23/02/2024
Việc tổ chức một sự kiện hội nghị chưa bao giờ là dễ dàng nếu như bạn không có kinh nghiệm, kỹ năng trong nghề. Chính vì vậy, dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo là một giải pháp tối ưu, phù hợp với mọi nhu cầu của khách hàng. Để giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về dịch vụ này, cùng theo dõi bài viết Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp ở dưới đây nhé!
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Mục lục
Giới thiệu về dịch vụ tổ chức hội nghị
Tổ chức hội thảo hội nghị là những hoạt động phổ biến của doanh nghiệp hay nhà nước. Mục đích nhằm giao lưu, trao đổi thông tin, chia sẻ kiến thức và kết nối trong cộng đồng hay một ngành nghề cụ thể. Đồng thời là cơ hội để quảng bá hình ảnh, sản phẩm của mình đến đối tác, khách hàng. Tổ chức hội nghị đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ lưỡng, lên kế hoạch cẩn thận và đảm bảo sự suôn sẻ để sự kiện đạt được mục tiêu đề ra.
Để một sự kiện hội nghị, hội thảo diễn ra tốt đẹp đòi hỏi kinh nghiệm, kỹ năng cao. Do đó, các dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo được ra đời và đáp ứng đủ yếu tố tổ chức sự kiện. Các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị chuyên nghiệp sẽ cung cấp:
- Lên kế hoạch, thiết kế sự kiện: Xác định mục tiêu của hội nghị. Sau đó đề xuất ý tưởng, lập kế hoạch chi tiết và thiết kế chương trình.
- Quản lý địa điểm và đăng ký: Hỗ trợ trong việc chọn địa điểm tổ chức. Đàm phán hợp đồng, quản lý đăng ký và những thủ tục giấy tờ liên quan.
- Thiết kế, tạo ra ấn phẩm quảng cáo: Các bên đơn vị sẽ hỗ trợ thiết kế, in ấn các ấn phẩm phục vụ cho việc trang trí. Tạo sự chú ý và ấn tượng đến khách hàng, đối tác.
- Quản lý chương trình: Đảm bảo chương trình diễn ra một cách suôn sẻ. Điều phối các hoạt động và dịch vụ đồng thời giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Cung cấp dịch vụ kỹ thuật: Hỗ trợ và cung cấp các thiết bị kỹ thuật cần thiết cho chương trình. Ví dụ như âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, thiết bị trình chiếu,…
Các loại hình thức tổ chức hội nghị hội thảo
Dựa vào mục tiêu của chương trình đem đến, có rất nhiều hình thức để tổ chức hội nghị hội thảo. Tuy nhiên để liệt kê thì rất nhiều, VietPower sẽ giới thiệu cho bạn một vài hình thức cơ bản và phổ biến nhất. Cùng tìm hiểu xem hội nghị, hội thảo có những hình thức nào dưới đây:
1. Hội nghị thượng đỉnh
Đối với hội nghị thượng đỉnh thường được tổ chức quy mô lớn có sự góp mặt của những nguyên thủ quốc gia. Đây thường là diễn đàn đàm phán, thảo luận những vấn đề “nóng” trong xã hội. Ví dụ như an ninh, chính trị, kinh tế, môi trường.
Mục tiêu chính cho hội nghị này là thảo luận và đưa ra những quyết định quan trọng. Ngoài ra, hội nghị thượng đỉnh sẽ yêu cầu sự nghiêm túc nhất định, chỉn chu. Vì việc này sẽ hướng tới sự giao thương và tạo mối quan hệ hữu nghị, hợp tác bền vững giữa các quốc gia với nhau.
2. Hội thảo khoa học
Hội thảo khoa học được tổ chức cho những nhà khoa học, chuyên gia và những người quan tâm đến một lĩnh vực khoa học cụ thể. Hình thức này hướng tới việc thảo luận hay công bố kết quả nghiên cứu khoa học của cá nhân hoặc tổ chức.
Hình thức hội thảo này là cơ hội tuyệt vời để mọi người có thể học hỏi những điều mới mẻ, hợp tác với nhau để chia sẻ thông tin. Đồng thời cũng là cánh quảng bá các công trình nghiên cứu khoa học. Thúc đẩy sự phát triển của khoa học và công nghệ.
3. Hội nghị doanh nghiệp
Tổ chức hội nghị doanh nghiệp là nơi để các doanh nghiệp trao đổi thông, chia sẻ kinh nghiệm và thảo luận. Những hoạt động này bổ trợ cho việc bàn bạc những chiến lược, đưa ra các quyết định quan trọng cho doanh nghiệp. Đồng thời, tổ chức hội nghị giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp có góc nhìn tổng quan và tình hình kinh tế chung.
4. Hội thảo workshop
Hội thảo workshop là phương thức trao đổi về kiến thức hay những phương pháp của một lĩnh vực chuyên ngành nào đó. Thông thường, chủ đề trong workshop sẽ được các chuyên gia, diễn giả có kinh nghiệm đến chia sẻ và trao đổi với mọi người.
Tổng quan, một hội thảo workshop sẽ chia thành 2 giai đoạn chính:
- Giai đoạn 1: Khách mời là những diễn giả, chuyên gia chia sẻ kinh nghiệm của họ.
- Giai đoạn 2: Thực hiện các màn giao lưu, hỏi đáp với khán giả.
5. Hội nghị tổng kết cuối năm
Hội nghị tổng kết cuối năm là hoạt động được các doanh nghiệp tổ chức thường niên 1 năm một lần. Mục đích của hội nghị này là thông báo kết quả kinh doanh. Định hướng phát triển và kế hoạch mục tiêu trong những năm tiếp theo.
6. Hội nghị ra mắt sản phẩm
Hội nghị lễ ra mắt sản phẩm được tổ chức với mục đích đưa sản phẩm mới đến đối tác, khách hàng và giới truyền thông. Đây chính là cơ hội để doanh nghiệp mang sản phẩm của mình đến những khách hàng tiềm năng tốt hơn. Từ đó tạo ra tỉ lệ mua hàng cao. Ngoài ra cũng lan tỏa được thương hiệu đến công chúng.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tổ chức hội nghị
Việc sử dụng dịch vụ tổ chức hội nghị mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức, doanh nghiệp muốn tổ chức một sự kiện thành công. Dưới đây là một số lợi ích bạn có thể tìm hiểu:
1. Dày dặn kinh nghiệm, chuyên nghiệp
Các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp đã có kinh nghiệm và kiến thức trong việc tổ chức sự kiện. Họ sẽ biết cách lên kế hoạch, quản lý và giải quyết vấn đề một cách chuyên nghiệp. Đồng thời giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, thành công.
2. Tiết kiệm thời gian, công sức
Việc thuê một đơn vị chuyên nghiệp giúp bạn tổ chức hội nghị từ A đến Z sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian. Đồng thời không khiến bạn phải tốn công sức để đàm phán với các đối tác, quản lý chi tiêu, điều phối hay các công việc tổ chức khác.
3. Mối quan hệ tốt với đối tác, nhà tài trợ
Thông thường, những đơn vị tổ chức hội nghị sẽ có mối quan hệ rất tốt với các đối tác, nhà tài trợ liên quan. Điều này có thể giúp bạn đàm phán hợp đồng tốt hơn, tận dụng các cơ hội hợp tác.
4. Tạo ấn tượng chuyên nghiệp
Hầu hết các hội nghị, hội thảo được các đơn vị bên ngoài tổ chức sẽ chuyên nghiệp, tinh tế và tạo ấn tượng tốt hơn. Việc này góp phần khách hàng, đối tác hay những người tham dự có cái nhìn tốt về thương hiệu của mình. Đồng thời tăng cơ hội kết nối, mở rộng mối quan hệ.
5. Đảm bảo sự kiện diễn ra thành công hiệu quả
Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo giúp bạn đảm bảo được sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ. Bên cạnh đó, chắc chắn đạt được mục tiêu đề ra cho chương trình. Đồng thời mang lại giá trị cho người tham dự.
Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo tại VietPower
VietPower là một trong những đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện. Do đó, dưới đây là quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo được VietPower chia sẻ để bạn có thể tham khảo.
1. Xác định mục tiêu chương trình
Việc xác định mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp bạn định hình được chủ đề, kịch bản hay đối tượng khách mời tham gia phù hợp. Từ đó, việc tổ chức hội nghị, hội thảo sẽ đi theo bám sát kế hoạch chương trình một cách chuyên nghiệp.
2. Lập kế hoạch chi tiết
Kê tiếp bạn cần chuẩn bị một bản kế hoạch thật chi tiết cho việc tổ chức hội nghị, hội thảo. Trong đó các mục cơ bản của bản kế hoạch sẽ bao gồm. Mục tiêu, kịch bản (hay nội dung chính), địa điểm tổ chức, quy mô khách mời, chi phí,…
3. Thiết lập ngân sách
Nắm bắt ngân sách của khách hàng. Từ đó, bạn có thể dựa vào những yêu cầu để dự trù chi phí một cách tốt nhất. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những phát sinh những chi phí không đáng có.
4. Xây dựng chương trình
Với chương trình của hội nghị, hội thảo bạn nên xây dựng chi tiết nội dung cho chương trình. Có thể như chủ đề thảo luận, bài thuyết trình hay đơn giản là các hoạt động giải lao, tiệc trà teabreak giữa giờ. Ngoài ra, bạn có thể để các diễn giả, chuyên gia chuẩn bị các tài liệu của họ.
5. Quản lý người tham dự
Hãy rà soát người tham dự bằng cách xác nhận thiệp mời hoặc điền form đăng ký. Điều này sẽ giúp ban tổ chức nắm rõ số lượng người tham gia một cách dễ dàng. Không những vậy còn lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp và quản lý một cách hiệu quả hơn.
6. Chuẩn bị kỹ thuật
Các công việc chuẩn bị kỹ thuật sẽ bao gồm một số các hạng mục cần thiết để tổ chức một sự kiện bất kỳ, không chỉ là hội nghị. Ví dụ như setup sân khấu, hỗ trợ hệ thống âm thanh ánh sáng, nhân sự chạy sự kiện. Hoặc media quay chụp truyền thông.
Xem thêm:
VietPower – Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp
Tự tin là một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp hàng đầu cả nước. VietPower sở hữu những thế mạnh để khách hàng có thể tin tưởng, lựa chọn làm người bạn đồng hành trong những chương trình sự kiện. Hãy xem VietPower có thế mạnh gì ở dưới đây nhé:
1. Lên ý tưởng, kịch bản chương trình
Đến với VietPower bạn sẽ được đội ngũ nhân viên sáng tạo, chuyên nghiệp lên ý tưởng, kịch bản độc đáo. Đảm bảo những chương trình diễn ra một cách hấp dẫn, ấn tượng mà không trùng với các chủ đề trước đó.
2. Thiết kế thi công sân khấu, backdrop
Không chỉ sáng tạo trong việc lên ý tưởng, kịch bản. Bạn còn được hỗ trợ về ý tưởng thiết kế để thi công sân khấu, in ấn backdrop. Điều này tạo ra không gian đẹp mắt, thu hút ánh nhìn của khách mời tham dự. Những khách hàng của VietPower đã tin tưởng hợp tác phải kể đến như: Viettel, Masan, Napas,…
3. Cung cấp âm thanh ánh sáng
Bên cạnh đó, chúng tôi luôn cung cấp những thiết bị có kỹ thuật tân tiến nhất. Đặc biệt là hệ thống âm thanh ánh sáng, một trong những yếu tố góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện. Với kinh nghiệm của đội ngũ nhân sự VietPower. Đảm bảo chương trình sự kiện diễn ra suôn sẻ, ấn tượng hơn. Ngoài ra, yếu tố media truyền thông quay chụp cũng được chúng tôi đáp ứng nhu cầu rất nhiệt tình.
4. Cung cấp bàn ghế hội nghị hội thảo
Tham gia vào một sự kiện hội nghị, hội thảo chắc chắn khách mời của bạn phải ngồi lâu. Chính vì vậy, VietPower đảm bảo cung cấp những bộ bàn ghế chất lượng. Ưu tiên sự thoải mái cho khách mời tham dự hội nghị, hội thảo lên hàng đầu.
5. Cung cấp nhân sự
Cuối cùng, đội ngũ nhân sự VietPower luôn thể hiện tính chuyên nghiệp, tỉ mỉ và linh hoạt để hỗ trợ sự kiện. Bao gồm trước quá trình sự kiện diễn ra hay quản lý đến phục vụ, hỗ trợ kỹ thuật. Không những vậy chúng tôi còn cung cấp MC sự kiện, PG, PB, vũ đoàn,… Do đó, bạn có thể an tâm tham gia hội nghị mà không phải lo khâu tổ chức nào.
Trên đây là bài viết về Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp. Mong rằng những thông tin VietPower vừa cung cấp sẽ giúp ích cho bạn về lợi ích dịch vụ tổ chức hội nghị mang lại. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc bạn một ngày tràn đầy năng lượng.
Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với VietPower để được tư vấn 24/7 nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.
Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
