Tổ chức khai trương cửa hàng chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí

Tổ chức khai trương cửa hàng được coi là bước đánh dấu sự khởi đầu cho chuỗi hoạt động kinh doanh sau này. Chính vì vậy, đây là dịp để quảng bá rộng rãi hình ảnh cửa hàng đến mọi người. Tuy nhiên, để làm được vậy bạn cần nắm các bước kế hoạch tổ chức. Dưới đây là bài viết “Tổ chức khai trương cửa hàng chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí”. Cùng VietPower tìm hiểu nhé!

Xem chi tiết: Quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp thành công

Cách lập kế hoạch tổ chức khai trương cửa hàng

Muốn khai trương cửa hàng thành công và tạo được dấu mốc ấn tượng cho chuỗi hoạt động sau này. Bạn cần lập kế hoạch tổ chức một cách chi tiết và rõ ràng. Dưới đây là các hạng mục công việc cần có trong một bản kế hoạch hoàn chỉnh mà bạn có thể tham khảo:

1. Chọn ngày tổ chức khai trương

Để tổ chức khai trương cửa hàng suôn sẻ bạn nên có kế hoạch chọn ngày tổ chức từ sớm. Việc chọn ngày khai trương tốt cần phù hợp với yếu tố tâm linh, phong thủy. Cũng như đảm bảo sự thuận lợi cho việc kinh doanh sau này của cửa hàng. Ngoài ra, bạn cũng có thể cân nhắc những ngày cuối tuần. Đây sẽ là điều kiện thuận lợi để các khách mời có thể tham dự đầy đủ.

2. Trang trí cửa hàng khai trương

Trang trí cửa hàng khai trương là bước quan quan trọng trong một kế hoạch tổ chức. Bạn nên trang trí sao cho thể hiện được logo, tên cửa hàng, slogan hoặc thông điệp truyền tải của lễ khai trương. Với ngày lễ này, bạn nên trang trí theo phong cách sang trọng, lịch sự. Đồng thời, công việc này phải được triển khai trước ngày diễn ra lễ khai trương tối thiểu 1 – 2 ngày.

3. Lập danh sách khách mời

Hãy lên kế hoạch lập danh sách khách mời, việc này sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng khách tham dự. Đồng thời, bạn có thể chuẩn bị tiếp đón nhiệt tình và chu đáo. Ngoài ra, những khách mời cũng có thể là đối tác, người nổi tiếng (nếu có). Chính vì vậy, bạn cần chỉn chu từng khâu để tạo ấn tượng tốt đến khách mời.

Có thể bạn quan tâm: Top 15 mẫu thiệp mời khai trương đẹp sang trọng 2024

4. Chuẩn bị nhân sự và thiết bị cần thiết

Muốn lễ khai trương cửa hàng được diễn ra một cách suôn sẻ, bạn phải chuẩn bị một đội ngũ nhân sự chạy sự kiện chuyên nghiệp. Họ sẽ là người thiết kế, trang trí, điều khiển âm thanh ánh sáng,… điều hành sự kiện một cách hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, những thiết bị kỹ thuật, bàn ghế, sân khấu,… nên được chuẩn bị kỹ lưỡng. Đảm bảo rằng mọi thứ đều sẵn sàng trước khi lễ khai trương cửa hàng được diễn ra.

5. Xác định ngân sách

Việc xác định ngân sách sẽ giúp bạn kiểm soát được nguồn chi phí bỏ ra cho sự kiện một cách hiệu quả. Đồng thời, tránh được những khoản chi phí phát sinh không đáng có. 

6. Xây dựng kế hoạch marketing cho cửa hàng

Cuối cùng, xây dựng kế hoạch marketing là cách thức tiếp cận khách hàng, đối tác nhanh chóng và tốt nhất. Để có thể quảng bá, truyền thông rộng rãi và hiệu quả bạn có thể thực hiện qua những cách dưới đây:

• Viết bài quảng cáo trên các trang mạng xã hội như facebook, tiktok, instagram,…
• Phát tờ rơi, chạy roadshow quanh khu vực khai trương.
• Treo banner khai trương, bảng hiệu, standee,… để giới thiệu về cửa hàng.

Tham khảo: Mẫu kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết từ A – Z

Chuẩn bị các hạng mục khai trương cửa hàng

Việc xác định, chuẩn bị các hạng mục công việc trong lễ khai trương cửa hàng là điều cần thiết. Điều này đồng nghĩa với việc giúp bạn xây dựng kế hoạch khai trương tốt hơn. Chính vì vậy, cần phải checklist hạng mục để những người điều hành chương trình theo dõi và không bỏ qua bất kỳ khâu nào trong lễ khai trương. Dưới đây là một số hạng mục cần có mà bạn nên biết:

• Xem ngày lành tháng tốt để tổ chức lễ khai trương.
• Chốt số lượng khách mời tham gia.
• Trang trí cửa hàng ngày khai trương.
• Chuẩn bị mâm cúng cho ngày khai trương cửa hàng.
• Cắt băng khai trương.
• Chuẩn bị múa lân sư rồng trong sự kiện khai trương.
• MC, PG,… chuyên nghiệp cho sự kiện.
• Lên kịch bản, timeline chi tiết cho chương trình.
• Xây dựng kế hoạch marketing, truyền thông cho khai trương cửa hàng.
• Xác định ngân sách hợp lý.
• Thuê media quay phim, chụp ảnh tạo thước phim kỷ niệm.
• Tổng duyệt chương trình trước khi chính thức khai trương. 

Bạn có biết: Cách chuẩn bị lễ khai trương cửa hàng hồng phát 2024

Các bước tổ chức khai trương cửa hàng

Sau khi biết cách lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương và xác định được các hạng mục cần thiết để tổ chức khai trương cửa hàng. Dưới đây là các bước tổ chức khai trương cửa hàng chi tiết nhất:

Bước 1: Xác định thời gian tổ chức

Việc xác định thời gian tổ chức sẽ phụ thuộc vào ngày đẹp hợp với chủ cửa hàng. Ngoài ra, chọn đúng thời điểm để tổ chức khai trương cũng vô cùng quan trọng. Vì bạn cần đảm bảo khách mời tham gia đầy đủ. 

Bước 2: Chuẩn bị mâm cúng đầy đủ

Mâm cúng cũng là một trong những yếu tố không thể thiếu trong lễ khai trương. Nếu bạn không chắc chắn mua gì cho phù hợp với mâm cúng. Đừng lo, VietPower sẽ giúp bạn liệt kê những đồ không thể thiếu trong ngày lễ khai trương:

• 1 con gà luộc ( Tốt nhất là gà trống).
• Bộ tam sên.
• 3 chén chè, 3 đĩa xôi, 3 ly nước lọc, 3 ly trà.
• Bình hoa cùng mâm ngũ quả nên theo màu phong thủy.
• Cháo trắng, đĩa gạo, muối, trầu cau và bình rượu trắng.
• Đinh tiền vàng mã, nhang, đèn,….

Mẹo hay cho bạn: Hướng dẫn chuẩn bị mâm cúng khai trương chuẩn nhất 2024

Bước 3: Gửi lời mời đến khách tham dự

Số lượng khách mời tham gia khai trương là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô và chi phí tổ chức. Việc này giúp bố trí không gian sao cho chuyên nghiệp, khoa học để có đủ sức chứa khách mời. Ngoài ra, bạn cũng nên chủ động gửi thiệp mời ít nhất trước 2 tuần. Việc này sẽ giúp khách mời sắp xếp thời gian, công việc để tham gia.

Bước 4: Xây dựng timeline chương trình chi tiết

Việc xây dựng timeline chương trình chi tiết sẽ giúp bạn nắm bắt nội dung sự kiện. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đính kèm timeline bên cạnh thiệp mời đến khách hàng. Điều này không chỉ giúp người vận hành rà soát tốt hơn. Mà còn để khách mời nắm được nội dung chính tốt hơn, từ đó giúp khách mời chủ động hơn trong những khoảng thời gian diễn ra lễ khai trương cửa hàng.

Bước 5: Phân bổ nhân sự

Tùy vào từng hạng mục trong lễ khai trương, bạn sẽ bố trí nhân sự sao cho hợp lý. Từ đó, các công việc được thực hiện một cách chỉn chu, có trách nghiệm. Đảm bảo chương trình diễn ra thành công. Ngoài ra, nếu có sự cố xảy ra cũng được nhanh chóng giải quyết kịp thời.

Bước 6: Trang trí cửa hàng khai trương

Để buổi không khí càng thêm rộn rã, tưng bừng chắc chắn bạn phải trang trí cửa hàng ấn tượng và độc đáo. Thông thường, các phụ kiện như bóng bay, băng rôn, hoa tươi,.. để trang trí. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng âm thanh, ánh sáng làm nổi bật cửa hàng.

Gợi ý: Top 5 ý tưởng khai trương ấn tượng HOT nhất hiện nay

Bước 7: Xây dựng kế hoạch truyền thông 

Bước tiếp theo, bạn cần xây dựng kế hoạch truyền thông để quảng bá thương hiệu cho cửa hàng của mình. Đây là nội dung quan trọng và cần xây dựng một cách cụ thể. Trong đó, sẽ chia thành 3 giai đoạn chính cho bạn quảng bá:

• Trước sự kiện.
• Trong sự kiện.
• Sau sự kiện.

Bước 8: Tổng duyệt chương trình

Bất kể chương trình, sự kiện nào cũng vậy bạn cần có buổi tổng duyệt trước khi sự kiện chính thức bắt đầu. Việc này cũng giúp bạn tìm ra các sai sót, những vấn đề còn tồn động. Từ đó, đưa ra các giải pháp để kịp thời khắc phục.

Có thể bạn sẽ cần: Mẫu kịch bản khai trương cửa hàng chi tiết thành công

Có nên thuê dịch vụ tổ chức khai trương?

Để tổ chức sự kiện khai trương cần có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn cần thiết. Nếu tự mình tổ chức bạn sẽ mất thời gian và tốn nhiều công sức. Không những thế, hiệu quả mang về sẽ không cao. Chính vì vậy, VietPower khuyên bạn nên sử dụng thuê các dịch vụ tổ chức khai trương. Nếu bạn không biết đơn vị nào uy tín, tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp. Bạn có thể tham khảo VietPower.

Hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower luôn tự tin mang đến cho khách hàng những sự kiện chất lượng. Đặc biệt, hài lòng khách hàng bằng cách đáp ứng nhu cầu tuyệt đối phù hợp với ngân sách. Chính vì vậy, nhờ kinh nghiệm dày dặn VietPower đã trở thành đối tác của nhiều doanh nghiệp lớn, nhỏ tại Việt Nam. Đồng hành và tin tưởng với nhiều sự kiện độc đáo, sáng tạo:

• Tổ chức hội nghị, hội thảo.
• Tổ chức tiệc tri ân khách hàng, ra mắt sản phẩm mới.
• Tổ chức team building với nhiều concept độc đáo: team building quân đội, team building amazing race,…
• Tổ chức festival doanh nghiệp, year end party,….

Xem chi tiết: Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì tốt nhất để thành công?

Vừa rồi là bài viết “Tổ chức khai trương cửa hàng chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí”. Hy vọng rằng, những chia sẻ của VietPower ở trên đã giúp ích cho bạn. Đặc biệt, trong việc lập kế hoạch tổ chức khai trương cửa hàng. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn một ngày tốt lành.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.