Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện – Hướng dẫn từ A đến Z

Lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là bước quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu ngân sách và đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch. Một bản dự trù rõ ràng, chi tiết không chỉ hỗ trợ việc phân bổ hạng mục hợp lý mà còn giúp hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình triển khai. Vì vậy, VietPower sẽ hướng dẫn chi tiết cách xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện.

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là gì?

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đóng vai trò như bản kế hoạch tài chính giúp kiểm soát toàn bộ chi phí cho chương trình.

  • Tổng hợp tất cả hạng mục chi phí: Từ địa điểm, âm thanh ánh sáng, trang trí, nhân sự, hậu cần đến chi phí truyền thông và dự phòng phát sinh.
  • Ước tính ngân sách tổng thể: Giúp doanh nghiệp nắm rõ số tiền cần chuẩn bị trước khi triển khai sự kiện.
  • Phân bổ chi phí hợp lý: Mỗi hạng mục được tách riêng, dễ dàng theo dõi và điều chỉnh khi cần.
  • Kiểm soát rủi ro tài chính: Giảm thiểu việc vượt ngân sách nhờ có khoản dự phòng và dự trù rõ ràng.
  • Tăng tính minh bạch khi làm việc với nhà cung cấp: Các mức chi phí được liệt kê cụ thể, dễ thương lượng và đối chiếu.
  • Đảm bảo sự kiện vận hành đúng kế hoạch: Giúp ban tổ chức chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị và điều phối.
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đóng vai trò như bản kế hoạch tài chính giúp kiểm soát toàn bộ chi phí cho chương trình
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đóng vai trò như bản kế hoạch tài chính giúp kiểm soát toàn bộ chi phí cho chương trình

Các hạng mục chính trong bảng dự trù kinh phí

Để lập một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chính xác và chuyên nghiệp, việc xác định đầy đủ các hạng mục chi tiêu là vô cùng quan trọng. Mỗi hạng mục đại diện cho một phần chi phí khác nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến tổng ngân sách và chất lượng chương trình. Khi phân tách rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi phí, tối ưu nguồn lực và hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình triển khai.

1. Chi phí thuê địa điểm

Chi phí thuê địa điểm là hạng mục quan trọng quyết định quy mô, trải nghiệm và chất lượng tổng thể của sự kiện. Việc lựa chọn đúng địa điểm giúp chương trình diễn ra thuận lợi, tạo ấn tượng tốt và hỗ trợ các hạng mục khác triển khai hiệu quả. 

  • Phí thuê hội trường, sân khấu hoặc phòng họp: Áp dụng cho sự kiện trong nhà, mức giá thay đổi theo sức chứa, chất lượng không gian và tiện ích đi kèm.
  • Chi phí thuê khu vực ngoài trời: Bao gồm sân vườn, công viên, khuôn viên doanh nghiệp, bãi biển hoặc quảng trường phù hợp các sự kiện có tính tương tác hoặc quy mô lớn.
  • Thời gian thuê theo giờ hoặc theo ngày: Mức phí được tính dựa trên thời lượng sử dụng không gian, bao gồm cả thời gian setup, chạy chương trình và tháo dỡ.
  • Chi phí phát sinh theo dịch vụ đi kèm: Có thể gồm điều hòa, vệ sinh, bảo vệ, bãi đỗ xe, bàn ghế cơ bản hoặc các yêu cầu tùy chỉnh khác từ ban tổ chức.
Chi phí thuê địa điểm là hạng mục quan trọng quyết định quy mô, trải nghiệm
Chi phí thuê địa điểm là hạng mục quan trọng quyết định quy mô, trải nghiệm

2. Chi phí trang trí, backdrop, sân khấu

Chi phí trang trí, backdrop và sân khấu là yếu tố tạo nên dấu ấn thị giác và giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp, đồng bộ theo chủ đề. Khoản chi này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách mời và mức độ chỉn chu của chương trình.

  • Thiết kế thi công backdrop: Bao gồm backdrop sân khấu, photobooth chụp hình, banner hoặc các điểm nhấn nhận diện thương hiệu.
  • Cổng chào và khu vực đón khách: Thiết kế theo concept sự kiện, tạo ấn tượng đầu tiên cho khách tham dự.
  • Bàn gallery và trang trí chủ đề: Gồm bàn trưng bày, hoa tươi, khung ảnh, vật dụng decor phù hợp phong cách chương trình.
  • Set up sân khấu và hệ thống bàn ghế: Lắp dựng sân khấu, bậc tam cấp, bục phát biểu, bàn ghế đại biểu và ghế ngồi khách mời theo tiêu chuẩn.
  • Các vật dụng trang trí khác: Như standee, poster, backdrop phụ, biển chỉ dẫn hoặc trang trí không gian tổng thể.

Xem thêm: Dịch vụ cho thuê sân khấu sự kiện trọn gói chuyên nghiệp

Chi phí trang trí, backdrop và sân khấu là yếu tố tạo nên dấu ấn thị giác và giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp
Chi phí trang trí, backdrop và sân khấu là yếu tố tạo nên dấu ấn thị giác và giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp

3. Chi phí âm thanh, ánh sáng, thiết bị kỹ thuật

Chi phí âm thanh, ánh sáng và thiết bị kỹ thuật là yếu tố then chốt quyết định độ chuyên nghiệp và trải nghiệm trực quan của sự kiện. Hệ thống kỹ thuật phù hợp giúp truyền tải nội dung rõ ràng, tạo hiệu ứng sân khấu ấn tượng và giữ cho chương trình vận hành mượt mà. 

  • Hệ thống loa, micro và mixer: Đảm bảo âm thanh rõ ràng, ổn định cho phần phát biểu, biểu diễn và điều phối chương trình.
  • Màn hình LED, máy chiếu hoặc màn chiếu: Dùng để trình chiếu video, slide, hình ảnh hoặc hiệu ứng minh họa theo từng phần nội dung.
  • Hệ thống đèn sân khấu và đèn hiệu ứng: Gồm đèn chiếu sáng, đèn moving head, đèn màu… giúp tạo điểm nhấn và bầu không khí sinh động.
  • Các thiết bị hiệu ứng đặc biệt: Như máy khói, pháo kim tuyến, máy bắn hơi hoặc laser để tăng sức hấp dẫn cho những tiết mục quan trọng.
  • Đội ngũ kỹ thuật vận hành: Kỹ thuật viên âm thanh ánh sáng có nhiệm vụ setup, kiểm tra và điều phối toàn bộ thiết bị để chương trình diễn ra an toàn, suôn sẻ.

Xem thêm: Cho thuê âm thanh ánh sáng sự kiện chuyên nghiệp, giá tốt nhất

Chi phí âm thanh, ánh sáng và thiết bị kỹ thuật là yếu tố then chốt quyết định độ chuyên nghiệp và trải nghiệm
Chi phí âm thanh, ánh sáng và thiết bị kỹ thuật là yếu tố then chốt quyết định độ chuyên nghiệp và trải nghiệm

4. Chi phí nhân sự: MC, bảo vệ, phục vụ

Chi phí nhân sự là yếu tố quyết định sự chuyên nghiệp và mức độ vận hành trơn tru của sự kiện. Tùy theo quy mô chương trình, số lượng và chất lượng nhân sự sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách mời cũng như khả năng kiểm soát toàn bộ quy trình tổ chức. 

  • MC dẫn chương trình: Người kết nối nội dung, giữ nhịp chương trình và tạo không khí phù hợp với chủ đề sự kiện.
  • PG/Lễ tân đón khách: Hỗ trợ chào đón, hướng dẫn chỗ ngồi, phát tài liệu hoặc hỗ trợ check-in.
  • Đội ngũ hỗ trợ và phục vụ: Bao gồm nhân viên sắp xếp bàn ghế, phục vụ tiệc, hỗ trợ khách mời và xử lý các yêu cầu tại chỗ.
  • Nhân viên bảo vệ: Đảm bảo an ninh, kiểm soát khu vực tổ chức và hỗ trợ phân luồng khách.
  • Kỹ thuật viên vận hành: Phụ trách âm thanh, ánh sáng, LED, hiệu ứng và các thiết bị kỹ thuật trong suốt chương trình.

5. Chi phí ẩm thực và quà tặng

Chi phí ẩm thực và quà tặng là yếu tố góp phần tạo dấu ấn và nâng cao trải nghiệm cho khách tham dự. Việc chuẩn bị thực đơn phù hợp cùng những phần quà tinh tế giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp và chu đáo hơn. 

  • Dịch vụ tea-break: Các món bánh ngọt, trái cây, trà, cà phê dành cho khách thư giãn và giao lưu giữa giờ.
  • Tiệc buffet hoặc set menu: Lựa chọn theo ngân sách và phong cách sự kiện, bao gồm các món ăn đa dạng phục vụ trong khung giờ chính.
  • Tiệc đứng: Phù hợp với sự kiện networking, khai trương hoặc lễ ra mắt cần sự linh hoạt trong di chuyển.
  • Quà tặng khách mời: Những phần quà nhỏ như sổ tay, bút, sản phẩm thương hiệu giúp ghi dấu ấn và tạo thiện cảm.
  • Quà tri ân hoặc quà bốc thăm: Áp dụng cho gala, hội nghị khách hàng hoặc sự kiện lớn để tăng sự hứng thú và gắn kết.
Chi phí ẩm thực và quà tặng là yếu tố góp phần tạo dấu ấn và nâng cao trải nghiệm cho khách tham dự
Chi phí ẩm thực và quà tặng là yếu tố góp phần tạo dấu ấn và nâng cao trải nghiệm cho khách tham dự

6. Chi phí quảng bá, truyền thông

Chi phí quảng bá và truyền thông là yếu tố quan trọng giúp sự kiện thu hút sự chú ý, lan tỏa thông điệp và tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu. Việc đầu tư hợp lý vào truyền thông giúp nâng cao độ nhận diện, tăng mức độ tham gia và tạo hiệu ứng lan tỏa sự kiện. 

  • Thiết kế key visual và bộ nhận diện sự kiện: Gồm hình ảnh chủ đạo, màu sắc, phong cách thiết kế xuyên suốt cho toàn bộ ấn phẩm.
  • Thiết kế banner, poster, standee: Dùng cho truyền thông tại chỗ hoặc quảng bá trên nhiều nền tảng.
  • Sản xuất video và hình ảnh: Bao gồm teaser, trailer, video recap, ảnh sự kiện hoặc các nội dung viral.
  • Chạy quảng cáo đa kênh: Như Facebook Ads, Google Ads, TikTok Ads hoặc quảng cáo ngoài trời tùy vào mục tiêu tiếp cận.
  • PR báo chí và truyền thông đối ngoại: Đăng bài PR, phỏng vấn, đưa tin nhằm tăng mức độ uy tín và lan tỏa thông điệp.
Chi phí quảng bá và truyền thông là yếu tố quan trọng giúp sự kiện thu hút sự chú ý, lan tỏa thông điệp
Chi phí quảng bá và truyền thông là yếu tố quan trọng giúp sự kiện thu hút sự chú ý, lan tỏa thông điệp

7. Chi phí dự phòng

Chi phí dự phòng là hạng mục không thể thiếu trong bảng dự trù, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý những thay đổi bất ngờ và hạn chế rủi ro tài chính. Khoản ngân sách này đảm bảo sự kiện vẫn vận hành trơn tru dù phát sinh tình huống ngoài kế hoạch. 

  • Chi phí xử lý thay đổi thời tiết: Che mưa, tăng âm thanh ánh sáng, chuyển địa điểm hoặc bổ sung vật tư an toàn.
  • Phát sinh do tăng số lượng khách: Thêm ghế, suất ăn, quà tặng, nhân sự phục vụ hoặc khu vực tiếp đón.
  • Bổ sung hoặc thay đổi thiết bị kỹ thuật: Thêm micro, loa, đèn, dây tín hiệu hoặc các hiệu ứng sân khấu.
  • Điều chỉnh chương trình phút chót: Thuê nhân sự bổ sung, tăng thời lượng sự kiện, bổ sung hạng mục trang trí hoặc setup lại không gian.

Xem ngay: Cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội tốt nhất

Cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Để xây dựng một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chính xác và dễ kiểm soát, bạn cần thực hiện theo trình tự rõ ràng từ bước chuẩn bị đến theo dõi thực tế. Việc nắm vững quy trình không chỉ giúp tối ưu ngân sách mà còn đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ và hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch.

1. Xác định loại sự kiện và quy mô

Xác định loại sự kiện và quy mô là bước nền tảng quyết định toàn bộ cấu trúc ngân sách, yêu cầu hạng mục và cách phân bổ chi phí. Khi hiểu rõ bạn đang tổ chức sự kiện gì và dành cho bao nhiêu người, việc lập bảng dự trù sẽ trở nên chính xác và dễ kiểm soát hơn. 

  • Xác định loại hình sự kiện: Là sự kiện nội bộ nhằm gắn kết nhân viên, chương trình dành cho khách hàng, lễ khai trương, hội nghị chuyên môn hay lễ kỷ niệm quy mô lớn. Mỗi loại sự kiện có đặc thù riêng về nội dung, thiết bị và mức đầu tư.
  • Xác định quy mô khách tham dự: Lên con số dự kiến như 50, 200, 500 hoặc 1.000 người để lựa chọn địa điểm, bố trí hậu cần và chuẩn bị nhân sự phù hợp. Quy mô càng lớn, chi phí càng tăng theo tỷ lệ.
  • Đánh giá nhu cầu về không gian và trang thiết bị: Quy mô khác nhau dẫn đến nhu cầu khác nhau về diện tích hội trường, kích thước sân khấu, màn LED, âm thanh ánh sáng và các hạng mục hỗ trợ khác.
  • Ước tính mức ảnh hưởng đến ngân sách tổng: Loại sự kiện và số lượng khách là yếu tố quyết định mức ngân sách tối thiểu cần chuẩn bị, giúp doanh nghiệp dự đoán trước chi phí ở mức tổng quan.
Xác định loại sự kiện và quy mô là bước nền tảng quyết định toàn bộ cấu trúc ngân sách
Xác định loại sự kiện và quy mô là bước nền tảng quyết định toàn bộ cấu trúc ngân sách

2. Liệt kê tất cả các hạng mục chi phí

Liệt kê đầy đủ các hạng mục chi phí là bước quan trọng giúp đảm bảo bảng dự trù được xây dựng chính xác và không bỏ sót những khoản cần chi. Khi lập danh sách chi tiết ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi, kiểm soát và phân bổ ngân sách hợp lý.

Hạng mục chi phí thuê địa điểm: Bao gồm hội trường, sân khấu, phòng họp hoặc khu vực ngoài trời tùy theo loại sự kiện.

  • Chi phí trang trí và thiết kế: Gồm backdrop, sân khấu, cổng chào, bàn gallery, khu vực check-in và các vật dụng trang trí liên quan.
  • Hạng mục âm thanh ánh sáng và thiết bị kỹ thuật: Bao gồm loa, micro, mixer, màn LED, máy chiếu, đèn sân khấu và kỹ thuật vận hành.
  • Chi phí nhân sự sự kiện: MC, PG – lễ tân, kỹ thuật viên, bảo vệ, hỗ trợ hiện trường và đội ngũ phục vụ.
  • Chi phí ẩm thực và đồ uống: Tea break, buffet, set menu hoặc tiệc nhẹ dành cho khách tham dự.
  • Chi phí quảng bá và truyền thông: Thiết kế visual, video, ảnh, PR báo chí hoặc quảng cáo đa kênh.
  • Chi phí quà tặng và vật phẩm: Quà tri ân, quà bốc thăm may mắn hoặc quà tặng nhận diện thương hiệu.
  • Chi phí dự phòng phát sinh: Bao gồm khoản ngân sách để xử lý những thay đổi hoặc nhu cầu phát sinh ngoài kế hoạch.
Khi lập danh sách chi tiết ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi, kiểm soát và phân bổ ngân sách hợp lý
Khi lập danh sách chi tiết ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi, kiểm soát và phân bổ ngân sách hợp lý

3. Dự trù chi phí cho từng hạng mục

Dự trù chi phí cho từng hạng mục là bước quan trọng giúp bạn xác định mức ngân sách cần thiết cho từng phần của sự kiện, từ đó đảm bảo chi tiêu hợp lý và tránh thiếu sót. Việc ước tính chính xác từng khoản chi sẽ giúp bảng dự trù rõ ràng hơn và dễ dàng điều chỉnh khi cần.

  • Thu thập báo giá từ nhà cung cấp: Lấy giá tham khảo cho các hạng mục như địa điểm, âm thanh ánh sáng, nhân sự, ẩm thực, truyền thông… để đảm bảo thông tin chính xác và cập nhật.
  • Dựa trên kinh nghiệm tổ chức trước đó: Nếu đã từng triển khai các sự kiện tương tự, hãy sử dụng dữ liệu cũ để ước lượng chi phí nhằm tiết kiệm thời gian và có mức dự trù sát thực tế hơn.
  • Ước tính chi phí cụ thể cho từng hạng mục: Ghi rõ mức chi cho từng phần vào bảng dự trù để thấy được tỷ trọng ngân sách và mức độ ưu tiên của từng hạng mục.
  • Cân đối chi phí với ngân sách chung: Khi một hạng mục vượt dự kiến, có thể cân nhắc điều chỉnh các hạng mục khác để tổng ngân sách vẫn nằm trong mức cho phép.
Dự trù chi phí cho từng hạng mục là bước quan trọng giúp bạn xác định mức ngân sách cần thiết cho từng phần của sự kiện
Dự trù chi phí cho từng hạng mục là bước quan trọng giúp bạn xác định mức ngân sách cho từng phần của sự kiện

4. Tổng hợp và tính toán ngân sách tổng

Tổng hợp và tính toán ngân sách tổng là bước giúp doanh nghiệp nắm được bức tranh tài chính toàn diện của sự kiện trước khi triển khai. Khi tất cả chi phí đã được liệt kê và ước tính, việc tổng hợp lại sẽ cho thấy mức ngân sách thực tế cần chuẩn bị, đồng thời hỗ trợ quá trình ra quyết định hiệu quả hơn.

  • Cộng toàn bộ chi phí của từng hạng mục: Gồm địa điểm, trang trí, thiết bị kỹ thuật, nhân sự, ẩm thực, truyền thông và các chi phí phát sinh dự phòng.
  • Xác định tổng ngân sách dự kiến: Tính được con số tổng thể để xem có phù hợp với khả năng tài chính và mục tiêu sự kiện hay không.
  • So sánh với ngân sách doanh nghiệp đã đề ra: Nếu tổng chi cao hơn ngân sách cho phép, cần điều chỉnh các hạng mục sao cho hợp lý.
  • Đưa ra quyết định tối ưu chi phí: Dựa trên tổng ngân sách, doanh nghiệp có thể giảm, bổ sung hoặc tái phân bổ chi phí để sự kiện vừa hiệu quả vừa nằm trong mức cho phép.
Tổng hợp và tính toán ngân sách tổng là bước giúp doanh nghiệp nắm được bức tranh tài chính toàn diện của sự kiện
Tổng hợp và tính toán ngân sách tổng là bước giúp doanh nghiệp nắm được bức tranh tài chính toàn diện của sự kiện

5. Cập nhật và theo dõi chi phí thực tế

Cập nhật và theo dõi chi phí thực tế là bước quan trọng giúp đảm bảo ngân sách sự kiện luôn nằm trong tầm kiểm soát. Việc giám sát liên tục giúp ban tổ chức kịp thời điều chỉnh khi phát sinh thay đổi. 

  • Ghi nhận đầy đủ các khoản chi phát sinh: Lưu lại từng khoản đã thanh toán hoặc dự kiến thanh toán trong quá trình triển khai.
  • So sánh với bảng dự trù ban đầu: Đối chiếu số liệu để phát hiện sự chênh lệch giữa chi phí dự kiến và thực tế.
  • Điều chỉnh hạng mục khi cần thiết: Tăng hoặc giảm ngân sách ở từng phần nhằm cân bằng tổng chi phí.
  • Theo dõi tiến độ chi tiêu theo từng giai đoạn: Đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch mà không vượt quá ngân sách đã đặt ra.

Xem ngay: Báo giá tổ chức sự kiện trọn gói tại VietPower mới nhất 2025

Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Để hỗ trợ quá trình lập kế hoạch tài chính hiệu quả, việc tham khảo các mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn hình dung rõ cấu trúc, hạng mục và cách phân bổ ngân sách. Những mẫu bảng này đóng vai trò như khung tham chiếu, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế bỏ sót chi phí quan trọng.

1. Bảng dự trù mẫu cho sự kiện nhỏ

Đối với những chương trình có quy mô vừa và nhỏ, việc sử dụng một bảng dự trù kinh phí chi tiết giúp bạn dễ dàng kiểm soát từng hạng mục và tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng sự kiện.

Hạng mụcMô tả chi tiếtSố lượng / Quy môChi phí dự kiến (VNĐ)
1. Thuê địa điểmPhòng họp khách sạn 3–4 sao, hội trường mini, không gian studio: bao gồm bàn ghế, điều hoà, màn chiếu2–4 giờ hoặc nửa ngày5.000.000 – 15.000.000
2. Backdrop – Trang tríBackdrop 3×2m in PP hoặc foamboard, bàn gallery nhỏ, standee, trang trí hoa cơ bản1 bộ3.000.000 – 8.000.000
3. Âm thanh – ánh sáng cơ bảnLoa full nhỏ, micro không dây, mixer mini, 2–4 đèn LED hỗ trợ chiếu sáng MC1 gói4.000.000 – 10.000.000
4. Nhân sự sự kiệnMC 1 người (30–60 phút), 1–2 kỹ thuật (âm thanh – ánh sáng), 1 lễ tân hỗ trợ2–4 người2.000.000 – 8.000.000
5. Teabreak nhẹ5–7 loại bánh ngọt, trái cây, trà/cà phê, nước suối30–150 khách30.000 – 80.000/người
6. Hình ảnh – videoChụp ảnh 1–2 giờ, quay phim sự kiện cơ bản hoặc clip highlight 1–2 phút1 gói2.000.000 – 6.000.000
7. Quà tặng sự kiệnBút, sổ tay, túi tote, voucher, gift mini30–150 phần20.000 – 80.000/phần
8. In ấn – vật dụng phụIn giấy mời, biển tên, bảng chỉ dẫn, đạo cụ nhỏ (búa khai trương mini, kéo ribbon…)1 bộ1.000.000 – 3.000.000
9. Chi phí dự phòngPhát sinh vận chuyển, thay đổi số lượng khách, bổ sung thiết bị5–10% tổng ngân sách1.000.000 – 3.000.000
Bảng dự trù mẫu cho sự kiện nhỏ
Bảng dự trù mẫu cho sự kiện nhỏ

2. Bảng dự trù mẫu cho sự kiện lớn

Đối với những sự kiện quy mô 200 – 1.000+ khách, việc lập bảng dự trù cần mức độ chi tiết cao hơn để kiểm soát chi phí và phối hợp nhiều hạng mục phức tạp. Mẫu dưới đây giúp doanh nghiệp hình dung đầy đủ các khoản cần chuẩn bị, từ địa điểm, sân khấu, kỹ thuật cho tới nhân sự, ẩm thực và chi phí dự phòng.

Hạng mụcMô tả chi tiếtSố lượng / Quy môChi phí dự kiến (VNĐ)
1. Thuê hội trường / không gian ngoài trờiSảnh ballroom 4–5 sao, khuôn viên ngoài trời rộng, bao gồm bàn ghế, sân khấu cơ bản, màn chiếu, điều hòa4–8 giờ / theo buổi40.000.000 – 200.000.000
2. Thiết kế – thi công sân khấu & trang tríConcept tổng thể, backdrop sân khấu LED/PP, cổng chào, bàn gallery, photo booth, trang trí lối vào1 bộ theo concept50.000.000 – 250.000.000
3. Âm thanh – ánh sáng – LED chuyên nghiệpHệ thống loa line array, micro, mixer, đèn moving head, đèn follow, màn LED P3–P4 20–80 m²1 gói trang bị lớn80.000.000 – 300.000.000
4. Nhân sự sự kiệnMC chuyên nghiệp, PG/ lễ tân, điều phối, bảo vệ, đội kỹ thuật âm thanh ánh sáng, sân khấu15–40 người20.000.000 – 100.000.000
5. Ẩm thực (Teabreak / Buffet / Set menu)Set menu 8–10 món hoặc buffet, nước uống, phục vụ bàn200–1.000 khách350.000 – 1.200.000/người
6. Hình ảnh – video – livestreamQuay phim nhiều góc, flycam, chụp ảnh, dựng highlight, livestream đa cam nếu cần1 gói10.000.000 – 60.000.000
7. Quà tặng – bộ welcome kitGift doanh nghiệp: áo đồng phục, sổ bút, túi tote, quà bốc thăm trúng thưởng200–1.000 phần40.000 – 300.000/phần
8. Đạo cụ chương trìnhĐồ chơi team building, đạo cụ tiết mục sân khấu, thiết bị bốc thăm, banner dẫn chương trình1 bộ5.000.000 – 30.000.000
9. Truyền thông – quảng báThiết kế key visual, banner, video teaser, bài PR, chạy quảng cáo social1 gói10.000.000 – 80.000.000
10. In ấn – vật dụng phụIn vé mời, backdrop phụ, standee, bảng tên đại biểu, bandroll, biển chỉ dẫn1 bộ3.000.000 – 20.000.000
11. Chi phí dự phòngDành cho phát sinh thiết bị, nhân sự, thay đổi số khách5–15% tổng ngân sách20.000.000 – 100.000.000+
Bảng dự trù mẫu cho sự kiện lớn
Bảng dự trù mẫu cho sự kiện lớn

3. Lưu ý khi sử dụng bảng dự trù mẫu

Khi tham khảo hoặc áp dụng một bảng dự trù kinh phí mẫu, điều quan trọng là phải điều chỉnh linh hoạt theo mục tiêu, quy mô và bối cảnh của từng sự kiện.

  • Tùy chỉnh hạng mục theo loại sự kiện: Không có bảng mẫu nào phù hợp hoàn toàn với mọi chương trình. Tùy thuộc vào việc tổ chức workshop, gala dinner, hội nghị khách hàng hay khai trương, bạn cần thay đổi các hạng mục sao cho sát với thực tế.
  • Xin báo giá từ nhiều nhà cung cấp để đối chiếu: Hãy làm việc với ít nhất 2–3 đơn vị để so sánh giá thiết bị, địa điểm, nhân sự và ẩm thực. Việc đối chiếu giúp bạn chọn mức giá tốt nhất, đồng thời đánh giá chất lượng dịch vụ qua cách họ tư vấn và phản hồi.
  • Bổ sung chi phí dự phòng: Nên dành 5–10% tổng ngân sách cho các khoản phát sinh như tăng số lượng khách, phát sinh thiết bị, thay đổi timeline hoặc yêu cầu bổ sung của khách hàng/ban lãnh đạo.
  • Cập nhật chi phí theo từng giai đoạn triển khai: Trong suốt quá trình chuẩn bị, hãy liên tục so sánh dự trù thực tế, điều chỉnh kịp thời các hạng mục thay đổi. Điều này giúp hạn chế sai lệch ngân sách, tránh vượt chi phí và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí

Khi xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, việc tính toán chính xác và kiểm soát ngân sách đóng vai trò cực kỳ quan trọng để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là những lưu ý giúp bạn lập bảng dự trù đầy đủ, giảm rủi ro và bám sát thực tế.

  • Xác định rõ mục tiêu và quy mô sự kiện: Mỗi loại sự kiện (khai trương, hội nghị, gala, workshop…) sẽ có mức chi phí và hạng mục khác nhau. Xác định đúng quy mô khách mời, thời lượng, địa điểm giúp dự trù chính xác ngay từ đầu.
  • Liệt kê tất cả hạng mục chi phí: Không bỏ sót các khoản mục nhỏ như: in ấn, vận chuyển, nhân sự phụ trợ, vật dụng tiêu hao. Càng chi tiết, bảng dự trù càng sát thực tế và dễ quản lý.
  • Xin báo giá từ nhiều nhà cung cấp: Làm việc với 2–3 nhà cung cấp cho từng hạng mục giúp bạn so sánh giá và lựa chọn phương án tối ưu, tránh bị “đội giá” hoặc chọn nhầm đơn vị không phù hợp.
  • Tính toán chi phí phát sinh: Luôn dự phòng 5–10% ngân sách để xử lý các tình huống như tăng số khách, thuê thêm thiết bị, đổi timeline hoặc yêu cầu bổ sung từ ban tổ chức.
  • Theo dõi và cập nhật chi phí theo tiến độ: Trong quá trình triển khai, cần cập nhật liên tục để tránh sự chênh lệch giữa dự trù và thực tế. Việc theo dõi định kỳ giúp bạn điều chỉnh kịp thời và kiểm soát tổng ngân sách.
  • Thống nhất ngân sách với các bên liên quan: Trước khi triển khai, cần gửi bảng dự trù cho: ban lãnh đạo, đội ngũ marketing, đối tác tổ chức sự kiện… Điều này đảm bảo mọi bên đều nắm rõ chi phí và tránh thay đổi đột ngột.
  • Kiểm tra tính hợp lý của từng hạng mục: Đánh giá lại xem hạng mục nào cần thiết, hạng mục nào có thể tối ưu hoặc cắt giảm. Tránh chi quá nhiều cho những phần không đóng góp nhiều vào trải nghiệm của khách tham dự.
Lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí
Lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí

Một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện rõ ràng, chi tiết và bám sát thực tế không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả mà còn đảm bảo toàn bộ chương trình diễn ra trôi chảy, đúng tiến độ và đúng mục tiêu. Khi biết cách lập và sử dụng bảng dự trù một cách khoa học, bạn sẽ dễ dàng tối ưu chi phí, làm việc chủ động với đối tác và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh.

Thông tin liên hệ:

  • Website: https://viet-power.vn/
  • Hotline: 0867.12.8688
  • Email: contact@v-holdings.vn
  • Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 5, Toà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Fanpage: https://www.facebook.com/vietpowerinfo/
  • Tiktok: https://www.tiktok.com/@vietpowervn

Bài viết liên quan

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*tên đầy đủ của bạn
Số điện thoại*tên đầy đủ của bạn
Nội dungthêm chi tiết
0 /
Trước
Kế tiếp
Tư vấn ngay 0867.12.8688