Tổ chức sự kiện online là gì? Quy trình tổ chức sự kiện online

Tổ chức sự kiện online là một hình thức tổ chức sự kiện khá mới mẻ và phổ biến trong khoảng thời gian gần đây. Đặc biệt là khi thế giới chịu ảnh hưởng của dịch bệnh và bên cạnh đó là việc phát triển vượt bậc của công nghệ. Nếu bạn vẫn còn chưa biết rõ về hình thức này thì hay mau theo dõi bài viết dưới đây của VietPower để tìm hiểu chi tiết về khái niệm và cách tổ chức một sự kiện online thành công và hiệu quả nhất!

Tổ chức sự kiện online là gì?

Sự kiện online hay còn gọi là sự kiện trực tuyến (virtual event), là một hình thức sự kiện mà khi đó khách mời sẽ không tới trực tiếp địa điểm tổ chức sự kiện mà sẽ tương tác lẫn nhau thông qua các thiết bị công nghệ như điện thoại, TV, laptop,… tất cả các thành viên sẽ cùng nhau kết nối thông qua một môi trường ảo trên một nền tảng trực tuyến nào đó.

Trong những khoảng thời gian trước đây thì tổ việc chức các sự kiện online không hề phổ biến như hiện tại. Đa số các đơn vị tổ chức vẫn muốn lựa chọn những địa điểm cụ thể như trong hội trường hay ngoài trời để tổ chức sự kiện và mời các khán giả đến để trực tiếp tham gia sự kiện. Tuy nhiên, trong những năm trở lại đây, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và hơn hết là do tình hình dịch Covid-19 khá căng thẳng dẫn đến các hoạt động bên ngoài đều bị tạm ngưng thì hình thức sự kiện online này mới thực sự được các đơn vị chú ý và áp dụng rộng rãi. Đây cũng được xem là một giải pháp cực kỳ hữu hiệu và giúp cho các đơn vị, tổ chức có thể kết nối với các khách hàng và khán giả từ xa, khá thuận tiện.

Lý do nên tổ chức sự kiện online

Có khá nhiều ưu điểm của việc tổ chức các sự kiện online. Bạn có thể tham khảo một số lý do nên tổ chức sự kiện online dưới đây như:

1. Khả năng tiếp cận cao

Trong cùng một thời điểm, chương trình sự kiện online có thể tiếp cận đến số lượng lớn người tham dự không chỉ riêng tại Việt Nam mà còn có thể đến từ nhiều quốc gia khác nhau. Trong khi đó thì sự kiện truyền thống thông thường sẽ hạn chế số lượng đối tượng tham dự nhất định. 

2. Tiết kiệm chi phí

Đây là ưu điểm nhìn thấy rõ nhất của việc tổ chức một sự kiện online. Chắc chắn khi bạn tổ chức 1 sự kiện trực tiếp ngoài trời, bạn sẽ phải bỏ ra rất nhiều các khoản chi phí khác nhau từ chi phí thuê địa điểm tổ chức, hệ thống âm thanh, ánh sáng cho đến các chi phí thi công sân khấu, hội trường… Thế nhưng khi bạn chọn tổ chức theo hình thức trực tuyến – online thì bạn sẽ không cần phải chuẩn bị quá cầu kỳ trong việc chọn địa điểm, hay ăn uống,… điều này giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.

3. Truyền thông hiệu quả hơn

Một sự kiện trực tuyến được đầu tư bài bản và kỹ lưỡng sẽ dễ tạo được sức hút và hiệu ứng lan tỏa cũng sẽ tốt hơn rất nhiều so với các sự kiện trực tiếp thông thường. Điều này sẽ giúp ban tổ chức có thể quảng bá về chương trình, hình ảnh cũng như thương hiệu của mình được tốt hơn. 

4. Giảm thiểu các sự cố ngoài ý muốn 

Hiển nhiên việc tổ chức các chương trình sự kiện truyền thống sẽ gặp nhiều tình huống phát sinh ngoài ý muốn hơn các chương trình sự kiện trực tuyến. Việc tổ chức trực tiếp sẽ khiến bạn có nhiều mối quan tâm và lo lắng hơn như về vấn đề điều kiện thời tiết (nắng hay mưa), hoặc các yếu tố về dịch bệnh khiến việc tụ tập quá nhiều người là không được phép,… và còn rất nhiều những sự cố ngoài ý muốn khác. Tuy nhiên, với chương trình sự kiện trực tuyến thì tất cả các vấn đề này đều được giải quyết dễ dàng và không bị phát sinh chi phí.

Xem ngay: 6 mẫu kịch bản tổ chức sự kiện độc đáo mới lạ 2023 

Những loại hình tổ chức sự kiện online hiện nay

1. Hội thảo trực tuyến (webinar)

Đây là một hình thức tổ chức hội thảo, sự kiện trên website. Hình thức này cho phép các khách mời và người tham gia có thể trò chuyện, hỏi đáp và trao đổi với nhau một cách hết sức dễ dàng. Hình thức tổ chức này thường phù hợp cho các buổi sự kiện đào tạo, hội thảo chuyên đề, các buổi tọa đàm hay các buổi trao đổi bán hàng hoặc ra mắt sản phẩm mới,…

Tổ chức hội thảo trực tuyến là gì? Lợi ích của việc tổ chức hội thảo trực tuyến

2. Sự kiện kết hợp (Hybrid event)

Sự kiện kết hợp là một hình thức tổ chức mang tính chất kết hợp giữa cả sự kiện trực tiếp và sự kiện trực tuyến. Hình thức sự kiện này sẽ phù hợp với những công ty, doanh nghiệp hoặc tập đoàn đa quốc gia mà muốn tổ chức các sự kiện mang tính nội bộ như các buổi đào tạo, họp nội bộ,… hoặc cũng có thể là các chương trình sự kiện bên ngoài, sale kickoff,… 

Đặc biệt với phương thức này, bạn sẽ không còn bị giới hạn thành viên nữa mà có thể thoải mái kết nối với khán giả đến từ toàn cầu. Bạn có thể sử dụng các tính năng nhắn tin trò chuyện để cho phép những người tham dự ảo có thể trò chuyện với nhau trong khi phát trực tiếp. 

3. Show âm nhạc trực tuyến (Online Concert)

Trong những năm gần đây do ảnh hưởng của dịch Covid khiến các chương trình giao lưu ca nhạc bị hạn chế. Chính vì vậy các chương trình Online Concert bắt đầu được tổ chức và trở nên phổ biến. Ban tổ chức có thể sử dụng các công nghệ thực tế ảo tăng cường (AR) để có thể tạo ra những sân khấu có hiệu ứng hoành tráng với âm thanh, ánh sáng hết sức chuyên nghiệp. Mang đến cho du khách theo dõi một sự thích thú và mãn nhãn.

4. Hội nghị trực tuyến (virtual conferences)

Các buổi hội nghị trực tuyến cho phép các thành viên tham gia có thể truy cập vào các cuộc họp và các sự kiện trực tiếp ngay tại chỗ thông qua máy tính của chính họ. Với loại hình hội nghị trực tuyến như này, tất cả các bài phát biểu, diễn thuyết hay thảo luận đều được lưu trữ hoàn toàn thông qua Internet. Một ưu điểm của hình thức tổ chức này đó là các thành viên tham dự có thể truy cập sự kiện tạt bất cứ đâu và trên mọi thiết bị. Ngoài ra loại hình tổ chức này cũng giúp sự kiện của bạn được tiếp cận đến nhiều đối tượng hơn. Các thành viên tham gia cũng không tôn các chi phí về di chuyển, ăn ở để tham dự sự kiện.

Mời bạn đọc tham khảo: Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp chi tiết nhất 2023

Các hạn chế của tổ chức sự kiện online

1. Rủi ro về bảo mật khi tổ chức sự kiện online

Các sự kiện online được tổ chức qua một ứng dụng trung gian. Chính vì vậy mà trong quá trình diễn ra sự kiện sẽ dễ có những “vị khách” không mời mà tới. Điều này khiến cho các thông tin trong cuộc họp có thể bị rò rỉ. Bên cạnh đó, đối với những cuộc họp quan trọng và cần bảo mật cao, cũng dễ khiến những “đối thủ” xâm nhập vào cuộc họp bằng nhiều cách.

2. Đường truyền không ổn định

Sử dụng các công cụ hỗ trợ như ứng dụng hội họp, livestream, mạng internet,… khiến cho các sự kiện chịu phù thuộc nhiều vào công nghệ. Cùng vì vậy mà chất lượng cuộc họp sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều bởi yếu tố đường truyền. Đường truyền ổn định sẽ cho chất lượng cuộc họp tốt, đường truyền không ổn định sẽ cho chất lượng cuộc họp kém.

3. Rủi ro về tương tác bị đứt gãy hoặc không đồng bộ

Trong các sự kiện online, các thành viên tham dự sẽ ở những địa điểm khác nhau và sử dụng những đường truyền kết nối internet khác nhau. Điều này ít nhiều cũng tạo nên chất lượng cuộc họp không đồng đều. Bên cạnh đó, ở những sự kiện trực tiếp, các thành viên sẽ dễ dàng được khuấy động tinh thần và có thể dễ dàng tương tác với chương trình, tương tác với nhau nhiều hơn. Còn qua các sự kiện online việc tương tác lẫn nhau trở nên gượng gạo hơn, dễ dẫn đến việc tương tác bị đứt gãy.

Cách tổ chức sự kiện online dễ dàng đơn giản nhất

Dưới đây là các bước để tổ chức một sự kiện online dễ dàng và đơn giản nhất mà VietPower muốn giới thiệu đến bạn:

1. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến/ Online

Trước khi bắt tay vào làm bất cứ việc gì thì bước đầu điên đó chính là phải lên kế hoạch tổ chức. Đầu tiên bạn sẽ lên những thông tin cơ bản về chương trình như thời gian tổ chức, khung giờ tổ chức, chủ đề chương trình, ý tưởng thực hiện,…. 

2. Chọn công cụ hỗ trợ thích hợp

Sau khi lên ý tưởng và vạch ra một kế hoạch tổ chức sơ bộ, bạn sẽ dần đi chi tiết hơn về chương trình. Bạn sẽ tiếp tục chọn ra một công cụ hỗ trợ thích hợp với tính chất sự kiện để làm nền tảng trung gian, nơi sẽ diễn ra sự kiện của bạn. Để chọn được một công cụ hỗ trợ thích hợp bạn phải dựa vào các yếu tố sau:

• Số lượng người tham gia: Quy mô của sự kiện ảnh hưởng rất lớn đến việc lựa chọn các phần mềm hỗ trợ. Chọn lựa công cụ tốt và phù hợp sẽ giúp chương trình diễn ra suôn sẻ và thành công hơn.
• Chủ đề sự kiện
• Nội dung sự kiện

Ngoài ra bạn cũng cần cân nhắc đến một số các yếu tố khác như:

• Phương thức tương tác với khán giả trong chương trình, cách để các thành viên tương tác lẫn nhau
• Các đối tượng được tham gia 
• Xem xét đến các tính năng khác của công cụ hỗ trợ

3. Xây dựng các trải nghiệm tương tác

Đây là bước khá quan trọng trong quá trình tổ chức chương trình sự kiện. Trong một chương trình sự kiện thì việc tương tác giữa các khách mới với nhau và giữa khách mời với chương trình là điều hết sức cần thiết. Nó còn giúp đánh giá sự thành công hay không của một chương trình sự kiện online.

• Trước sự kiện: Bạn cần tạo các hoạt động, mini game giúp các thành viên và khách mời hòa nhập với chương trình cũng như làm quen và trở nên gần gũi với nhau hơn
• Trong sự kiện: Bạn phải có những khoảng thời gian để khách mời tương tác với chương trình, với MC. Bên cạnh đó là tạo cơ hội cho các thành viên tương tác lẫn nhau

4. Chuẩn bị sẵn sàng cho sự kiện trực tuyến

Trong quá trình chuẩn bị và set-up cho chương trình sẽ có rất nhiều các hạng mục lớn nhỏ cần được chuẩn bị. Và để tránh sự nhầm lẫn và thiếu sót thì việc kiểm tra trước và sau khi setup là điều vô cùng cần thiết. Để có thể dễ dàng kiểm tra một cách khoa học và nhanh nhất thì bạn nên lập ra danh sách các hạng mục cần chuẩn bị. Sau khi check đến đâu sẽ đánh dấu đến đó để tránh thiếu sót. 

Để dễ dàng nhất bạn hãy chia danh sách kiểm tra theo các bộ phận để các bộ phần nắm được thông tin và chịu trách nhiệm trực tiếp.

Xem thêm: Bản kế hoạch tổ chức sự kiện từ A-Z giúp chương trình thành công 100%

5. Quảng bá sự kiện

Hoạt động quảng bá sẽ diễn ra trước, trong và cả sau khi chương trình sự kiện được diễn ra. Có nhiều hình thức để quảng bá về sự kiện mà bạn có thể áp dụng như: quảng bá qua các trang web của đơn vị, qua các nền tảng mạng xã hội như facebook, tiktok,… Bên cạnh đó bạn cũng có thể tổ chức các chương trình tiếp thị sự kiện để quảng bá về sự kiện của mình bằng các hình thức như tờ rơi quảng cáo, diễu hành xe đạp, poster,…

6. Tổ chức sự kiện trực tuyến

Sau tất cả các công đoạn chuẩn bị thì sẽ đến thời điểm diễn ra chương trình sự kiện. Chúng ta có thể chia bước này thành 2 giai đoạn nhỏ đó là giai đoạn chuẩn bị ngay trước chương trình và giai đoạn diễn ra sự kiện – phát trực tiếp sự kiện.

• Giai đoạn chuẩn bị: Mặc dù đã chuẩn bị rất nhiều và kỹ lưỡng từ trước đó nhưng cũng sẽ có 1 số thứ chỉ có thể chuẩn bị ngay trước khi chương trình bắt đầu. Chính vì vậy mà thời điểm quan trọng này cần sự bình tĩnh và chuyên nghiệp của tất cả các nhân sự liên quan. Đặc biệt đây là thời gian để bạn kiểm tra lại một các hệ thống âm thanh ánh sáng… cần thiết trong chương trình.
• Giai đoạn phát trực tiếp sự kiện: Thời điểm bắt đầu phát chương trình cho đến khi kết thúc chương trình, phải luôn có những nhân sự phụ trách nhằm đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ và không gặp bất cứ một vấn đề nào. Nếu xảy ra các vấn đề phát sinh cũng cần được xử lý nhanh nhất có thể để không ảnh hưởng đến chương trình.

7. Theo dõi sau khi kết thúc chương trình

Sau khi kết thúc chương trình sự kiện, việc bạn cần làm đó là theo dõi các thành viên cũng như khách mời trong chương trình để có thể nắm được xem chương trình sự kiện của bạn đã tác động được đến đâu đối với mọi người. Điều này nói lên được chương trình sự kiện của bạn có thực sự thành công hay không. 

Ngoài ra đối với các sự kiện bán hàng hoặc giới thiệu sản phẩm, bạn cũng nên chăm sóc khách mời sau chương trình để nắm được nhu cầu và các thời điểm khách có nhu cầu để có thể giúp tiêu thụ sản phẩm của bạn.

Trên đây là tất cả những thông tin cực kỳ chi tiết về các bước tổ chức sự kiện online mà VietPower muốn chia sẻ đến bạn. VietPower hi vọng rằng với thông tin hữu ích trên có thể giúp bạn lập được tổ chức được một chương trình trọn vẹn, thành công.

Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp uy tín, hoặc cần thêm bất kì thông tin gì về dịch vụ tổ chức sự kiện, đừng ngần ngại mà liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn và hỗ trợ 24/7 bạn nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM