20/01/2024
Tổ chức Gala dinner là hoạt động phổ biến được coi như thường niên tại các doanh nghiệp. Vậy tổ chức gala dinner như thế nào? Hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, VietPower sẽ giúp bạn tìm hiểu về Quy trình tổ chức gala dinner từ A – Z. Cùng tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Lợi ích của việc tổ chức Gala dinner
Bữa tiệc Gala dinner thể hiện được tinh thần của doanh nghiệp, tạo cơ hội giao lưu giữa các thành viên với nhau. Ngoài ra, việc tổ chức gala dinner cũng đem lại nhiều lợi ích sau:
1. Xây dựng mối quan hệ
Gala dinner là một cơ hội tuyệt vời để mọi người trong công ty có cơ hội gặp gỡ, giao lưu với các đối tác, khách hàng và các bên liên quan khác. Đây còn là dịp tạo dựng mối quan hệ chặt chẽ và xây dựng lòng tin trong môi trường thoải mái, thú vị.
2. Gia tăng nhận diện thương hiệu
Gala dinner có thể là cơ hội để quảng bá, tăng cường nhận diện thương hiệu cho công ty, doanh nghiệp của bạn. Bằng cách tạo ra một sự kiện đáng nhớ và độc đáo. Bạn có thể thu hút sự chú ý của khách hàng và tạo dựng hình ảnh tích cực về thương hiệu của mình trong gala dinner.
3. Tạo cảm hứng, động lực cho nhân viên
Đây là dịp tuyệt vời để tôn vinh và thưởng thức những thành tựu, đóng góp của nhân viên trong năm qua. Điều này sẽ tạo ra động lực, cảm hứng cho nhân viên, khích lệ họ tiếp tục làm việc tốt và phát triển hơn trong năm tiếp theo.
4. Giao lưu, trao đổi kinh nghiệm
Song song với việc xây dựng mối quan hệ, đây còn là cơ hội để mọi người có thể trao đổi kinh nghiệm với đối tác, khách hàng. Bạn có thể học hỏi từ người khác, chia sẻ ý tưởng và tạo ra các cơ hội hợp tác mới.
5. Giúp thư giãn, tạo niềm vui
Đồng thời, gala dinner cũng là dịp để thư giãn, giải trí và tận hưởng những khoảnh khắc vui vẻ với đồng nghiệp, khách mời. Điều này có thể giúp mọi người giảm căng thẳng, tạo ra bầu không khí tích cực trong tổ chức.
Các hình thức tổ chức Gala dinner thường gặp
Dưới đây là 4 hình thức tổ chức gala dinner phổ biến nhất mà bạn nên biết, cùng tìm hiểu xem 4 hình thức đó là gì nhé!
1. Gala dinner liên hoan cuối năm
Gala dinner liên hoan cuối năm là loại hình tiệc phổ biến nhất được các doanh nghiệp lựa chọn. Đây còn là cơ hội gửi lời tri ân đến toàn thể nhân viên, khách hàng, đối tác,… trong doanh nghiệp. Cùng với đó là những phần thưởng, vinh danh cho những người có thành tích xuất sắc.
2. Gala dinner kỷ niệm thành lập
Gala dinner kỷ niệm thành lập là sự kết hợp nếu doanh nghiệp của bạn có ngày thành lập công ty ở cuối hoặc đầu năm. Hình thức này sẽ giúp gala dinner tăng phần long trọng, ý nghĩa cho chương trình. Đồng thời, thu hút được sự chú ý đông đảo cả quý vị khách mời.
3. Gala dinner kết hợp du lịch
Để tránh xảy ra nhàm chán cho bữa tiệc cuối năm, bạn có thể lựa chọn hình thức gala dinner kết hợp du lịch, hoạt động team building. Việc này sẽ giúp các thành viên tăng sự gắn kết, nâng cao tinh thần đồng đội. Đây cũng là hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì dễ tạo bầy không khí vui vẻ cho nhân viên.
4. Gala dinner tri ân khách hàng
Gala dinner không chỉ tổ chức dành cho nhân viên, bạn còn có thể kết với sự kiện tri ân khách hàng. Điều này sẽ là cơ hội thúc đẩy sự phát triển của công ty, tạo mối quan hệ bền chặt với các đối tác. Đồng thời, củng cố hình ảnh thương hiệu và tạo cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Quy trình tổ chức Gala dinner từ A – Z thành công
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower sẽ giúp bạn tham khảo quy trình tổ chức gala dinner từ A-Z thành công:
1. Xác định mục tiêu và đối tượng khách mời
Xác định mục tiêu của gala dinner là gì, quy mô nhóm khách mời trong sự kiện là bao nhiêu. Điều này sẽ giúp bạn hoàn tất các yếu tố khác của sự kiện như thuê địa điểm, trang trí, lên thực đơn,…
2. Lập kế hoạch tài chính
Bạn nên lập kế hoạch tài chính chi tiết cho bữa tiệc cũng như xác định được ngân sách sử dụng. Bao gồm cả nguồn thu, chi phí dự kiến và khoản dự trù chi phí. Việc này sẽ giúp bạn xác định phạm vi, quy mô của sự kiện, cũng như tìm kiếm các nhà tài trợ nếu cần thiết. Đồng thời, kiểm soát được chi phí tránh phát sinh.
3. Chọn địa điểm tổ chức
Chọn địa điểm phù hợp cùng ngày tổ chức dựa trên số lượng khách dự kiến và ngân sách cho phép. Đảm bảo rằng, không gian tại địa điểm thoải mái để dùng tiệc và các hoạt động giải trí khác.
4. Lập kế hoạch chương trình giải trí
Lập kế hoạch các chương trình sẽ diễn ra trong bữa tiệc gala dinner, phù hợp với mục tiêu sự kiện. Bạn có thể xem xét các tiết mục văn nghệ, biểu diễn nghệ thuật, các trò chơi,… để làm cho sự kiện thêm đặc biệt.
5. Quản lý khách mời
Xác định cách quản lý và gửi thư mời cho khách mời. Đảm bảo rằng thông tin về sự kiện, địa điểm, thời gian hay hướng dẫn đường đi (nều cần) được gửi đến khách mời rõ ràng.
6. Chuẩn bị tiệc
Lựa chọn menu và chuẩn bị bữa tiệc phù hợp với sự kiện. Bạn cần xem xét các yếu tố như: khẩu vị khách mời, ngân sách,…
7. Quản lý sự kiện
Chuẩn bị và quản lý các hoạt động xuyên suốt sự kiện. Ví dụ như khai mạc, hoạt động giải trí, dùng tiệc,… Đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng theo kế hoạch, tránh gây ra cháy timeline.
8. Theo dõi sau sự kiện
Gala dinner kết thúc, bạn nên đánh giá hiệu quả buổi tiệc thông qua những phản hồi của khách mời. Điều này giúp bạn cải thiện, tổ chức các sự kiện khác trong tương lai được tốt hơn.
Kinh nghiệm tổ chức Gala dinner chi tiết
Ngoài quy trình bài bản giúp bạn tổ chức tiệc gala dinner thành công. Bạn cũng nên nắm một vài kinh nghiệm tổ chức cần lưu ý, cùng VietPower tìm hiểu ở dưới đây:
1. Lên kế hoạch sớm
Bạn hãy lên kế hoạch từ sớm để có đủ thời gian chuẩn bị, tổ chức trước các hạng mục quan trọng của gala dinner. Ví dụ như chương trình giải trí, trang trí không gian, bữa tiệc,… Điều này sẽ giúp bạn tránh căng thẳng, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
2. Tìm đối tác tin cậy
Lựa chọn các nhà cung cấp, đối tác tin cậy để hỗ trợ bạn trong việc tổ chức sự kiện. Điều này bao gồm nhà hàng, thiết bị âm thanh ánh sáng, trang trí,… Bạn hãy tham khảo và so sánh giữa các bên kỹ lưỡng trước khi lựa chọn.
3. Quản lý chi phí hiệu quả
Đặt ngân sách cho bữa tiệc gala dinner, quản lý chi phí một cách cẩn thận. Xác định các hạng mục ưu tiên, tiết kiệm chi phí mà không để ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện. Đồng thời, hãy đàm phán với các nhà cung ứng. Để bạn có thể nhận được mức giá tốt nhất cho ngân sách của mình.
4. Đưa thông tin đến khách hàng rõ ràng
Cung cấp thông tin chi tiết, rõ ràng về sự kiện cho khách mời. Điều này sẽ bao gồm: thông tin về địa điểm, thời gian, trang phục yêu cầu, hướng dẫn đường đến (nếu cần). Hãy sử dụng các phương tiện gửi lời mời hiệu quả như email, điền form, web sự kiện,… để tạo thuận tiện cho khách mời.
5. Kiểm tra, chuẩn bị trước sự kiện
Thực hiện kiểm tra, chuẩn bị trước sự kiện để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố kỹ thuật được hoạt động trơn tru. Kiểm tra hệ thống âm thanh ánh sáng, thiết bị,… để mọi thứ trong chương trình gala dinner được diễn suôn sẻ trong ngày diễn ra.
6. Quản lý sự kiện một cách chuyên nghiệp
Đảm bảo rằng sự kiện được quản lý một cách chuyên nghiệp, có đội ngũ nhân sự tổ chức đáng tin cậy. Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong đội ngũ. Đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình và làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu của sự kiện.
Tổ chức gala dinner là một quá trình phức tạp và đòi hỏi nhiều sự quản lý kỹ lưỡng. Tuy nhiên, với kế hoạch được chuẩn bị kỹ lưỡng. Bạn có thể tổ chức một sự kiện đáng nhớ và thành công. Nếu không muốn mất thời gian bạn có thể thuê các đơn vị tổ chức bên ngoài.
VietPower – Đơn vị tổ chức Gala dinner chuyên nghiệp
VietPower là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện, gala dinner một cách chuyên nghiệp và nhận được nhiều sự tin tưởng từ khách hàng. VietPower đang dần khẳng định được vị thế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Chúng tôi cam kết đưa cho khách hàng ấn tượng về chất lượng dịch vụ khi tổ chức gala dinner. Ngoài ra, VietPower cũng đã tổ chức nhiều sự kiện cho các doanh nghiệp lớn như: Viettel, Samsung, LG, TH TrueMilk, Agribank,…
Ngoài việc tổ chức gala dinner cho các doanh nghiệp, chúng tôi còn cung cấp thêm rất nhiều dịch vụ khác như:
- Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói: Hội thảo, hội nghị, ngày hội thể thao, team building, lễ ra mắt sản phẩm,…
- Cung cấp các dịch vụ media: Quay chụp sự kiện, quay TVC quảng cáo,…
- Cho thuê nhiều các thiết bị phục vụ sự kiện, đồ chơi game team building.
- Cung cấp nhân sự cho sự kiện: MC, PG, PB, nhóm nhảy,…
Trên đây là bài viết về Quy trình tổ chức gala dinner từ A – Z thành công. Mong rằng những thông tin bổ ích trên của VietPower, sẽ giúp ích được cho bạn trong quá trình tổ chức gala dinner. Nếu cần tìm đơn vị tổ chức gala dinner chuyên nghiệp. Hãy liên hệ với VietPower để được tư vấn miễn phí! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc bạn một ngày tràn đầy năng lượng.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.
Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
