10/09/2024
Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì chắc hẳn là thắc mắc của rất nhiều người khi lần đầu làm sự kiện. Mỗi công việc trong quá trình tổ chức sự kiện đều có tầm quan trọng riêng. Vậy cụ thể tổ chức sự kiện gồm những công việc gì? Hãy cùng VietPower khám phá list 7 công việc mà bạn cần biết ngay bên dưới đây.
Xem ngay: Tổng hợp kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần biết
Mục lục
Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì?
1. Lên ý tưởng và lên kế hoạch
Việc đầu tiên khi tổ chức sự kiện mà bạn cần phải làm chính là lên ý tưởng và biến nó trở thành kế hoạch tổ chức sự kiện tổng thể. Ý tưởng mà bạn đưa ra phải bám sát mục tiêu và mục đích của sự kiện. Việc lên ý tưởng và có kế hoạch bài bản sẽ giúp bạn xác định rõ được mục tiêu và không đi chệch hướng. Đồng thời việc lên ý tưởng và kế hoạch còn giúp bạn viết nên kịch bản chương trình hay. Việc lên kế hoạch chi tiết bao nhiêu sẽ giúp cho bước sau của bạn trở nên dễ dàng hơn.
2. Tìm kiếm đối tác và nhà tài trợ
Tìm kiếm các nhà tài trợ và đối tác là bước quan trọng trong tổ chức sự kiện. Việc hợp tác giữa các bên với nhau không chỉ giúp bạn huy động thêm được nguồn lực tài chính mà còn giúp bạn mở rộng mạng lưới nhà cung cấp. Sự xuất hiện của những nhà tài trợ sẽ giúp bạn có thêm nguồn vốn để mở rộng sự kiện.
Khi sự kiện có nguồn lực về tài chính thì khả năng cao sẽ diễn ra thành công. Nói tóm lại việc tìm kiếm được nhiều đối tác và nhà tài trợ phù hợp là một cách để công ty vừa huy động vốn vừa tạo ra một sự kiện ý nghĩa, thành công và mang lại nhiều giá trị hơn.
3. Quảng bá sự kiện
Quảng bá sự kiện là phần quan trọng để giúp sự kiện thu hút thêm nhiều sự chú ý cũng như sự tham gia của đông đảo các thành viên. Mục tiêu chính của quảng bá truyền thông sự kiện không chỉ dừng lại ở đó mà còn:
- Tăng độ nhận diện của mọi người về sự kiện. Việc quảng bá sự kiện giúp nhiều người biết đến sự kiện cũng như hiểu rõ hơn về mục đích cũng như nội dung mà sự kiện hướng tới.
- Thu hút thêm nhiều khách mời tham gia: Việc dự trù số lượng khách mời tham gia sự kiện dù đã có nhưng khách mời có tham gia hay không là điều chúng ta không thể chắc chắn hoàn toàn. Việc quảng bá sự kiện sẽ giúp thu hút và thúc đẩy sự tham gia của mọi người.
- Tạo dựng nên hình ảnh tích cực: Độ phủ sóng của sự kiện tốt sẽ giúp đơn vị tổ chức tạo dựng hình ảnh tích cực từ đó tạo nên ấn tượng tốt đẹp về cá nhân, tổ chức ra sự kiện.
- Thông qua việc quảng bá đơn vị tổ chức còn có thể tăng doanh số, giới thiệu các sản phẩm mới hay đạt được mục đích gây quỹ,…
4. Chuẩn bị về mặt kỹ thuật
Việc chuẩn bị về mặt kỹ thuật cũng là công việc quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Việc này bao gồm lên kế hoạch, chuẩn bị các công nghệ kỹ thuật phục vụ cho sự kiện. Lý do cần chuẩn bị kỹ về các hạng mục kỹ thuật là:
- Đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi: Các thiết bị ánh sáng, âm thanh, màn led hoạt động ổn định, trơn tru sẽ giúp chương trình có thể diễn ra liên tục mà không gián đoạn.
- Tạo sự ấn tượng: Khi khách mời tới tham dự sự kiện điều đầu tiên tạo ấn tượng với họ chính là không gian sự kiện. Chính vì thế, với hệ thống kỹ thuật hiện đại sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp và thu hút các khách mời chú ý đến sự kiện.
