Tổ chức hội thảo cần những gì?

Tổ chức hội thảo cần những gì? Để tổ chức một chương trình hội thảo, có rất nhiều thứ cần chuẩn bị. Để hoạt động chuẩn bị sự kiện hội thảo được diễn ra thuận lợi, suôn sẻ, các công việc sẽ phải được liệt kê đầy đủ và chi tiết nhất. Vậy bạn đã biết cần chuẩn bị những gì cho một sự kiện hội thảo chưa? Đọc ngay bài viết dưới đây của VietPower để có được câu trả lời nhé. 

Xem ngay: Tổ chức hội thảo là gì? Quy trình tổ chức hội thảo

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Những việc cần làm để tổ chức hội thảo thành công

Hội thảo là một sự kiện được tổ chức bởi các tổ chức, doanh nghiệp hoặc các cơ sở giáo dục nhằm mục đích thảo luận, bàn bạc về một chủ đề mà tất cả mọi người đến với sự kiện đều đang quan tâm. Các chương trình hội thảo phổ biến thường đặt ra các vấn đề để cùng nhau đưa ra ý kiến, thảo luận về ngành nghề, vấn đề khoa học hoặc đơn thuần là một cuộc tập huấn chuyên môn. 

Tổ chức hội thảo cần những gì

Tùy theo mục đích và quy mô của từng sự kiện hội thảo, các chương trình sẽ được triển khai với nhiều hoạt động khác nhau. Tuy nhiên, để tổ chức một chương trình hội thảo, ban tổ chức không thể bỏ qua các công việc dưới đây:

1. Xác định chủ đề chương trình hội thảo

Chủ đề hội thảo thông thường sẽ đề cập đến các vấn đề thuộc lĩnh vực hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Để thu hút sự quan tâm, chú ý của công chúng đến với hội thảo, chủ đề hội thảo được lựa chọn để đưa ra thảo luận thường là các vấn đề gây tranh cãi hoặc là một vấn đề mới thuộc lĩnh vực đó. 

2. Xây dựng khung nội dung chương trình hội thảo

Xây dựng khung chương trình cũng là một trong những việc làm quan trọng, mang tính chất quyết định và ảnh hưởng không nhỏ đến thành công của sự kiện hội thảo. Các nội dung cần trình bày trong khung chương trình bao gồm:

  • Nội dung chương trình

Nội dung chương trình như một bản “tóm tắt” về hoạt động sẽ diễn ra trong một sự kiện. Phần “tóm tắt” này được trình bày đơn giải bằng vài gạch đầu dòng cơ bản để tất cả mọi người có thể nhanh chóng nắm bắt được nội dung của sự kiện hội thảo. 

  • Kịch bản dự phòng

Để mang đến sự kiện hội thảo chỉn chu và chuyên nghiệp nhất, ban tổ chức nên chuẩn bị kịch bản dự phòng rủi ro với các phương án cụ thể. Trong trường hợp có xảy ra các tình huống rủi ro, quản lí và điều hành sự kiện sẽ có căn cứ để giải quyết các vấn đề nhanh nhất có thể, hạn chế tối đa việc để ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện. 

3. Làm việc với diễn giả

Diễn giả quyết định lớn đến thành công của một sự kiện hội thảo. Để đảm bảo cho chương trình được diễn ra đúng theo timeline và kế hoạch ban đầu, ban tổ chức cần làm việc với diễn giả. Trong quá trình làm việc, đại diện ban tổ chức sẽ trao đổi với diễn giả về nội dung và chủ đề của chương trình, đồng thời đưa ra một số lưu ý cho diễn giả về thời lượng chương trình để tránh việc nói dài dòng khiến thời gian tổ chức hội thảo kéo dài hơn quá nhiều so với dự tính.

4. Xác định thành phần tham dự sự kiện

Với sự kiện hội thảo, thành phần tham dự sự kiện khá đa dạng. Với các sự kiện nội bộ, đối tượng khách mời tham dự đa phần là lãnh đạo và cán bộ, nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp đó. 

Tổ chức hội thảo cần những gì

Với các sự kiện mở, quy mô lớn hơn, đối tượng khách mời cũng mở rộng hơn, bao gồm:

  • Ban tổ chức: là những người trực tiếp sản xuất chương trình, gồm có phía đơn vị tổ chức sự kiện và các bộ phận hỗ trợ tổ chức sự kiện.
  • Khách mời tham dự là những chuyên gia và lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp
  • Khách tự do: là những người biết đến sự kiện thông qua các phương tiện truyền thông và đến tham dự sự kiện. 

Để chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện hội thảo, cần giới hạn số lượng khách mời tham dự sự kiện. Với đối tượng khách tự do, cần có các phương án để kiểm soát số lượng khách tham dự sao cho phù hợp với quy mô của hội thảo. 

5. Tìm địa điểm tổ chức phù hợp

Đối với địa điểm tổ chức, căn cứ vào quy mô và tính chất hội thảo mà bạn tổ chức có thể lựa chọn các địa điểm phù hợp để tổ chức hội thảo. Sự kiện hội thảo có quy mô nhỏ, mang tính chất nội bộ thì địa điểm tổ chức thường là tại văn phòng của công ty, doanh nghiệp hoặc các quán cà phê nhỏ. Với các sự kiện hội thảo quy mô mở rộng, thành phần tham dự đa dạng, địa điểm tổ chức thường là các nhà hàng, khách sạn có không gian phù hợp với yêu cầu của hội thảo. 

