Quy trình tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp nhất 2024

Quy trình tổ chức hội thảo khoa học như thế nào là chuyên nghiệp? Trong những năm gần đây, các tổ chức, doanh nghiệp rất quan tâm đến việc tổ chức hội thảo khoa học để nhằm nhiều mục đích khác nhau. Thế nhưng, để tổ chức một chương trình hội thảo thành công, cần phải theo một quy trình cụ thể và chuyên nghiệp. Với bài viết này, VietPower sẽ gửi đến bạn quy trình cụ thể, chuyên nghiệp để tổ chức một chương trình hội thảo. 

Xem thêm: Kế hoạch và kịch bản tổ chức hội thảo khoa học chi tiết

Quy trình các bước tổ chức hội thảo khoa học

Hội thảo khoa học được tổ chức như một cuộc gặp gỡ, trao đổi kiến thức của những người “trong ngành” về đề tài mà hội thảo đang đề cập đến. Tại hội thảo khoa học, các chuyên gia đầu ngành sẽ trong vai diễn giả để đặt vấn đề và chia sẻ, thảo luận cùng mọi người và đưa ra quan điểm về vấn đề nào đó.  

Khách mời tham gia hội thảo khoa học thường là các chuyên gia, những người có kinh nghiệm trong ngành, những người quan tâm đến đề tài của hội thảo và các thành viên trong cơ sở đào tạo có liên quan đến hội thảo khoa học.

Do đối tượng tham gia sự kiện hội thảo khoa học thường khá đa dạng nên việc tổ chức một chương trình hội thảo chuyên nghiệp thực sự là bài toán khó đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì thế, khi tổ chức các chương trình hội thảo khoa học, các tổ chức, doanh nghiệp thường chọn phương án thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để có một sự kiện hội thảo khoa học ấn tượng và hiệu quả nhất. 

Thế nhưng, dù thuê đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài, bạn vẫn cần nắm được các bước tổ chức sự kiện hội thảo để quản lí và giám sát các hoạt động hiệu quả nhất. 

Bước 1: Xác định mục đích tổ chức

Để tổ chức một chương trình hội thảo khoa học chuyên nghiệp, các tổ chức, doanh nghiệp phải xác định được mục đích tổ chức. Mục đích tổ chức chương trình của mỗi tổ chức, doanh nghiệp sẽ khác nhau. Có những tổ chức, doanh nghiệp tổ chức hội thảo khoa học chỉ nhằm mục đích cung cấp kiến thức, tạo cơ hội để mỗi cá nhân được trao đổi, thảo luận và tiếp nhận kiến thức. Tuy nhiên, có các tổ chức, doanh nghiệp lại tổ chức hội thảo nhằm nhiều mục đích khác nữa như: bán vé, marketing thương hiệu,…

Với những mục đích cụ thể, các công việc trong hội thảo khoa học sẽ được triển khai để đạt đến mục đích tổ chức ban đầu. 

Bước 2: Xác định chủ đề hội thảo

Chủ đề của một chương trình thường gắn liền với hình ảnh, đặc điểm nổi bật hoặc gắn liền với văn hoá doanh nghiệp. Đối với một chương trình hội thảo khoa học cũng vậy. Khi đã xác định được chủ đề hội thảo, mọi hoạt động của sự kiện đều sẽ bám sát vào chủ đề. 

Bước 3: Xây dựng kịch bản

Khi xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức, hãy sáng tạo, hãy khác biệt để mang đến chương trình hội thảo khoa học vừa thú vị, nhiều thông tin bổ ích, vừa mang đậm dấu ấn tổ chức, doanh nghiệp.

Một kịch bản chương trình hội thảo khoa học thông thường sẽ được triển khai theo timeline nhất định. Dưới đây là mục thường xuất hiện trong kịch bản hội thảo khoa học:

•  Đón tiếp khách mời
• Thông báo khách mời ổn định vị trí, chỗ ngồi
• Tuyên bố lí do tổ chức sự kiện
• Giới thiệu các thành phần tham dự sự kiện
• Đại diện doanh nghiệp phát biểu khai mạc chương trình
• MC giới thiệu diễn giả
• Thảo luận, tranh luận về các vấn đề liên quan đến đề tài của hội thảo
• Bế mạc chương trình

Lưu ý: Phần nội dung chính sẽ thay đổi tùy theo mục đích của tổ chức hội thảo khoa học của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn có thể sáng tạo, thêm, bớt các hoạt động trong kịch bản để tạo nên sự mới lạ cho kịch bản. 

Tham khảo: Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết hấp dẫn nhất 2024

Bước 4: Xác định thời gian tổ chức

Thời gian để tổ chức hội thảo phù hợp nhất là vào những ngày cuối tuần. Bởi lẽ, những người đến tham dự hội thảo khoa học thường là các chuyên gia đầu ngành và những người có học thức, quan tâm đến đề tài khoa học mà hội thảo đang hướng tới. Do đó, những ngày trong tuần, họ sẽ bận đi làm, đi học và không có thời gian cho các hoạt động bên ngoài. Vậy nên, cuối tuần là thời gian phù hợp để mọi người gác lại toàn bộ công việc và dành nhiều thời gian để thư giãn và trau dồi thêm các kiến thức bổ ích. 

Ngoài ra, ban tổ chức nên chọn những ngày có dự báo thời tiết tốt để sự kiện được diễn ra thuận lợi và suôn sẻ nhất.

Bước 5: Xác định địa điểm tổ chức

Địa điểm phù hợp để tổ chức sự kiện hội thảo khá đa dạng và phong phú. Dưới đây là một vài tiêu chí bạn cần quan tâm để lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo khoa học phù hợp:

• Diện tích không gian tổ chức sự kiện là bao nhiêu? Sức chứa là bao nhiêu?
• Chất lượng dịch vụ có tốt không?
• An ninh tại địa điểm này thế nào?
• Có chỗ để xe cho sự kiện không?
• Có thuận lợi cho đi lại, di chuyển của khách mời không?

Ngoài ra, khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo, bạn cũng nên chọn địa điểm có cung cấp sẵn thiết bị hỗ trợ hội thảo để công tác chuẩn bị cho sự kiện dễ dàng và thuận lợi hơn.

Bước 6: Xác định thành phần tham gia hội thảo

Với hội thảo khoa học, thành phần tham gia hội thảo sẽ bao gồm: 

• Ban tổ chức hội thảo: đơn vị tổ chức sự kiện và phía doanh nghiệp
• Đại biểu, khách mời: là lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp và các chuyên gia trong ngành
• Khách mời tự do: là những đối tượng đến tham dự sự kiện

Với đối tượng khách mời tự do, ban tổ chức phải giới hạn số người tham dự bởi không gian dành cho hội thảo khoa học bởi không gian tổ chức sự kiện có hạn. Ban tổ chức có thể tạo form đăng kí online hoặc đăng kí tại bàn lễ tân để khách mời đăng ký tham gia hội thảo. 

Bước 7: Dự trù kinh phí tổ chức

Khi lập bảng dự trù kinh phí, bạn nên liệt kê lần lượt các hạng mục cần chi tiêu cho sự kiện, từ hạng mục lớn đến hạng mục nhỏ thật chi tiết và cẩn thận. Bên cạnh đó, cần liên hệ tham khảo các hạng mục để dự trù kinh phí sát nhất với giá trị thực tế. Khi đó, hoạt động chi tiêu cho hội thảo cũng thuận lợi và dễ dàng hơn. Trong trường hợp dự trù kinh phí chênh lệch thực tế quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến công tác chuẩn bị cho sự kiện. 

Bước 8: Chuẩn bị tổ chức

Quá trình chuẩn bị cho sự kiện mất khá nhiều thời gian, công sức và tiền bạc. Khi lập kế hoạch cho phần này, nên có phân công công việc cụ thể và bám sát vào dự trù kinh phí đã dự tính ban đầu. 

Phân công công việc cần được triển khai rõ ràng đến từng bộ phận, từng cá nhân để mọi người nắm rõ được phần việc của mình và có trách nhiệm hơn với công việc. Quản lí sự kiện sẽ sát sao hoạt động của các bộ phận, trưởng bộ phận có trách nhiệm nhắc nhở và đôn đốc các cá nhân. 

Về các hạng mục cần chuẩn bị, dựa checklist và dự trù kinh phí, hoạt động mua sắm và thuê các thiết bị cần thiết sẽ được triển khai. Trong trường hợp có những khoản chi phí phát sinh ngoài dự tính, các cá nhân thực hiện công việc này sẽ báo lên các trưởng bộ phận để hỏi ý kiến.

Một số hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện bao gồm: 

• Vật dụng trang trí sân khấu, khu vực check in, khu vực khách mời,…
• Thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Bàn ghế sự kiện 
• Thiết bị quay, chụp…

Ngoài ra, ban tổ chức còn cần chuẩn bị các thiết bị thêm các thiết bị dự phòng rủi ro theo kế hoạch dự phòng để kịp thời khắc phục trong trường hợp xảy ra sự cố ngoài ý muốn. 

Bước 9: Tổ chức hội thảo

Trước khi bắt đầu hội thảo, ban tổ chức sẽ phân công người làm công việc đón tiếp khách mời và hướng dẫn khách di chuyển vào vị trí ngồi phù hợp. Đội ngũ này thường là lễ tân sự kiện. Bên cạnh đó, phía bên trong sự kiện, media sẽ chụp ảnh check in cho khách mời và lưu lại khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện. Các bộ phận khác sẵn sàng vào vị trí để bắt đầu hội thảo khoa học

Khi sự kiện bắt đầu, điều hành sự kiện sẽ căn cứ vào timeline và kịch bản chương trình để vận hành toàn bộ sự kiện theo đúng kế hoạch đã đề ra ban đầu. Bên cạnh đó, giám sát sự kiện phải theo sát mọi hoạt động của sự kiện để kịp thời phát hiện các tình huống phát sinh. Các tình huống phát sinh có thể xảy ra trong một sự kiện thường là: sự cố âm thanh – ánh sáng, sự cố liên quan đến khách mời, sự cố thời tiết, sự cố từ các cá nhân trong ban tổ chức, …

Với các sự cố nhỏ, giám sát có thể tự giải quyết các vấn đề. Tuy nhiên, trong các tình huống sự cố xảy ra vượt quá khả năng, giám sát sẽ nhanh chóng báo lên điều hành để kịp thời xử lí các tình huống, hạn chế tối đa việc ảnh hưởng đến tiến trình hội thảo. 

Bước 10: Kết thúc hội thảo

Khi kết thúc hội thảo, ban tổ chức sẽ nhanh chóng thu dọn hội trường, bàn giao địa điểm và thanh toán khoản tiền còn lại theo đúng hợp đồng. Trong trường hợp có phát sinh các vấn đề liên quan hoặc vi phạm các điều khoản trong hợp đồng, hai bên sẽ thương lượng và có đền bù thỏa đáng. 

Sau sự kiện khoảng 1 – 2 ngày, toàn bộ ban tổ chức, bao gồm phía đơn vị tổ chức sự kiện và quản lý  phía doanh nghiệp sự kiện sẽ có một cuộc họp để tất toán hợp đồng, báo cáo toàn bộ tiến trình tổ chức hội thảo khoa học. Thông qua cuộc họp này, cả hai bên sẽ tổng kết lại toàn bộ sự kiện và rút ra bài học kinh nghiệm cho các chương trình sự kiện tiếp theo. 

Xem thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết nhất 2024

VietPower – Công ty tổ chức Hội thảo khoa học chuyên nghiệp

VietPower tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể yên tâm lựa chọn cho sự kiện hội nghị của doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân sự nhân sự sự kiện được đào tạo bài bản, đã từng thực chiến tại rất nhiều sự kiện của hàng trăm đối tác, khách hàng trong và ngoài nước (Vietcombank, Canon, BIDV, Samsung…) VietPower cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo khoa học chuyên nghiệp nhất với chi phí tốt nhất.

Bên cạnh đó, VietPower còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện khác như: tổ chức gala dinner, team building, ngày hội gia đình, lễ ký kết hợp tác, lễ khai trương, lễ khánh thành,…

Trên đây là mẫu quy trình tổ chức hội thảo khoa học chi tiết mà bạn có thể tham khảo cho sự kiện sắp tới của mình. Nếu bạn đang tìm đơn vị cho tổ chức sự kiện hội thảo khoa học chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn và báo giá miễn phí.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Website: https://viet-power.vn

Trụ sở chính: 137A4 KĐT Mới Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.