Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết hấp dẫn nhất 2023

Kế hoạch tổ chức Hội nghị khách hàng mang đến cho những người làm chương trình cái nhìn tổng quan về sự kiện. Thông qua bản kế hoạch này, người làm công tác điều hành sự kiện sẽ dễ dàng hơn trong việc điều phối mọi hoạt động trong hội nghị. Vì thế, VietPower xin gửi đến bạn mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, hy vọng thông qua bài viết này, bạn có thể lập được kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp.

Tham khảo ngay: Tổ chức hội nghị là gì? Cách hình thức tổ chức hội nghị

Hướng dẫn cách lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng

1. Kế hoạch phải chi tiết, rõ ràng và có phân công công việc cụ thể

Kế hoạch tổ chức được xem là linh hồn của một hội nghị khách hàng. Để tổ chức một chương trình hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, bạn phải xây dựng được kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết, rõ ràng các bước cần thiết, từ công tác chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện. 

Bên cạnh đó, trong kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, luôn phải có phân công công việc cụ thể, bao gồm bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện và người quản lí, giám sát hoạt động đó. Việc phân công công việc cụ thể giúp cho mỗi bộ phận, mỗi cá nhân có trách nhiệm hơn với công việc được giao, tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm, gây ảnh hưởng đến công việc. 

Những người được giao nhiệm vụ phải là những người có chuyên môn để công việc được hoàn thành một cách tốt nhất. Một kỹ thuật viên âm thanh không thể thay MC dẫn chương trình được. Do đó, phân công công việc phải đúng bộ phận, đúng chuyên môn. 

Trong trường hợp các bộ phận đã được giao các nhiệm vụ phù hợp nhưng làm việc hời hợt, không hoàn thành nhiệm vụ, giám sát sẽ đôn đốc, nhắc nhở hoặc thực hiện các biện pháp kỉ luật, răn đe để xốc lại tinh thần của mọi người, đảm bảo các công việc được hoàn thành theo đúng tiến độ, hạn chế nhất việc ảnh hưởng đến chương trình hội nghị khách hàng. 

2. Không nên bỏ qua bất kì bước nào khi lập kế hoạch

Kế hoạch tổ chức là xương sống, là linh hồn của một hội nghị. Vì thế mà nếu xương sống đó “gãy” mất một “đốt sống”, sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sự kiện hội nghị. 

Chẳng hạn, khi thực hiện lên kế hoạch tổ chức hội nghị, bạn bỏ qua bước rà soát danh sách khách mời vì nghĩ bước này không quan trọng, tốn thời gian. Thế nhưng, sau đó, quản lí lại phát hiện do không rà soát nên đã bỏ sót một vài khách mời quan trọng. Trong trường hợp đó, chính do bạn không lên kế hoạch cho việc rà soát khách mời, dẫn đến hoạt động này không được thực hiện và để xảy ra tình huống thiếu sót không đáng có này. 

Qua đây, có thể thấy, nếu bỏ qua bất kì công việc nào, dù là lớn hay nhỏ cũng có thể sẽ gây ảnh hưởng đến toàn bộ sự kiện. Nếu sự thiếu sót trong kế hoạch gây ra hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng lớn đến sự kiện, người chịu trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức sẽ phải chịu kỷ luật, thậm chí là phải thôi việc do sự thiếu sót nghiêm trọng của mình. 

Vậy nên, trong trường hợp bạn chưa có kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch và tổ chức hội nghị khách hàng, hãy tìm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để thay bạn làm điều đó. Với kinh nghiệm dày dặn, các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ mang đến cho bạn kế hoạch tổ chức hội nghị gồm đầy đủ công việc cần thiết một cách chi tiết nhất. 

3. Chuẩn bị kế hoạch dự phòng để hạn chế tối đa rủi ro

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đã tổ chức qua rất nhiều sự kiện lớn nhỏ, lời khuyên của VietPower dành cho bạn là hãy lập kế hoạch B, thậm chí là kế hoạch C để dự phòng cho các tình huống bất ngờ có thể xảy đến khi tổ chức sự kiện. 

Trong quá trình chuẩn bị và tổ chức một sự kiện, sẽ có rất nhiều thứ sẽ xảy ra mà chúng ta không thể lường trước được. Những sự cố thường gặp nhất là mất điện, sự cố kỹ thuật, ảnh hưởng của thời tiết. Tuy nhiên, đây cũng chỉ là một phần trong các sự cố có thể xảy đến. Và kế hoạch dự phòng rủi ro chính là để khắc phục các tình huống đó. 

