Tổ chức lễ khánh thành: Quy trình, kinh nghiệm và chi phí

Tổ chức lễ khánh thành là buổi lễ đánh dấu khai trương của một công trình cụ thể. Và đây là một sự kiện quan trọng, giúp thể hiện được vị thế của doanh nghiệp trước đối tác, khách hàng. Vì vậy, trước khi tổ chức đòi hỏi có công tác chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Bài viết dưới đây, VietPower chia sẻ đến bạn quy trình và kinh nghiệm tổ chức lễ khánh thành. 

Tổ chức lễ khánh thành là gì?

Tổ chức lễ khánh thành là quá trình tổ chức một sự kiện đặc biệt để kỷ niệm hoặc tôn vinh sự ra đời của một công trình mới, một tòa nhà, hay một dự án lớn. Lễ khánh thành thường bao gồm các nghi thức trang trọng và các bước lễ cúng để thể hiện sự trang nghiêm và ý nghĩa của sự kiện. Ngoài ra, nó cũng là dịp để các nhà tài trợ, đối tác, và cộng đồng có cơ hội gặp gỡ và giao lưu. Hơn nữa, lễ khánh thành thường được tổ chức với sự tham gia của các quan chức, doanh nhân và các vị khách mời đặc biệt, làm nổi bật sự kiện trọng đại này.

Quy trình tổ chức lễ khánh thành

1. Lên kế hoạch tổ chức cho lễ khánh thành

Công việc đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện bất kỳ là phải có bản kế hoạch. Và lễ khánh thành cũng vậy, bạn phải có ý tưởng, kịch bản, nội dung cho buổi lễ này. Bạn cần ý tưởng độc đáo và kịch bản hấp dẫn. Địa điểm phải phù hợp với quy mô sự kiện. Địa điểm thường là nơi công trình vừa hoàn thành. Bãi đỗ xe và lối đi phải thuận tiện. Lên kế hoạch chi tiết cho các hạng mục buổi lễ. Liên hệ đơn vị thi công, lên ngân sách hợp lý. Xin giấy phép tổ chức sự kiện là bước quan trọng tiếp theo. Phân chia công việc cho các nhóm cụ thể. Tổng duyệt buổi lễ giúp đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru.

2. Trang trí, setup cho sự kiện

Sau khi thống nhất các vấn đề chuẩn bị, các bên bắt đầu tiến hành thực hiện. Khu vực bên ngoài được trang trí với băng-rôn, cờ phướn và cờ đuôi nheo. Tiếp theo là lắp đặt cổng chào, thảm đỏ và cây kiểng. Khu vực lễ chính được lắp đặt nhà bạt, sân khấu và backdrop. Bàn ghế khách mời và bàn tiếp tân cũng được bố trí cẩn thận. Khu vực khánh thành trang trí để khách dễ dàng tham quan. Khu vực tiệc teabreak và chiêu đãi tiệc cũng có thể được bố trí tùy vào sự kiện. Tất cả đảm bảo an toàn và hoàn thành đúng tiến độ để tiến hành tổ chức theo kế hoạch. 

3. Tiến hành tổ chức lễ khánh thành

Tiến hành lễ khánh thành bắt đầu bằng việc đón tiếp khách mời. Đội ngũ lễ tân đón khách nồng nhiệt tại cổng chào. Khách được hướng dẫn gửi xe. Tiếp theo là các tiết mục văn nghệ sôi động. MC dẫn chương trình, nêu mục đích buổi lễ. MC giới thiệu quan khách và mời đại diện phát biểu. Sau phát biểu, các tiết mục ca múa nhạc đặc sắc diễn ra. Mục quan trọng nhất là cắt băng khánh thành. Tiết mục múa Lân Sư Rồng chúc doanh nghiệp thịnh vượng. Cuối cùng là bữa tiệc nhẹ tăng cường gắn bó với đối tác. Quy trình này đảm bảo lễ khánh thành diễn ra trang trọng và ấn tượng.

4. Kết thúc tổ chức khánh thành trao quà lưu niệm

Kết thúc lễ khánh thành, MC thông báo kết thúc buổi lễ. Đồng thời, MC gửi lời cảm ơn đến quan khách. Sau đó, các quan khách chụp ảnh kỷ niệm cùng đối tác. Tiếp theo, doanh nghiệp tặng quà lưu niệm cho khách hàng (nếu có). Việc này tạo ấn tượng tốt và gắn kết với khách mời. Chụp ảnh kỷ niệm giúp lưu giữ khoảnh khắc quan trọng. Ngoài ra, quà lưu niệm thể hiện sự trân trọng từ phía doanh nghiệp. Hoạt động này tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và chuyên nghiệp. Quy trình kết thúc buổi lễ giúp để lại ấn tượng sâu sắc cho khách mời.

Dịch vụ tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp

Với gần 10 năm kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện khánh thành khác nhau, VietPower đã khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Tự hào là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu. Chúng tôi luôn sáng tạo đổi mới trong từng chương trình sự kiện. Cùng với hệ thống trang thiết bị hiện đại và chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực. Mỗi sự kiện do VietPower tổ chức đều thành công rực rỡ. 

1. Dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói

Dịch vụ tổ chức trọn gói là giải pháp tối ưu và phổ biến mới quý khách hàng. Chúng tôi sẽ lo liệu toàn bộ các hạng mục sự kiện. Quý khách hàng chỉ cần đến và tham dự sự kiện, mà không phải bận tâm đến công đoạn nào. Điều này nhờ vào mức độ uy tín mà VietPower đã xây dựng xuất bao năm qua. Dịch vụ trọn gói bao gồm:

• Cung cấp, cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện: âm thanh ánh sáng, thảm đỏ. cổng hơi, mascot, hoa, bàn ghế,..
• Cung cấp nhân sự sự kiện: Múa lân, mc, ca sĩ. vũ đoàn,..
• Thi công thiết kế sân khấu, backdrop, banner,… 
• Quản lý giám sát sự kiện
• Lên ý tưởng, kịch bản, timeline

2. Tiết kiệm tối đa chi phí

VietPower cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp, tối ưu chi phí một cách tối đa. Chi phí có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng khách hàng. Với mối quan hệ thường xuyên với hàng nghìn đối tác cho thuê địa điểm và các nhà cung cấp dịch vụ. Ví dụ như nhà hàng, khách sạn, resort, VietPower mang đến những ưu đãi đặc biệt. Chúng tôi giúp khách hàng tiết kiệm chi phí tổ chức chương trình khai trương, lễ khánh thành một cách hiệu quả nhất. Hơn nữa, chúng tôi cam kết cung cấp giải pháp đáng tin cậy và chuyên nghiệp cho mọi yêu cầu.

3. Lễ khánh thành sáng tạo, độc đáo

VietPower tập trung vào dịch vụ tổ chức lễ khánh thành sáng tạo, độc đáo. Chúng tôi luôn đặt câu chuyện thương hiệu của doanh nghiệp lên hàng đầu trong mọi ý tưởng sự kiện. Cam kết không tái bản một sự kiện nào từ trước đến nay. Chuyên gia của chúng tôi sẽ từng bước lên kế hoạch, thực hiện và mang đến một sự kiện độc nhất vô nhị, hài hòa mọi giác quan, đảm bảo thành công vượt trội và tối ưu hóa truyền thông. 

Kinh nghiệm tổ chức lễ khánh thành từ A – Z

1. Thời gian chuẩn bị càng sớm càng tốt

Để tổ chức lễ khánh thành thành công, bạn nên chuẩn bị càng sớm càng tốt. Khi có nhiều thời gian, sẽ có thể lên kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ và chặt chẽ hơn. Đồng thời có nhiều thời gian chuẩn bị, giúp tạo nhiều ý tưởng sáng tạo, độc đáo. Ngược lại, thời gian eo hẹp, mọi công việc làm qua loa, thiếu đi sự chỉn chu. Vì vậy, một buổi lễ khánh thành hoàn hảo cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ sớm. Điều này đảm bảo sự thành công và ấn tượng của sự kiện. 

2. Luôn có kế hoạch dự phòng 

Kế hoạch dự phòng là yếu tố quan trọng trong tổ chức lễ khánh thành. Luôn có những biện pháp phòng ngừa sẵn sàng để giải quyết các vấn đề bất ngờ có thể xảy ra. Điều này bảo đảm sự suôn sẻ của sự kiện và giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra, sự chuẩn bị kỹ lưỡng và cân nhắc trước các tình huống khác nhau cũng cần thiết để đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch ban đầu. Việc có kế hoạch dự phòng không chỉ giúp duy trì uy tín mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và sự chu đáo của tổ chức.

3. Lường trước trước các tình huống 

Trước khi tổ chức lễ khánh thành, việc lường trước các tình huống là bước cần thiết. Điều này giúp cho ban tổ chức có thể sẵn sàng đối phó với mọi tình huống có thể xảy ra. Bằng cách này, họ có thể dự đoán và chuẩn bị sẵn các biện pháp khắc phục và cải thiện. Làm như vậy không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn tăng tính chuyên nghiệp và sự tin tưởng từ phía khách mời. Ngoài ra, sự chuẩn bị cẩn thận cũng giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ và ấn tượng hơn nữa.

4. Bản kế hoạch tổ chức chi tiết

Việc lập bản kế hoạch tổ chức chi tiết là bước quan trọng trong tổ chức lễ khánh thành. Bản kế hoạch này cần bao gồm mọi khía cạnh của sự kiện từ việc chọn địa điểm, sắp xếp chương trình, đến thực đơn và trang trí. Bằng cách này, ban tổ chức có thể đảm bảo mọi công đoạn diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Ngoài ra, việc có bản kế hoạch chi tiết cũng giúp cho việc phối hợp giữa các đơn vị liên quan được tốt hơn và tránh được những sai sót không đáng có trong quá trình tổ chức sự kiện.

Trên đây là toàn bộ thông tin về tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp nhất. Hy vọng với thông thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức. Đồng thời có kinh nghiệm trong quá trình chuẩn bị và lên kế hoạch tổ chức lễ khánh thành. Vì là sự kiện quan trọng, thể hiện vị thế của doanh nghiệp nên nếu chưa có kinh nghiệm, bạn có thể liên hệ các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị tổ chức lễ khánh thành uy tín thì đừng quên liên hệ với VietPower nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM