25/02/2022
Kế hoạch tổ chức Year End Party là vấn đề được rất nhiều công ty, doanh nghiệp quan tâm, nhất là những dịp cuối năm. Để có một chương trình đặc sắc, hấp dẫn, ý nghĩa và chuyên nghiệp, khi tổ chức Year End Party, những người làm chương trình cần phải xây dựng kế hoạch tổ chức chi tiết, cụ thể. Vậy nên, nếu bạn đang chưa biết cách xây dựng một kế hoạch tổ chức Year End Party chuyên nghiệp, hãy tìm hiểu ngay qua bài chia sẻ dưới dây của VietPower nhé!
Tham khảo thêm: 10 bước tổ chức Year End Party chuyên nghiệp thành công
Mục lục
Year End Party là gì?
Year end party được biết đến là bữa tiệc được tổ chức vào dịp cuối năm của các công ty, doanh nghiệp với mục đích nhìn lại một năm đã qua, khen thưởng cán bộ, nhân viên, gặp gỡ, tri ân đối tác, khách hàng. Thông qua bữa tiệc này, những người làm lãnh đạo cũng muốn tạo ra không gian để mọi người có cơ hội cùng nhau trò chuyện, giao lưu, gắn kết, xích lại gần nhau và hiểu nhau hơn.
Tại mỗi bữa tiệc year end party của các doanh nghiệp, những người làm chương trình luôn mong muốn vừa mang đến giá trị tinh thần cho toàn thể nhân viên, vừa kỳ vọng một bữa tiệc mang đậm màu sắc văn hóa doanh nghiệp để quảng bá hình ảnh công ty, gây được ấn tượng đối với đối tác, khách hàng. Tuy nhiên, việc đồng thời tạo ra nhiều giá trị tại một bữa tiệc year end party là điều không phải dễ dàng, đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và công sức. Chính vì thế, bạn nên tìm hiểu kỹ về kế hoạch, các bước xây tổ chức tiệc year end party để có một bữa tiệc chuyên nghiệp nhất có thể.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Các bước tổ chức Year End Party
Để xây dựng được một kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp, trước tiên, bạn cần nắm rõ các bước tổ chức year end party. Dưới đây là các bước cơ bản nhất và không thể bỏ trước khi xây dựng một kế hoạch tổ chức year end party cụ thể:
1. Xây dựng ý tưởng tổ chức year end party
Công việc đầu tiên mà mỗi doanh nghiệp cần phải làm cho một chương trình year end party chính là xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện. Hiện nay, có rất nhiều hình thức để tổ chức tiệc year end party.. Tùy theo mục đích và mong muốn của doanh nghiệp, year end party sẽ được các công ty tổ chức theo hình thức: year end party kết hợp du lịch ngắn hạn, team building hoặc year end party kết hợp tri ân khách hàng, đối tác (hội nghị, hội thảo).
Với ý tưởng year end party kết hợp du lịch ngắn hạn, team building, khách mời tại bữa tiệc chủ yếu là cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp. Đây là ý tưởng tổ chức khá độc đáo và thú vị trong những năm gần đây. Khi xây dựng ý tưởng tổ chức year end party kết hợp du lịch ngắn hạn, team building, doanh nghiệp muốn mang đến cho cán bộ, nhân viên của mình không gian để mọi người vui chơi cùng nhau qua các hoạt động của team building, từ đó đánh thức bản thân, xây dựng tinh thần đoàn kết nội bộ, phát triển văn hóa doanh nghiệp. Đây cũng là dịp để doanh gửi lời tri ân đến cán bộ, nhân viên đã cống hiến cho công ty và khen thưởng các phòng ban, các cá nhân có thành tích xuất sắc.
Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp muốn kết hợp year end party với sự kiện tri ân khách hàng, đối tác thì địa điểm phù hợp là tại không gian trong nhà. Đây là cách tổ chức tiệc khá truyền thống. Vì thế, khi xây dựng ý tưởng cho year end party kết hợp sự kiện tri ân đối tác, khách hàng, những người làm chương trình nên có sự sáng tạo, có thể phá cách một chút để vừa mang đến cho bữa tiệc không khí vừa ấm cúng, vui vẻ, vừa sang trọng, gây được ấn tượng tốt với khách hàng.
2. Xác định chủ đề tổ chức Year End Party
Tại các chương trình year end party, việc xác định chủ đề tổ chức rất quan trọng. Khi đã xác định được chủ đề cho sự kiện year end party, những người làm chương trình sẽ dễ dàng hơn trong việc xây dựng kịch bản, timeline tổ chức chương trình.
Thông thường, chủ đề year end party sẽ gắn liền với văn hóa doanh nghiệp, thể hiện được màu cờ sắc áo doanh nghiệp. Với hầu hết các doanh nghiệp, việc xây dựng chương trình gắn liền với hình ảnh doanh nghiệp vừa mang đến cho đội ngũ cán bộ, nhân viên cảm giác vừa quen thuộc, vừa mới lạ; đồng thời cũng để truyền thông cho thương hiệu, hình ảnh doanh nghiệp.
3. Lên danh sách khách mời
Khách mời tại các sự kiện year end party cơ bản sẽ bao gồm: cán bộ, nhân viên, lãnh đạo doanh nghiệp; khách hàng, đối tác,… Khi tổ chức year end party, cần xây dựng danh sách khách mời để công tác chuẩn bị cho bữa tiệc tốt hơn. Xác định danh sách khách mời cụ thể giúp ban tổ chức xây dựng kế hoạch chi tiết, rõ ràng hơn.
4. Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp
Lựa chọn địa điểm tổ chức một bữa tiệc thường sẽ phụ thuộc vào 2 yếu tố: tính chất bữa tiệc và số lượng khách mời.
Nếu tiệc year end party kết hợp du lịch, team building, hãy lựa chọn các bãi biển hoặc resort có không gian ngoài trời rộng rãi để mọi người thoải mái vui chơi, trò chuyện, thể hiện bản thân. Bên cạnh đó, với tiệc year end party kết hợp tri ân khách hàng thì nhà hàng, khách sạn hoặc các trung tâm tổ chức hội nghị, hội thảo sẽ là các địa điểm phù hợp.
Tham khảo thêm:
5. Lên menu cho tiệc Year End Party
Để lên được menu tiệc year end party, ban tổ chức cần tính toán lựa chọn các món ăn sao cho phù hợp với kinh phí tổ chức, bên cạnh đó cũng phải hợp với văn hóa doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn ưa thích sự truyền thống, hãy lựa chọn bàn tiệc 6 người hoặc 10 người, với các món ăn thường xuyên xuất hiện trong các dịp lễ quan trọng của người Việt Nam. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể lựa chọn một bàn tiệc buffet 10 – 20 món phù hợp với ngân sách hiện có.
6. Lựa chọn MC dẫn chương trình phù hợp
Lựa chọn MC dẫn chương trình phù hợp rất quan trọng đối với một sự kiện year end party, tác động trực tiếp đến sự thành – bại của một sự kiện. Để lựa chọn MC phù hợp, bạn nên cân nhắc một số tiêu chí: giọng nói, kĩ năng giao tiếp, kỹ năng hoạt náo, kỹ năng xử lí tình huống trên sân khấu,..
7. Dự trù kinh phí tổ chức
Để việc dự trù kinh phí tổ chức sự kiện year end party được cụ thể và sát với thực tế nhất, ban tổ chức nên khảo giá một số sản phẩm, dịch vụ cần thiết cho tiệc year end party tại các đơn vị cung cấp. Việc dự trù càng chi tiết, cụ thể kinh phí tổ chức giúp cho việc chi tiêu cho sự kiện được minh bạch, rõ ràng. Ngoài ra, cẩn thận trong dự trù kinh phí cũng hạn chế được tối đa tình trạng vượt ngân sách, thiếu hụt kinh phí, ảnh hưởng đến công tác chuẩn bị sự kiện.
8. Xây dựng kịch bản tổ chức cụ thể
Xây dựng một kịch bản tổ chức chương trình year end party không khó. Tuy nhiên, làm thế nào để có một kịch bản hay, hấp dẫn và đúng quy trình lại là vấn đề không phải ai cũng làm được. Bên cạnh đó, kịch bản chương trình khi xây dựng cần phải rõ ràng, cụ thể để MC, đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện dễ dàng hơn trong việc điều phối, xử lí các tình huống trong sự kiện.
Về cơ bản, kịch bản chương trình sẽ được xây dựng bao gồm các đầu mục: lời dẫn MC, thời gian cho từng tiết mục, hiệu ứng âm thanh, ánh sáng, đạo cụ sân khấu,…
Chi tiết tại: Kịch bản tổ chức Year End Party
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
9. Chạy thử chương trình
Sau khi đã xây dựng được kịch bản chương trình year end party cụ thể, việc tiếp theo cần làm là tiến hành chạy thử chương trình.
Nhiều doanh nghiệp khi tổ chức year end party thường bỏ qua bước này. Tuy nhiên, để có một sự kiện year end party hoành tráng, chuyên nghiệp, ban tổ chức nên chạy thử chương trình. Khi chạy thử chương trình, ban tổ chức sẽ tính toán được thời gian thực tế diễn ra sự kiện. Ngoài ra, trong trường hợp chương trình còn nhiều “sạn”, việc chạy thử sẽ giúp ban tổ chức nhanh chóng nhận ra và khắc phục trước khi đến với đêm tiệc year end party chính thức.