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức, hay cân nhắc thật kỹ các yếu tố sau để thuê được địa điểm phù hợp với giá cả phải chăng nhất:

  • Địa điểm đó nằm ở đâu, có thuận tiện cho việc di chuyển, đi lại hay không?
  • Không gian tổ chức sự kiện có phù hợp với số lượng khách mời dự tính hay không? Có sảnh đón khách không?
  • Chất lượng dịch vụ như thế nào? 
  • Có hỗ trang thiết bị kỹ thuật không? Bao gồm những gì?

6. Chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho sự kiện 

Về chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho sự kiện, dựa checklist và dự trù kinh phí, hoạt động mua sắm và thuê các thiết bị cần thiết sẽ được triển khai. Trong trường hợp có những khoản chi phí phát sinh ngoài dự tính, các cá nhân thực hiện công việc này sẽ báo lên các trưởng bộ phận để hỏi ý kiến.

Các vật dụng và thiết bị cần chuẩn bị cho một sự kiện thông thường sẽ bao gồm:

  • Vật dụng trang trí sân khấu, khu vực check in, khu vực khách mời,…
  • Thiết bị âm thanh, ánh sáng
  • Bàn ghế
  • Thiết bị hỗ trợ sự kiện: máy chiếu, màn hình led,…
  • Các thiết bị hỗ trợ khắc phục tình huống rủi ro: máy phát, ô dù,…

7. Truyền thông cho sự kiện

Với sự kiện hội thảo mở, có đối tượng tham dự sự kiện đa dạng thường sẽ được đầu tư truyền thông bài bản. Thông thường, các sự kiện hội thảo này đều nằm trong chiến dịch marketing của tổ chức, doanh nghiệp. 

Để sự kiện hội thảo thu hút được sự quan tâm của đông đảo các đối tượng công chúng, chủ đề sự kiện ngoài “đánh trúng” tâm lý, thị hiếu còn phải được truyền thông bài bản, chuyên nghiệp. 

Các hoạt động truyền thông cho hội thảo cần phải lên kế hoạch cụ thể với 3 giai đoạn: trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện. Tại mỗi giai đoạn, bộ phận truyền thông sẽ xây dựng phương án phù hợp để truyền tải, lan tỏa thông điệp của sự kiện hội thảo. Các hoạt động truyền thông nên được triển khai trên cả hai hình thức online và offline để sức lan tỏa của hội thảo được mạnh mẽ nhất. 

8. Xin giấy phép tổ chức

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, khi các cơ quan, công ty muốn tổ chức sự kiện thì phải có giấy phép do cơ quan ban ngành có thẩm quyền liên quan cấp mới được phép tổ chức sự kiện. Vì vậy, khi muốn tổ chức sự kiện hội thảo, các tổ chức, công ty phải xin giấy phép tổ chức.

Tổ chức hội thảo cần những gì

Trên thực tế, có nhiều sự kiện đã được chuẩn bị đầy đủ và chuẩn bị để tổ chức, nhưng lại gặp phải vấn đề về giấy phép tổ chức, dẫn đến sự kiện bị hủy bỏ. Bên cạnh đó, nhiều công ty gặp rất nhiều khó khăn về thủ tục khi xin giấy phép tổ chức sự kiện dẫn đến việc cấp giấy phép cho tổ chức bị chậm trễ. Những sự cố này thường xuất phát từ sự thiếu sót và hiểu sai luật của những người tổ chức sự kiện.

Vì vậy, để việc xin giấy phép tổ chức được dễ dàng và hiệu quả hơn, hiện nay các tổ chức, doanh nghiệp thường lựa chọn tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn về thủ tục cũng như việc tổ chức hội thảo.

Khi chuẩn bị hồ sơ để xin giấy phép tổ chức hội thảo, các tổ chức, doanh nghiệp nên cẩn thận chuẩn từ 2- 3 bộ hồ sơ với các giấy tờ cần thiết một cách kỹ càng, bao gồm các giấy tờ phù hợp với nội dung hội thảo, thể hiện đầy đủ thông tin về đơn vị xin cấp giấy phép, nội dung hội thảo, thành phần tham gia và các tài liệu liên quan. Các giấy tờ bản sao cần phải được công chứng để chứng minh bản sao giống y với bản chính, không bị thay đổi gì so với bản chính. 

Hồ sơ nên được trình lên cơ quan có thẩm quyền ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Trong trường hợp có gặp các vấn đề liên quan đến hồ sơ xin giấy phép, ban tổ chức vẫn có thời gian để chỉnh sửa, bổ sung và cơ quan có thẩm quyền cũng có thời gian giải quyết hồ sơ.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

VietPower – Đơn vị tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp

Nếu bạn đang tìm đơn vị cho tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn, hỗ trợ và báo giá miễn phí.

VietPower tự tin là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể yên tâm lựa chọn cho sự kiện hội thảo cho tổ chức,doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân sự nhân sự sự kiện được đào tạo bài bản, đã từng tổ chức rất nhiều sự kiện cho hàng trăm đối tác, khách hàng trong và ngoài nước (Vietcombank, Canon, BIDV, Samsung…) VietPower cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện hội hội thảo chuyên nghiệp nhất với chi phí tốt nhất.

  • Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
  • Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
  • Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
  • Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
  • Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Ngoài ra, VietPower còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện khác như: tổ chức gala dinner, team building, ngày hội gia đình, lễ ký kết hợp tác, lễ khai trương, lễ khánh thành,…

Thông tin liên hệ: 

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688