các vị phù hộ cho việc kinh doanh của chúng tôi hanh thông, thuận lợi, và đem lại lộc tài vượng tiến.

Chân thành mời các Tiền chủ, Hậu chủ, Hương Linh, và các Thần linh khác ngự trên vùng này đến thụ hưởng lễ vật và phù trì cho công việc buôn bán của tôi được suôn sẻ và may mắn.

Tôi thành kính dâng lễ, mong được phù hộ và sự độ trì của các vị.

Chân thành cảm tạ và kính chào.

9. Tiến hành tổ chức lễ khánh thành

• Chào đón khách mời 

Đội ngũ nhân sự PG, PB được chia thành 3 nhóm có nhiệm vụ cụ thể. Từ đón khách từ cổng, tiếp tân, đến hướng dẫn khách đỗ xe và nhận hoa, quà. Màn hình LCD chiếu hình ảnh công ty và đối tác tạo ấn tượng mạnh mẽ. Đội lân múa tạo không khí phấn khích và truyền thống. 

• Tiết mục văn nghệ

Tiết mục văn nghệ được tổ chức một cách linh hoạt và lôi cuốn. MC giữ vai trò ổn định buổi lễ và giới thiệu lý do của sự kiện. Màn múa Lân – Sư – Rồng khai mạc với sự hoành tráng và may mắn. Tiếp theo là các tiết mục ca hát, múa nhảy để làm nóng không khí và thu hút sự chú ý của khán giả. 

• Khai mạc 

Buổi khai mạc là phần quan trọng để giới thiệu các vị khách quý và đại biểu. Việc trình chiếu video về quá trình thành lập và phát triển của công ty giúp tôn vinh lịch sử và thành tựu của doanh nghiệp. Phát biểu của lãnh đạo doanh nghiệp và các khách quý là chia sẻ cảm nghĩ và lời chúc mừng. Đồng thời là cơ hội để truyền đạt thông điệp và giá trị của công ty đến khách hàng.

• Cắt băng khánh thành 

Cắt băng khánh thành thể hiện sự khai trương và bắt đầu hoạt động của doanh nghiệp. Việc mời lãnh đạo và các đơn vị cắt băng tạo ra một cảm giác trang trọng và phấn khích. Sự kết hợp với pháo hoa hoặc bong bóng nổ thêm phần phô trương và lãng mạn. Nghi thức khui sâm banh và chiêu đãi khách sau đó là cách tốt để tạo dựng mối quan hệ và gây ấn tượng với khách hàng.

• Kết thúc buổi lễ 

Buổi lễ kết thúc trong bầu không khí hân hoan và ấm áp. Các đại biểu, khách mời dành thời gian chụp ảnh lưu niệm cùng ban tổ chức và nhau để ghi lại những khoảnh khắc đẹp của sự kiện. Tiếp theo, nhân viên được bố trí sẵn sàng để hỗ trợ khách mời ra xe, đón xe an toàn. 

Ở đây có: Dịch vụ cho thuê băng khánh thành chất lượng giá tốt 2024

VietPower – Đơn vị tổ chức lễ khánh thành uy tín

VietPower là công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức lễ khánh thành. Là đơn vị có gần 10 năm năm kinh nghiệm trong việc tổ chức các lễ khánh thành thành công. Tự hào có đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, sáng tạo, giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp. VietPower luôn mang đến cho khách hàng những giải pháp tổ chức lễ khánh thành hoàn hảo nhất. Đồng thời đáp ứng mọi yêu cầu và mong đợi của quý khách.

VietPower cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói bao gồm:

• Lên ý tưởng và kịch bản cho lễ khánh thành
• Thiết kế và thi công backdrop, sân khấu
• Cung cấp trang thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Dịch vụ MC, PG, ca sĩ, vũ công
• Dịch vụ quay phim, chụp ảnh

VietPower cam kết mang đến cho quý khách dịch vụ tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp. Chúng tôi luôn cập nhật những xu hướng mới nhất mang đến cho khách hàng những lễ khánh thành sáng tạo và độc đáo nhất.

Trên đây là chia sẻ về mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành mà VietPower gửi tới bạn. Hy vọng với thông tin trên sẽ giúp bạn phần nào hiểu biết về kế hoạch cụ thể. Qua đó giúp xây dựng được bản kế hoạch hoàn chỉnh, góp phần tổ chức thành công lễ khánh thành. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào cũng như cần tìm đơn vị tổ chức uy tín. Liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.