Cách tổ chức sự kiện khai trương văn phòng chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng như thế nào cho chuyên nghiệp, bạn đã biết chưa? Tại Việt Nam, bình quân mỗi ngày có 360 doanh nghiệp được thành lập mới, chưa kể đến các doanh nghiệp mở rộng cơ sở, chi nhánh. Do đó, nhu cầu về khai trương văn phòng đang tăng cao trong những văn gần đây, trở thành mối quan tâm của doanh nghiệp. Vậy nên, với bài viết này, Vietpower sẽ cung cấp kiến thức về tổ chức sự kiện khai trương văn phòng, đọc ngay để hiểu hơn về tổ chức sự kiện nhé!

Mời bạn đọc: Cách tổ chức lễ khai trương hấp dẫn nhất 2021

Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng cần chuẩn bị gì?

Để công tác tổ chức sự kiện khai trương văn phòng được diễn ra theo đúng kế hoạch, cần chuẩn bị những việc sau đây:

Nhanh chóng hoàn thiện văn phòng

Văn phòng phải nhanh chóng được hoàn thiện trước khi sự kiện khai trương diễn ra, đó là điều tất yếu. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp khi vừa đi vào thi công đã ấn định ngày tổ chức sự kiện khai trương văn phòng, không tính toán đến rủi ro. Một trong rủi ro thường thấy là văn phòng vẫn chưa được hoàn thiện cho chậm tiến độ thi công. Và tất nhiên, khi văn phòng chưa hoàn thiện, thì việc tổ chức sự kiện khai trương là điều không thể. 

Do đó, việc đầu tiên cần chuẩn bị cho tổ chức sự kiện khai trương văn phòng là nhanh chóng hoàn thiện văn phòng.

Xây dựng chính sách ưu đãi nhân dịp khai trương

Tiếp theo sau đó, việc xây dựng chính sách ưu đãi nhân dịp khai trương cũng cần nhanh chóng triển khai. Đây là công việc khá quan trọng, cần tính toán, xét duyệt từ cấp trên. Vậy nên, đưa ra chính sách ưu đãi sớm sẽ giúp người làm quản lí có thời gian để xem xét và duyệt lại trước khi đưa vào thực hiện.

Ngoài ra, khi sớm chốt chính sách ưu đãi phù hợp, đội ngũ marketing có thể mượn làm công cụ truyền thông sự kiện, thu hút sự quan tâm của khách hàng đối với sự kiện khai trương văn phòng công ty sắp tới.

Marketing cho sự kiện

Hoạt động marketing sự kiện nên diễn ra theo cả hình thức online, offline. Với hình thức online, doanh nghiệp có thể quảng bá sự kiện khai trương doanh nghiệp trên fanpage Facebook, website, tiktok,… Còn về hình thức offline, nên sử dụng phương tiện như: tờ rơi, banner, standee,… 

Ngoài ra, như đã nói ở trên, việc kết hợp truyền thông chương trình ưu đãi cùng sự kiện khai trương văn phòng sẽ giúp tăng hiệu quả truyền thông, hút sự chú ý của khách hàng.

Thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Khai trương văn phòng là sự kiện quan trọng, mang lại rất nhiều ý nghĩa đối với cơ quan, doanh nghiệp. Do đó, nếu doanh nghiệp của bạn không có đội ngũ chuyên về tổ chức sự kiện, hãy tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bên ngoài để thay bạn làm điều đó.

Khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện, hãy cẩn thận và lựa chọn đơn vị uy tín để mang đến sự kiện khai trương văn phòng chuyên nghiệp nhất. Một số tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bạn cần chú ý xem xét:

• Kinh nghiệm tổ chức sự kiện
• Đội ngũ nhân sự 
• Thái độ phục vụ
• Trang thiết bị sự kiện
• Quy trình tổ chức sự kiện
• Phương án đề phòng rủi ro,…

Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương văn phòng 

Kịch bản tổ chức được xem là linh hồn của một sự kiện. Với từng khách hàng, từng chủ đề sự kiện sẽ yêu cầu kịch bản khác nhau. Khi xây dựng kịch bản, nên linh hoạt, sáng tạo để thu hút sự chú ý của khách mời. 

