17/11/2021
Mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng đang được các doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn bao giờ hết, nhất là bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo và trình văn bản lên cấp trên. Quyết định tổ chức hội nghị như một tờ “giấy thông hành” cho sự kiện. Sau khi văn bản này được trình lên ban giám đốc và được phê duyệt, sự kiện mới được phép tổ chức. Vậy bạn đã biết cách soạn thảo quyết định tổ chức hội nghị khách hàng chưa? Tham khảo ngay mẫu quyết định dưới đây của VietPower nhé!
Tham khảo ngay: Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp chi tiết
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Mục lục
Mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng
Trước khi bắt tay vào tổ chức một hội nghị khách hàng, những người được giao trách nhiệm quản lý sự kiện phải khảo sát, lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết, cụ thể và trình lên ban giám đốc để được phê duyệt tổ chức. Bởi lẽ, tổ chức một sự kiện hội nghị khách hàng đối với một doanh nghiệp là một sự kiện lớn và chi phí rót vào sự kiện cũng là một con số không hề nhỏ.
Việc trình quyết định lên ban giám đốc là để lãnh đạo xem xét lại tổng thể kế hoạch, góp ý, điều chỉnh và ký, đóng dấu xác nhận cho phép tổ chức sự kiện. Khi đã có được xác nhận của lãnh đạo, mọi hoạt động tổ chức hội nghị khách hàng sẽ được thực hiện theo đúng kế hoạch đã trình.
Bên cạnh đó, việc trình quyết định tổ chức sự kiện lên ban giám đốc còn giúp ban lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình, từ đó dễ dàng hơn trong việc giám sát, đối chiếu và đánh giá hiệu quả sau khi kết thúc sự kiện.
Khi soạn thảo quyết định tổ chức hội nghị khách hàng, về cơ bản sẽ có một số mục chính sau đây:
1. Tên quyết định
Khi soạn thảo một bản quyết định tổ chức hội nghị khách hàng, điều đầu tiên bạn cần phải chú ý đến là tên quyết định. Tên quyết định phải thể hiện được tên sự kiện và chủ đề sự kiện. Với sự kiện hội nghị tri ân khách hàng, bạn có thể đặt tên quyết định theo công thức sau:
QUYẾT ĐỊNH + VỀ VIỆC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG + CHỦ ĐỀ “…..”
Ví dụ: Tên quyết định
QUYẾT ĐỊNH
Về Việc Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng
Chủ Đề: “ Chia Sẻ Giá Trị – Hợp Tác Thành Công”
2. Lý do tổ chức hội nghị
Tại phần này, bạn phải nêu được lí do tổ chức hội nghị và sự cần thiết khi tổ chức hội nghị đó. Lí do tổ chức hội nghị này thường sẽ trùng với mục đích tổ chức sự kiện, nhưng sẽ được nêu một cách ngắn gọn, xúc tích hơn.
Với nhiều doanh nghiệp, hội nghị khách hàng đơn thuần chỉ là tri ân khách hàng, gửi lời cảm ơn đến đối tác, khách hàng đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong khoảng thời gian vừa qua, đồng thời bày tỏ thiện ý tiếp tục hợp tác lâu dài với khách hàng, đối tác trên chặng đường sắp tới. Tuy nhiên, có những doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị khách hàng nhằm nhiều mục đích hơn như quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp,… Do đó, tại phần này, bạn cần nêu rõ lí do tổ chức để lãnh đạo nắm bắt, từ đó đối chiếu đến các hoạt động trong hội nghị.
Ví dụ: Lý do tổ chức sự kiện: – Tri ân khách hàng thân thiết
– Tri ân đối tác lâu năm
– Thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài
– Ra mắt sản phẩm OPPO WATCH
– Quảng bá hình ảnh công ty
– …..
3. Các hoạt động có trong hội nghị
Khi trình ban lãnh đạo quyết định tổ chức hội nghị khách hàng, người soạn thảo văn bản phải trình bày rõ ràng các hoạt động có trong hội nghị. Thông thường, người soạn thảo văn bản sẽ soi vào timeline chương trình để liệt kê các hoạt động có trong hội nghị khách hàng. Khi soi vào timeline, các hoạt động sẽ được liệt kê đầy đủ theo đúng trình tự của một chương trình.
Lưu ý, tại phần các hoạt động có trong hội nghị, bạn không nên đưa nguyên timeline chương trình sự kiện vào quyết định tổ chức sự kiện mà chỉ nên nêu lên hoạt động trong hội nghị bằng các gạch đầu dòng cơ bản. Việc này giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp có thể ngay lập tức có thể nắm được nội dung chính của chương trình mà không mất quá nhiều thời gian.
Ví dụ: Các hoạt động có trong hội nghị: – Đón tiếp khách mời
– Khai mạc chương trình
– Phát biểu của đại diện doanh nghiệp
– Chia sẻ từ phía khách hàng
– Khai tiệc
– Tiết mục văn nghệ
– Trò chơi gắn kết
– Bốc thăm trúng thưởng
– Cảm ơn, tặng quà khách hàng
– Bế mạc
4. Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị
Với thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, bạn nên nêu rõ ràng, cụ thể, bên cạnh đó, nếu có phần nêu lí do lựa chọn thời gian và địa điểm đó thì càng tốt. Việc nêu rõ lí do ngay trong bản quyết định thể hiện sự chỉn chu của người soạn thảo văn bản cũng như sự cẩn thận của ban tổ chức trong việc lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị.
Khi trình bày lí do, cũng chỉ nên nói ngắn gọn, khái quát nhất. Đây là một gợi ý cho trình tự trình bày thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị kèm theo đó là lí do lựa chọn.
Ví dụ:
- Thời gian: 19h00, thứ 7, ngày 05 tháng 06 năm 2022
Lí do: Ngày cuối tuần, nằm trong khoảng thời gian dự kiến tổ chức,…
- Địa điểm: Trung Tâm Tổ chức sự kiện Gem Center (số 8 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh)
Lí do: Tiện cho việc di chuyển, diện tích phù hợp, chất lượng phục vụ tốt, đồ ăn ngon, thiết bị phòng họp hiện đại,…
5. Thành phần tham dự hội nghị
Về thành phần tham dự hội nghị, phần này bạn chỉ cần liệt kê các nhóm đối tượng sẽ tham dự sự kiện. Các nhóm đối tượng tham gia sự kiện tri ân khách hàng thường sẽ bao gồm: khách hàng thân thiết, đối tác của doanh nghiệp, cán bộ, lãnh đạo doanh nghiệp, cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp, đội ngũ tổ chức sự kiện,…
6. Đơn vị đứng ra tổ chức hội nghị
Trước khi trình quyết định tổ chức hội nghị lên ban lãnh đạo, phía chịu trách nhiệm liên hệ sự kiện đã phải tìm kiếm và lựa chọn đơn vị tổ chức phù hợp với văn hóa và khả năng tài chính của công ty. Khi trình bày trong quyết định, người soạn thảo văn bản sẽ căn cứ vào hợp đồng với đơn vị tổ chức để ghi tên vào quyết định.
Tại phần này, người soạn thảo văn bản nên chú thích “Có hợp đồng kèm theo” để lãnh đạo tiện theo dõi.
7. Cam kết trong quá trình tổ chức hội nghị
Với mỗi bản quyết định tổ chức hội nghị, luôn phải đi kèm với cam kết tổ chức hội nghị. Bản cam kết này là cam kết của ban tổ chức sự kiện đối với mọi hoạt động của sự kiện về cả tính pháp lí và tính khả thi. Tính pháp lí là giấy phép tổ chức, hợp đồng với các bên, đảm bảo an toàn cho sự kiện (Thiết bị phòng cháy chữa cháy, cửa thoát hiểm,…). Tính khả thi là năng lực của ban tổ chức sự kiện và khả năng tổ chức thành công sự kiện (tính theo phần trăm).
Khi soạn thảo cam kết, nên xin ý kiến từ điều hành sự kiện để rõ hơn về các cam kết, tránh trường hợp cam kết sai, không phù hợp dẫn đến việc trình quyết định không được duyệt.
8. Một số giấy tờ đi kèm
Để bản quyết định tổ chức sự kiện trình lên lãnh đạo được phê duyệt nhanh hơn, bạn nên đính kèm một số tài liệu sau:
- Hợp đồng với đơn vị tổ chức sự kiện: Như đã ghi chú tại phần “Đơn vị đứng ra tổ chức hội nghị”, bạn nên đính kèm theo hợp đồng để lãnh đạo biết được năng lực của bên tổ chức sự kiện, cũng như những thỏa thuận của doanh nghiệp và bên tổ chức sự kiện.
- Kế hoạch tổ chức cụ thể: Được nêu ở đây chính là toàn bộ những công việc cần làm để tổ chức một sự kiện, từ khâu lên ý tưởng cho đến khi kết thúc sự kiện. Phần kế hoạch này được xem là bản chi tiết của những mục đã nêu khái quát phía trên, kèm với đó là các hạng mục cần thiết khách để tổ chức một sự kiện như: Phân công công việc, kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng, timeline cụ thể, kế hoạch dự phòng rủi ro,…
- Dự trù kinh phí: Thông thường, phần dự trù kinh phí sẽ được nêu tại phần kế hoạch tổ chức hội nghị. Tuy nhiên, khi trình lên lãnh đạo, bạn nên tách riêng mục này thành một văn bản riêng. Bởi lẽ, kinh phí là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của một doanh nghiệp. Với bản dự trù này, lãnh đạo sẽ cân nhắc lại nguồn ngân sách sự kiện. Nếu phù hợp, bản quyết định chắc chắn sẽ nhanh chóng được phê duyệt và tiền cũng sẽ nhanh chóng được rót về cho hoạt động tổ chức hội nghị khách hàng. Do đó, khi phê duyệt văn bản quyết định tổ chức hội nghị, phần dự trù kinh phí sẽ là điều mà những người làm lãnh đạo quan tâm nhất.
Mời bạn đọc: Quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Thông qua bài viết trên đây VietPower hy vọng bạn đã có cho mình những cái nhìn tổng quan hơn về một mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào về dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng. Liên hệ ngay cho VietPower để được tư vấn, báo giá chi tiết nhé.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Email: contact@viet-power.vn
Website: https://viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.
Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
