10 bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng nhất

Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng là một hạng mục vô cùng quan trọng nếu bạn muốn tổ chức được một chương trình hội nghị tri ân khách hàng ấn tượng và thành công. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách để lên một bản kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết và bài bản. Dưới đây, VietPower sẽ giới thiệu đến bạn 10 bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng nhất. Cùng tham khảo ngay nhé!

Tìm hiểu thêm: Tổ chức hội nghị là gì? Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Vai trò quan trọng của kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng

Các chương trình hội nghị tri ân khách hàng đều mang ý nghĩa vô cùng to lớn trong việc gắn kết các mối quan hệ cũng như phát triển doanh nghiệp. Chính vì vậy, để chuẩn bị cho chương trình diễn ra một cách thành công nhất thì bước lên kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là vô cùng cần thiết. Không chỉ vậy, việc lập kế hoạch tổ chức cũng mang đến những vai trò quan trọng nhất định.

1. Có cái nhìn bao quát về cả chương trình

Việc lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng sẽ giúp bạn có một cái nhìn bao quát nhất về cả chương trình hội nghị tri ân sắp tổ chức. Khi lên kế hoạch tổ chức, bạn sẽ nắm được tất cả các hạng mục cần chuẩn bị trong chương trình, tất cả những hoạt động sẽ xảy ra trong chương trình cũng như các chi phí và nhân sự cần chuẩn bị. Giúp cho khâu chuẩn bị tổ chức được dễ dàng và thành công nhất.

2. Giảm thiểu sai sót

Khi bạn đã lên sẵn các kế hoạch cần chuẩn bị và có timeline chi tiết, phân công công việc cho từng nhân sự một cách rõ ràng thì sẽ giúp bạn giảm thiểu được rất nhiều sai sót. Các hạng mục có thể chuẩn bị theo thứ tự hoặc theo khu vực setup. Bạn nên ưu tiên chuẩn bị các hạng mục khó và đòi hỏi nhiều thời gian set-up trước, sau đó sẽ đến các hạng mục đơn giản. Sau khi chuẩn bị xong các bạn mục bạn nên rà soát lại 1 lần để có thể chắc chắn rằng các hạng mục được diễn ra một cách đảm bảo.

3. Dễ dàng bàn giao thông tin

Để tổ chức được một chương trình hội nghị tri ân khách hàng thành công chắc chắn cần đến sự hỗ trợ của rất nhiều nhân sự. Từ nhân sự lên kịch bản, kế hoạch cho đến MC, nhân sự điều hành sự kiện tại hiện trường, nhân sự hỗ trợ set-up,… và không phải bất cứ nhân sự nào cũng được làm việc trực tiếp với khách hàng. Chính vì vậy mà kế hoạch tổ chức chương trình còn đóng vai trò quan trọng giúp các nhân sự lên kế hoạch có thể bàn giao toàn bộ thông tin trong chương trình cho các nhân sự liên quan khác một cách dễ dàng.

Xem thêm: Tri ân khách hàng là gì? Quy trình tri ân khách hàng cuối năm

10 bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng

Nếu bạn chưa biết chính xác cách làm thế nào để lên được một kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng một cách bài bản thì hãy theo dõi ngay 10 bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng của VietPower dưới đây bạn nhé.

Bước 1: Xác định mục tiêu tổ chức hội nghị tri khách hàng

Đầu tiên, bạn cần phải nắm được thật chính xác mục đích tổ chức của chương trình hội nghị khách hàng lần này. Điều này sẽ giúp bạn có thể xây dựng được những thông điệp và những lời gửi gắm dành cho các khách hàng tham dự một cách phù hợp với mục đích của doanh nghiệp đưa ra. Đa số, mục đích của các chương trình hội nghị khách hàng là để tri ân, nói lời cảm ơn đến với các khách hàng thân thiết của công ty. Tuy nhiên, ở một số chương trình hội nghị khách hàng, các doanh nghiệp vẫn kết hợp thêm nhiều mục đích khác nữa. Vì vậy mà bạn nên lưu ý chi tiết này để để có thể lên được một ý tưởng tập trung chủ yếu vào mục đích chính trong chương trình.

Bước 2: Đối tượng tham gia chương trình hội nghị

Mỗi chương trình sự kiện được tổ chức đều hướng đến một đối tượng nhất định. Và để lên kế hoạch tổ chức một cách bài bản nhất, bạn sẽ phải nghiên cứu và xác định được rõ ràng những đặc điểm của nhóm khách mà chương trình hướng tới. Từ đó xây dựng những hoạt động phù hợp với đối tượng khách tham gia. Một số thông tin bạn cần nắm được của khách mời, bao gồm:

• Các khách hàng tham gia là nam hay nữ? Độ tuổi của họ là bao nhiêu?
• Ngành nghề chính của khách mời?
• Điều khách mời quan tâm nhất khi đến với chương trình hội nghị của bạn là gì?

Khi bạn nắm được chắc chắn các thông tin như trên về đối tượng tham gia hội nghị thì bạn sẽ có thể dễ dàng lên kế hoạch và lên kịch bản phù hợp cho chương trình. Sao cho các hoạt động được diễn ra một cách chỉnh chu và tinh tế nhất, gân ấn tượng cho khách hàng.

Bước 3: Dự trù chi phí tổ chức

Lên kế hoạch dự trù chi phí cho chương trình là một trong những bước cực kỳ quan trọng và dường như không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện nào. Việc lên kế hoạch này sẽ giúp cho bạn có thể dễ dàng quản lý các chi phí để tổ chức được một chương trình một cách hiệu quả nhất. Và tránh những khoản chi phí không thực sự cần thiết. Để có thể lập được một bảng dự trù chi phí tổ chức hội nghị hiệu quả, bạn cần phải liệt kê được tất cả các hạng mục trong chương trình. Một số hạng mục quan trọng có thể kể đến như:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức
• Chi phí cho thiết kế và in ấn các hạng mục backdrop, poster, banner, thiệp mời,…
• Chi phí cho nhân sự: MC dẫn chương trình, điều hành sự kiện, vũ đoàn, ca sĩ,…
• Chi phí cho hoa tươi decor và quà tặng tri ân khách hàng

Bước 4: Lựa chọn ngày và thời gian tổ chức

Bạn nên ưu tiên chọn những ngày mà đa số khách mời của bạn đều có thể tham gia. Có thể là vào những ngày cuối tuần trong tháng. Ngoài ra cũng nên tránh những ngày trùng với các sự kiện, lễ hội,… Đây sẽ là những khoảng thời gian mà các khách mời và đối tác của bạn có ít vướng bận về công việc và có thể dễ dàng sắp xếp thời gian để tham gia vào chương trình sự kiện của bạn.

Để tổ chức được một chương trình hội nghị bài bản thì bạn cần thời gian là ít nhất 1 tháng để có thể chuẩn bị tốt cho các hạng mục của chương trình. Từ việc lên ý tưởng, sáng tạo kịch bản, thiết kế… Chính vì vậy mà bạn cũng cần lựa chọn những địa điểm tổ chức thật uy tín để đảm bảo chương trình được diễn ra theo đúng kế hoạch.

Tham khảo thêm: Quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp

Bước 5: Lựa chọn địa điểm tổ chức

Bạn nên tìm hiểu một lúc nhiều địa điểm và chọn ra từ 2 đến 3 trung tâm hội nghị phù hợp nhất. Một số những điều mà bạn cần lưu ý khi tìm kiếm các địa điểm tổ chức hay các trung tâm hội nghị như:

• Những địa điểm có vị trí thuận tiện cho việc tìm kiếm và di chuyển. Bên cạnh đó là nằm tại những khu vực có giao thông dễ dàng.
• Diện tích của địa điểm? Sức chứa của địa điểm? Có phù hợp với quy mô số lượng khách mời của bạn hay không?
• Các dịch vụ đi kèm của địa điểm như: bãi đỗ xe, thời gian phục vụ,…
• Chất lượng các món ăn và phong cách phục vụ có nhiệt tình, chu đáo hay không
• Hệ thống các trang thiết bị tại địa điểm
• Lựa chọn những địa điểm uy tín, có phong cách trang trí phù hợp

Bước 6: Lên ý tưởng tổ chức chương trình

Concept của chương trình có thể được coi như là yếu tối linh hồn của cả chương trình hội nghị. Bạn cần dựa vào mục đích cũng như những yêu cầu của khách hàng để lên được một ý tưởng phù hợp. Một số yếu tố cần tuân thủ khi lên ý tưởng cho chương trình như:

• Thể hiện được thông điệp và ý nghĩa mà doanh nghiệp muốn truyền tải
• Chứa đựng những giá trị văn hoá riêng biệt của mỗi doanh nghiệp
• Lên những ý tưởng mới lạ và thật ấn tượng để có thể để lại trong lòng các khách mời những ấn tượng tốt.

Ý tưởng của chương trình sẽ là cái mà bạn không cần nói ra những mỗi thành viên tham gia sự kiện đều phải thấy và cảm nhận được. Nó có thể được thể hiện thông qua các hạng mục thiết kế, cách bày trí, từ các ấn phẩm truyền thông,.. cho đến kịch bản được thể hiện xuyên suốt trong cả chương trình.

Gợi ý cho bạn: 15 ý tưởng tổ chức sự kiện ấn tượng đột phá mới 2024

Bước 7: Lên các kế hoạch truyền thông cho chương trình hội nghị

Một trong những yếu tố quan trọng để tạo nên sự thành công cho một chương trình hội nghị khách hàng đó chính là các kế hoạch truyền thông. Nó sẽ giúp cho chương trình của bạn nhận được nhiều sự để ý của công chúng và thu hút được nhiều sự quan tâm của các khách hàng, doanh nghiệp, đối tác. Chính vì vậy mà bạn nên đầu tư cho mảng này bằng cách thuê các dịch vụ quay phim sự kiện hay mời những nhà báo đến chụp hình và viết bài cho bạn.

Bước 8: Xin giấy phép tổ chức sự kiện

Đây là bước cực kỳ quan trọng trong quá trình tổ chức chương trình vì vậy mà bạn nhất định không thể bỏ qua. Hãy nhớ xin giấy phép tổ chức sự kiện ngay khi bạn chốt được địa điểm, thời gian và toàn bộ kế hoạch tổ chức. Như vậy sẽ tránh được các trường hợp sự kiện của bạn bị hoãn hoặc hủy do những lý do không cần thiết

Bước 9: Chuẩn bị các hạng mục quà tặng cho khách hàng

Quà tặng cho các khách hàng tham dự là một lời tri ân đầy tinh tế và cực kỳ chu đáo. Điều này sẽ giúp cho các khách hàng của bạn thêm phần ấn tượng và ấn tượng tốt với doanh nghiệp của bạn.

Gợi ý cho bạn: 21 quà tặng tri ân khách hàng độc đáo ấn tượng nhất 2024

Bước 10: Rà soát lại các hạng mục

Trước khi chắc chắn để sẵn sàng chạy và thi công tất cả các hạng mục chương trình bạn cần phải kiểm tra và rà soát lại tất cả các hạng mục một lần nữa xem đã thực sự chính xác và đầy đủ hay chưa. Bước này sẽ giúp bạn giảm thiểu rất nhiều những sai sót không đáng có trong chương trình. Và bên cạnh đó nó cũng giúp bản kế hoạch tổ chức của bạn trở nên chắc chắn hơn và giúp chương trình thành công hơn.

Trên đây là tất cả những hạng mục mà bạn cần có và và cần hoàn thiện để có thể lên được một bản kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng một cách chuyên nghiệp nhất.

VietPower – Tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Bên cạnh việc tổ chức các chương trình team building thì các buổi hội nghị tri ân khách hàng cũng được xem là thế mạnh của VietPower. Công ty tổ chức sự kiện VietPower luôn hiểu được tầm quan trọng của các buổi hội nghị ân khách hàng đối với bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào. Chính vì vậy mà ngay từ khâu chuẩn bị các hạng mục sự kiện đã luôn được VietPower chuẩn bị kỹ lưỡng và cân nhắc, giám sát thật cẩn thận. Nhằm mang đến sự hài lòng tuyệt đối cho mọi khách hàng sử dụng dịch vụ.
Ngoài ra, tại VietPower cũng còn cung cấp thêm nhiều dịch vụ khác như:

• Tổ chức sự kiện khai trương, lễ khánh thành, họp báo, hội nghị, hội thảo,…
• Tổ chức các chương trình team building, gala dinner, hoạt động vui chơi gắn kết,…
• Cung cấp dịch vụ media chuyên nghiệp, trọn gói
• Cung cấp nhân sự sự kiện
• Cung cấp trang thiết bị sự kiện

VietPower luôn biết ơn khi trở thành đơn vị nhận được nhiều sự ưu tiên và tin tưởng của các khách hàng và đối tác qua mỗi năm. Trở thành đơn vị để nhiều doanh nghiệp gửi gắm tổ chức các sự kiện quan trọng khắp cả nước.

Trên đây là tất cả những chia sẻ cực chi tiết của VietPower về việc lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng. VietPower mong rằng với những thông tin hữu ích trên có thể giúp bạn tự lên được một bản kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng thật bài bản và thành công.

Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và uy tín, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với VietPower để được hỗ trợ và tư vấn 24/7 bạn nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.