Tổ chức lễ kỷ niệm: Kế hoạch, quy trình và chi phí trọn gói

Tổ chức lễ kỷ niệm là một sự kiện trang trọng, đánh dấu cột mốc thành tựu của một ai đó hoặc một tổ chức. Đồng thời đây cũng là dịp để tri ân những người quan trọng đã đồng hành cùng mình. Để tổ chức lễ kỷ niệm thành công bạn cần chuẩn bị nhiều các bước. Với kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu kỹ hơn về Tổ chức lễ kỷ niệm: Kế hoạch, quy trình và chi phí trọn gói!

Tổ chức lễ kỷ niệm là gì?

Tổ chức lễ kỷ niệm là việc tổ chức một sự kiện, buổi tiệc để ghi nhớ những dịp quan trọng. Thông thường trong cuộc sống thường nhật, sẽ kỷ niệm những cột mốc như: Sinh nhật, lễ cưới, đầy tháng,… Còn đối với các doanh nghiệp lễ kỷ niệm diễn ra dưới hình thức ngày thành lập công ty.

Mục đích của tổ chức lễ kỷ niệm là tạo ra không gian chia sẻ niềm vui, nhìn lại quá khứ và tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ cho tương lai. Trong một buổi lễ kỷ niệm thường có các hoạt động gồm: Phát biểu, trình diễn, trao giải, dùng tiệc hoặc các hoạt động giải trí khác.

Ý nghĩa của việc tổ chức lễ kỷ niệm

Lễ kỷ niệm thường là sự kiện trọng đại mang tính chất long trọng. Do đó, việc tổ chức lễ kỷ niệm sẽ mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng. Theo dõi dưới đây để biết được ý nghĩa của việc tổ chức lễ kỷ niệm nhé!

1. Ghi nhớ thời gian trải qua

Lễ kỷ niệm cho chúng ta được dừng lại để nhớ về những sự kiện, khoảnh khắc đáng nhớ đã qua. Hay đơn giản về người có sức ảnh hưởng đến cuộc sống chúng ta. Đồng thời, đây là cơ hội để tôn vinh những thành tựu, đóng góp của mọi người.

2. Tạo kỷ niệm

Việc tổ chức lễ kỷ niệm sẽ giúp chúng ta tạo được những kỉ niệm đáng nhớ. Đây cũng là dịp để họp mặt, cùng nhau chia sẻ câu chuyện. Điều này tạo ra những mối liên kết quan hệ giữa các thành viên tham gia.

3. Nguồn động lực, cảm hứng

Ngoài ra, lễ kỷ niệm còn là nguồn động lực, cảm hứng lan tỏa đến mọi người để tiếp tục phấn đấu, hoàn thành được những mục tiêu mới. Nhìn lại thành công, thành tựu trước đó để khích lệ và truyền động lực cho chúng ta phát triển.

4. Tạo ra niềm vui, thư giãn 

Tuy không khí của lễ kỷ niệm sẽ cho ta cảm giác trang trọng. Lễ kỉ niệm còn là cơ hội tạo ra trải nghiệm vui vẻ, tận hưởng các hoạt động giải trí. Việc tạo ra những kỷ niệm vui tươi này sẽ giúp mang lại sự thư giãn, hạnh phúc cho tất cả mọi người tham gia.

Kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm chi tiết

Thông thường, kế hoạch tổ chức sẽ dựa vào chủ đề, tính chất đặc thù riêng để xây dựng. Giúp bạn có thể hình dung được rõ hơn. Dưới đây là mẫu kế hoạch về tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty do VietPower lên nội dung:

Đón khách:

• Dàn lễ tân đón khách mời vào sảnh check in.
• Hướng dẫn khách mời di chuyển về vị trí ghế ngồi, ổn định để chụp ảnh.

Chương trình bắt đầu:

• Văn nghệ mở màn sôi động.
• Khai mạc chương trình: MC giới thiệu các bên tham gia, lý do tổ chức chương trình.
• Xem video hành trình phát triển của công ty.
• Đại diện lãnh đạo phát biểu, chia sẻ.
• Khen thưởng những thành viên có thành tích xuất sắc. Đại diện ban lãnh đạo lên trao quà cho các thành viên.
• Khai tiệc: MC mời ban lãnh đạo làm nghi lễ khai tiệc, tất cả thành viên nâng ly chúc mừng.
• Dùng tiệc.
• Văn nghệ khuấy động chương trình.
• Tham gia minigame.

Bế mạc:

• Tuyên bố bế mạc chương trình.
• Chụp ảnh tập thể lưu niệm. 

Quy trình 10 bước tổ chức lễ kỷ niệm thành công

Để giúp bạn tổ chức lễ kỷ niệm một cách chỉn chu và thành công. Chúng tôi sẽ chia sẻ quy trình 10 bước tổ chức chi tiết nhất. Cùng tìm hiểu dưới đây nhé!

1. Xác định mục tiêu

Đầu tiên hãy xác định mục tiêu của lễ kỷ niệm. Ví dụ tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty. Mục tiêu sẽ là nhìn lại quá trình phát triển, gặp gỡ và kết nối với khách hàng đối tác.

2. Lên kế hoạch 

Xác định trước thời gian và địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm. Sau đó, lên kế hoạch cụ thể cho từng hạng mục chương trình. Đảm bảo rằng, mọi người trong ban tổ chức, người phát biểu,.. nắm được nội dung kịch bản, kế hoạch một cách sơ lược nhất.

3. Thiết lập ngân sách

Đặt ngân sách cho lễ kỷ niệm và xác định các khoản chi tiêu cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát các hạng mục chi phí tốt hơn gồm: địa điểm, đồ ăn, trang trí, quà tặng,…

4. Lập danh sách khách mời

Xác định những khách mời mà bạn muốn mời tới dự lễ kỷ niệm từ trước. Ghi chú lại tê, thông tin liên lạc của từng khách mời. Bước này sẽ giúp bạn nắm rõ được số lượng người tham gia để chuẩn bị chương trình một cách chu đáo.

5. Chuẩn bị lời mời

Thiết kế thư mời và chuẩn bị lời mời chính thức. Đảm bảo rằng thiệp mời có chủ đề, ý nghĩa theo phong cách của concept của buổi lễ. Chú ý bạn nên gửi thư mời tới khách mời trước 1 tuần trước khi sự kiện diễn ra. Điều này giúp khách mời chuẩn bị và sắp xếp được thời gian tham dự tốt hơn.

6. Lựa chọn địa điểm và trang trí

Sau khi xác định ngân sách và quy mô số lượng người tham gia, bạn hãy tiến hành lựa chọn địa điểm. Bên cạnh đó, trang trí không gian phù hợp với chủ đề của lễ kỷ niệm. Đảm bảo không gian dễ nhìn, đầy đủ tiện nghi.

7. Lên kịch bản chương trình

Hãy lên kịch bản chương trình các hoạt động diễn ra trong lễ kỷ niệm. Bao gồm bài phát biểu, trình diễn nghệ thuật, giải thưởng, các hoạt động trò chơi tương tác. Chắc chắn rằng, kịch bản cho chương trình được xây dựng phù hợp với đối tượng tham dự. 

8. Chuẩn bị thực đơn

Nếu lễ kỷ niệm có phần dùng tiệc hãy lên kế hoạch chuẩn bị thực đơn phù hợp. Xác định loại thức ăn, đồ uống và số lượng cần chuẩn bị. Đồng thời, bạn có thể cân nhắc yếu tố đồ ăn chay cho thực đơn đặc biệt của yêu cầu khách mời.

9. Xác định tham dự 

Xác nhận lại sự tham gia của khách mời. Điều này để nắm được rõ ràng số lượng khách mời, chuẩn bị đầy đủ tiện ích cho tất cả mọi người.

10. Quản lý sự kiện

Trong này diễn ra lễ kỷ niệm, hãy đảm bảo rằng bạn có đủ nhân viên để quản lý sự kiện một cách suôn sẻ. Kiểm tra lại tất cả các hoạt động, thực đơn và trang trí để đảm bảo mọi thứ được diễn ra theo đúng kế hoạch.

Lưu ý, quy trình có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào loại sự kiện hay sở thích của ban tổ chức. Do đó, bạn hãy lên kế hoạch và chuẩn bị thật kỹ lưỡng để lễ kỷ niệm được diễn ra thành công.

Chi phí tổ chức lễ kỷ niệm trọn gói

Muốn tổ chức lễ kỷ niệm một cách mỹ mãn, thành công bạn phải dự trù được chi phí bỏ ra cho các hạng mục. Làm sao để chi phí phù hợp với ngân sách của công ty bạn đưa ra. Tuy nhiên, việc tự cân đối các hạng mục này sẽ mất thời gian và làm bạn đau đầu. 

Để giúp bạn dễ dàng hơn, ta có thể thuê những đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài. Họ sẽ có nhiều kinh nghiệm dày dặn giúp bạn tối ưu chi phí một cách dễ dàng hơn. Đến với VietPower bạn không cần phải lo lắng tính toán, chúng tôi sẽ gói gọn chi phí tổ chức lễ kỷ niệm cho bạn gồm những hạng mục sau:

• Chi phí thuê địa điểm.
• Chi phí thiết kế trang trí.
• Chi phí kịch bản sáng tạo.
• Chi phí âm thanh ánh sáng.
• Chi phí nhân sự sự kiện: MC, lễ tân,…
• Chi phí media quay chụp.

VietPower – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

VietPower là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu Việt Nam. Từ khâu chuẩn bị các hạng mục sự kiện, lên kế hoạch, setup,… luôn được VietPower chuẩn bị kỹ lưỡng, giám sát chặt chẽ cẩn thận. Mong muốn đem đến cho khách hàng về sự hài lòng khi trải nghiệm dịch vụ. 

Hơn 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi đã có cơ hội được hợp tác cùng nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ như: LG, Masan, Vietinbank, Napas,… Chính vì vậy, VietPower luôn nhận được sự ưu tiên, tin tưởng của khách hàng qua mỗi năm. Trở thành đơn vị để các doanh nghiệp có thể gửi gắm, tin tưởng và đồng hành cho nhiều sự kiện.

Vừa rồi là bài viết về Tổ chức lễ kỷ niệm: Kế hoạch, quy trình và chi phí trọn gói mà VietPower muốn chia sẻ tới bạn. Mong rằng những thông tin trên đã giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm, kiến thức về việc tổ chức lễ kỷ niệm thành công. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc bạn một ngày tràn ngập niềm vui.

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm đơn bị tổ chức lễ kỷ niệm hay các sự kiện khác. Hãy liên hệ với VietPower để được chúng tôi tư vấn 24/7 nhé! 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.