Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty chuyên nghiệp

Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty sắp tới đây không chỉ đơn giản là bữa tiệc sum vầy cuối năm. Mà đây sẽ là bữa tiệc vui vẻ với những ý tưởng mới phá cách và độc đáo. Nhân dịp này nhân sự và ban lãnh đạo sẽ cùng nhau bước ra khỏi khuôn khổ thường ngày từ đó tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ. Và điều này cũng là khởi đầu cho tinh thần mới đầy hứng khởi.

Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty chuyên nghiệp

1. Xác định mục tiêu của buổi tiệc

Mục tiêu của bữa tiệc tất niên trong mẫu kế hoạch tổ chức chuyên nghiệp thường bao gồm:

• Tổng kết lại những gì đã đạt được trong năm: Nhằm đánh giá kết quả cũng như những thành tựu đã đạt được trong năm qua. Đồng thời nhận diện được những cơ hội và thách thức có thể tới trong năm tiếp theo.
• Tri ân các khách hàng, đối tác và nhân sự: Bữa tiệc này cũng thay lời cảm ơn và sự biết ơn cho sự đóng góp của nhân sự. Bên cạnh đó là sự hỗ trợ và ủng hộ của các khách hàng, đối tác để công ty có thể thành công và phát triển như ngày hôm nay.
• Tạo điều kiện giao lưu giữa các nhân viên và tăng sự đoàn kết giữa họ: Bữa tiệc này giúp xây dựng tình đoàn kết, thúc đẩy mối quan hệ giữa nhân viên với nhau. Từ đó có thể tăng cường sự gắn kết và phối hợp giữa các nhân viên trong công việc.

2. Lên ngân sách chi tiết

Mục đích của bữa tiệc đã được xác định rõ thì việc tiếp theo bạn cần làm chính là dự tính khoản ngân sách cần sử dụng là bao nhiêu. Việc tính toán ngân sách một cách chi tiết và sát sao nhất sẽ giúp giảm tổn thất và phát sinh chi phó. Việc dự toán ngân sách cần phải được thực hiện bởi những người có kinh nghiệm. Họ có kinh nghiệm sẽ lường trước được những trường hợp hy hữu có thể xảy ra. Từ đó hạn chế được rủi ro.

3. Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức

Thời điểm tổ chức phù hợp nhất thường là vào ngày lễ, cuối tuần. Sở dĩ vậy là bởi thời điểm này sẽ giúp nhân viên và khách mời có thể góp mặt đông đủ vào bữa tiệc. Dựa vào số lượng khách mời xác nhận tham gia. công ty sẽ lựa chọn địa điểm tổ chức đáp ứng được sức chứa cũng như phù hợp với những gì đã đề ra trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty.

Địa điểm tổ chức nên nằm ở trung tâm thành phố hoặc gần với công ty để thuận tiện cho việc đi lại nhất. Bên cạnh đó cần đảm bảo địa điểm có đầy đủ cơ sở vật chất và tiện ích cần thiết như trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty đã đề ra.

4. Lên ý tưởng và concept cho tiệc tất niên

Trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty thì chủ đề và ý tưởng chính là phần bao quát được mục đích chính của bữa tiệc này. Nếu bữa tiệc hướng tới hoạt động là tri ân nhân viên thì nội dung bữa tiệc sẽ đánh giá thành quả đạt được cũng như vinh danh các cá nhân, tập thể xuất sắc. Ngoài ra không thể nào thiếu những tiết mục giải trí và vui chơi.

Tương tự nếu như mục đích của bữa tiệc tất niên là để tổng kết cuối năm với sự tham gia của nhân sự và khách hàng, đối tác thì đương nhiên nội dung của bữa tiệc sẽ khác. Ý tưởng của bữa tiệc độc đáo sẽ khiến cho khách mời khó có thể quên sau khi tham gia. Vậy nên trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty nhất định không thể thiếu hạng mục này.

5. Lên danh sách khách mời và phát thư mời

Trong mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên thì ngoài hạng mục cơ bản trên, người lên kế hoạch cũng cần lưu ý và số lượng khách mời tham gia. Nhằm đảm bảo sự kiện có thể diễn ra tốt đẹp thì việc lên danh sách các khách mời cũng như người tham dự là cực kỳ cần thiết. Khi có được số lượng người tham dự càng sớm càng chính xác thì việc dự tính các hạng mục khác trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên như menu món ăn, chi phí, địa điểm,… sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Bên cạnh việc xác định số lượng khách mời thì đối tượng khách mời cũng là điều mà người lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty cần quan tâm. Đối tượng khách mời là những ai. Đó có thể là ban giám đốc, điều hành, toàn thể nhân sự và các khách hàng, đối tác thân thiết,… Khi tổ chức tiệc số lượng và đối tượng khách mời sẽ giúp bạn tạo ra được kịch bản tiệc phù hợp nhất.

6. Chuẩn bị kịch bản chương trình

Đối với mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty thì quan trọng nhất chắc chắn là kịch bản của bữa tiệc. Kịch bản tiệc thường sẽ được chia thành 2 kịch bản gồm:

• Kịch bản tổng quát

Kịch bản này bao gồm những hạng mục công việc chính sẽ diễn ra trong suốt quá trình bữa tiệc diễn ra. Đó là chào đón khách mời, văn nghệ mở màn, vinh danh các thành viên, ăn uống,…

• Kịch bản chi tiết

Kịch bản chi tiết chính là nội dung chi tiết của những phần công việc chính. Phần này sẽ có số lượng cộng việc và người phụ trách chúng. Ví dụ như MC sẽ có lời dẫn cụ thể, bộ phận âm thanh, ánh sáng sẽ có kịch bản chi tiết,…

7. Chuẩn bị thực đơn cho tiệc tất niên

Khi chuẩn bị thực đơn cho bữa tiệc tất niên bạn cần đảm bảo thực đơn bữa tiệc có đa dạng các món ăn từ chay đến mặn để đáp ứng tối đa nhu cầu và sở thích của khách mời. Bạn nên note lại thành phần món ăn cũng như tìm hiểu về các khách mời bị dị ứng với những món ăn nào để điều chỉnh cho phù hợp.

Khi lựa chọn các món ăn hãy yêu cầu món ăn có nguyên liệu tươi ngon để đảm bảo tạo nên những món ăn chất lượng và an toàn nhất. Nếu được hãy phục vụ cho thực khách các món ăn khi còn nóng. Điều này sẽ giúp món ăn giữ được hương vị cũng như tăng cảm giác ngon miệng cho thực khách.

8. Trang trí và chuẩn bị thiết bị kỹ thuật

Hạng mục trang trí và chuẩn bị kỹ thuật cũng là phần quan trọng trong mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty. Không gian bữa tiệc cần được trang trí phù hợp với chủ đề, văn hóa công ty để tạo sự hấp dẫn với khách mời. Không gian đẹp và thu hút sẽ giúp khách mời có ấn tượng với sự kiện từ đó tăng độ nhận diện của công ty với công chúng.

Đảm bảo chất lượng ánh sáng, âm thanh có chất lượng tốt sẽ giúp truyền đạt thông tin rõ hơn. Đồng thời làm tăng sự hào hứng cho bầu không khí của sự kiện. Hệ thống ánh sáng, âm thanh tốt còn giúp sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp và đảm bảo an toàn cho các khách mời tham dự sự kiện.

9. Chuẩn bị quà tặng và phần thưởng

Một trong những bước không thể nào thiếu trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty chính là chuẩn bị các món quà tặng lưu niệm cho khách mời. Công ty có thể đặt những món quà vật chất và tinh thần tùy thuộc vào ngân sách. Có một số món quà mang ý nghĩa tinh thần mà bạn có thể cân nhắc như bình giữ nhiệt, lịch bàn, sổ ghi chép,… Hoặc trao tới họ những món quà có giá trị như điện thoại, máy tính, ô tô, xe máy,… Những món quà tặng có giá trị này bạn có thể sử dụng để trao cho những nhân viên xuất sắc hoặc tập thể xuất sắc.

Bên cạnh đó để tăng bầu không khí tươi vui và tạo được kỷ niệm cũng như ấn tượng cho nhân viên, công ty có thể thêm vào kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty một số trò chơi giải trí. Bạn có thể bố trí các tiết mục văn nghệ, diễn hài, nhảy,… Hoặc tổ chức những trò chơi tập thể như bốc thăm trúng thưởng, sổ xố,… Các trò chơi này không chỉ tạo niềm vui, tiếng cười mà còn giúp tăng tình đoàn kết và tập thể giữa các cấp trong công ty.

10. Tổng duyệt và chuẩn bị trước sự kiện

Việc tổng duyệt và chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra cũng là phần quan trọng trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên trong công ty. Hoạt động tổng duyệt này gồm có:

• Kiểm tra kỹ thuật: đảm bảo các thiết bị ánh sáng, âm thanh có thể hoạt động tốt không xảy ra sự cố trong khi sự kiện diễn ra.
• Xác định công việc và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên. Đảm bảo mọi người có thể biết rõ công việc mình cần làm.
• Đánh giá không gian: Kiểm tra các vị trí ngồi, hạng mục trang trí và các khu vực khác nhằm tạo ra không gian thoải mái cho khách mời.
• Chạy thử sự kiện: Việc chạy thử sự kiện sẽ giúp phát hiện và giải quyết vấn đề tồn đọng trước khi sự kiện diễn ra nhằm giúp sự kiện có thể diễn ra thành công và suôn sẻ.

Lưu ý khi tổ chức tiệc tất niên theo kế hoạch

• Luôn giám sát và kiểm tra các hạng mục theo kế hoạch để hạn chế xảy ra sai sót trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Xây dựng những chương trình phong phú và sáng tạo để hấp dẫn khách mời. Nên thêm những trò chơi văn nghệ, bốc thăm trúng thưởng để tăng sự vui vẻ và thú vị.
• Kiểm soát chi phí chặt chẽ để tránh phát sinh những khoản chi không cần thiết.
• Luôn trang bị các biện pháp phòng dịch để đảm bảo an toàn cho mọi người tham gia.
• Quản lý thời gian hiệu quả từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Không để tình trạng cháy time line diễn ra quá lâu.
• Luôn gửi cảm ơn và tôn vinh thành tích mà các cá nhân, tập thể đã đạt được.
• Lựa chọn địa điểm và thời gian hợp lý để 100% khách mời có thể tới tham dự.

Trên đây là toàn bộ thông tin về kế hoạch tổ chức tất niên công ty mà VietPower đã tổng hợp dành cho bạn. Với những thông tin chi tiết mà chúng tôi đưa ra, hy vọng bạn sẽ tổ chức được một bữa tiệc tất niên thành công nhất. Nếu vẫn còn thắc mắc cần được VietPower giải đáp hoặc hỗ trợ cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ hotline bên dưới hoặc để lại thông tin để nhân sự chúng tôi liên hệ tư vấn ngay hôm nay.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM