19/09/2024
Event management hay còn gọi là tổ chức sự kiện/ quản lý sự kiện. Nó là chuỗi quá trình tạo nên một sự kiện thành công. Nếu như bạn đang tìm hiểu về Event Management là gì? Xu hướng Event Management hiện nay. Đừng đi đâu xa, VietPower sẽ giải đáp tất cả cho bạn trong bài viết dưới đây. Cùng theo dõi nhé!
Tìm hiểu ngay: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện thành công
Mục lục
Event Management là gì?
Event management được hiểu là quản lý sự kiện tập trung vào việc tổ chức, lập kế hoạch, giám sát để thực hiện các loại hình sự kiện. Bên cạnh đó, event management còn thực hiện các kế hoạch tổ chức bằng việc quản lý nhân sự, ngân sách và giữ mối quan hệ với các nhà cung cấp, khách hàng. Mục tiêu chính của event management là:
- Đạt được mục tiêu riêng của sự kiện đặt ra.
- Đảm bảo các hoạt động sự kiện được diễn ra suôn sẻ, xử lý các tình huống phát sinh có thể xảy ra và đảm bảo sự hài lòng cho khách mời.
- Sử dụng các nguồn lực hiệu quả để tối ưu hóa hiệu quả một cách tốt nhất.
Các bước thực hiện Event Management
Thông thường các bước thực hiện event management sẽ phụ thuộc vào loại hình sự kiện khác nhau. Dưới đây là một vài bước cơ bản chung nhất để thực hiện event management mà bạn có thể tham khảo:
- Liên lạc với khách hàng, đơn vị để tìm ra những yêu cầu chi tiết về sự kiện mà họ muốn tổ chức.
- Chủ động đưa ra những đề xuất chi tiết để không bị vào thế khó như địa điểm, nhà cung cấp, nhân sự, chi phí,…
- Tìm kiếm các địa điểm tổ chức phù hợp quy mô khách mời và loại hình tổ chức sự kiện.
- Tìm kiếm và làm việc với các nhà cung cấp để lấy được giá tốt và triển khai công việc nhanh chóng, dễ dàng.
- Xin các loại giấy phép cho chương trình sự kiện (nếu có).
- Quản lý các nhà thầu, nhân sự chạy sự kiện.
- Quản lý kế hoạch tổng cho sự kiện, trao đổi trực tiếp các khách mời cho sự kiện như MC, diễn giả, ca sĩ,…
- Điều hành, điều phối các công việc trước sự kiện diễn ra. Ví dụ như setup sân khấu, sắp xếp vị trí âm thanh, ánh sáng,….
- Xử lý các tình huống phát sinh, rủi ro có thể xảy ra.
- Đảm bảo các hoạt động được diễn theo đúng kế hoạch và ngân sách đã đề ra.
- Liên hệ, bảo trợ truyền thông đảm bảo kế hoạch quảng bá truyền thông sự kiện được diễn ra đúng tiến độ.
- Giám sát tháo dỡ sau khi kết thúc chương trình sự kiện.
- Đánh giá, đóng góp ý kiến với team ekip sự kiện để rút kinh nghiệm cho những chương trình lần sau.
Các công cụ hỗ trợ trong Event Management
Event management là quá trình đòi hỏi rất nhiều yếu tố và các công cụ hỗ trợ tạo nên một sự kiện hoàn hảo. Dưới đây là một vài công cụ hỗ trợ trong event management mà VietPower muốn giới thiệu cho bạn biết:
| Phân loại | Công cụ (phần mềm) | Công dụng chính |
| Văn phòng | Microsoft word | Soạn thảo các văn bản như hợp đồng, báo cáo, kịch bản,… một cách chuyên nghiệp. |
| Microsoft excel | Lên bảng quản lý công việc, timeline, ngân sách, kiểm soát khách mời,… một cách chính xác nhất. | |
| Microsoft powerpoint | Trình bày những ý tưởng, thông tin chi tiết về chương trình sự kiện một cách trực quan và sinh động. | |
| Quản lý sự kiện chuyên dụng | Viindoo event | Cung cấp những tính năng quản lý các hoạt động cần thiết trong sự kiện, CRM, marketing, lập kế hoạch sự kiện,… |
| Tripleseat | Hỗ trợ từ việc lên kế hoạch đến thực hiện, đánh giá sau khi kết thúc sự kiện. | |
| Cvent | Cung cấp các tính năng toàn diện như quản lý khách mời, xây dựng website sự kiện, đăng ký tham gia,… | |
| Hỗ trợ online | Google calendar | Lên lịch, gửi lời tham dự sự kiện, đặt phòng. |
| Trello | Quản lý theo hình thức dạng bảng giúp người dùng theo dõi tiến độ các nhiệm vụ. | |
| Asana | Quản lý các dự án linh hoạt, tạo danh sách công việc cần làm và phân chia cho nhân viên. | |
| Slack | Giao tiếp nội bộ, trao đổi thông tin một cách nhanh chóng. | |
| Zoom | Công cụ tổ chức các cuộc họp tổ chức trực tuyến. | |
| Công cụ hỗ trợ khác | Google forms Survey Monkey | Khảo sát để thu thập các phản hồi từ khách mời sau sự kiện. |
| Canva Adobe photoshop | Thiết kế tạo ra các ấn phẩm quảng bá sự kiện. |
Việc lựa chọn các công cụ phù hợp còn phụ thuộc vào loại hình sự kiện, quy mô cũng như các nhu cầu cụ thể của mỗi người. Ngoài ra, bạn có thể kết hợp sử dụng nhiều công cụ cùng một lúc. Điều này sẽ tối ưu hóa quá trình quản lý sự kiện được tốt hơn.
Xu hướng Event Management hiện nay
Ngành quản lý sự kiện đang không ngừng phát triển và thay đổi để kịp theo các xu hướng hiện đại. Dưới đây là một vài xu hướng của event management mà bạn có thể tham khảo:
1. Xu hướng kết hợp VR/AR
- Tăng tính trải nghiệm tương tác qua thực tế ảo, tương tác với sản phẩm/ dịch vụ một cách trực quan và sinh động.
- Giảm chi phí cho một vài hoạt động thực tế, nhất là đối với sự kiện có quy mô lớn.
- Khách hàng sẽ nhớ lâu hơn những trải nghiệm độc đáo, mới lạ.
2. Xu hướng bền vững
- Tổ chức các hoạt động sự kiện có ý nghĩa xã hội, điều này sẽ đóng góp cho các dự án cộng đồng hiệu quả.
- Hỗ trợ các nơi địa phương và giảm tối thiểu lượng khí thải carbon.
- Có thể tổ chức sự kiện với các vật liệu tái chế, giảm thiểu rác thải hướng tới việc bảo vệ môi trường.
3. Xu hướng cá nhân hóa
- Tăng sự tương tác với khách hàng để cho họ thấy được sự quan tâm, trân trọng.
- Tăng hiệu quả marketing thông qua những mục tiêu chính xác đến từ đối tượng khách hàng.
- Tùy chỉnh trải nghiệm phù hợp với sở thích, nhu cầu cá nhân của khách hàng.
4. Xu hướng trải nghiệm
- Tạo các hoạt động trải nghiệm độc đáo giúp khách hàng nhớ lâu hơn về thương hiệu tổ chức sự kiện.
- Tạo những kỷ niệm giúp khách hàng được giao lưu, gắn kết với nhau hơn.
5. Xu hướng áp dụng công nghệ AI
- Áp dụng công nghệ AI để phân tích dữ liệu, dự đoán các xu hướng và tối ưu hóa chiến lược marketing truyền thông sự kiện.
- Cá nhân hóa các trải nghiệm, cung cấp những gợi ý phù hợp cho khách hàng.
- Tự động hóa các hoạt động để tiết kiệm thời gian cũng như nhân sự chạy sự kiện.
6. Xu hướng tối giản, ngắn gọn
- Tập trung vào nội dung những sự kiện có tính ngắn gọn, súc tích và đơn giản. Vì khách hàng ngày càng bận rộn và họ không thích những thứ dài dòng “lê thê”.
- Tránh tình trạng khiến khách mời cảm thấy nhàm chán và bỏ sự kiện giữa chừng.
Trên đây là bài viết “gỡ rối’ cho bạn viết về Event Management là gì? Xu hướng Event Management hiện nay được VietPower tổng hợp. Hy vọng rằng, những kiến thức được chia sẻ ở trên đã giúp ích được cho bạn. Cảm ơn bạn đã bớt chút thời gian theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một ngày tràn đầy năng lượng và hạnh phúc!
Nếu như có nhu cầu tổ chức sự kiện và team building. Hãy gọi ngay cho VietPower. Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực sự kiện, chúng tôi sẽ giúp bạn tối ưu những vấn đề và cho ra giải pháp hiệu quả nhất. Bạn có thể liên hệ với VietPower theo đường liên hệ dưới đây:
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building. Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