10. Tổ chức tiệc year end party
Sau khi đã hoàn thành toàn bộ những công đoạn chuẩn bị thì cuối cùng sẽ là tổ chức tiệc year end party. Khi tổ chức tiệc, cần lưu ý bám sát vào kịch bản, timeline chương trình. Mặc dù chương trình đã chạy thử và khắc phục những phần chưa hợp lí, dự trù rủi ro. Tuy nhiên, sẽ có những sự cố không thể lường trước được. Do đó, cần bố trí đội ngũ nhân viên, kỹ thuật viên, điều phối viên để nhanh chóng khắc phục sự cố khi cần thiết.
Bên cạnh đó, để sự kiện chuyên nghiệp và hoàn hảo hơn, cũng cần sắp xếp đội ngũ lễ tân đón tiếp khách mời, đội ngũ bảo vệ giữ xe cho khách và đội ngũ an ninh bảo vệ sự kiện, đảm bảo cho buổi tiệc diễn ra theo như dự tính ban đầu.
Mẫu kế hoạch tổ chức Year End Party cuối năm 2024
1. Đón tiếp khách mời
Đón tiếp khách mời thường diễn ra trong khoảng thời gian từ 15 – 20p trước sự kiện. Khi đón tiếp khách mời cho sự kiện year end party, ban tổ chức nên sắp xếp đội ngũ lễ tân đón tiếp khách mời, nhận quà, dẫn khách vào bên trong khu vực sự kiện. Bên cạnh đó, cũng cần bố trí 1 – 2 bảo vệ sắp xếp chỗ để xe và trông xe cho khách.
Song hành với đó, MC cũng nên liên tục thông báo bằng micro để khách mời nhanh chóng checkin và di chuyển vào khu vực sự kiện để sự kiện diễn ra khớp với thời gian dự tính trong timeline.
2. Khai mạc
Khai mạc sự kiện bao gồm các công việc: công bố lí do tổ chức sự kiện, giới thiệu khách mời, phát biểu của đại diện doanh nghiệp. Phần khai mạc tiệc thường sẽ từ 15 – 20 phút tùy theo quy mô và tính chất sự kiện year end party. Đây được xem là phần khá khô khan, tuy nhiên lại không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện nào.
3. Vinh danh
Sau một năm làm việc và cống hiến cho doanh nghiệp, đây là khoảnh khắc vinh dự và tự hào nhất. Phần vinh danh,thường sẽ có thời gian khoảng 15 phút. Các cá nhân, tập thể xuất sắc trong năm vừa qua sẽ vinh dự được MC lần lượt xướng tên và được lãnh đạo trao bằng khen/phần quà để cổ vũ, khích lệ tinh thần.
4. Khai tiệc
Sau những thủ tục của phần “lễ” thì tiếp đây sẽ là khoảng thời gian để mọi người dành thời gian cho nhau nhiều hơn.
Khai tiệc là “nghi thức” tại tất cả các sự kiện kết hợp tiệc ăn uống. Ở phần này, MC sẽ mời mọi người cùng nhau đứng dậy, nâng ly và chúc mừng năm mới. Khoảng thời gian dành cho cho phần này là từ 10 – 15 phút.
5. Chương trình văn nghệ, gameshow
Văn nghệ và gameshow là phần được mong chờ nhất tại các bữa tiệc year end party. MC sẽ lần lượt giới thiệu các tiết mục văn nghệ, phát động gameshow và mời mọi người cùng tham gia. Với các tiết mục văn nghệ, đây có thể là tiết mục “cây nhà lá vườn” do cán bộ, nhân viên trong công ty đóng góp, hoặc các tiết mục chuyên nghiệp do vũ đoàn, ca sĩ mang lại.
Thời gian dành cho mỗi tiết mục văn nghệ là từ 3 – 5 phút, cho mỗi game là 5 – 10 phút.
Xem ngay:
- Top 10 tiết mục văn nghệ Year End Party đặc sắc hấp dẫn
- Top 10 trò chơi Year End Party sôi động hấp dẫn nhất 2024
6. Tổng kết chương trình
Tại phần tổng kết chương trình, MC sẽ cảm ơn mọi người đã đến và cùng nhau tham gia bữa tiệc, đồng thời mời mọi người lên sân khấu để cùng nhau chụp ảnh lưu niệm.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
VietPower – Công ty tổ chức Year End Party
VietPower là đơn vị tổ chức sự kiện year end party uy tín và chuyên nghiệp tại Việt Nam. Với hơn 7 năm hoạt động và phát triển trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower đã cơ hội phục vụ hàng nghìn khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, điển hình như: BIDV, Samsung, Vietcombank,.. cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện year end party tốt nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất.
Ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện Year End Party, VietPower còn cung cấp rất nhiều dịch vụ khác như: tổ chức hội nghị, hội thảo; khai trương, khánh thành, team building, ngày hội gia đình,…
Bài viết trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện year end party chi tiết mà VietPower chia sẻ đến bạn. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào về dịch vụ tổ chức year end party? Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.
Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
