Tổ chức khai trương salon tóc chuyên nghiệp

Tổ chức khai trương salon tóc là một trong những dịp quan trọng. Sự kiện khai trương thành công chính là khởi đầu thuận lợi cho hoạt động khai trương. Vậy làm thế nào để tổ chức được một sự kiện khai trương salon tóc chuyên nghiệp nhất? Tham khảo ngay bài viết dưới đây của VietPower để biết tất tần tật về quy trình để tổ chức sự kiện khai trương salon tóc chuyên nghiệp nhé!

Tìm hiểu thêm: Quy trình 10 bước tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Tổ chức khai trương salon tóc cần chuẩn bị gì?

1. Xác định chủ đề sự kiện

Khi tổ chức các sự kiện khai trương, bạn nên xác định rõ chủ đề của sự kiện đó. Chủ đề sự kiện khai trương salon tóc thường gắn liền với màu sắc, tính cách hoặc sở thích của chủ salon. 

Chủ đề sự kiện được xem là “đích đến” của mọi hoạt động. Điều này có thể hiểu rằng tất cả các công việc được làm tại sự kiện khai trương đều tập trung để làm nổi bật chủ đề. 

Chính vì thế, trước khi tổ chức một sự kiện khai trương salon tóc, hãy cân nhắc thật kỹ chủ đề sự kiện bởi đây được xem là bộ mặt của salon, ảnh hưởng trực tiếp đến cảm xúc của khách hàng khi đến tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, khi thuê đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài để tổ chức sự kiện khai trương salon, bạn cũng cần phải đưa ra được chủ đề để phía đơn vị tổ chức sự kiện có sự chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện khai trương của salon.

2. Xây dựng ý tưởng, kịch bản

Ý tưởng tổ chức một sự kiện khai trương salon sẽ bao gồm các công việc liên quan đến sáng tạo, tối ưu quy trình tổ chức sự kiện khai trương như: xác định concept tổng thể sự kiện khai trương salon, cách trang trí không gian sự kiện phù hợp với chủ đề và concept tổng thể, cách triển khai công việc tối ưu nhất,…Ý tưởng tổ chức sự kiện khai trương phải phù hợp với chủ đề sự kiện và góp phần làm nổi bật chủ đề của sự kiện khai trương. 

Về kịch bản tổ chức chương trình sự kiện khai trương salon, hãy sáng tạo kịch bản chương trình độc đáo nhưng phải phù hợp với quy mô sự kiện và ý tưởng tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, trong kịch bản tổ chức sự kiện khai trương salon cũng cần trình bày rõ ràng, mạch lạc các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện để tất cả mọi người trong ban tổ chức có thể nắm được. Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương cũng nên có lời dẫn MC và kịch bản dự phòng để mọi hoạt động trong sự kiện khai trương salon được diễn ra thuận lợi và chuyên nghiệp nhất. 

Gợi ý: Top 5 ý tưởng tổ chức khai trương sáng tạo ấn tượng 2024

3. Lên danh sách khách mời

Khách mời tham dự sự kiện khai trương salon thường được chia làm 2 loại: khách mời VIP (khách được mời đến bởi chủ salon) và khách mời tự do (khách hàng tiềm năng, quan tâm đến salon). Chính vì thế, khi lên danh sách khách mời tham dự sự kiện khai trương salon, bạn chỉ xác định số lượng khách mời VIP và gửi thư mời tham dự sự kiện đến từng người. Ngoài ra, bạn có thể dựng standee ngay trước cổng sự kiện hoặc đăng tải thiệp mời khai trương salon kèm ưu đãi trên trang mạng xã hội của salon để thu hút thêm sự quan tâm, chú ý của đối tượng khách mời tự do.

4. Xác định thời gian tổ chức

Ngày tốt khai trương salon rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của salon. Lựa chọn ngày tốt, phù hợp với tuổi và mệnh của chủ salon mang đến khởi đầu mới thuận lợi, tài lộc, may mắn cho hoạt động của salon sau này. Bởi lẽ thời khắc khai trương được vượng cát hay họa hung phụ thuộc vào thời khắc tổ chức sự kiện. Chính vì thế, khi lựa chọn ngày để tổ chức sự kiện khai trương, hãy chọn những ngày tốt như: Đại An, Đại Cát, Tốc Hỷ.

