Nhân sự sự kiện được coi là những “mảnh ghép” giúp chương trình sự kiện được diễn ra thành công và suôn sẻ. Chính vì vậy, họ là đóng vai trò rất quan trọng trong các chương trình sự kiện. Dưới đây là bài viết giải đáp cho bạn tất tần tật về Nhân sự sự kiện: Vai trò, kỹ năng và kinh nghiệm cần biết. Hãy cùng VietPower tham khảo và tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
Giới thiệu về vai trò của nhân sự sự kiện
Nhân sự sự kiện là những người đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức sự kiện thành công. Họ là những người đứng sau hậu trường, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trong sự kiện diễn ra trơn tru và đạt được mục tiêu đề ra. Một vài vai trò chính của nhân sự sự kiện mà bạn có thể tìm hiểu như:
1. Lên kế hoạch tổ chức
Nhân sự sự kiện sẽ là những người lên kế hoạch tổ chức một cách kỹ càng nhất:
- Xác định các mục tiêu, đối tượng và ngân sách của sự kiện.
- Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức phù hợp.
- Xây dựng kịch bản chi tiết cho mọi hoạt động sự kiện.
- Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ như âm thanh, ánh sáng, trang trí,….
2. Quản lý nhân sự
- Tuyển chọn, đào tạo đội ngũ nhân viên phục vụ sự kiện.
- Phân công công việc cũng như giám sát quá trình làm việc.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh về nhân sự có thể diễn ra trong quá trình tổ chức sự kiện.
3. Quản lý tài chính
Các nhiệm vụ chính khi nhân sự sự kiện nắm giữ vai trò quản lý tài chính sẽ bao gồm:
- Lập kế hoạch ngân sách chi tiết cùng với đó theo dõi kỹ các hạng mục chi tiêu.
- Kiểm soát các khoản thu, chi điều này sẽ giúp đảm bảo cân đối tài chính.
4. Truyền thông, quảng bá
Các nhiệm vụ chính khi nhân sự sự kiện nắm giữ vai trò truyền thông, quảng bá sẽ bao gồm:
- Xây dựng hình ảnh, thông điệp truyền thông cho sự kiện.
- Thực hiện các hoạt động quảng bá để thu hút sự chú ý của khách mời tham gia.
- Quản lý các kênh truyền thông xã hội liên quan đến sự kiện.
5. Giải quyết các vấn đề phát sinh
Đối với các vấn đề phát sinh, nhân sự sự kiện sẽ phải linh hoạt giải quyết. Điều này giúp đảm bảo mọi hoạt động trong sự kiện được diễn ra suôn sẻ, không xảy ra các sự cố đáng tiếc. Đồng thời xử lý nhanh chóng và hiệu quả những tình huống bất ngờ xảy ra.
Các vị trí nhân sự trong tổ chức sự kiện
Để một sự kiện thành công, đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng của nhiều vị trí khác nhau. Mỗi vị trí sẽ đóng vai trò quan trọng khác nhau. Việc này đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra. Dưới đây là một vài vị trí nhân sự thường gặp trong một đội ngũ tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo và tìm hiểu:
1. Người hoạch định sự kiện (Event Planner)
Đầu tiên, không thể không nhắc đến người hoạch định sự kiện. Đây là vị trí có vai trò nòng cốt trong đội ngũ tổ chức sự kiện. Họ sẽ là những người đảm nhiệm một loạt các nhiệm vụ quan trọng, lên ý tưởng cũng như xây dựng kế hoạch tổng thể cho sự kiện. Đồng thời có trách nghiệm phối hợp với bộ phận tài chính. Việc này sẽ đảm bảo cho mọi hoạt động sự kiện được hiệu quả nằm trong mức ngân sách cho phép.
Là một event planner, bạn cũng cần củng cố các kỹ năng truyền đạt thông tin. Phải luôn giữ bình tĩnh trong môi trường làm việc với tần suất áp lực cao. Ngoài ra cũng cần có kỹ năng thương lượng để việc đàm phán, xin giấy phép tổ chức sự kiện đạt được hiệu quả nhất định.
2. Điều phối viên sự kiện (Event Coordinator)
Điều phối viên sự kiện là vị trí quan trọng, chủ chốt hàng đầu trong đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện. Họ sẽ là những người có quyền hạn cao nhất để điều phối, quản lý tất cả nhân sự. Công việc của điều phối viên sự kiện là chỉ ra những chi tiết yêu cầu để đảm bảo chương trình được vận hành theo đúng kế hoạch đã đề ra. Thông thường, những người điều phối viên sự kiện sẽ có khả năng truyền đạt thông tin tốt. Đồng thời phải sắp xếp công việc một cách logic, tỉ mỉ và cẩn thận.
3. Quản lý sự kiện (Event Manager)
Quản lý sự kiện là bộ phận có mối liên hệ mật thiết với bộ phận điều phối viên sự kiện. Sự phối hợp giữa hai bộ phận này sẽ giúp chương trình sự kiện được vận hành trơn tru nhất. Vai trò của quản lý sự kiện rất linh hoạt có thể vừa giải quyết các công việc giấy tờ vừa lên kế hoạch, điều phối công việc hay phản xạ những thay đổi bất ngờ so với kịch bản chương trình. Bên cạnh đó, những quản lý sự kiện cần phải lắng nghe tốt để đưa ra những phương án tối ưu giải quyết các đầu mục công việc trong sự kiện.
4. Trợ lý sự kiện (Event Assistant)
Bên cạnh quản lý sự kiện thì trợ lý sự kiện cũng là vị trí vô cùng cần thiết. Họ sẽ là những người liên lạc với nhà thầu chính hay các bên liên quan hỗ trợ tổ chức sự kiện. Trong trường hợp nếu quản lý sự kiện bận rộn, trợ lý sự kiện sẽ là người trực tiếp quản lý các nhóm nhỏ cũng như chỉ đạo các công việc cần thiết. Họ cũng cần phải nắm rõ kịch bản chi tiết đồng thời đáp ứng các yêu cầu khác nhau của vị trí trợ lý sự kiện.
5. Chỉ đạo nghệ thuật (Artistic Director)
Vị trí chỉ đạo nghệ thuật là người quản lý trực tiếp các hạng mục thiết kế, sáng tạo liên quan đến chương trình sự kiện. Vị trí này cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận truyền thông, marketing để tìm kiếm những quyền lợi từ nguồn tài trợ, quảng bá cho chương trình có yếu tố nghệ thuật. Nhiệm vụ của họ là đưa ra những định hướng cho sự kiện để tất cả mọi người có thể tham gia vào quá trình sáng tạo, thực hiện các ý tưởng thành hiện thực.
6. Các vị trí khác
Ngoài 5 vị trí cơ bản thường thấy trong một chương trình sự kiện cần có. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm một vài vị trí hỗ trợ khác như:
- Quản lý dự án (Project manager)
- Chuyên gia thiết kế (Design specialist)
- Giám đốc kỹ thuật (Technical director)
- Chuyên gia marketing (Marketing specialist)
- Quản lý dịch vụ ăn uống (Catering manager)
- Điều phối viên an ninh (Security coordinator)
- Chuyên gia quan hệ công chúng (Public relations specialist)
- Quản lý nhà cung cấp (Vendor manager)
Tuy nhiên, các vị trí phù hợp sẽ còn phải phụ thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện. Từ đó, đội ngũ sự kiện có thể thêm hoặc bớt các vị trí khác nhau mà không nhất thiết phải giữ cố định.
Kỹ năng cần có của nhân sự sự kiện
Để trở thành một nhân sự của sự kiện, bạn cần phải trang bị cho mình những kỹ năng đa dạng. Vì sự kiện luôn là ngành linh hoạt, bắt buộc bạn phải “nâng cấp” bản thân hằng ngày để bắt kịp xu hướng và tình huống. Chính vì vậy, dưới đây là một vài kỹ năng quan trọng mà nhân sự sự kiện nên có:
1. Kỹ năng mềm
Đối với các kỹ năng mềm, bạn nên chú ý những kỹ năng sau:
- Kỹ năng giao tiếp: Biết lắng nghe, truyền đạt thông tin rõ ràng để thuyết phục người khác. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ giao tiếp tốt hơn với các khách hàng, đối tác, đồng nghiệp hay các bên liên quan khác.
- Kỹ năng tổ chức: Giúp bạn có thể lên kế hoạch, sắp xếp các công việc và quản lý thời gian, nguồn lực một cách hiệu quả. Điều này sẽ giúp sự kiện được thành công tốt hơn.
- Kỹ năng giải quyết các vấn đề: Trong quá trình tổ chức sự kiện, chắc chắn không thể tránh khỏi những vấn đề có thể phát sinh. Chính vì vậy, bạn cần bình tĩnh, sáng tạo và giải quyết các vấn đề bằng cách tối ưu nhất.
- Kỹ năng làm việc nhóm: Đối với kỹ năng làm việc nhóm là một phần không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện. Bạn cần biết cách hợp tác, chia sẻ và hỗ trợ các công việc với đồng nghiệp của mình.
- Kỹ năng chịu áp lực: Các công việc sự kiện đòi hỏi những người chịu được áp lực cao. Chính vì vậy, bạn cần vững tinh thần làm việc và chịu đựng được áp lực cần thiết.
- Phát triển sự sáng tạo: Nên để sức sáng tạo của bạn được phát huy. Từ đó tạo ra những ý tưởng độc đáo và ấn tượng. Bên cạnh đó, sự sáng tạo cũng giúp bạn thu hút được chú ý của khách hàng hay các khách mời tham dự.
2. Kỹ năng chuyên môn
Đối với các kỹ năng chuyên môn, bạn cần chú ý các kỹ năng cần thiết sau:
- Kỹ năng quản lý dự án: Có khả năng lên kế hoạch cũng như theo dõi và đánh giá được tiến độ hoàn thành của dự án.
- Kỹ năng quản lý ngân sách: Kỹ năng sẽ giúp bạn lập kế hoạch ngân sách và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả.
- Kỹ năng viết, trình bày: Bạn nên cải thiện kỹ năng này vì khi tổ chức sự kiện bạn sẽ cần viết các tài liệu, kịch bản, báo cáo,… liên quan đến sự kiện rất nhiều.
- Kiến thức của các lĩnh vực liên quan: Ví dụ như hiểu biết về âm thanh, ánh sáng, an ninh, trang trí,… để có thể phối hợp hiệu quả với các đơn vị cung cấp dịch vụ.
- Kỹ năng sử dụng công nghệ: Bạn nên thành thạo các phần mềm hỗ trợ công việc như excel, powerpoint,… phần mềm thiết kế,…
Cách xây dựng đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp
Để xây dựng một đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp bạn sẽ cần rất nhiều yếu tố khác nhau để tạo thành. Dưới đây là một vài gợi ý từ VietPower gửi bạn tham khảo:
1. Xây dựng tầm nhìn, văn hóa của doanh nghiệp
Trước tiên khi xây dựng một đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần xây dựng tầm nhìn và văn hóa của doanh nghiệp. Đặt mục tiêu rõ ràng cho đội ngũ cũng như các giá trị cốt lõi và tầm nhìn chung của doanh nghiệp. Tiếp đó, xây dựng văn hóa làm việc, tạo môi trường làm việc sáng tạo và năng động, khuyến khích những hợp tác, đổi mới.
2. Tuyển dụng nhân sự
Bạn cần xác định rõ ràng các yêu cầu công việc, lập danh sách những kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết cho vị trí tuyển dụng. Tận dụng các nền tảng mạng xã hội, các sự kiện ngành để tìm kiếm ứng viên một cách dễ dàng. Ngoài ra, bạn có thể tổ chức nhiều vòng phỏng vấn để đánh giá toàn diện năng lực của các ứng viên.
3. Đào tạo, phát triển
Cung cấp các khóa đào tạo kỹ năng tổ chức sự kiện, quản lý dự án hay xử lý tình huống,… Khuyến khích các thành viên tham gia các khóa học, hội thảo để cập nhật kiến thức. Bên cạnh đó, hãy thực hiện đánh giá hiệu quả công việc định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng để phát hiện và hỗ trợ nhân viên phát triển.
4. Xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả
Tiếp theo, bạn nên sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ, phân công công việc. Thiết lập các quy trình làm việc để đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả. Điều này sẽ kịp thời phát hiện cũng như giải quyết các vấn đề liên quan đến sự kiện.
5. Xây dựng đội ngũ gắn kết
Cuối cùng, bạn cần xây dựng đội ngũ của mình một cách gắn kết cũng như hợp tác giữa các thành viên. Khen thưởng những thành tích để mọi người có động lực làm việc. Bên cạnh đó, hãy luôn tạo cơ hội cho nhân viên đóng góp ý kiến để giải quyết các vấn đề. Từ đó, đội ngũ của bạn sẽ có niềm tin và đoàn kết với nhau tạo ra hiệu quả công việc tốt hơn.
Những thách thức khi quản lý nhân sự sự kiện
Quản lý nhân sự sự kiện là công việc đòi hỏi sự kiên trì, linh hoạt và thích ứng cao. Bên cạnh những niềm vui, thành công thì các nhà quản lý nhân sự sự kiện cũng vướng phải những thách thức nhất định. Dưới đây là một vài thách thức khi quản lý nhân sự sự kiện mà bạn có thể tìm hiểu thêm:
- Thời gian làm việc không cố định vì sự kiện có thể diễn ra bất kỳ thời điểm nào trong ngày, đêm hay cuối tuần hoặc thậm chí xảy ra trong ngày lễ.
- Các yêu cầu có thể thay đổi liên tục, đòi hỏi nhân sự phải linh hoạt thích ứng.
- Áp lực công việc tăng cao, đòi hỏi vào sự tập trung và hiệu quả cao.
- Nhà quản lý phải có khả năng phân công công việc rõ ràng, tránh sử dụng quá nhiều nhân sự tạm thời. Điều này sẽ khiến việc quản lý trở nên phức tạp hơn.
- Xây dựng tinh thần đồng đội, có mối quan hệ lâu dài.
- Giữ chân nhân tài trở nên khó khăn vì sự cạnh tranh cao.
Lợi ích khi thuê đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp
Việc thuê đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Dưới đây là một vài lợi ích nổi bật nhất:
- Hiểu rõ quy trình làm việc của một chương trình sự kiện từ khâu lên ý tưởng cho đến khi kết thúc sự kiện.
- Đội ngũ nhân sự sự kiện thuê ngoài có kiến thức sâu rộng về nhiều hạng mục khác nhau như sân khấu, âm thanh, ánh sáng,…
- Luôn cập nhật xu hướng mới trong ngành sự kiện, giúp sự kiện của bạn trở nên độc đáo và ấn tượng hơn nữa.
- Giải phóng nguồn năng lực, giúp bạn có thể tập trung vào các công việc cốt lõi khác.
- Đội ngũ nhân sự sẽ quản lý công việc một cách hiệu quả.
- Đảm phát hợp đồng có lợi với các nhà cung cấp dịch vụ, tránh lãng phí những khoản chi không cần thiết.
- Đảm bảo chất lượng sự kiện được thực hiện chuyên nghiệp, diễn ra suôn sẻ và thành công.
- Khả năng xử lý các tình huống phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Giảm thiểu các rủi ro và xử lý các rủi ro, phát sinh có thể xảy ra.
Vừa rồi là bài viết giải đáp tất tần tật về Nhân sự sự kiện: Vai trò, kỹ năng và kinh nghiệm cần biết mà VietPower chia sẻ cho bạn. Hy vọng những thông tin ở trên đã giúp ích được cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một ngày tốt lành.
Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện, team building chuyên nghiệp và uy tín. Hãy liên hệ với VietPower ngay hôm nay. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ tư vấn và biến sự kiện của bạn hoành tráng nhất.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
