7 bước tổ chức ngày hội gia đình gắn kết thành công

Ngày hội gia đình là dịp tôn vinh những mái ấm của gia đình trên đất nước Việt Nam. Và để ngày này thêm phần ý nghĩa, chắc chắn không thể thiếu đi hoạt động sự kiện được. Qua đó, sẽ giúp các thành viên trong gia đình gắn kết lại với nhau hơn. Hiểu được điều này, VietPower xin chia sẻ kế hoạch tổ chức ngày hội gia đình thành công nhất. Hãy theo dõi bài viết để biết thêm thông tin nhé!

Lợi ích của việc tổ chức ngày hội gia đình

Tổ chức ngày hội gia đình mang lại nhiều lợi ích. Công ty tạo không gian thoải mái cho nhân viên sau thời gian làm việc căng thẳng. Nhân viên có thể nghỉ ngơi, thư giãn và tương tác với gia đình. Đồng thời, ngày hội gia đình củng cố sự gắn kết trong công ty. Cán bộ nhân viên gặp gỡ, làm quen và tương tác qua các trò chơi tập thể. Đây cũng là dịp để quan tâm đến nhau. Công ty hỗ trợ mối quan hệ gia đình bằng cách tạo cơ hội cho các thành viên gặp gỡ và tương tác. Điều này tạo ra môi trường làm việc tích cực và hạnh phúc. 

Lên kế hoạch tổ chức ngày hội gia đình

1. Lên ý tưởng, chủ đề chương trình 

Công việc đầu tiên khi xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện đó là phải có ý tưởng và chủ đề. Đây là yếu tố cốt lõi góp phần tạo nên thành công cho sự kiện. Với ý tưởng hay sẽ tạo nên sự hấp dẫn và độc đáo cho ngày hội gia đình. Đặc biệt, ý tưởng độc đáo xây dựng hình ảnh doanh nghiệp khác biệt. Ngoài ra, xác định chủ đề giúp trang trí và lên kịch bản dễ dàng hơn. Các thông điệp xuyên suốt chủ đề sẽ làm khách mời ấn tượng sâu sắc. Họ sẽ nhận ra nhiều thông điệp ý nghĩa và có ích sau chương trình.  

Đừng bỏ lỡ: Top 9 ý tưởng ngày hội gia đình thịnh hành nhất hiện nay

2. Lựa chọn địa điểm tổ chức 

Sau khi đã xác định được ý tưởng và chủ đề thì đến lựa chọn địa điểm tổ chức. Địa điểm phải phù hợp với kinh phí công ty. Bạn cần khảo sát địa hình thuận lợi, đáp ứng yêu cầu sự kiện. Dựa vào số lượng người tham gia và khách mời, hãy chọn địa điểm có sức chứa phù hợp. Những địa điểm có không gian rộng và ngoài trời là ý tưởng lý tưởng. Và khí hậu thoáng mát và không gian tự do giúp mọi người thoải mái. Ngoài ra, không gian ngoài trời tạo cảm giác thư giãn hơn rất nhiều.  

3. Lựa chọn hoạt động trò chơi phù hợp

Lựa chọn hoạt động trò chơi phù hợp rất quan trọng trong ngày hội gia đình. Mục đích của ngày hội là tăng cường đoàn kết và hiểu biết lẫn nhau. Vì vậy, các trò chơi phải thú vị và mang ý nghĩa. Ban tổ chức cần chọn trò chơi giúp đúc kết bài học sau khi tham gia. Các hoạt động tập thể sẽ gắn kết các cá nhân trong công ty. Ngoài ra, trò chơi cũng nên phù hợp với cả gia đình. Điều này giúp tạo sự gắn bó và thấu hiểu giữa các thành viên.  

4. Xây dựng kịch bản

Bất kỳ chương trình sự kiện đều không thế thiếu đi kịch bản tổ chức được. Bởi vì, kịch bản là yếu tố quyết định sự thành công của ngày hội. Kịch bản chi tiết gồm các tiết mục chính, thời gian thực hiện, và thời lượng. Nhân sự, thiết bị, đồ dùng cần thiết cũng phải được liệt kê rõ ràng. Kịch bản chi tiết giúp đội chạy chương trình kiểm soát thời gian tốt hơn. Ngoài ra, nó còn đảm bảo tiến trình sự kiện diễn ra thống nhất và chặt chẽ. Đặc biệt, kịch bản rõ ràng giúp mọi người biết nhiệm vụ của mình.  

5. Dự trù ngân sách  

Dự trù ngân sách cho ngày hội là bước bắt buộc phải thực hiện giúp cân đối chi phí. Bạn cần đảm bảo sự kiện quy mô và chất lượng nhưng vẫn phù hợp ngân sách. Hãy liệt kê chi tiết các khoản chi phí dự kiến, bao gồm thuê địa điểm, trang trí, trò chơi, và thiết bị. Ngoài ra, đừng quên dự phòng chi phí phát sinh. Việc quản lý ngân sách hiệu quả giúp kiểm soát chi tiêu và tránh lãng phí. Kinh phí được sử dụng hợp lý sẽ đảm bảo ngày hội được diễn ra suôn sẻ. 

6. Lên phương án dự phòng các tình huống

Lên phương án dự phòng các tình huống là rất cần thiết cho ngày hội gia đình. Thông thường ngày hội được tổ chức ngoài trời, vì vậy có thể gặp phải thời tiết xấu. Hơn nữa, đối tượng tham gia là gia đình với nhiều trẻ nhỏ, dễ phát sinh vấn đề. Những tình huống như trẻ lạc, người bị thương hay sai lệch thời gian cần được dữ liệu trước. Ban tổ chức phải xây dựng kỹ năng xử lý linh hoạt mọi tình huống. Phương án dự phòng giúp tránh ảnh hưởng trực tiếp đến chương trình. Điều này đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và an toàn.  

Bạn có biết: Family day là ngày nào? Cách tổ chức family day ý nghĩa

7 bước tổ chức ngày hội gia đình gắn kết thành công

1. Xây dựng kế hoạch tổ chức ngày hội

Để tổ chức một ngày hội gia đình thành công, bước đầu tiên là phải có kế hoạch cụ thể. Qua đó, bạn có thể đề ra ý tưởng và chủ đề phù hợp với ngày hội. Đồng thời, lập ra lịch trình chi tiết để triển khai mọi hoạt động. 

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, nên tổ chức hoạt động team building ngoài trời trong ngày hội. Đây là một cách mới mẻ và hấp dẫn để tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên. Hơn nữa, tạo cơ hội để khám phá những trò chơi và hoạt động thú vị. Điều này sẽ giúp mọi người hiểu biết và tương tác với nhau tốt hơn. Ngoài ra, cân nhắc tích hợp các hoạt động giáo dục để tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ. 

2. Lên nội dung tổ chức

Sau khi xác định chủ đề, bước tiếp theo là lên nội dung tổ chức ngày hội. Phải đảm bảo nội dung phản ánh đúng mục đích và ý tưởng ban đầu. Lên kế hoạch các hoạt động phù hợp, đảm bảo mọi người tham gia đều hưởng thụ và tham gia tích cực. Cân nhắc sự đa dạng trong nội dung để thu hút sự quan tâm từ mọi thành viên trong gia đình. Đồng thời, tạo điều kiện cho sự giao lưu và tương tác tích cực giữa các thành viên. Điều này sẽ giúp tạo ra một ngày hội gia đình gắn kết và thành công.

3. Tiến hành đặt dịch vụ

Bước tiếp theo là liên hệ các nhà cung cấp để tiến hành đặt trước các dịch vụ. Đặt địa điểm trước, đặc biệt nếu tổ chức tại địa điểm ngoài trời. Liên hệ với các công ty cho thuê trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, và nhu cầu khác. Đặt thức ăn từ nhà hàng hoặc tự nấu để đảm bảo mọi người được phục vụ đầy đủ và ngon miệng. Chú ý đảm bảo rằng các dịch vụ đặt được đảm bảo chất lượng và phù hợp với ngân sách.

4. Trang trí địa điểm tổ chức

Trước ngày chính thức tổ chức ngày hội thì sẽ tiến hành thi công trang trí địa điểm tổ chức. Việc trang trí bao gồm chuẩn bị cổng chào, sân khấu, và khu vực bốc thăm trúng thưởng. Bố trí khu vực tổ chức các hoạt động cũng cần được xem xét kỹ lưỡng. Bạn cũng cần sắp xếp khu vực cho khách mời và khu vực tiệc sao cho hợp lý. Việc trang trí tạo không gian ấm cúng và hấp dẫn sẽ tăng thêm sự hứng khởi và tạo ra một ngày hội gắn kết và thành công. 

5. Tiến hành tổ chức ngày hội gia đình 

Sau khi chuẩn bị kỹ lưỡng, tiến hành tổ chức ngày hội gia đình theo đúng kế hoạch. Phần lễ bắt đầu với lễ tân chào đón khách mời và buổi khai mạc với tiết mục đánh trống hội. Tiếp theo là các tiết mục trình diễn văn nghệ và phát biểu khai mạc. Sau đó là phần hội với trò chơi team building và bốc thăm trúng thưởng. Cuối cùng là lễ tân tiễn khách và trao quà cho thành viên tham gia các hoạt động. Tất cả những điều này sẽ tạo ra một ngày hội đáng nhớ và gắn kết.

6. Dọn dẹp sau khi kết thúc 

Sau khi kết thúc ngày hội gia đình, việc dọn dẹp là bước cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng. Thu dọn khu vực tổ chức, gấp gọn bàn ghế và tháo dỡ sân khấu. Hoàn trả trang thiết bị âm thanh, ánh sáng để sẵn sàng cho sự kiện tiếp theo. Mặc dù không được coi trọng nhưng việc này phản ánh tinh thần chuyên nghiệp và tôn trọng đối với địa điểm tổ chức. Qua trải nghiệm này, bạn cũng có thể học được nhiều kinh nghiệm cho các sự kiện sắp tới.

7. Quyết toán thu chi cho sự kiện

Sau sự kiện, quyết toán thu chi là bước quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và tính chính xác. Người chịu trách nhiệm sẽ rà soát và thanh toán các khoản chi phí đã phát sinh, như thuê địa điểm, dịch vụ ăn uống, và thuê đồ. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi khoản chi phí được tính toán chính xác và không có sự lãng phí. Đồng thời, cũng tạo cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả tổ chức  và rút kinh nghiệm cho lần tới. 

VietPower – Đơn vị tổ chức ngày hội gia đình chuyên nghiệp 

VietPower tự hào là đơn vị tổ chức ngày hội gia đình chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam với gần 10 năm kinh nghiệm. Chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhiệt huyết, giàu kinh nghiệm cùng ekip chuyên nghiệp, trách nhiệm. Và cam kết mang đến cho quý khách hàng những chương trình ngày hội gia đình hoàn hảo và đầy ấn tượng.

VietPower cung cấp các dịch vụ:

• Tư vấn miễn phí và lựa chọn địa điểm phù hợp với khách hàng
• Thiết kế ý tưởng, kịch bản phù hợp, độc đáo, ấn tượng
• Đảm bảo các hạng mục theo đúng kịch bản
• MC chuyên nghiệp, dẫn dắt gameshow xuyên suốt chương trình
• Hỗ trợ thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình Led, backdrop cho sân khấu, không gian sự kiện
• Chuẩn bị quà, vinh danh trao thưởng cho chương trình
• Hỗ trợ thi công, tháo lắp các hạng mục sự kiện
• Tư vấn trực tiếp, trình bày phương án, khả thi theo yêu cầu khách hàng

Như vậy, VietPower đã gửi đến quý độc giả 7 bước tổ chức ngày hội gia đình. Mong rằng, bài viết này sẽ giúp ích được cho mọi người trong quá trình chuẩn bị tổ chức. Qua đó kế hoạch tổ chức ngày hội thật ấn tượng và độc đáo. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc cần tư vấn về tổ chức sự kiện, liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM