17/12/2021 
Xin giấy phép tổ chức sự kiện được xem là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp “đau đầu” khi tổ chức sự kiện, rằng: Sự kiện nào thì cần xin giấy phép và xin ai? Thủ tục xin giấy phép như thế nào? Hiểu được điều đó, với bài viết này, VietPower sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc liên quan đến vấn đề xin giấy phép tổ chức sự kiện. Hy vọng qua bài viết này, các tổ chức, doanh nghiệp có thể tự xin giấy phép cho các sự kiện sắp tới.
Mục lục
Nên xin giấy phép tổ chức cho sự kiện nào?
Theo quy định mới nhất của pháp luật Việt Nam, khi các tổ chức, doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện đều phải nộp đơn lên cơ quan chức năng để xin giấy phép tổ chức sự kiện. Theo đó, các sự kiện có quy mô và được tổ chức với đối tượng khách mời đa dạng như: hội nghị, hội thảo, họp báo, chương trình ca nhạc, khai trương,… khi muốn tổ chức bắt buộc phải xin được giấy phép tổ chức. Ngoài ra, có một số sự kiện có quy mô nhỏ, mang tính chất cá nhân như: sinh nhật, liên hoan, đầy tháng,… thì không bắt buộc phải xin giấy phép tổ chức.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Trong suốt 5 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện VietPower đã gặp rất nhiều trường hợp sự kiện đã chuẩn bị kỹ càng nhưng lại chưa xin được giấy phép tổ chức. Không những thế, có nhiều doanh nghiệp không hiểu, hoặc không biết đến việc phải xin giấy phép tổ chức sự kiện. Những điều này đã gây ảnh hưởng lớn đến sự kiện. Thậm chí, có nhiều sự kiện đã phải hủy bỏ do chưa xin được giấy phép tổ chức trước ngày diễn ra sự kiện.
Chính vì thế, ngày nay, khi tổ chức sự kiện, các tổ chức, doanh nghiệp thường lựa chọn thuê trọn gói dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bên ngoài để sự kiện được tổ chức chỉn chu và chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp còn hỗ trợ cả quy trình làm thủ tục xin giấy phép tổ chức để việc xin giấy phép tổ chức thuận lợi nhất.
Hướng dẫn quy trình thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định
Trước tiên, khi muốn xin giấy phép tổ chức sự kiện, các tổ chức, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ để trình lên cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép theo quy định của pháp luật. Hồ sơ thủ tục để xin giấy phép tổ chức của các sự kiện không giống nhau.
Đây là 3 văn bản quy định của pháp luật về các hồ sơ, thủ tục cần chuẩn bị để xin giấy phép tổ chức sự kiện:
- Nghị định số 103/2009/NĐ-CP Ban hành Quy chế hoạt động văn hóa và kinh doanh dịch vụ văn hóa ngày 6/11/2009;
- Nghị định số 01/2012/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ hủy bỏ các Quy định có liên quan đến thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;
- Nghị định 79/2012/NĐ-CP Quy định về biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu.
Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền
Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện, hồ sơ cần nộp lên cơ quan có thẩm quyền sớm nhất có thể để cơ quan có thẩm quyền có thời gian để xử lí hồ sơ. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện có thể được nộp lên cơ quan có thẩm quyền theo 3 cách:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở của cơ quan có thẩm quyền.
- Nộp hồ sơ thông qua chuyển pháp nếu cơ quan có thẩm quyền có áp dụng hình thức tiếp nhận hồ sơ này.
- Nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công nếu cơ quan có thẩm quyền có áp dụng hình thức tiếp nhận hồ sơ này.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiếp tục thẩm định, xem xét nội dung đề nghị cấp phép tổ chức hội thảo. Ngoài ra, trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, theo quy định, cơ quan có thẩm quyền yêu cầu tổ chức, doanh nghiệp nộp hồ sơ bổ sung.
Thời gian để cơ quan có thẩm quyền thẩm định nội dung hồ sơ thông thường là 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Sau khi đánh giá toàn diện, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép tổ chức sự kiện.
Trường hợp không cấp được giấy phép tổ chức thì cơ quan có thẩm quyền trả lời bằng văn bản cho người đề nghị cấp giấy phép tổ chức và giải thích lý do cụ thể.
Các loại hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện
Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện cơ bản sẽ bao gồm:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép
- Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng)
- Kịch bản nội dung sự kiện
- Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Lưu ý: với một số giấy tờ bản sao, cần công chứng để đảm bảo bản sao không bị làm giả thông tin.
Tuy nhiên, với một số sự kiện có yếu tố nước ngoài, các tổ chức xin cấp giấy phép sẽ phải cung cấp thêm các giấy tờ sau trong hồ sơ:
- Nộp đơn xin phép vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang theo mẫu.
- Thư mời hoặc văn bản thỏa thuận (bản chính hoặc bản sao có bản dịch tiếng Việt có công chứng) với tổ chức nước ngoài về việc tổ chức trình diễn thời trang, biểu diễn nghệ thuật tại Việt Nam.
- Trường hợp cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài về Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, tổ chức trình diễn thời trang thì phải có văn bản của Đại sứ quán Việt Nam nước sở tại trước khi đến Việt Nam (bản sao giấy chứng nhận).
- Doanh nghiệp có hoạt động văn hóa nghệ thuật xin cấp giấy phép phải cung cấp bản sao có chứng thực quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bao gồm cả ngành nghề kinh doanh) trong hồ sơ.
Lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện
Nộp giấy phép trước ít nhất 30 ngày
Khi nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện lên cơ quan chức năng, chuẩn bị đầy đủ và nộp lên cơ quan chức năng trước 10 ngày đối với các sự kiện nhỏ và trước 30 ngày với các sự kiện ca nhạc, trình diễn thời trang… Đây là các sự kiện cần phải duyệt kỹ càng các nội dung, hoạt động trong sự kiện nên cần nhiều thời gian hơn để duyệt hồ sơ.
Lưu ý, hồ sơ cần nộp lên cơ quan chức năng trước ngày diễn ra sự kiện “ÍT NHẤT” 10 ngày hoặc 30 ngày tùy từng sự kiện. Nếu bạn nộp hồ sơ muộn hơn khoảng thời gian trên, nếu có xảy ra sai sót trong hồ sơ hoặc cần bổ sung hồ sơ, cơ quan chức năng sẽ không đảm bảo cấp giấy phép trước sự kiện cho bạn.
Kiểm tra lại hồ sơ trước khi nộp
Trước khi nộp hồ sơ lên cơ quan chức năng, hãy kiểm tra thật kỹ một lần nữa các loại giấy tờ. Các giấy tờ phải đảm bảo đúng quy cách, đúng kích thước. Với các giấy tờ là bản sao, trước khi nộp lên cơ quan chức năng, bạn phải công chứng để chứng thực bản sao không bị thay đổi so với bản chính.
Nếu hồ sơ nộp lên cho cơ quan có thẩm quyền nhưng bị thiếu hoặc hồ sơ chưa đạt chuẩn, hồ sơ của bạn sẽ không được tiếp nhận và được yêu cầu bổ sung đầy đủ các loại giấy tờ còn thiếu (chưa chuẩn). Việc này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian cấp giấy phép dự tính. Trong trường hợp giấy phép cấp muộn hơn thời gian dự kiến tổ chức sự kiện, bạn sẽ buộc phải dời lại ngày tổ chức sự kiện và chờ giấy phép.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin phép tổ chức sự kiện
Thủ tướng chính phủ: Đối với sự kiện quốc tế có tính chất chính trị, liên quan đến các vấn đề trọng đại của đất nước, thành phần tham dự là cán bộ cấp cao của Việt Nam và các nước trên thế giới thì phải trình Thủ tướng Chính phủ cấp phép tổ chức.
Các cục, bộ ngành liên quan: Các sự kiện cần gửi hồ sơ đến các ban, bộ ngành liên quan (Bộ Nghệ thuật Biểu diễn, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Công Thương, Bộ Thông tin và Truyền thông…) bao gồm: các sự kiện trực thuộc và các cơ quan Trung ương, các sự kiện tổ chức bởi 2 tỉnh trở lên, các sự kiện có yếu tố bên ngoài. Đối với các sự kiện này, cơ quan cấp phép tổ chức sẽ là các bộ, ngành khác nhau tùy theo nội dung hoạt động.
UBND cấp tỉnh và các Sở, Ban ngành liên quan: Căn cứ vào nội dung, lĩnh vực tổ chức sự kiện và thực tế văn bản quy phạm pháp luật ở các nơi, việc cấp giấy phép tổ chức sự kiện thuộc về UBND tỉnh hoặc các sở, ban, ngành có liên quan. Vì vậy, cần xác định chính xác cơ quan cấp giấy phép tổ chức sự kiện theo lĩnh vực của từng sự kiện.
Mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức sự kiện
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————-
……., ngày…tháng…năm…
ĐƠN ĐỀ NGHỊ
(Về việc: Cấp phép tổ chức sự kiện)
Kính gửi: – Cục Nghệ thuật biểu diễn
– Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh A
– Ủy ban nhân dân huyện B
– Căn cứ Nghị định 79/2012/NĐ-CP quy định về biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu.
Tên đơn vị: ……………………………………………………………………………
Địa chỉ: ………………………………………………………………………………..
Điện thoại: …………………………………………………………………………….
Giấy phép kinh doanh: ………………………………………………………………..
Quyết định thành lập đơn vị số: …………………….nơi cấp: ………………………..
Họ và tên người đại diện: ……………………………………………….…………….
Chức vụ: ……………………………………………………………………………….
Căn cứ Quyết định số … ngày… của Hội đồng nghệ thuật…và điểm a khoản 1 Điều 3 Nghị định 79/2012/NĐ-CP:
“Điều 3. Chính sách của Nhà nước
Nhà nước ban hành các chính sách sau đây:
a) Khuyến khích tổ chức, cá nhân Việt Nam thuộc mọi thành phần kinh tế tham gia biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu theo quy định của pháp luật; …”
Chúng tôi xin cấp Giấy phép tổ chức kiện:
Sự kiện:
Bao gồm các chương trình:
– Tên chương trình:
+ Thời gian:
+ Thời lượng chương trình (số phút):
+ Người chịu trách nhiệm chương trình:
+ Địa điểm:
Chúng tôi xin cam kết:
– Thực hiện đúng các quy định tại Nghị định số 79/2012/NĐ-CP ngày 05 tháng 10 năm 2012 của Chính phủ quy định về biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu.
– Chịu trách nhiệm về mọi vi phạm pháp luật về quyền tác giả và quyền liên quan.
– Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung hồ sơ đề nghị cấp giấy phép.
Hồ sơ nộp kèm theo:
– …
Kính mong …. (cơ quan chức năng) xem xét và giải quyết.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
VietPower – Đơn vị tổ chức sự hội thảo uy tín, chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Nếu bạn đang tìm đơn vị cho tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn, hỗ trợ và báo giá miễn phí.
VietPower tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể yên tâm lựa chọn cho sự kiện hội thảo cho tổ chức,doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân sự nhân sự sự kiện được đào tạo bài bản, đã từng tổ chức rất nhiều sự kiện cho hàng trăm đối tác, khách hàng trong và ngoài nước (Vietcombank, Canon, BIDV, Samsung…) VietPower cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện hội hội thảo chuyên nghiệp nhất với chi phí tốt nhất.
- Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
- Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
- Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
- Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
- Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.
Ngoài ra, VietPower còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện khác như: tổ chức gala dinner, team building, ngày hội gia đình, lễ ký kết hợp tác, lễ khai trương, lễ khánh thành,…
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