Bản kế hoạch này sẽ dự tính tất cả những trường hợp hy hữu có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện, đưa ra các phương án để xử lí phù hợp. Trong trường hợp có xảy ra các sự cố, tình huống rủi ro khi tổ chức sự kiện, điều hành sự kiện sẽ dựa vào bảng kế hoạch và kỹ năng xử lí tình huống để điều phối các bộ phận kịp thời khắc phục nhanh nhất có thể.  

Nếu không có bản kế hoạch dự phòng này, trong tình huống xảy ra sự cố, việc xử lí tình huống sẽ diễn ra lâu hơn do không có sự chuẩn bị từ trước. 

4. Note lại các công việc ưu tiên trong kế hoạch

Trong một bản kế hoạch tổ chức sự kiện, có những công việc bắt buộc phải thực hiện song song cùng một lúc để đảm bảo tiến độ sự kiện, có những công việc phải ưu tiên và dồn toàn lực lượng để cùng nhau thực hiện.

Các công việc ưu tiên được note lại trong bản kế hoạch thường là các công việc nhỏ trong từng bước nhưng lại quan trọng nhất cần phải làm trước trong các bước đó. Giả sử trong bước dự trù kinh phí cho sự kiện, bạn không thể khảo giá mà chưa có checklist các hạng mục cần thiết cho sự kiện. Do đó, với những công việc quan trọng, cần ưu tiên, phải cần note lại trong kế hoạch để người nhận nhiệm vụ ưu tiên làm công việc đó rồi mới lần lượt đến các công việc khác. 

Xem thêm: Mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết nhất 2022

Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng

Kế hoạch tổ chức các chương trình, sự kiện về cơ bản là gồm các bước tương tự nhau. Tuy nhiên, trong mỗi bước, các công việc sẽ thay đổi để phù hợp với tính chất của từng loại sự kiện. 

Với kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, các bước thực hiện sẽ diễn ra với các công việc như mẫu dưới đây. 

Lưu ý: Bản kế hoạch này chỉ là gợi ý, bạn có thể thay đổi, thêm bớt các công việc để phù hợp với hội nghị khách hàng của doanh nghiệp.

Bước 1: Xác định mục tiêu, chủ đề hội nghị 

Trước khi thực hiện công tác chuẩn bị cho hội nghị khách hàng, doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu và chủ đề hội nghị. 

Mục tiêu tổ chức hội nghị khách hàng của doanh nghiệp là gì? Mỗi doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách sẽ có những mục tiêu riêng. Có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng chỉ nhằm mục đích gửi lời cảm ơn, lời tri ân chân thành đến khách hàng đã tin tưởng, ủng hộ và đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt một năm vừa qua. Có doanh nghiệp lại tận dụng hội nghị khách hàng để quảng bá, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp. Tùy vào mục đích tổ chức, các hoạt động triển khai cho sự kiện sẽ được thực hiện sao cho phù hợp nhất. 

Về chủ đề hội nghị, khi tổ chức một chương trình, sự kiện, doanh nghiệp đều mong muốn sự kiện đó phải gắn liền với màu sắc thương hiệu. Do đó, với một sự kiện hội nghị khách hàng, để nổi bật được màu sắc riêng của thương hiệu, doanh nghiệp thường lựa chọn các chủ đề gắn liền với văn hóa, hình ảnh nổi bật của doanh nghiệp.

Bước 2: Xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức hội nghị 

Để có một ý tưởng độc đáo, thường sẽ có một cuộc họp để mọi người cùng nhau xây dựng, đưa ra ý kiến và thống nhất thành ý tưởng hay nhất và phù hợp nhất. Ý tưởng càng mới lạ, càng độc đáo càng gây được ấn tượng trong tâm trí khách mời. 

Kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng trước nhất phải phù hợp và làm nổi bật được chủ đề sự kiện. Bên cạnh đó, kịch bản chương trình khi được xây dựng cũng phải rõ ràng, mạch lạc, đầy đủ thông tin như: thời gian sự kiện, lời dẫn MC, đạo cụ, hiệu ứng âm thanh, ánh sáng,… để MC và những người làm sự kiện nắm rõ được nội dung, từ đó dẫn dắt sự kiện một cách tốt nhất

Bước 3: Lên danh sách khách mời 

Danh sách khách mời của một sự kiện phải được lên thật cẩn thận và cần phải rà soát thật kỹ trước khi tiến hành in thư mời. Việc rà soát lại danh sách là công việc quan trọng trong bước này nhằm mục đích phát hiện và kịp thời bổ sung trong trường hợp danh sách ban đầu bỏ sót một số khách hàng, đối tác của doanh nghiệp.  

Với danh sách khách mời, bộ phận làm công tác thuê địa điểm tổ chức sẽ có cơ sở để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô sự kiện. 

Bước 4: Lựa chọn địa điểm tổ chức 

Với địa điểm tổ chức hội nghị, bạn nên khảo sát một vài địa điểm dựa theo một số tiêu chí:

• Vị trí: Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên tìm những địa điểm nằm trong trung tâm, gần với văn phòng làm việc để tiện cho việc đi lại, di chuyển của khách mời. 
• Chất lượng dịch vụ: Hầu hết, các khách sạn, nhà hàng chuyên tổ chức sự kiện, hội nghị đều trang bị đội ngũ nhân viên phục vụ tiệc chuyên nghiệp. Tuy nhiên, vẫn có một số trung tâm tổ chức sự kiện lớn không có đội ngũ phục vụ tiệc cố định, không đào tạo thường xuyên dẫn đến việc phục vụ thiếu chuyên nghiệp, gây ấn tượng không tốt đối với khách hàng. Do đó, khi lựa chọn địa điểm tổ chức, bạn cần phải hết sức lưu ý vấn đề này. .
• Không gian: Không gian cho hội nghị khách hàng trước tiên phải có sức chứa phù hợp với quy mô sự kiện. Tiếp theo nữa, nếu sự kiện có quy mô lớn, bạn nên tìm địa điểm sang trọng, có sảnh đón khách rộng, có chỗ để ô tô và xe máy rộng rãi.
• Thiết bị hỗ trợ: Khi lựa chọn địa điểm, bạn cũng nên hỏi về các thiết bị có hỗ trợ cho sự kiện tại địa điểm đó để tiện cho công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị.
• Chất lượng tiệc: Hội nghị khách hàng thường kết hợp tiệc liên hoan. Do đó, cần lựa chọn địa điểm có chất lượng tiệc tốt trong tầm giá nhất định. Những món ăn ngon, được bày trí đẹp mắt sẽ mang đến cho khách mời trải nghiệm tuyệt vời. 

Bước 5: Xác định thời gian tổ chức 

Về thời gian tổ chức, nên lựa chọn những ngày cuối tuần để khách mời dễ dàng sắp xếp công việc và đến tham gia sự kiện. Ngoài ra, khi lựa chọn thời gian tổ chức, bạn nên lựa chọn những ngày được dự báo là có thời tiết đẹp để tổ chức nhằm hạn chế tối đa ảnh hưởng của thời tiết đến hội nghị. 

Bước 6: Dự trù ngân sách tổ chức 

Khi lập bảng dự trù kinh phí, bạn nên liệt kê lần lượt các hạng mục cần chi tiêu cho sự kiện, từ hạng mục lớn đến hạng mục nhỏ để tránh bỏ sót. Bên cạnh đó, nên khảo giá từng hạng mục để kinh phí dự trù sát nhất với giá trị thực tế, từ đó giúp hoạt động chi tiêu cho sự kiện thuận lợi và dễ dàng hơn. Trong trường hợp dự trù kinh phí chênh lệch thực tế quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến công tác chuẩn bị cho sự kiện. 

Xem ngay: Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói chi tiết nhất

Bước 7: Chuẩn bị cho sự kiện 

• Phân công công việc cụ thể

Phân công công việc cần được triển khai rõ ràng để mọi người có thể nắm được phần việc của mình. Công việc sẽ được phân công theo bộ phận rồi cụ thể đến từng cá nhân trong bộ phận đó. Việc phân chia công việc theo từng bộ phận và cá nhân là cách tốt nhất để quản lí công việc hiệu quả. Khi cá nhân làm không tốt, bộ phận đó phải chịu toàn bộ trách nhiệm. 

Các bộ phận cũng phải liên tục cập nhật tiến độ công việc với quản lí để quản lí có những phương án tiếp theo cho hoạt động chuẩn bị cho sự kiện. 

• Chuẩn bị các hạng mục

Các hạng mục cần chuẩn bị cho một sự kiện thông thường sẽ bao gồm:

• Vật dụng trang trí sân khấu, khu vực check in, khu vực khách mời,…
• Thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Bàn ghế
• Thiết bị quay, chụp…

Ngoài ra, với những sự kiện hội nghị khách hàng lớn hơn, khi chuẩn bị cho sự kiện, còn có các thiết bị hỗ trợ phòng tránh, khắc phục sự cố như: ô dù lớn, tấm chắn, máy phát, thiết bị hỗ trợ kỹ thuật,…

• Tiến hành tổng duyệt

Với các hội nghị khách hàng có quy mô lớn, doanh nghiệp nên có kế hoạch tổng duyệt trước khi bắt đầu sự kiện. Tổng duyệt có thể diễn ra cùng lúc với các hoạt động chuẩn bị khác cho sự kiện.

Trong quá trình tổng duyệt, nếu có xảy ra một số tình huống không khớp với kế hoạch, ban tổ chức cần nhanh chóng có những điều chỉnh phù hợp để sự kiện chính thức diễn ra một cách chuyên nghiệp nhất.

Bước 8: Tổ chức sự kiện

Khi tổ chức sự kiện, người làm công tác điều hành sự kiện cần theo sát timeline, kịch bản sự kiện để có những chỉ đạo chính xác nhằm mang đến sự kiện chuyên nghiệp nhất. Người điều hành phải là người có tư duy tốt, có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, có kỹ năng xử lí tình huống tốt để trong trường hợp có xảy ra trường hợp ngoài ý muốn, điều hành sẽ sự kiện sẽ bình tĩnh và xử lí các tình huống nhanh chóng và hợp lí nhất. 

Đối với giám sát sự kiện, bộ phận này phải để ý cách làm việc của các bộ phận, các cá nhân nhằm đảm bảo cho mọi công việc được hoàn thành một cách tốt nhất. Nếu các cá nhân hay các bộ phận làm việc chưa hiệu quả, giám sát sẽ phải ngay lập tức nhắc nhở hoặc có các biện pháp răn đe để mọi người có trách nhiệm hơn với công việc. 

Bước 9: Kết thúc sự kiện

Cuối hội nghị, để thể hiện thành ý, doanh nghiệp nên có những món quà lưu niệm dành tặng cho khách mời đã đến tham gia đến cuối sự kiện. Lúc này, MC sẽ mời khách di chuyển lên phía khu vực sân khấu để cùng nhau chụp một bức ảnh lưu niệm, đồng thời đại diện doanh nghiệp sẽ trực tiếp trao tận tay khách mời các phần quà và gửi lời cảm ơn đến từng khách mời. 

Sau khi MC tuyên bố kết thúc sự kiện, lễ tân sẽ hướng dẫn khách mời ra về. Bên cạnh đó, lãnh đạo doanh nghiệp cũng nên thể hiện sự hiếu khách bằng cách tiễn khách tại cổng sự kiện. 

Khi khách đã về hết, ban tổ chức sẽ nhanh chóng triển khai thu dọn thiết bị sự kiện, vệ sinh không gian sự kiện và bàn giao lại địa điểm theo các điều khoản của hợp đồng. 

Dọn dẹp xong, ban tổ chức nên có một cuộc họp để đánh giá nhanh về quá trình tổ chức hội nghị. Sau khoảng 1 – 2 ngày, nên có một cuộc họp chính thức để các bộ phận báo cáo chi tiết, từ đó đánh giá lại và rút kinh nghiệm.

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Nếu bạn đang tìm đơn vị cho tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn và báo giá miễn phí.

VietPower tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể yên tâm lựa chọn cho sự kiện hội nghị của doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân sự nhân sự sự kiện được đào tạo bài bản, đã từng thực chiến tại rất nhiều sự kiện của hàng trăm đối tác, khách hàng trong và ngoài nước (Vietcombank, Canon, BIDV, Samsung…) VietPower cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng chuyên nghiệp nhất với chi phí tốt nhất.

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
• Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
• Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
• Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Ngoài ra, VietPower còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện khác như: tổ chức gala dinner, team building, ngày hội gia đình, lễ ký kết hợp tác, lễ khai trương, lễ khánh thành,…

Thông tin liên hệ: 

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM