Quy trình các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp nhất 2023

Quy trình tổ chức hội thảo ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của một chương trình hội thảo. Để tổ chức một sự kiện hội thảo chuyên nghiệp, cần phải xây dựng một quy trình tổ chức hội thảo chi tiết và chỉn chu đến từng đầu công việc. Vậy quy trình các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp sẽ được xây dựng như thế nào? Hãy cùng VietPower tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Xem ngay: Tổ chức hội thảo là gì? Quy trình tổ chức hội thảo

Quy trình các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp nhất 2022

Để tổ chức một sự kiện hội thảo chuyên nghiệp, các tổ chức, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình gồm các bước cụ thể và khoa học. Khi đã có các bước và yêu cầu cho từng bước, quá trình chuẩn bị cho sự kiện sẽ diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và chuẩn xác hơn. Dưới đây là gợi ý của VietPower về các bước cơ bản cần phải có trong một quy trình tổ chức sự kiện hội thảo:

1. Xác định mục đích tổ chức

Trước tiên, khi tổ chức một chương trình hội thảo, bạn phải xác định được các mục đích tổ chức sự kiện hội thảo đó. Việc xác định rõ mục đích tổ chức giúp cho việc lựa chọn hình thức tổ chức và triển khai các công việc cho sự kiện được chuẩn xác và đúng hướng nhất. 

Thông thường, khi tổ chức hội thảo, các tổ chức doanh nghiệp sẽ nhằm nhiều mục đích khác nhau. Ngoài mục đích chính là chia sẻ kiến thức hay thảo luận về một vấn đề nào đó, các tổ chức, doanh nghiệp còn tận dụng hội thảo như một phương thức truyền thông hiệu quả. Thông qua sự kiện hội thảo, danh tiếng, hình ảnh, thương hiệu của tổ chức, doanh nghiệp sẽ được nhiều người biết đến hơn. 

Khi đã có mục đích tổ chức cụ thể, ban tổ chức sẽ căn cứ vào đó để xây dựng và triển khai các hoạt động phù hợp để đạt được mục tiêu ban đầu. Kết thúc sự kiện, mục đích đề ra ban đầu này sẽ là tiêu chuẩn để đánh giá lại toàn bộ sự kiện.

2. Xác định chủ đề hội thảo

Chủ đề sự kiện hội thảo thường gắn liền với văn hóa doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp đang kinh doanh, đặc trưng ngành nghề,…Với chủ đề gắn liền với doanh nghiệp, thì việc trang trí sự kiện, nội dung sự kiện đều phải nổi bật được chủ đề. Do đó, nếu bạn mong muốn tổ chức một sự kiện hội thảo chuyên nghiệp, gây được ấn tượng đối với khách mời, hãy xác định chủ đề làm nổi bật được hình ảnh đặc trưng của tổ chức, doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, căn cứ vào chủ đề, ban tổ chức sẽ lựa chọn đề tài hội thảo phù hợp mà vẫn hấp dẫn, thu hút được sự quan tâm, chú ý của công chúng. 

3. Xác định hình thức tổ chức

Một số hình thức tổ chức hội thảo thường thấy tại các tổ chức, doanh nghiệp bao gồm:

• Hội thảo chuyên đề – chuyên môn
• Hội thảo khoa học
• Hội thảo du học
• Hội thảo tập huấn

Hình thức sự kiện sẽ được xác định dựa trên chủ đề hội thảo và mục đích tổ chức hội thảo của tổ chức, doanh nghiệp. Xác định hình thức tổ chức phù hợp giúp cho việc tổ chức chương trình hội thảo diễn ra thuận lợi và đúng với mục tiêu ban đầu. 

4. Xây dựng kịch bản 

Khi xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện hội thảo, điều đầu tiên phải chú ý đó là kịch bản phải phù hợp và làm nổi bật được chủ đề sự kiện. Bên cạnh đó, kịch bản cũng nên sáng tạo, có điểm nhấn để thu hút sự chú ý của khách mời. 

Ngoài ra, kịch bản chương trình khi được xây dựng cũng phải cụ thể, chi tiết, đầy đủ thông tin như: thời gian sự kiện, lời dẫn MC, đạo cụ, hiệu ứng âm thanh, ánh sáng,… để MC và những người làm sự kiện nắm rõ được nội dung, từ đó dẫn dắt sự kiện một cách tốt nhất.

5. Thành phần tham gia

Thành phần tham gia sự kiện hội thảo của tổ chức, doanh nghiệp cần được dự kiến từ trước để công tác chuẩn bị cho sự kiện được thực hiện chu đáo nhất. Thành phần tham gia một hội thảo sẽ bao gồm:

• Thành phần ban tổ chức: đơn vị tổ chức sự kiện và quản lí sự kiện bên phía tổ chức, doanh nghiệp
• Thành phần khách mời: Khách mời tham gia sự kiện sẽ được lên danh sách cụ thể. Sau khi đã kiểm tra lại toàn bộ danh sách, ban tổ chức sẽ tiến hành in thư mời và gửi đến khách mời. Thành phần khách mời thường là lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp và các bên liên quan.
• Thành phần tham dự: Thông thường, sự kiện sẽ giới hạn số người tham gia hội thảo bằng cách tạo form đăng ký tham gia hội thảo. Khi số lượng khách tham dự đã đạt đến con số giới hạn, sự kiện hội thảo sẽ từ chối nhận thêm khách để không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của các khách mời đã có mặt tại sự kiện. 

6. Thời gian, địa điểm tổ chức

Về thời gian tổ chức sự kiện hội thảo, bạn nên lựa chọn những ngày cuối tuần để khách mời có thể sắp xếp công việc và đến tham dự đông đảo nhất . Bên cạnh đó, khi lựa chọn thời gian tổ chức, nên xem xét yếu tố thời tiết và lựa chọn ngày được dự báo có thời tiết đẹp để sự kiện diễn ra được thuận lợi nhất. 

Về địa điểm tổ chức hội thảo, tùy theo quy mô của từng sự kiện hội thảo mà địa điểm tổ chức sẽ khác nhau.  Với các sự kiện hội thảo có quy mô nhỏ, các tổ chức, doanh nghiệp có thể tổ chức ngay tại văn phòng, phòng họp. Tuy nhiên, nếu hội thảo có quy mô lớn hơn, đối khách mời đa dạng, doanh nghiệp nên chọn các trung tâm tổ chức sự kiện, quán cà phê, khách sạn,… có sức chứa phù hợp với số lượng khách mời của chương trình.

Ngoài ra, khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, cần cân nhắc các yếu tố:

• Vị trí thuận lợi cho việc đi lại của khách mời
• Thiết bị hỗ trợ sự kiện tốt
• Dịch vụ khách hàng chu đáo
• Chất lượng tiệc tốt so với số tiền phải bỏ ra

7. Dự trù kinh phí

Mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều có một khoản kinh phí cố định cho tổ chức sự kiện. Do đó, để việc chi tiêu cho hội nghị phù hợp với nguồn ngân sách, tổ chức, doanh nghiệp nên có bảng dự trù kinh phí cụ thể và chi tiết các hạng mục để việc chuẩn bị cho sự kiện hội thảo được diễn ra một cách thuận lợi. Khi lập kế hoạch dự trù kinh phí, cần có một bảng thống kê cụ thể những khoản cần chi, số lượng cụ thể và báo cáo chi tiết để việc giải ngân được nhanh chóng, kịp thời nhất.

Trong trường hợp dự trù kinh phí chênh lệch thực tế quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến công tác chuẩn bị cho sự kiện. 

8. Truyền thông cho sự kiện

Để sự kiện hội thảo thu hút được sự quan tâm của đông đảo công chúng, hoạt động marketing cần được đẩy mạnh. Hoạt động truyền thông cần phải lên kế hoạch cụ thể, chuyên nghiệp để hội thảo được lan tỏa đến nhiều người nhất. Bên cạnh đó, khi truyền thông cho sự kiện, bạn có thể sử dụng hình ảnh của diễn giả, tận dụng sức ảnh hưởng và độ nổi tiếng của diễn giả để gây sự chú ý và thu hút khán giả đến với buổi hội thảo

Hoạt động truyền thông có thể được triển khai theo cả hình thức online và offline. Với hình thức online, đội ngũ marketing có thể đăng bài trên Fanpage, website; tạo sự kiện online; chạy quảng cáo…Còn với hình thức offline, có thể áp dụng các hình thức như: treo banner, dựng standee, phát tờ rơi,…

9. Tổ chức hội thảo 

Trong quá trình diễn ra hội thảo, mỗi nhân sự sẽ dựa vào kịch bản và phân công công việc đã được xây dựng trước đó để nắm bắt công việc của mình và vào vị trí, chuẩn bị cho tổ chức hội thảo. Lúc này, điều hành sự kiện sẽ dựa vào bản timeline và kịch bản công việc để điều phối mọi hoạt động của sự kiện một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, giám sát sẽ sát sao công việc của các bộ phận để nắm bắt tình hình, động viên, thúc đẩy tinh thần để mọi người hoàn thành các phần công việc như đã được phân công. 

10. Tổng kết sau hội thảo

Sau khi hội thảo đã kết thúc, ban tổ chức sẽ có một cuộc họp tổng kết để đánh giá chất lượng hội thảo. Tại buổi tổng kết này, các bộ phận sẽ báo cáo về các công việc đã hoàn thành trong sự kiện và tự có đánh giá về bộ phận của mình. Sau khi các bộ phận đã báo cáo xong, quản lí sẽ tổng hợp lại tất cả và nhận xét tổng thể về hội thảo, từ đó phân tích và rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo. 

VietPower – Công ty tổ chức Hội thảo chuyên nghiệp

Nếu bạn đang có ý định tổ chức hội thảo, hãy tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín để tổ chức sự kiện hội thảo thuận lợi và chuyên nghiệp nhất.

VietPower tự tin là công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam mà bạn hoàn toàn có thể lựa chọn để tổ chức sự kiện hội thảo. Tại đây, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo trọn gói và chuyên nghiệp. 

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi đã làm việc trực tiếp với hơn 100 khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, điển hình như: BIDV, Samsung, Vietcombank,… cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ tổ chức hội thảo tốt nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất. 

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
• Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
• Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
• Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo, VietPower còn cung cấp rất nhiều dịch vụ khác như: tổ chức hội nghị, Year and party, team building, ngày hội gia đình,…

Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM