Cách tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng

Tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng là một sự kiện được các chủ doanh nghiệp rất quan tâm và đầu tư. Đây là cơ hội để các cửa hàng, nhà hàng quảng bá hình ảnh, dịch vụ đến khách hàng tiềm năng. Nhưng làm thế nào để tổ chức sự kiện hoàn hảo, hoành tráng? Cần chuẩn bị những gì cho hoạt động khai trương cửa hàng, nhà hàng? Hãy tham khảo bài viết này của VietPower để chuẩn bị kỹ hơn cho sự kiện khai trương nhé!

Mời bạn đọc: Cách tổ chức lễ khai trương hấp dẫn nhất 2021

Khai trương cửa hàng nhà hàng là gì?

Sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng là một hoạt động nhằm mục đích ghi lại dấu mốc quan trọng về sự ra đời của cửa hàng, nhà hàng. Trong hoạt động khai trương cửa hàng nhà hàng, các nghi lễ như: cúng khai trương, múa lân xua đuổi tà ma, cắt băng khánh thành,… là không thể thiếu. Những hoạt động này có ý nghĩa rất quan trọng, mang đến sự may mắn, thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng, nhà hàng sau này.

Bên cạnh đó, khai trương cũng là một cách để marketing cho cửa hàng, cho các sản phẩm, dịch vụ mà cửa hàng sẽ cung cấp trong thời gian sắp tới. Hoạt động khai trương càng chuyên nghiệp, gây được tiếng vang lớn thì khách hàng càng ấn tượng và dành sự quan tâm nhiều hơn đến cửa hàng, nhà hàng của bạn.

Vì thế, hoạt động tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng đang ngày càng được quan tâm và đầu tư chuyên nghiệp hơn. 

Tổ chức khai trương cửa hàng nhà hàng

Ý nghĩa tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng

Hoạt động tổ chức khai trương cửa hàng, nhà hàng chuyên nghiệp mang lại rất nhiều ý nghĩa đối với hoạt động kinh doanh của cửa hàng sau này. Dưới đây là một số lợi ích khi tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng:

Đánh dấu một khởi đầu mới

Khai trương là một hoạt động quan trọng đối với cửa hàng, nhà hàng. Sự kiện khai trương khi được tổ chức như một cách để doanh nghiệp ghi dấu ấn đầu tiên cho một khởi đầu mới, cho một sự chuyển mình đầy thách thức mà cũng đầy cơ hội. Một khởi đầu suôn sẻ chắc chắn sẽ mang lại nhiều may mắn cho hoạt động kinh doanh sau này của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, với sự kiện khai trương, các chủ cửa hàng, nhà hàng cũng muốn lưu lại khoảnh khắc quan trọng trong sự nghiệp, để ghi nhớ và khắc cốt ghi tâm về bước ngoặt lịch sử trong cuộc đời.

Mang lại sự may mắn cho hoạt động kinh doanh

Sự kiện khai trương diễn ra gồm các nghi lễ quan trọng như: cúng khai trương, múa lân,… Đây là các nghi lễ không thể thiếu trong hoạt động khai trương cửa hàng, nhà hàng. Theo văn hóa Việt Nam, khi bắt đầu một sự kiện quan trọng: khai trương, làm nhà, cưới hỏi,… đều phải cúng bái đầy đủ. Việc này ngoài mục đích để “báo cáo” tổ tiên, thổ địa ra, còn là hoạt động để đuổi tà ma, cầu may mắn và tài lộc cho hoạt động kinh doanh sắp tới.

Vì vậy, khi tổ chức lễ khai trương, hãy cẩn thận trong thực hiện nghi lễ tâm linh để mang lại may mắn cho hoạt động kinh doanh.

Tổ chức khai trương cửa hàng nhà hàng 1

Gây ấn tượng với đối tác, khách hàng tiềm năng

Để gây được ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng tiềm năng, sự kiện khai trương của cửa hàng bạn phải độc đáo, thu hút sự chú ý của khách hàng. Khi tổ chức sự kiện khai trương, những đối tượng đến với sự kiện thường sẽ là những người đang quan tâm nhiều đến sự kiện và mong chờ một điều gì đó từ sự kiện. Bên cạnh đó, tại sự kiện, khách hàng có cơ hội được tiếp xúc trực tiếp với con người, được trải nghiệm hoạt động vui chơi giải trí, được trải nghiệm sản phẩm trong không khí vui vẻ, chuyên nghiệp. Với những trải nghiệm này, khách hàng sẽ nhanh chóng có những ấn tượng đầu tiên với cửa hàng của bạn. 

Marketing cho sản phẩm, dịch vụ của cửa hàng, nhà hàng

Trong sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng thường lồng ghép giới thiệu sản phẩm, dịch vụ. Bên cạnh đó, nhiều chương trình khai trương còn kết hợp ưu đãi, giảm giá; trải nghiệm thử sản phẩm ngay tại khuôn viên sự kiện để kích thích sự quan tâm của khách hàng đến sản phẩm, dịch vụ của cửa hàng, nhà hàng. Thông qua hoạt động này, nhiều khách hàng sẵn sàng xuống tiền ngay để mua sản phẩm, tạo doanh thu từ những ngày đầu tiên nhà hàng đưa vào hoạt động.

Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng

Đây là bước quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng. Kịch bản càng hay, càng sáng tạo càng mang đến cho khách hàng những trải nghiệm thú vị và mới lạ. Bên cạnh đó, kịch bản được xây dựng cũng cần phải chi tiết, rõ ràng thời gian diễn ra chương trình, lời dẫn MC, đạo cụ, âm thanh, ánh sáng,… để tất cả mọi người trong ban tổ chức đều hiểu rõ phần việc của mình và hoàn thành một cách tốt nhất. Dưới đây là các hạng mục không thể thiếu khi tiến hành tổ chức sự kiện khai trương:

Đón tiếp khách mời, đại biểu

Tại một sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng, thời gian cho hoạt động đón tiếp khách mời thường là 15 – 30 phút trước khi bắt đầu các hoạt động khác của sự kiện. 

Với hoạt động này, ban tổ chức sẽ bố trí đội ngũ lễ tân sự kiện để thực hiện các công việc như: đón tiếp khách mời, nhận quà chúc mừng từ khách mời và hướng dẫn khách mời vào khu vực bên trong sự kiện. Song song với đội ngũ lễ tân, đội bảo vệ cũng làm công tác an ninh cho sự kiện, bên cạnh đó sắp xếp, trông xe cho khách mời.

Phía bên trong sự kiện, MC sẽ liên tục thông báo, hướng dẫn khách mời nhanh chóng check in, ổn định chỗ ngồi để chuẩn bị bắt đầu sự kiện. Đội ngũ kỹ thuật viên lúc này cũng tranh thủ kiểm tra lại thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu, đảm bảo mọi thứ hoạt động tốt trước khi bắt đầu chương trình sự kiện khai trương.

Tham khảo: Thiệp mời khai trương nhà hàng

Tiết mục văn nghệ, múa lân chúc mừng

Sau khi đã ổn định tổ chức sự kiện, các tiết mục văn nghệ sẽ lần lượt được biểu diễn để chúc mừng cho sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng. Khoảng thời gian cho hoạt động này là từ 15 – 20 phút.

Mở màn cho một sự kiện khai trương sẽ là màn múa lân đặc sắc đến từ đội lân chuyên nghiệp. Đội lân sẽ di chuyển từ phía cổng và tiến dần lên sân khấu để chúc mừng sự kiện khai trương. Ngoài là một tiết mục khuấy động không khí, múa lân trong sự kiện khai trương còn là cách để xua đuổi tà ma, rước lộc vào nhà.

Tiếp theo sau đó, MC sẽ giới thiệu các tiết mục văn nghệ: ca hát, nhảy, múa,… tăng sức nóng của chương trình. Tiết mục văn nghệ đặc sắc sẽ để lại cho khách hàng ấn tượng đầu tiên về sự kiện.

Khai mạc sự kiện khai trương

Khai mạc chiếm từ 10 – 15 phút trong sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng. Hoạt động này bao gồm các công việc:

  • MC tuyên bố lí do tổ chức sự kiện
  • Giới thiệu đại biểu, khách mời của sự kiện
  • Đại diện cửa hàng, nhà hàng lên phát biểu
  • MC giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ, lĩnh vực hoạt động của cửa hàng, nhà hàng

Cắt băng khánh thành

Tiếp theo là hoạt động cắt băng khánh thành. Trong tất cả các sự kiện khai trương, cắt băng khánh thành được xem là hoạt động chính, như một điểm nhấn của sự kiện. Trong phần này, MC sẽ mời lên sân khấu đại diện cửa hàng, cùng với khách mời, đối tác quan trọng để cùng nhau cắt băng khánh thành. Bên cạnh đó, đội ngũ lễ tân nhanh chóng cùng các dải băng di chuyển ra phía khu vực sân khấu, đội ngũ kỹ thuật chuẩn bị pháo bông để tạo hiệu ứng cho hoạt động này.

Ngoài ra, tại nhiều sự kiện khai trương có kết hợp ăn tiệc, sẽ có thêm hoạt động khui sâm panh, cắt bánh chúc mừng. Đại diện cửa hàng sẽ là người thực hiện hoạt động này.

Lời cảm ơn của đại diện nhà hàng đến đại biểu, khách mời

Sau khi cắt băng khánh thành, đại diện nhà hàng sẽ gửi lời cảm ơn đến khách mời, đại biểu đã đến tham gia sự kiện và mời mọi người dùng tiệc.

Bên cạnh đó, nếu sự kiện khai trương có kết hợp trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ, MC có thể trực tiếp mời khách di chuyển vào khu vực trưng bày để dùng thử sản phẩm.

Kết thúc sự kiện

MC sẽ mời mọi người cùng tiến lên khu vực sân khấu để chụp ảnh, nhận những phần quà lưu niệm từ ban tổ chức.

Cuối cùng, đội ngũ lễ tân sự kiện sẽ hướng dẫn khách ra về, bảo vệ sẵn sàng dắt xe cho khách trong trường hợp khách yêu cầu.

Các bước quy trình tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng

Để tổ chức một sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng chuyên nghiệp, cần xây dựng một quy trình gồm các bước cụ thể, khoa học. Khi đã có các bước và yêu cầu cho từng bước, quá trình chuẩn bị cho sự kiện sẽ diễn ra nhanh chóng, chuẩn xác hơn. Dưới đây là 7 bước không thể thiếu khi tổ chức một sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng.

Bước 1: Xác định chủ đề, mục đích buổi khai trương

Việc xác định chính xác chủ đề như xác định cái đích cần đến của một mũi tên vậy. Toàn bộ các hoạt động tổ chức sự kiện là các mũi tên, và nhiệm vụ của chúng là phải đi đến được điểm đích.

Các cửa hàng có lĩnh vực hoạt động riêng, có chiến lược phát triển khác nhau và văn hóa doanh nghiệp khác nhau. Vì thế, chủ đề mà mỗi sự kiện khai trương thể hiện cũng khác nhau. Bạn muốn gì khi tổ chức sự kiện này? Bạn muốn thể hiện điều gì và không muốn thể hiện điều gì? Hãy trả lời những câu hỏi này để xác định chủ đề sự kiện khai trương trước khi bắt đầu vào chuẩn bị cho sự kiện nhé!

Bước 2: Xây dựng ý tưởng, kịch bản sự kiện

Sau khi đã xác định chủ đề sự kiện khai trương, việc tiếp theo là xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức sự kiện bám sát chủ đề. Bên cạnh đó, khi xây dựng ý tưởng, kịch bản sự kiện khai trương, hãy thật sáng tạo để tạo được sự mới mẻ, từ đó thu hút sự quan tâm, chú ý của khán giả. 

Bước 3: Xác định thời gian tổ chức

Theo truyền thống của dân tộc Việt Nam, việc chọn ngày, chọn giờ tổ chức sự kiện rất quan trọng. Ngày lành, tháng tốt, giờ đẹp sẽ mang đến khởi đầu mới thuận lợi cho hoạt động của cửa hàng.

Ngoài ra, khi chọn ngày tổ chức sự kiện khai trương cho cửa hàng, cũng cần phải chọn ngày có thời tiết đẹp để thuận lợi hơn cho hoạt động setup, tổ chức khai trương. 

Do đó, cần phải thật kỹ càng khi chọn ngày tổ chức sự kiện để hoạt động khai trương diễn ra suôn sẻ nhất.

Tổ chức khai trương cửa hàng nhà hàng 2

Bước 4: Xác định số người tham gia sự kiện

Danh sách khách mời phải được lên chi tiết và rà soát thật kỹ để tránh trường hợp bỏ sót khách mời quan trọng, đồng thời để chuẩn bị và đón tiếp khách hàng một cách cẩn thận, chu đáo nhất.

Những khách mời không thể thiếu trong sự kiện khai trương công ty là đối tác chiến lược, khách hàng, cổ đông. Bên cạnh đó, ban tổ chức có thể lên danh sách các khách hàng tiềm năng, mời họ tham dự như một cách quảng bá sản phẩm, dịch vụ của nhà hàng.

Ngoài ra, ban tổ chức có thể cân nhắc mời KOLs – những người có tầm ảnh hưởng để quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả nhất.

Bước 5: Truyền thông cho sự kiện

Để sự kiện khai trương được nhiều người biết đến, hoạt động marketing cần được đẩy mạnh. Đó là cơ hội để cửa hàng, nhà hàng quảng bá thương hiệu, dịch vụ đến nhiều khách hàng tiềm năng hơn ngay từ những ngày đầu tiên đi vào hoạt động. Hoạt động truyền thông cần phải lên kế hoạch cụ thể, chuyên nghiệp để sự kiện được lan tỏa đến nhiều người nhất. 

Hoạt động truyền thông có thể được triển khai theo cả hình thức online và offline. Với hình thức online, đội ngũ marketing có thể đăng bài trên Fanpage, website; tạo sự kiện online; chạy quảng cáo…Còn với hình thức offline, có thể áp dụng các hình thức như: treo banner, dựng standee, phát tờ rơi,…

Mời bạn tham khảo: 10 Mẫu banner khai trương nhà hàng

Bên cạnh đó, cũng có thể mời KOLs đến sự kiện khai trương để thu hút sự quan tâm của công chúng, đồng thời cũng tạo được sự tin tưởng của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ mà nhà hàng sẽ cung cấp. 

Bước 6: Dự trù kinh phí cho sự kiện

Nhiều sự kiện được tổ chức nhưng không có dự trù kinh phí cụ thể. Việc dự trù chi phí cụ thể giúp cho việc chi tiêu được rõ ràng, minh bạch, hợp lí. Khi lập kế hoạch dự trù kinh phí, cần có một bảng thống kê cụ thể những khoản cần chi, số lượng cụ thể và báo cáo chi tiết để việc giải ngân được nhanh chóng, kịp thời nhất.

Trong trường hợp việc dự trù kinh phí không được thực hiện chi tiết, cụ thể, trong trường hợp xấu nhất, ban tổ chức sẽ không được giải ngân do mập mờ trong chi tiêu và phải bỏ tiền túi để thanh toán cho hoạt động mua sắm, tiêu dùng cho sự kiện khai trương. 

Bước 7: Tổ chức sự kiện khai trương

Khi tổ chức sự kiện khai trương công ty, ban tổ chức nên bố trí đội ngũ giám sát sự kiện. Đội ngũ này sẽ take care tất cả những sự việc diễn ra tại sự kiện khai trương. Việc giám sát chặt chẽ sẽ đảm bảo cho sự kiện được diễn ra theo đúng quy trình, kịch bản, kế hoạch đề ra, hạn chế nhất có thể những vấn đề phát sinh trong sự kiện. Và nếu có xảy ra rủi ro, đây cũng sẽ là bộ phận sẽ trực tiếp giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.

Xem chi tiết: Quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp

Nếu bạn đang chuẩn bị mở cửa hàng, hãy tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín để tổ chức sự kiện khai trương thuận lợi nhất. 

VietPower tự tin là công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam mà bạn hoàn toàn có thể lựa chọn để tổ chức sự kiện khai trương. Tại đây, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương trọn gói và chuyên nghiệp. 

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi đã làm việc trực tiếp với hơn 100 khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, điển hình như: BIDV, Samsung, Vietcombank,..cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ khai trương tốt nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất. 

  • Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
  • Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
  • Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
  • Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
  • Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng, VietPower còn cung cấp rất nhiều dịch vụ khác như: tổ chức hội nghị, hội thảo; Year and party, team building, ngày hội gia đình,…

Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà Sông Hồng – 2 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688