Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết hấp dẫn nhất 2024

Kịch bản tổ chức hội thảo được ví như chìa khóa tạo nên sự chuyên nghiệp của một chương trình hội thảo. Kịch bản càng hay, càng hấp dẫn càng thu hút được sự quan tâm, chú ý của đông đảo khách mời. Thế nhưng, xây dựng một kịch bản chương trình hội thảo như thế nào là chuyên nghiệp? Tham khảo mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết và hấp dẫn nhất của VietPower ngay tại bài viết dưới đây nhé!

Xem thêm: Các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp chi tiết

Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết

1. Hướng dẫn viết kịch bản tổ chức hội thảo

Hội thảo là một chương trình sự kiện của một tổ chức, doanh nghiệp được tổ chức tại một địa điểm nhất định nhằm mục đích bàn luận về một chủ đề mà mọi người đang quan tâm. Các chương trình hội thảo phổ biến thường đặt ra các vấn đề để mọi người cùng nhau đưa ra ý kiến, thảo luận về ngành nghề, vấn đề khoa học hoặc đơn thuần là một cuộc tập huấn chuyên môn. 

Các chương trình hội thảo là cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận với nhiều đối tượng tiềm năng, đồng thời phát triển hình ảnh thương hiệu và khẳng định vị thế thương hiệu trên thị trường. Chính vì thế, một chương trình hội thảo chuyên nghiệp sẽ là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp gây được tiếng vang. 

Tuy nhiên, để có được chương trình hội thảo chuyên nghiệp thì việc xây dựng kịch bản đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Do đó, kịch bản hội thảo nên được đầu tư thật hay và chỉn chu. Về cơ bản, một kịch bản tổ chức hội thảo chuyên nghiệp được triển khai như sau:

• Đón tiếp khách mời

Thời gian: 15 – 30 phút

Đón tiếp khách mời là một phần trước nằm ngoài nội dung chương trình. Tuy nhiên, trong các kịch bản tổ chức hội thảo luôn có phần đón tiếp khách mời. Bởi lẽ, đón tiếp khách mời là khâu đầu tiên để gây được thiện cảm và ấn tượng đầu tiên của khách mời đối với sự kiện. 

Các công việc liên quan đến đón tiếp khách mời cần phải có kế hoạch và nội dung cụ thể. Tại phần này, ban tổ chức thường bố trí đội ngũ lễ tân với 4 -6 người đứng tại cổng sự kiện để đón tiếp khách mời. 

Với chương trình hội thảo, đón tiếp khách mời sẽ khác các sự kiện thông thường. Khách mời tham dự sự kiện hội thảo ngoài khách mời là các chuyên gia, ban lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp thì đa số sẽ là các khách mời tự do. Và để kiểm soát số lượng khách mời tham dự hội thảo, lễ tân sẽ thường yêu cầu khách mời tự do khi đến tham dự sự kiện sẽ phải xuất trình đăng kí tham gia sự kiện hoặc đăng kí ngay tại bàn lễ tân. Ngoài ra, lễ tân sẽ thực hiện các công việc như đón tiếp khách, cài hoa và hướng dẫn khách di chuyển vào khu vực bên trong sự kiện để check in và ổn định chỗ ngồi. 

• Khai mạc

Thời gian: 15 phút

Tại phần khai mạc sự kiện ban tổ chức nên sắp xếp 1 – 2 tiết mục văn nghệ để mở màn cho sự kiện hội thảo. Tiết mục mở đầu như một cách để tạo hiệu ứng, như một lời “nhắc nhở” mọi người nhanh chóng ổn định chỗ ngồi và chương trình hội thảo được chính thức bắt đầu. Thông thường, những tiết mục này thường khá sôi động, tạo không khí thoải mái cho khách mời. Sự sắp xếp khéo léo này còn có thể gây được ấn tượng của khách mời với sự kiện hoojit hảo, khơi dậy trong họ sự háo hức và mong chờ về hội thảo chuyên nghiệp.

Sau tiếp mục văn nghệ mở màn, MC tuyên bố lí do tổ chức sự kiện và giới thiệu thành phần tham gia sự kiện.

• Thảo luận

Thời gian: 3h – 5h

Thảo luận là nội dung chính của toàn bộ chương trình hội nghị. Tuy nhiên, kịch bản cho phần nội dung này lại khá đơn giản. Với phần thảo luận, người làm kịch bản chỉ cần gợi ý một số nội dung xoay quanh đề tài của hội thảo. Bởi lẽ, diễn giả của hội thảo thường là chuyên gia trong một lĩnh vực, có kiến thức sâu rộng, thế nhưng đề tài của hội thảo chỉ khai thác một khía cạnh nhỏ trong lĩnh vực đó. Phần gợi ý này sẽ giúp diễn giả nói đúng, nói trúng điều mà khán giả quan tâm. 

Ngoài ra, kịch bản cũng nên gợi ý các câu hỏi để việc tương tác của diễn giả với khách mời hội thảo được sôi động nhất. 

• Kết thúc

Thời gian: 15 – 30 phút

Tại phần này, MC sẽ thay mặt toàn bộ ban tổ chức sự kiện hội thảo để gửi đến khách mời lời cảm ơn chân thành vì đã ở lại và cùng nhau thảo luận đến cuối sự kiện. MC có thể mời mọi người di chuyển lên phía khu vực sân khấu để mọi người cùng nhau chụp ảnh lưu niệm với diễn giả, với chuyên gia của hội thảo. 

Bên cạnh đó, phía ngoài cổng sự kiện, đội ngũ lễ tân sẽ di chuyển vào vị trí để tiễn khách ra về. Ngoài ra, nếu chu đáo hơn, lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp sẽ cùng lễ tân để tiễn khách. Công việc này khá đơn giản nhưng sẽ khiến khách mời cảm thấy mình được tôn trọng, ngay cả khi đã kết thúc sự kiện. 

2. Lưu ý khi viết kịch bản tổ chức hội thảo

Để kịch bản hội thảo được chi tiết và chuyên nghiệp nhất, trong quá trình xây dựng kịch bản, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Có kịch bản dẫn cho MC

Khi xây dựng kịch bản, cần có lời dẫn chi tiết cho MC. Việc này giúp MC dẫn dắt chương trình bám sát chủ đề sự kiện nhất. Bởi lẽ, MC có thể chuyên nghiệp, có thể dẫn dắt sự kiện hay nhưng MC lại không phải người hiểu rõ về tổ chức, doanh nghiệp.  Với phần lời dẫn này, MC có thể thay đổi câu từ, vận dụng kỹ năng làm chủ sân khấu và dẫn dắt để phù hợp với giọng điệu của mình. Tuy nhiên, sự thay đổi này không ảnh hưởng đến cấu trúc và nội dung chương trình. 

• Có phân công công việc cụ thể

Với các kịch bản tổ chức chương trình sự kiện nói chung và sự kiện hội thảo nói riêng, nên có phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận và từng cá nhân. Việc phân công công việc cụ thể giúp cho mỗi bộ phận và mỗi cá nhân trong ban tổ chức có trách nhiệm hơn với công việc được giao, đồng thời hạn chế trường hợp đùn đẩy trách nhiệm gây ảnh hưởng đến công việc. 

Trong trường hợp đã có phân công công việc rõ ràng nhưng các cá nhân, bộ phận không tiếp nhận hoặc làm việc một cách hời hợt, trưởng các bộ phận có nhiệm vụ nhắc nhở cá nhân, quản lí nhắc nhở các bộ phận, đốc thúc để mọi người có ý thức và có trách nhiệm hơn với những công việc chung.

• Có kịch bản dự phòng rủi ro

Những rủi ro có thể gặp phải khi tổ chức sự kiện hội thảo thường là: thời tiết cực đoan, mất điện, sự cố âm thanh, ánh sáng,..

Vậy nên, để sự kiện hội thảo được tổ chức một cách chuyên nghiệp nhất, cần có phải xây dựng phương án dự phòng rủi ro cụ thể. Thông thường, phương án dự phòng rủi ro sẽ đề cập, dự đoán từng tình huống rủi ro có thể xảy ra. Trong trường hợp có xảy ra tình huống bất ngờ khi tổ chức hội thảo, điều hành sự kiện sẽ dựa vào kịch bản đã có sẵn cùng kinh nghiệm của bản thân để xử lí các tình huống phát sinh. 

3. Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết

Xem thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo thành công chi tiết 2024

Trên đây là mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết nhất mà VietPower dành cho bạn, hy vọng quà những chia sẻ sở trên sẽ giúp cho bạn có thể xây dựng một kịch bản dành riêng cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn đang có ý định tổ chức hội thảo, hãy tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín để tổ chức sự kiện hội thảo thuận lợi và chuyên nghiệp nhất.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Website: https://viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.