Quy trình các bước tổ chức Gala Dinner đảm bảo thành công 10/10

Quy trình tổ chức gala dinner mang đến cái nhìn tổng thể về cách để tổ chức một sự kiện gala dinner. Để có một sự kiện gala dinner thành công, bạn cần xây dựng được quy trình tổ chức sự kiện chức sự kiện chi tiết, cụ thể và quan trọng là phải chuyên nghiệp. Vậy bạn đã biết làm thế nào để xây dựng một quy trình tổ chức gala dinner chuyên nghiệp chưa? Đọc ngay bài viết dưới đây của VietPower để biết rõ hơn về quy trình tổ chức gala dinner chuyên nghiệp nhé!

Bạn có biết: Gala dinner là gì?

Yếu tố quyết định thành công của chương trình Gala Dinner

Khi tổ chức một chương trình, doanh nghiệp đều mong muốn sự kiện đó sẽ thành công, sẽ gây được ấn tượng tốt đối với khách mời. Tuy nhiên, chỉ cần không cẩn thận, nhầm lẫn hoặc sai sót một khâu nào đó cũng gây ảnh hưởng đến sự kiện. Chính vì thế, trước khi bắt tay vào xây dựng quy trình sự kiện, hãy note lại các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp và cực kỳ quan trọng đối với mỗi chương trình Gala dinner. 

Quy trình tổ chức Gala Dinner

1. Ý tưởng tổ chức sự kiện Gala Dinner

Ý tưởng tổ chức được xem là một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của chương trình gala dinner. Ý tưởng tổ chức quá đơn giản, không có nét riêng biệt sẽ khiến cho trương trình tẻ nhạt, không có điểm nhấn, không thu hút được khán giả. 

Bên cạnh đó, ý tưởng tổ chức sự kiện còn ảnh hưởng đến quá trình chuẩn bị, triển khai sự kiện. Khi ý tưởng tổ chức không rõ ràng, chi tiết, người làm chương trình khó để xác định được mục tiêu được thể hiện trong ý tưởng, dẫn đến các công việc được triển khai không đúng trọng tâm, không nổi bật được ý tưởng, chủ đề sự kiện. 

Xem ngay: 10 Ý tưởng tổ chức Gala Dinner

2. Kịch bản tổ chức sự kiện Gala Dinner

Kịch bản tổ chức sự kiện là yếu tố thứ 2 ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của một sự kiện gala dinner. Kịch bản như xương sống của một sự kiện. Nếu kịch bản không sáng tạo, không tạo được sự khách biệt sẽ khiến khách mời cảm thấy sự kiện nhàm chán, không quan tâm đến sự kiện. 

Khi xây dựng kịch bản sự kiện, không được thiếu đi phần dự phòng rủi ro. Trong trường hợp có xảy ra các sự cố ngoài ý muốn, nếu không được dự phòng rủi ro từ trước, công tác xử lí sẽ bị lúng túng, thậm chí là không xử lí kịp thời, gây ảnh hưởng lớn đến sự kiện.

Quy trình tổ chức Gala Dinner 1

Xem ngay:  Kịch bản tổ chức Gala dinner ấn tượng đặc sắc ấn tượng

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện Gala Dinner

Địa điểm tổ chức sự kiện ảnh hưởng rất nhiều đến một sự kiện gala dinner. Bạn không thể tổ chức một sự kiện gala dinner tại Khách sạn Continental Hotel (sức chứa 400 khách) khi số lượng khách mời tham gia sự kiện của bạn lên đến 1000 khác. Nếu như doanh nghiệp của bạn ở Hà Nội, bạn cũng không thể tổ chức sự kiện gala dinner kết hợp tri ân khách hàng, đối tác tại bãi biển Nam Du – Phú Quốc. Vì thế, địa điểm vẫn luôn phải được lựa chọn kỹ lưỡng và phải phù hợp với tính chất sự kiện, khách mời sự kiện.

Quy trình tổ chức Gala Dinner 3

4. Menu bàn tiệc Gala Dinner

Với một sự kiện gala dinner, ngoài các chương trình hay, hấp dẫn thì việc setup một bàn tiệc với các món ngon phù hợp với khách hàng cũng cần được chú ý. Những món ăn không ngon, không hợp với khẩu vị khách mời sẽ mang đến trải nghiệm không tốt. Và vì vậy, dù chương trình có hay, có đặc sắc đến đâu nhưng thực đơn không được quan tâm, đầu tư một cách tử tế, chỉn chu và không được khách hàng ưa thích thì sự kiện đó cũng được xem là thiếu chuyên nghiệp.

Quy trình các bước tổ chức Gala Dinner 

1. Xác định chủ đề sự kiện

Khi tổ chức sự kiện gala dinner, ngoài muốn tạo cho cán bộ, nhân viên một không gian phù hợp để thư giãn, trò chuyện, doanh nghiệp còn muốn tận dụng cơ hội này để quảng bá hình ảnh, truyền thông thương hiệu. Do đó, các sự kiện gala dinner sẽ mang đậm màu sắc thương hiệu, gắn liền với văn hóa, hình ảnh đặc trưng của doanh nghiệp. 

Vậy nên, bước đầu tiên của quy trình tổ chức Gala dinner phải là xác định chủ đề sự kiện. Sau khi xác định được chủ đề sự kiện, các bước tiếp theo sẽ tiếp tục được xây dựng dựa trên chủ đề, bám sát chủ đề và làm nổi bật chủ đề sự kiện. 

Quy trình tổ chức Gala Dinner 2

2. Xây dựng kịch bản tổ chức 

Trước tiên, một kịch bản tổ chức sự kiện gala dinner chuyên nghiệp là phải làm nổi bật chủ đề và gây được sự thích thú đối với khán giả. Để làm được điều đó, kịch bản phải sáng tạo, có sự liên kết, gần gũi, dễ nhớ, dễ khắc sâu vào tâm trí. 

Tiếp theo, kịch bản tổ chức sự kiện gala dinner phải rõ ràng, chi tiết, có phân công công việc rõ ràng để mọi người khi nhìn vào kịch bản có thể biết ngay vị trí làm việc của mình, tránh trường hợp đùn đẩy công việc, trốn tránh trách nhiệm, gây ảnh hưởng đến tiến độ chuẩn bị sự kiện. 

Thông thường, kịch bản tổ chức sự kiện Gala dinner sẽ có các phần cơ bản như sau: Chuẩn bị và đón khách, khai mạc chương trình, tuyên bố khai tiệc, trò chơi và văn nghệ, giao lưu khách mời và kết thúc chương trình. Những phần này sẽ được sắp xếp theo một timeline cụ thể và có lời dẫn chi tiết để MC dẫn dắt sự kiện chuyên nghiệp nhất.

Cuối cùng, không thể thiếu trong một kịch bản tổ chức chương trình, đó là việc xây dựng kế hoạch dự phòng rủi ro. Các tình huống rủi ro phải được dự tính từ trước và có phương án dự phòng, người chịu trách nhiệm khắc phục sự cố. Với kế hoạch này, khi có sự cố xảy đến, ban tổ chức đã có chuẩn bị từ trước và sẽ nhanh chóng giải quyết các vấn đề, hạn chế tối đa ảnh hưởng đến sự kiện gala dinner.

Quy trình tổ chức Gala Dinner 4

3. Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức

Khi lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện gala dinner, hãy chọn những ngày cuối tuần để mọi người có thể sắp xếp công việc và đến tham dự sự kiện đông đủ nhất. 

Về địa điểm tổ chức, tùy theo tính chất bữa tiệc mà địa điểm tổ chức sẽ khác nhau. Khi tổ chức sự kiện gala dinner, có rất nhiều địa điểm bạn có thể lựa chọn như: bãi biển, trung tâm hội nghị, hội thảo, nhà hàng, resort,… Địa điểm tổ chức phải thuận lợi cho việc đi lại, di chuyển của khách mời, đồng thời có không gian rộng rãi, có sức chứa phù hợp với số lượng khách mời tham gia sự kiện. 

Quy trình tổ chức Gala Dinner 6

Lưu ý: Với sự kiện gala dinner tổ chức trên bãi biển, bạn cần nắm rõ địa hình bãi biển để lựa chọn bãi biển phù hợp, đơn vị quản lí bãi biển để liên hệ thuê địa điểm, các quy định của bãi biển để hạn chế sự cố khi tổ chức sự kiện. 

4. Dự trù kinh phí

Mỗi doanh nghiệp sẽ có mức ngân sách cố định cho hoạt động tổ chức sự kiện. Dựa vào đó, bạn sẽ phải xây dựng bảng dự trù kinh phí bao gồm các hạng mục cần chi phù hợp với mức ngân sách. Dự trù kinh phí càng chi tiết, càng cụ thể, các hoạt động chuẩn bị cho sự kiện càng diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn. Trong trường hợp dự trù kinh phí tổ chức cao hơn mức ngân sách dự tính, bạn có thể đề xuất tăng thêm ngân sách tổ chức. Tuy nhiên, nếu dự trù chênh lệch quá nhiều so với chi phí thực tế sẽ ảnh hưởng nhiều đến sự kiện. Trong tình huống xấu nhất, bạn có thể sẽ không được kế toán giải ngân do làm phát sinh quá nhiều so với dự tính.

Xem ngay: Chi phí tổ chức gala dinner chuyên nghiệp trọn gói tốt nhất

5. Dự kiến số người tham gia

Danh sách khách mời sẽ được dự kiến từ sớm, trước ngày diễn ra sự kiện từ 10 – 20 ngày. Việc có danh sách khách mời từ sớm giúp cho công tác chuẩn bị cho sự kiện chu đáo hơn. Bên cạnh đó, khi dự kiến được số lượng khách mời tham gia sự kiện, ban tổ chức sẽ dựa vào đó để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp, chuẩn bị bàn tiệc và đón tiếp khách mời một cách chuyên nghiệp nhất.

Quy trình tổ chức Gala Dinner 7

6. Trong khi đang diễn ra sự kiện

Trong khoảng thời gian diễn ra sự kiện, các trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm quản lí, điều hành sự kiện theo đúng timeline, kế hoạch ban đầu để mọi hoạt động của sự kiện gala dinner diễn ra suôn sẻ. Nếu có xảy ra vấn đề phát sinh, điều hành sự kiện sẽ kết hợp với trưởng bộ phận để giải quyết sự cố để không gây ảnh hưởng quá nhiều đến sự kiện. Thông thường, các sự cố đã được dự phòng tại kịch bản tổ chức sự kiện nên sẽ được giải quyết nhanh chóng và kịp thời.

Quy trình tổ chức Gala Dinner 8

7. Sau khi kết thúc sự kiện 

Sau khi sự kiện kết thúc, ban tổ chức sẽ nhanh chóng dọn dẹp, thu dọn đồ đạc, thiết bị, tháo dỡ sân khấu,..và bàn giao lại cho đơn vị tổ chức sự kiện. Lúc này, nhân viên vệ sinh cũng quét dọn, thu gom rác thải sự kiện, trả lại không gian ban đầu của địa điểm tổ chức.

Ban tổ chức cũng sắp xếp một buổi họp để các bộ phận báo cáo công việc, về những gì đã làm được và chưa làm được. Thông qua đó, cả ekip sẽ cùng nhau tổng kết, đánh giá sự thành công của sự kiện và rút kinh nghiệm.

Quy trình tổ chức Gala Dinner 9

VietPower – Đơn vị tổ chức chương trình Gala dinner chuyên nghiệp

VietPower được biết đến là đơn vị tổ chức sự kiện gala dinner uy tín hàng đầu Việt Nam. Tại đây, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện gala dinner trọn gói và chuyên nghiệp. 

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower đã làm việc trực tiếp với hơn 100 khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện Gala dinner tốt nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất. 

  • Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
  • Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
  • Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
  • Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
  • Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Tham khảo ngay: Top 10 công ty tổ chức sự kiện tốt nhất

Ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện gala dinner, VietPower còn cung cấp rất nhiều dịch vụ khác như: tổ chức hội nghị, hội thảo; khai trương, Year and party, team building, ngày hội gia đình,…

Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà Sông Hồng – 2 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688