Bên cạnh đó, đối với kịch bản tổ chức sự kiện, khi triển khai cần chi tiết, rõ ràng và không thể thiếu những nội dung sau đây:

1. Đón tiếp khách mời

• Thời gian: 15 – 30 phút

Đón tiếp khách mời là một phần quan trọng cần có của một sự kiện khai trương văn phòng. Với sự kiện khai trương văn phòng, ban tổ chức không quan tâm nhiều đến việc đón tiếp khách mời và không cho mục này vào kịch bản tổ chương trình. Cũng vì thế mà cho đến lúc bắt tay vào làm, những bất cập mới dần lộ ra, để lại ấn tượng không tốt đối với khách mời.

Chính vì thế, ngay từ công việc đón tiếp khách mời cũng cần phải xây dựng kịch bản chi tiết. Ai sẽ hỗ trợ khách ở khu vực để xe? Ai sẽ đón tiếp khách, nhận quà chúc mừng? Ai sẽ hướng dẫn khách đi lại trong sự kiện? Tất cả những đầu mục công việc này đều phải phân công rõ ràng và hướng dẫn cụ thể. 

Múa lân, văn nghệ

• Thời gian: 15 -30 phút

Múa lân và văn nghệ là một hoạt động “làm nóng” không khí sự kiện. Với hoạt động này, cần chọn những tiết mục đặc sắc, mang tính giải trí cao để thu hút sự quan tâm, chú ý của khách mời. 

Bên cạnh đó, theo truyền thống văn hóa Việt Nam, múa lân trong ngày khai trương văn phòng như một cách để xua đuổi tà ma, rước tài lộc, mang đến may mắn cho hoạt động làm ăn của doanh nghiệp. Vì thế, với những hoạt động này, luôn được xây dựng kịch bản kỹ càng.

Hoạt động múa lân sẽ được thực hiện trước. Đội lân sẽ đi từ cổng sự kiện, vòng lên phía sân khấu sự kiện và lại đi vòng ra ngoài. Trước lúc này, MC đã phải ổn định tổ chức, tạo khoảng không gian trống đủ để đội lân đi lại trong khuôn viên sự kiện.

Các tiết mục văn nghệ sẽ được sắp xếp lần lượt một cách khoa học trong kịch bản một cách dễ hiểu nhất để MC và điều hành chương trình có thể nắm được.

2. Khai mạc sự kiện

• Thời gian: 10 – 15 phút

Tại sự kiện khai trương văn phòng, các hoạt động trong phần khai mạc sự kiện đa phần sẽ phải có những nội dung như: lí do tổ chức sự kiện; giới thiệu khách mời, đại biểu; phát biểu của đại diện doanh nghiệp,…Ngoài ra, tại phần khai mạc sự kiện, có thể thêm mục giới thiệu sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp đang cung cấp như một hoạt động marketing bán hàng.

3. Cắt băng khánh thành

• Thời gian: 15 – 30 phút

Hoạt động cắt băng khánh thành diễn ra trong khoảng thời gian khá ngắn nhưng phải thực sự cẩn thận và chi tiết trong việc lên kịch bản để tránh những sai sót không đáng có. 

Với phần này, MC sẽ mời lên sân khấu đại diện doanh nghiệp và cổ đông của công ty để cùng nhau cắt băng khánh thành. Tuy nhiên, trước khi đến phần này, ban tổ chức phải bố trí sẵn sàng đội ngũ lễ tân để hỗ trợ cắt băng khánh thành.  Ngay lúc đó, đội ngũ kỹ thuật cũng chuẩn bị pháo bông tạo hiệu ứng cho sự kiện.

4. Bế mạc

• Thời gian: 30 phút – 1 tiếng

Sau khi sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, MC sẽ thay mặt ban tổ chức chương trình cảm ơn khách mời đã đến tham dự sự kiện. Tiếp theo sau đó, MC sẽ mời mọi người lên sân khấu để cùng nhau lưu lại khoảnh khắc đáng nhớ, đồng thời gửi tặng khách mời những phần quà lưu niệm. 

Các bước tổ chức sự kiện khai trương văn phòng 

Bước 1: Xác định chủ đề chính của sự kiện

Sự kiện khai trương có cần chủ đề không? Câu trả lời là có. Chủ đề chính rất quan trọng đối với một sự kiện. Trước đây, các sự kiện khai trương thường được tổ chức một cách đơn giản, không chủ đề. Cũng chính vì thế mà đa phần nội dung chương trình giống nhau, không tạo được dấu ấn đối với khách mời. Và để giải quyết bài toán đó, các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đã gợi ý cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện có chủ đề, mang thông điệp ý nghĩa nào đó, đại diện cho màu sắc của doanh nghiệp. 

Thông thường, chủ đề sự kiện khai trương văn phòng thường sẽ gắn liền với hình ảnh, văn hóa doanh nghiệp, đặc trưng ngành nghề. Sau khi xác định được chủ đề chính, các công việc tiếp theo cần triển khai sẽ xoay quanh và làm nổi bật chủ đề chính.

Bước 2: Xây dựng ý tưởng, kịch bản 

Ý tưởng và kịch bản chương trình phải rõ ràng, mạch lạc, đặc biệt là phải có yếu tố mới lạ, sáng tạo để gây ấn tượng với khách hàng. Bên cạnh đó, kịch bản phải triển khai sát với timeline chương trình để cả MC, điều hành, kỹ thuật,.. có thể nắm rõ toàn bộ chương trình.

Để sự kiện khai trương văn phòng diễn ra suôn sẻ nhất, luôn phải xây dựng kịch bản dự phòng rủi ro, hướng giải quyết vấn đề. Trong trường hợp có sự cố, ban tổ chức sẽ nhanh chóng xử lí vấn đề nhanh chóng và gọn gàng nhất để đảm bảo chương trình vẫn diễn ra theo đúng thời gian dự kiến.

Bước 3: Danh sách khách mời

Danh sách khách mời lên càng sớm, càng thể hiện được tính chuyên nghiệp của sự kiện. Khi có danh sách khách mời, bạn sẽ xác định được số người tham gia sự kiện và có thời gian để rà soát lại. Trong trường hợp danh sách còn thiếu một vài khách mời quan trọng, bạn vẫn có đủ thời gian để bổ sung và mời họ đến sự kiện.

Ngoài ra, việc lên danh sách khách mời từ trước cũng giúp cho bạn xác định được quy mô sự kiện, từ đó tìm địa điểm tổ chức phù hợp.

Bước 4: Thời gian tổ chức

Tại Việt Nam, khi tổ chức sự kiện khai trương văn phòng, ngày tổ chức sẽ được chọn dựa trên một số tiêu chí như: Ngày đẹp theo ngũ hành (yếu tố tâm linh), ngày có thời tiết đẹp,…

Đây là yếu tố cơ bản để chọn ngày, tác động trực tiếp đến thành công của một sự kiện khai trương.

Bước 5: Dự trù kinh phí

Dự trù kinh phí giúp các khoản chi cho sự kiện rõ ràng, minh bạch hơn. Với một sự kiện khai trương, có rất nhiều khoản phí cần dự trù, bao gồm:

• MC sự kiện
• Điều hành sự kiện
• Giám sát sự kiện
• Lễ tân, bảo vệ sự kiện
• Kỹ thuật viên
• Thiết bị âm thanh – ánh sáng
• Sân khấu 
• Banner, backdrop, standee
• Bàn ghế
• Vũ đoàn, ca sĩ, đội Lân
• Media
• Quà tặng
• Chi phí khác: trang trí không gian sự kiện, cổng sự kiện,…

Bước 6: Tổ chức sự kiện

Khi tổ chức sự kiện, đội ngũ giám sát, điều hành sự kiện phải luôn sát sao để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch ban đầu. Trong tình huống có xảy ra các vấn đề phát sinh, việc giám sát chặt chẽ sẽ giúp ban tổ chức nhanh chóng phát hiện ra vấn đề và kịp thời giải quyết, hạn chế nhất việc ảnh hưởng đến sự kiện khai trương văn phòng.

Xem chi tiết: Quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp 

VietPower tự tin là công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam mà bạn hoàn toàn có thể lựa chọn để tổ chức sự kiện khai trương. Tại đây, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương trọn gói và chuyên nghiệp. 

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi đã làm việc trực tiếp với hơn 100 khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, điển hình như: BIDV, Samsung, Vietcombank,..cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ khai trương tốt nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất. 

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
• Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
• Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
• Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương, VietPower còn cung cấp rất nhiều dịch vụ khác như: tổ chức hội nghị, hội thảo; Year and party, team building, ngày hội gia đình,…

Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM