Tổ chức hội thảo có phải xin giấy phép không? 

Tổ chức hội thảo có phải xin giấy phép hay không? Rất nhiều cơ quan, tổ chức muốn tổ chức hội thảo nhưng vẫn còn băn khoăn không biết có phải xin giấy phép tổ chức không, xin ai và thủ tục xin giấy phép như thế nào. Chính vì thế, tại bài viết này, VietPower sẽ giúp bạn giải đáp các vấn đề liên quan đến giấy phép tổ chức hội thảo. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho hoạt động tổ chức hội thảo sắp tới của doanh nghiệp bạn.

Xem ngay: Tổ chức hội thảo là gì? Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Tổ chức hội thảo có phải xin giấy phép không?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, khi các cơ quan, doanh nghiệp muốn tổ chức một sự kiện nào đó đều phải được các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện. Do đó, khi muốn tổ chức sự kiện hội thảo, bắt buộc các tổ chức, doanh nghiệp phải trình đơn xin giấy phép tổ chức. 

Trên thực tế, đã có rất nhiều sự kiện đã được chuẩn bị đầy đủ và chuẩn bị diễn ra nhưng lại gặp các vấn đề có liên quan đến giấy phép tổ chức, dẫn đến sự kiện đó bắt buộc phải hủy bỏ. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp khi tiến hành xin giấy phép tổ chức sự kiện nhưng lại gặp nhiều khó khăn về thủ tục dẫn đến chậm trễ trong việc cấp giấy phép tổ chức. Những sự việc này thường bắt nguồn từ sự thiếu sót, chưa am hiểu về pháp luật của ban tổ chức sự kiện. 

Do đó, để việc xin giấy phép tổ chức diễn ra dễ dàng và suôn sẻ hơn, hiện nay, các doanh nghiệp thường tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn về các thủ tục cũng như tổ chức hội nghị chuyên nghiệp nhất. 

Thủ tục hồ sơ xin giấy cấp phép tổ chức hội thảo

Hiện nay, pháp luật đã quy định rõ ràng về các thủ tục xin giấy phép tổ chức hội thảo. Tùy vào từng loại hội thảo, quy mô, tính chất và mục đích tổ chức, sẽ có quy định cụ thể dựa theo quy định chung, do Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp phép. 

Thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức hội thảo

Hiện nay, pháp luật đã quy định rõ ràng về các thủ tục xin giấy phép tổ chức hội thảo. Tùy vào từng loại hội thảo, quy mô, tính chất và mục đích tổ chức, thuộc quyền quản lý của các cơ quan ban ngành khác nhau. Do đó, về thẩm quyền cấp phép tổ chức các hội thảo cũng sẽ khác nhau. Theo các văn bản pháp luật có liên quan như Nghị định 103/2009/NĐ-CP, Nghị định 01/2012/NĐ-CP, Nghị định 79/2012/NĐ-CP, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg, có thể phân chia các cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức hội thảo như sau:

• Thủ tướng chính phủ: Đối với các hội thảo quốc tế, mang tính chất chính trị, liên quan đến vấn đề trọng đại của đất nước, đối tượng tham gia là cán bộ cấp cao của Việt Nam và các nước trên thế giới,…thì bắt buộc phải gửi hồ sơ xin giấy phép tổ chức lên Thủ tướng chính phủ.
• Các cục, Bộ ngành liên quan: Các sự kiện hội thảo cần gửi hồ sơ xin phép đến các Cục, Bộ ngành liên quan (Cục Nghệ thuật biểu diễn, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Công thương, bộ Thông tin và Truyền thông,…) bao gồm: Sự kiện hội thảo thuộc Bộ và các cơ quan Trung ương, Các sự kiện có phạm vi tổ chức từ 2 tỉnh trở lên, các sự kiện có sự tham gia của yếu tố nước ngoài. Với các sự kiện hội thảo này, tùy nội dung của sự kiện mà các Cục, Bộ ngành cấp giấy phép tổ chức sẽ khác nhau. 
• Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh và các Sở, Ban ngành liên quan: Tùy thuộc vào nội dung, lĩnh vực của hội thảo và thực tế văn bản pháp luật của từng địa phương mà thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức hội thảo sẽ thuộc về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc các Sở, Ban ngành liên quan. Do đó, phải căn cứ vào lĩnh vực của chương trình hội thảo dự định tổ chức và căn cứ vào quy định của pháp luật thì mới có thể xác định chính xác thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức hội thảo.

Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo

Về hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội thảo, dựa vào các văn bản pháp luật có liên quan đến tổ chức hội thảo, hồ sơ khi thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo sẽ bao gồm các giấy tờ như sau:

• Văn bản pháp lý xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan, tổ chức thực hiện tổ chức hội thảo: Đối với doanh nghiệp, khi xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo thì phải có bản sao giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập doanh nghiệp. Còn đối với các tổ chức, hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội thảo phải có bản sao giấy chứng nhận thành lập. 
• Đơn xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo: Trong đơn xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo phải ghi rõ các thông tin liên quan đến hội nghị, bao gồm: chủ đề hội thảo; lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội thảo; thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo; người chủ trì hội thảo; nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội thảo; thành phần tham gia tổ chức; thành phần tham dự; nguồn kinh phí,…

Khi chuẩn bị hồ sơ, nên cẩn thận chuẩn từ 2- 3 bộ hồ sơ để việc xin giấy phép tổ chức hội thảo diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn. 

Thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định

Khi chuẩn bị hồ sơ, nên cẩn thận chuẩn từ 2- 3 bộ hồ sơ để việc xin giấy phép tổ chức hội thảo diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn. Các giấy tờ cần được chuẩn bị kỹ càng, bao gồm các giấy tờ phù hợp với nội dung hội thảo, thể hiện đầy đủ thông tin về đơn vị xin cấp giấy phép, nội dung hội thảo, thành phần tham gia và các tài liệu liên quan. Các giấy tờ bản sao cần phải được công chứng để chứng minh bản sao giống y với bản chính, không bị thay đổi gì so với bản chính. 

Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền

Khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết có trong hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo, hồ sơ sẽ được nộp lên cơ quan có thẩm quyền. Các tổ chức, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo các hình thức như sau:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan tổ chức có thẩm quyền.
• Nộp hồ sơ qua các đơn vị chuyển phát nếu cơ quan có thẩm quyền cho phép áp dụng hình thức này.
• Nộp hồ sơ qua cổng thông tin dịch vụ công nếu cơ quan có thẩm quyền cho phép áp dụng hình thức này.

Hồ cơ phải cần được trình lên cơ quan có thẩm quyền ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức để cơ quan có thẩm quyền có thời gian giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét, thẩm định hồ sơ và cấp giấy phép tổ chức hội thảo

Sau khi đã tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền sẽ tiếp tục thẩm định, xem xét nội dung hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo. Bên cạnh đó, trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền cần có văn bản đề nghị bổ sung các loại giấy tờ theo quy định tới tổ chức, doanh nghiệp nộp hồ sơ.

Thời gian thẩm định nội dung hồ sơ của cơ quan có thẩm quyền thường là 5 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Khi đã thẩm định kỹ càng, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành cấp giấy phép tổ chức hội thảo. Trong trường hợp không thể cấp giấy phép tổ chức, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản với đơn vị đề nghị cấp giấy phép tổ chức kèm theo lí do cụ thể. 

Xem thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo thành công chi tiết 2024

Trên đây là những chia sẻ của VietPower về việc xin giấy phép tổ chức hội thảo để bạn có thể tham khảo cho sự kiện sắp tới đây của doanh nghiệp ban. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào về dịch vụ tổ chức hội thảo, liên hệ ngay với VietPower theo thông tin dưới đây: 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Website: https://viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.