- Truyền tải thông điệp: Các thiết bị kỹ thuật hỗ trợ không chỉ giúp chương trình hoạt động mà còn giúp cho BTC truyền tải được thông điệp hiệu quả nhất.
5. Quản lý nhân sự
Mỗi sự kiện khi tổ chức ra có hàng trăm, hàng nghìn thậm chí hàng triệu người tham gia. Điều này đồng nghĩa với có rất nhiều hạng mục công việc cần nhân sự đảm nhận và thực hiện nó. Do vậy bạn cần có những người đứng đầu một nhóm nhân sự phụ trách các phần việc cụ thể để giám sát và đốc thúc. Thông thường sẽ có các nhóm công việc cụ thể như sau:
Lên ý tưởng kịch bản: Nhóm nhân sự này sẽ phụ trách công việc là lên chủ đề, concept, kịch bản dựa trên keymoment của sự kiện. Ngoài đảm nhận trách nhiệm về concept thì team này cũng sẽ chịu trách nhiệm về các hạng mục liên quan như in ấn các ấn phẩm, backdrop,… Đồng thời đội ngũ nhân sự này cũng là người lập kế hoạch và phát triển các ấn phẩm và phương thức truyền thông cho sự kiện.
Đội hậu cần: Những nhân sự thuộc team hậu cần sẽ là những người phụ trách các công việc phía sau sân khấu. Các công việc như làm việc với nhà cung cấp, đối tác về các dịch vụ như ăn uống, thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng, nhân sự hỗ trợ set up,…
Đội điều hành: Nhiệm vụ chính của những nhân sự này là điều phối công việc cho các nhóm. Đồng thời đốc thúc họ để làm sao đảm bảo tiến độ cho chương trình. Bên cạnh đó, họ cũng là người xây dựng agenda cho chương trình. Ngoài ra, họ đảm nhận việc xin giấy phép tổ chức, giám sát công việc và quản lý rủi ro chương trình.
6. Triển khai sự kiện
Sau thời gian dài chuẩn bị thì chương trình mà bạn dành hết tâm sức cũng tới lúc diễn ra. Thời điểm này công tác vận hành sự kiện là quan trọng nhất. Ở bước này việc mà bạn cần làm đầu tiên chính là set up sự kiện tại địa điểm đã được ấn định. Việc này kéo dài từ khoảng nửa ngày cho tới 2 – 3 ngày tùy thuộc vào quy mô và tính chất của chương trình. Sau mỗi hạng mục thi công xong bạn cần kiểm tra lại để đảm bảo sẽ không có sự cố hy hữu nào xảy ra.
Khi các hạng mục gần như đã hoàn tất cũng là lúc tổng duyệt một lượt các phần chương trình. Các bước tổng duyệt hoàn tất cũng là khi chương trình chính thức diễn ra. Mọi công đoạn sự kiện cần phải được bố trí và thực hiện cẩn thận để nó diễn ra trơn tru hơn.
7. Đánh giá và rút kinh nghiệm
Khi sự kiện kết thúc không đồng nghĩa với việc bạn kết thúc công việc. Lúc này điều bạn phải làm chính là nhìn lại và rút kinh nghiệm với toàn bộ nhân sự về các hạng mục. Những điểm mạnh cần được tuyên dương phát huy những điểm yếu cần phải được chỉ ra để cải thiện cho những chương trình sau. Đây là bước cuối cùng nhưng lại là bước quan trọng nhất để tạo tiền đề cho những sự kiện sau trở nên thành công hơn.
Những kỹ năng cần thiết cho người tổ chức sự kiện
1. Kỹ năng giao tiếp
Trong suốt quá trình làm sự kiện, nhân sự sẽ cần phải gặp gỡ và tiếp xúc với nhiều đối tác, khách hàng, nhà cung cấp. Chính vì vậy, bạn cần phải có kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp khéo léo. Bên cạnh đó kỹ năng này còn giúp bạn điều phối và phân chia công việc khéo léo hơn từ đó làm tăng tính hiệu quả và thành công cho sự kiện. Chính vì vậy, khi trao đổi với nhân sự cần có sự khéo léo, trong cương có nhu để thúc đẩy họ làm việc hiệu quả nhất.
Trong quá trình làm việc bạn phải làm việc, gặp gỡ với khách hàng, đối tác và các nhà cung cấp khác nhau chính vì thế kỹ năng giao tiếp là một phần giúp bạn có thể thương thảo với họ và đạt được những gì mà bạn mong muốn.
2. Kỹ năng tổ chức
Khi một sự kiện được tổ chức ra sẽ có rất nhiều công việc cần được triển khai. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần phải đối mặt với rất nhiều những hạng mục. Chính vì vậy bạn cần phải có kỹ năng quản lý thời gian thật tốt. Đây cũng được coi là nghiệp vụ quan trọng nhất mà nhân sự làm sự kiện phải có.
Nếu làm không tốt việc quản lý thời gian thì nguy cơ trễ deadline chắc chắn sẽ diễn ra. Việc này sẽ khiến cho sự kiện của bạn không thể diễn ra đúng như dự tính. Hơn thế nữa, nếu không biết quản lý thời gian thì khả năng cao các phần của chương trình sẽ bị chồng chéo lên nhau dẫn tới chương trình trở nên lộn xộn và thất bại. Dĩ nhiên chẳng ai tổ chức sự kiện mà muốn sự kiện của mình thất bại đúng không nào.
3. Kỹ năng sáng tạo
Kỹ năng sáng tạo chính là yếu tố cốt lõi mà người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải có. Bạn đừng nghĩ tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là tổ chức theo yêu cầu khách hàng. Trên thực tế, yêu cầu mà khách hàng đưa ra chỉ là keyword để chúng ta sáng tạo. Tư duy và sự sáng tạo của bạn sẽ tạo nên sự kiện có quy mô, tính chất,.. phù hợp khiến khách hàng phải thích thú và tìm tới bạn trong những lần tiếp theo.
Tất cả các giác quan của khách mời từ nghe, nhìn cho tới cảm nhận về sự kiện đều được đánh thức bởi sự sáng tạo của đơn vị tổ chức sự kiện. Họ sẽ chịu trách nhiệm trong việc lựa chọn địa điểm, lên ý tưởng và setup làm sao cho sự kiện ấn tượng và hoàn hảo nhất. Sự sáng tạo sẽ đưa sự kiện trở nên ấn tượng và khác biệt so với những sự kiện khác.
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Một sự kiện diễn ra cho dù có chuẩn bị kỹ đến đâu thì cũng không thể tránh khỏi một số sai sót hay sự cố diễn ra ngoài ý muốn. Do vậy mà việc xử lý tình huống và giải quyết vấn đề cũng là một kỹ năng quan trọng trong tổ chức sự kiện. Bất cứ ai khi đã chọn làm sự kiện đều cần phải có kỹ năng quan trọng này. Nếu bạn càng bình tĩnh xử lý tình huống và đưa ra hướng giải quyết tốt bao nhiêu thì sự kiện sẽ diễn ra trôi chảy bấy nhiêu.
5. Kỹ năng làm việc nhóm
Để tổ chức sự kiện cho nhóm rất nhiều người thì chắc hẳn cần có sự phối hợp của nhiều người. Nếu bạn chỉ đơn phương tổ chức mà không cần đội nhóm hay đồng nghiệp thực hiện cùng thì chắc chắn không thể tổ chức nên sự kiện thành công. Chính vì vậy khi tổ chức sự kiện cần mọi người hợp tác với nhau để công việc diễn ra thật suôn sẻ. Để hoàn thiện các kỹ năng thì bạn nên tiếp xúc nhiều với môi trường sự kiện để thu thập nhiều kỹ năng cho đam mê của bản thân.
Xem chi tiết: Các kỹ năng tổ chức sự kiện cơ bản cần thiết nhất
Trên đây là bài viết chia sẻ tới bạn những thông tin về tổ chức sự kiện gồm những công việc gì. Hy vọng với những gì mà LuxTour cung cấp sẽ có ích cho bạn. Nếu thấy bài viết này hay hãy lưu lại ngay. Nếu bạn đang cần được tư vấn hoặc hỗ trợ các dịch vụ sự kiện. Hãy để lại thông tin hoặc liên hệ hotline VietPower để được tư vấn ngay hôm nay.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building. Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