Bên cạnh đó, cần tránh những ngày Tam Nương, Không Vong, Lưu Niên. Đây là những ngày được xem là Bách kỵ trong phong thủy. Nếu tổ chức sự kiện khai trương salon vào những ngày này sẽ dễ dẫn đến các hậu quả như: hoạt động kinh doanh trì trệ, thất bát, không hanh thông, thậm chí là phá sản. 

5. Dự trù kinh phí

Trước một sự kiện khai trương, mỗi salon thường đã xác định mức ngân sách cho tổ chức sự kiện. Dựa vào mức ngân sách này, phía đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lên một bảng dự trù ngân sách cho sự kiện. Thông thường, dự trù kinh phí được đưa ra bởi đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ khá sát với thực tế và phù hợp với nguồn ngân sách ban đầu. Với bảng dự trù ngân sách cụ thể, mọi hoạt động chi tiêu, mua sắm thiết bị cần thiết cho sự kiện sẽ được chuẩn bị nhanh chóng và chuẩn xác nhất. 

Xem thêm: 8 loại chi phí tổ chức khai trương mà bạn cần quan tâm

6. Phân công công việc

Tổ chức sự kiện khai trương là cả một quá trình với sự phối hợp của nhiều bộ phận với các nhiệm vụ khác nhau. Chính vì thế, để mang đến một sự kiện khai trương salon tóc chuyên nghiệp nhất, bảng phân công công việc cụ thể là một trong những công việc quan trọng cần phải làm. 

Bảng kế hoạch phân công công việc sẽ bao gồm các công việc cần làm, các bộ phận chịu trách nhiệm và giám sát là trưởng các bộ phận đó. Việc phân chia công việc cụ thể giúp cho mọi hoạt động chuẩn bị cho sự kiện được diễn ra một cách khoa học và tối ưu nhất. Bên cạnh đó, bảng phân công công việc này còn giúp cho tất cả mọi người có trách nhiệm hơn với công việc của mình, không đùn đẩy trách nhiệm và bỏ bê công việc của mình gây ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện khai trương salon tóc. 

7. Chuẩn bị các vật dụng cần thiết

Khi tổ chức sự kiện khai trương salon tóc, bạn nên chuẩn bị đầy đủ các thiết bị, vật dụng cần thiết trước đó từ 1 – 2 ngày. Tiến độ chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho sự kiện khai trương phụ thuộc rất nhiều vào bảng dự trù kinh phí. Thông thường, sau khi hoàn thành bảng dự trù kinh phí, hoạt động chuẩn bị cho sự kiện, mua sắm, thuê thiết bị, vật dụng sẽ ngay lập tức được triển khai. Dưới đây là một số vật dụng cơ bản cần chuẩn bị cho một sự kiện khai trương salon có quy mô vừa và nhỏ:

• Banner, backdrop khai trương, standee, thiệp mời, tờ rơi,… 
• Bàn ghế
• Thảm đỏ
• Cổng sự kiện
• Sân khấu sự kiện
• Bàn lễ tân
• Âm thanh – ánh sáng,…

Bên cạnh đó, với các sự kiện khai trương salon có quy mô lớn, việc chuẩn bị cho sự kiện sẽ cần được chỉn chu và nhiều hạng mục hơn: màn hình led, vật dụng nằm trong kế hoạch dự phòng rủi ro,…

Bạn có biết: Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì để suôn sẻ nhất

Kịch bản tổ chức khai trương salon tóc

Tham khảo: Mẫu kịch bản chương trình khai trương sáng tạo 

Lưu ý khi quá trình tổ chức khai trương salon tóc

1. Tạo chương trình ưu đãi

Tại các sự kiện khai trương, đặc biệt là khai trương salon tóc, chương trình ưu đãi chính là điều mà khách hàng quan tâm nhất, thu hút sự chú ý của khách hàng đối với sự kiện khai trương salon. Khi salon của bạn mới mở cửa kinh doanh trong ngày đầu tiên, khách hàng chưa biết đến salon, chưa biết chất lượng dịch vụ. Ngay lúc này, các chương trình ưu đãi là phương án phù hợp nhất để “kéo” khách hàng đến với salon, để khách hàng có cơ hội trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ của salon với giá thành phải chăng nhất. 

Bên cạnh đó, salon có thể kết hợp chương trình ưu đãi này với kế hoạch marketing. Trước sự kiện 3 – 5 ngày, bạn có thể đăng tải thông tin về chương trình ưu đãi nhân dịp khai trương trên nền tảng mạng xã hội và thực hiện chạy quảng cáo đến các đối tượng khách hàng tiềm năng. Khi họ đang có nhu cầu sử dụng sản phẩm, dịch vụ nhưng chưa tìm được địa chỉ phù hợp, chương trình ưu đãi giá tốt nhân dịp khai trương của salon chắc chắn sẽ thu hút sự quan tâm, chú ý của khách hàng. 

2. Truyền thông cho sự kiện

Để sự kiện khai trương thu hút được lượng lớn sự quan tâm của công chúng, các salon tóc cần có kế hoạch cụ thể và chi tiết để truyền thông cho sự kiện khai trương. 

Kế hoạch truyền thông cho sự kiện khai trương nên được chia thành 3 giai đoạn: trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện. Ở mỗi giai đoạn, bộ phận truyền thông sẽ xây dựng kế hoạch phù hợp để truyền tải các thông tin liên quan đến sự kiện khai trương salon như: thời gian, địa điểm tổ chức, các chương trình ưu đãi, chương trình rút thăm trúng thưởng,…. Các hoạt động truyền thông nên thực hiện cả hình thức online và offline để sự kiện khai trương salon được nhiều người biết đến nhất.

Xem ngay: Dịch vụ chụp ảnh khai trương chuyên nghiệp tốt nhất hiện nay

3. Dự phòng rủi ro khi tổ chức sự kiện

Nhiều sự kiện khai trương đã được tổ chức nhưng vẫn chưa chú trọng đến việc thiết lập các phương án dự phòng rủi ro. Đây là lý do khi xảy ra sự cố, việc xử lý vẫn rất chậm, ảnh hưởng đến toàn bộ sự kiện khai trương. Những rủi ro có thể gặp phải khi tổ chức hoạt động thường bao gồm: ảnh hưởng của thời tiết, mất điện, sự cố âm thanh ánh sáng, …

Vì vậy, muốn tổ chức sự kiện khai trương một cách chuyên nghiệp nhất, bạn cần lập phương án dự phòng rủi ro cụ thể bằng cách đề cập và dự đoán những rủi ro có thể xảy ra. Ngoài ra, cần chỉ định, phân công các bộ phận chịu trách nhiệm khắc phục rủi ro để nhanh chóng khắc phục, không gây ảnh hưởng đến sự kiện khai trương salon.

4. Xin giấy phép tổ chức

Với sự kiện khai trương salon được tổ chức ngoài trời, đơn vị có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức là Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Trước sự kiện ít nhất 20 ngày, bạn nên trình thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện lên cơ quan chức năng để cơ quản chức năng có thời gian để giải quyết hồ sơ. 

Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện khai trương salon bao gồm: 

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

– Đơn xin phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép.

– Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng).

– Kịch bản nội dung sự kiện.

– Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện.

– Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

Xem chi tiết: Tổ chức khai trương cửa hàng thành công, tiết kiệm chi phí

VietPower – Tổ chức khai trương salon tóc chuyên nghiệp

Với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện trong đó có khai trương, VietPower đã tổ chức hàng ngàn sự kiện khai trương cho các salon. Chính vì thế, VietPower tự tin mang đến cho quý khách hàng một lễ khai trương thành công vượt sự mong đợi. VietPower cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương salon tóc trọn gói: khảo sát, thiết kế, xây dựng ý tưởng hấp dẫn, kịch bản chi tiết, thi công và giám sát sự kiện. VietPower tự tin với đội ngũ nhân sự nhiệt tình, chuyên nghiệp, sáng tạo cùng hệ thống thiết bị hiện đại đảm bao mang đến cho khách hàng một buổi lễ khai trương ấn tượng.

Hy vọng rằng những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn tổ chức lễ khai trương salon thành công, hoành tráng với chi phí hợp lý nhất.

Nếu có bất cứ thắc mắc, khó khăn trong quá trình tổ chức lễ khai trương, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn kịp thời nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.