Các bước tổ chức sự kiện khai trương Spa chuyên nghiệp thành công

Tổ chức sự kiện khai trương Spa là một sự kiện rất quan trọng đánh dấu sự ra đời của một doanh nghiệp chuyên về làm đẹp. Bên cạnh đó, đây cũng được xem là một sự kiện quảng bá hình ảnh, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp hiệu quả. Vậy làm thế nào để tổ chức một sự kiện khai trương spa hoành tráng và chuyên nghiệp nhất? Hãy cùng VietPower tìm hiểu qua bài biết dưới đây.

Hướng dẫn chi tiết: Tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện khai trương Spa cần chuẩn bị gì?

Trước một sự kiện khai trương Spa, có rất nhiều thứ cần phải chuẩn bị. Khi đã chuẩn bị đầy đủ, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch cụ thể, xây dựng kịch bản chi tiết để tổ chức sự kiện khai trương Spa thành công.

Nhanh chóng hoàn thiện hạng mục thi công

Hơn 5 năm gắn bó với nghề tổ chức sự kiện, VietPower đã từng chứng kiến rất nhiều cảnh dở khóc dở cười khi doanh nghiệp không kịp hoàn thiện thi công trước ngày diễn ra sự kiện khai trương. Trong thời gian thi công, hoàn thiện Spa, có thể sẽ có sai sót làm chậm tiến độ thi công. Vậy nên, để kịp cho hoạt động khai trương, phải giám sát thi công chặt chẽ, đảm bảo thi công nhanh chóng, chính xác và kịp tiến độ. 

Tuyển và training nhân viên

Trong ngày diễn ra sự kiện khai trương Spa, sẽ có rất nhiều khách hàng đến và trải nghiệm dịch vụ. Nếu nhân viên mới tuyển và chưa được training kỹ năng làm việc, quy tắc, quy định phục vụ khách hàng thì sẽ dễ dẫn đến những sai sót. Những sai sót đó dù lớn, dù bé cũng làm ảnh hưởng đến hình ảnh của Spa ngay từ ngày đầu tiên đi vào hoạt động. 

Vậy nên, trước khi khai trương từ 1 – 2 tuần, hãy tuyển và training nhân viên để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất nhé!

Xây dựng chương trình ưu đãi phù hợp

Chương trình ưu đãi ngày khai trương được xem là chính sách marketing hiệu quả cho sản phẩm, dịch vụ của Spa. Khi Spa vừa mới đi vào hoạt động, khách hàng chưa từng biết đến, chưa từng trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ của spa. Vậy nên, các chương trình ưu đãi, giảm giá nhân dịp spa khai trương là hoạt động kích cầu hiệu quả, cho khách hàng cơ hội trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ với giá cả hợp lí nhất. 

Khi xây dựng chương trình ưu đãi ngày khai trương, có thể áp dụng một số hoạt động trải nghiệm dịch vụ miễn phí, quay trúng thưởng,.. để thu hút sự quan tâm của khách hàng.

Lựa chọn đơn vị tổ chức chuyên nghiệp

Không phải Spa nào cũng có thể tự tổ chức một sự kiện khai trương chuyên nghiệp. Vậy nên, dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương là một giải pháp hữu hiệu cho bạn. Hãy tìm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp để sự kiện khai trương Spa của bạn hoành tráng nhất và tạo ấn tượng đối với khách mời. 

Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương Spa 

Với một sự kiện, kịch bản càng rõ ràng, chi tiết thì càng dễ dàng thực hiện. Ngoài ra, kịch bản cũng phải có sự sáng tạo để gây được ấn tượng với khách mời. 

Khi trình bày kịch bản, bạn chỉ cần trình bày sao cho mọi thứ mạch lạc, để tất cả mọi người khi nhìn vào kịch bản của bạn đều có thể hiểu được nội dung chương trình. Đây là một số mục cần phải thể hiện rõ ràng trong kịch bản:

Kịch bản chương trình

Với phần timeline chương trình như trên, MC sẽ dựa vào để viết lời dẫn chi tiết. Lời dẫn phải phù hợp với mục đích, chủ đề chương trình và phong cách dẫn của MC. Bên cạnh đó, trong kịch bản, cũng phải rõ ràng nhiệm vụ của mỗi bộ phận trong mỗi phần, đạo cụ, âm thanh, ánh sáng,… để tất cả mọi người đều nắm rõ và hoàn thành tốt nhất có thể.

Kịch bản dự phòng rủi ro

Ngoài ra, ban tổ chức không được bỏ qua kịch bản dự phòng rủi ro cho sự kiện khai trương Spa. Trong thời gian diễn ra sự kiện, không thể tránh được tình huống bất ngờ xảy đến như: vấn đề thời tiết (mưa, dông,…), mất điện, lỗi âm thanh,… Những tình huống này đều liệt kê và có phương án dự trù trong kịch bản. Trong trường hợp xấu nhất xảy ra, ban tổ chức vẫn có thể nhanh chóng xử lí, hạn chế nhất có thể những ảnh hưởng đến sự kiện khai trương.

Tham khảo: Kịch bản dẫn chương trình khai trương ấn tượng

Các bước tổ chức sự kiện khai trương Spa 

1. Xác định chủ đề sự kiện

Với mỗi doanh nghiệp, khi tổ chức sự kiện khai trương, tất cả đều mong muốn sự kiện mang nét riêng của doanh nghiệp. Sự kiện khai trương Spa cũng không ngoại lệ. Và để làm được điều đó, khi tổ chức sự kiện khai trương, các Spa nên xác định rõ chủ đề sự kiện để có định hướng cho các hoạt động chuẩn bị cho sự kiện. 

2. Xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức

Xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức được xem là khâu quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương. Để có một chương trình thu hút sự quan tâm, tạo được ấn tượng thì kịch bản chương trình phải đặc sắc, ấn tượng. Vậy nên, khi xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức, hãy sáng tạo, hãy khác biệt để mang đến chương trình khai trương Spa vừa thú vị, vừa mang đậm dấu ấn doanh nghiệp.

Ngoài ra, để phòng ngừa tối đa những rủi ro, đừng quên phần kế hoạch dự phòng khi xây dựng kịch bản sự kiện khai trương.

3. Xác định thời gian tổ chức

Thời gian được xem là yếu tố bên ngoài nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện. Khi tổ chức sự kiện khai trương, thường các chủ doanh nghiệp sẽ chọn ngày rất kỹ theo 2 tiêu chí: tâm linh (theo ngũ hành) và thời tiết. 

4. Lên danh sách khách mời

Để chuẩn bị tốt hơn cho sự kiện, bạn nên lên danh sách khách mời trước ngày diễn ra sự kiện 10 – 20 ngày. Việc này giúp cho bạn xác định được quy mô sự kiện, từ đó có những phương án tiếp đón, phục vụ khách mời chu đáo nhất. Ngoài ra, trong trường hợp danh sách khách mời chưa đầy đủ, bạn vẫn có thời gian để bổ sung và kịp thời gửi giấy mời tham gia sự kiện.

5. Dự trù kinh phí

Dự trù kinh phí là một cách để cân đối chi phí tổ chức sự kiện một cách hợp lí nhất. Bảng dự trù kinh phí sẽ thống kê, dự tính toàn bộ các khoản cần chi cho sự kiện. Với bảng dự trù này, mọi hoạt động chi tiêu cho sự kiện sẽ minh bạch, rõ ràng nhất. Trong trường hợp chi tiêu thực tế có sự chênh lệch quá nhiều so với dự tính ban đầu, bạn cũng dễ dàng hơn trong việc truy soát, đối chiếu.

6. Tổ chức sự kiện

Trong quá trình diễn ra sự kiện, người làm công tác điều phối, giám sát sự kiện luôn phải sát sao mọi hoạt động để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng với dự kiến ban đầu. Trong trường hợp có xảy ra vấn đề phát sinh, họ cũng sẽ là người đưa ra quyết định, chỉ đạo khắc phục, không để ảnh hưởng đến sự kiện.

Những lưu ý khi tổ chức khai trương Spa

Khi tổ chức sự kiện khai trương Spa, bạn cần lưu ý một số điều sau:

1. Xin giấy phép tổ chức

Bạn muốn tổ chức sự kiện, dù lớn, dù nhỏ đều phải xin giấy phép tổ chức. Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. 

Trước sự kiện ít nhất 10 ngày, bạn đưa thủ tục xin giấy phép lên cơ quan chức năng. Thủ tục xin giấy phép cho hoạt động tổ chức sự kiện khai trương bao gồm: 

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

– Đơn xin phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép.

– Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng).

– Kịch bản nội dung sự kiện.

– Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện.

– Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

2. Chuẩn bị lễ cúng

Trong làm ăn, kinh doanh, để cho gặp nhiều may mắn, thuận phát trong làm ăn, buôn bán, các chủ doanh nghiệp sẽ thành tâm dâng lên các lễ vật, gọi là lễ cúng khai trương để thần linh chứng giám, phù hộ. Lễ cúng này rất quan trọng, phải được chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng. Lễ vật dâng lên nhiều hay ít tuỳ thuộc vào khả năng kinh tế của mỗi chủ cửa hàng. Tuy nhiên, đây là một số vật phẩm nhất định phải có trong lễ cúng khai trương: 

• 3 nén nhang rồng phụng
• 2 cây nến/đèn cầy
• 1 lọ hoa cúc/đồng tiền
• Mâm ngũ quả
• 1 đĩa trầu cau
• 1 bộ vàng mã cúng khai trương
• 3 chén nước, 3 bát chè, 3 đĩa xôi
• Gà luộc/đầu heo/heo sữa quay

VietPower – Đơn vị tổ chức khai trương Spa chuyên nghiệp

VietPower tự tin là công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam mà bạn hoàn toàn có thể lựa chọn để tổ chức sự kiện khai trương Spa. Tại đây, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương trọn gói và chuyên nghiệp với mức giá cực kỳ hấp dẫn, chỉ từ 5 triệu đồng.

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi đã làm việc trực tiếp với hơn 100 khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, điển hình như: BIDV, Samsung, Vietcombank,..cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ khai trương tốt nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất. 

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
• Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
• Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
• Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương, VietPower còn cung cấp rất nhiều dịch vụ khác như: tổ chức hội nghị, hội thảo; Year and party, team building, ngày hội gia đình,…

Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM