9 bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là một bước quan trọng và cần thiết trong quá trình tổ chức sự kiện. Giúp cho chương trình sự kiện diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm và đạt được mục tiêu đề ra. Và cần dành nhiều thời gian và công sức để thực hiện một cách chính xác. Bài viết dưới đây, VietPower chia các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết. 

Các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện

1. Chi phí vật dụng trang trí sự kiện

Việc trang trí cho sự kiện là yếu tố tạo điểm nhấn và góp phần tạo không khí cho sự kiện. Chi phí cho vật dụng trang trí thường chiếm một phần quan trọng trong tổng chi phí đầu tư. Ước tính chi phí cần được thực hiện cẩn thận, không nên vượt quá 10-20% tổng chi phí trang trí. Điều này đòi hỏi sự lựa chọn cẩn trọng về mặt hàng, giá cả và phương thức thanh toán. Qua đó, đảm bảo rằng việc trang trí vẫn diễn ra trong ngân sách được xác định trước.

2. Chi phí setup sân khấu – âm thanh ánh sáng

Chi phí cho setup sân khấu, âm thanh và ánh sáng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Việc chọn địa điểm sớm giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn tốt về vị trí và giá cả hợp lý. Thuê đơn vị tổ chức sự kiện có uy tín như VietPower giúp đảm bảo chất lượng và tiết kiệm. Chi phí cho hạng mục này thường chiếm từ 30-60% tổng chi phí tổ chức sự kiện. Bởi vì đây là một trong những mảng đắt giá nhất và quyết định đến thành công của sự kiện.

3. Chi phí bữa tiệc

Chi phí cho bữa tiệc là một phần không thể thiếu trong tổ chức sự kiện. Với sự hiện diện của toàn bộ nhân viên và các đối tác quan trọng, việc chuẩn bị thực đơn chất lượng và đảm bảo vệ sinh là rất quan trọng. Chi phí cho thực đơn và đồ uống thường chiếm một tỷ lệ đáng kể trong tổng chi phí. Thông thường chi phí này sẽ dao động từ 30 đến 50%. Điều này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo rằng bữa tiệc không chỉ ngon miệng. Đồng thời còn phản ánh được sự trang nhã và chuyên nghiệp của sự kiện.

4. Chi phí thuê nhân sự tổ chức 

Chi phí nhân sự bao gồm MC, diễn viên và đội ngũ quản lý,… Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng nhân viên nội bộ hoặc thuê từ các đơn vị. Sử dụng nhân viên nội bộ có thể mang lại sự tiện lợi và kỹ năng quen thuộc với công ty. Tuy nhiên, nếu không khả thi, việc thuê đội ngũ chuyên nghiệp là phương án hợp lý.  Và mang lại sự trang nghiêm và chuyên nghiệp cho sự kiện của doanh nghiệp. Đồng thời đảm bảo cho tiệc tất niên của doanh nghiệp được tổ chức một cách hoàn hảo.

5. Chi phí quản lý sự kiện

Số tiền này được dùng để giải quyết các vấn đề và sự cố phát sinh trong quá trình tổ chức. Thường chiếm từ 3 đến 10% trên tổng hợp đồng, tùy thuộc vào quy mô và tính chất sự kiện. Việc này đảm bảo rằng sự kiện được quản lý một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Đồng thời giữ cho chi phí tổ chức được duy trì trong phạm vi dự kiến.

9 bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

1. Nghiên cứu và hiểu rõ kế hoạch sự kiện

Trước khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, việc nghiên cứu kế hoạch là cần thiết.  Mục đích tổ chức sự kiện cần được phác thảo rõ ràng. Đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, và số lượng người tham gia. Kế hoạch cũng cần bao gồm kịch bản chi tiết, vai trò và thời gian của từng người cần xác định. Phần thiết kế bao gồm trang trí sân khấu, backdrop và các yếu tố hình ảnh khác. Cuối cùng, việc sử dụng hình ảnh minh họa giúp hình dung rõ ràng hơn về ý nghĩa của từng giai đoạn trong sự kiện.

2. Tổng hợp và liệt kê tất cả các hạng mục

Cần xác định rõ số lượng và chất lượng của mỗi hạng mục. Từ thiết bị đến dịch vụ hàng hóa và quà tặng khách mời tham dự. Bảng dự trù kinh phí cũng phải tính đến các chi phí quản lý và phí VAT. Điều này giúp đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong tài chính. Ngoài ra, nên ghi chú và đánh dấu khi hoàn thành từng hạng mục chi phí.  Nó sẽ giúp định hình rõ ràng về tiến độ và kế hoạch tiếp theo của sự kiện. Đồng thời mọi người trong nhóm tổ chức hiểu rõ hơn về công việc cần làm. 

3. Tìm kiếm nhà cung cấp và báo giá

Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc tìm kiếm và so sánh báo giá từ các nhà cung cấp là bước quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Quá trình này đòi hỏi sự cẩn trọng và chi tiết để lựa chọn nhà cung cấp uy tín và chất lượng, đồng thời với mức giá phù hợp với ngân sách. Việc đánh giá và so sánh giữa các báo giá giúp tối ưu hóa chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ. Điều này giúp đảm bảo sự thành công của sự kiện và tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng và khách mời.

4. Tính toán chi phí cho từng hạng mục

Đây là bước quan trọng trong quy trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Việc này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng và thời gian sử dụng để đảm bảo tính chính xác của dự toán. Bằng cách này, chúng ta có thể định rõ chi phí ước tính cho mỗi phần mục, giúp kiểm soát ngân sách và tránh các bất ngờ không mong muốn trong quá trình tổ chức sự kiện.

5. Dự trù kinh phí dự phòng

Trong quá trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, việc dự trù kinh phí dự phòng là cực kỳ quan trọng. Nó sẽ giúp bạn đối phó với các rủi ro không lường trước. Các rủi ro như vấn đề với khách mời, địa điểm, trang thiết bị, kỹ thuật và chi phí có thể xuất hiện bất kỳ lúc nào. Thiết lập các con số dự phòng trong ngân sách giúp đảm bảo có nguồn lực đủ để xử lý những tình huống bất ngờ này mà không ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện.

6. Lập bảng dự trù kinh phí chi tiết

Lập bảng dự trù kinh phí chi tiết là bước cuối cùng và quan trọng nhất trong quá trình chuẩn bị ngân sách sự kiện. Bảng này cần bao gồm các thông tin như tên hạng mục, số lượng, đơn giá, thành tiền và ghi chú để mọi người có thể dễ dàng hiểu và theo dõi. Việc sắp xếp các hạng mục theo thứ tự logic giúp tổ chức dễ dàng theo dõi và kiểm soát ngân sách. Bằng cách này, mọi người có thể nhìn vào bảng và hiểu rõ về mức độ chi tiêu cho từng phần mục, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính của sự kiện.

7. Cân đối ngân sách và điều chỉnh kế hoạch

Sau khi lập bảng dự trù kinh phí, quá trình tiếp theo là so sánh với ngân sách thực tế. Điều này giúp xác định liệu chi phí dự kiến có phù hợp hay không. Nếu cần thiết, chúng ta cần điều chỉnh kế hoạch tổ chức sự kiện để phù hợp với ngân sách. Có thể cần thay đổi trong việc chọn nhà cung cấp, giảm bớt một số hạng mục hoặc tối ưu hóa các chi phí khác. Quá trình này đảm bảo rằng sự kiện vẫn được tổ chức một cách thành công và hiệu quả, trong phạm vi ngân sách đã được xác định.

8. Phê duyệt bảng dự trù kinh phí

Sau khi hoàn thành bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, là trình bày cấp trên hoặc ban tổ chức. Quá trình này đảm bảo rằng mọi người liên quan đều được thông tin về chi tiêu dự kiến của sự kiện và có thể đưa ra sự chấp thuận hoặc góp ý. Việc này giúp tạo ra sự đồng thuận và minh bạch trong việc quản lý ngân sách, đồng thời đảm bảo rằng sự kiện được tổ chức một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

9. Theo dõi và cập nhật bảng dự trù kinh phí

Việc theo dõi và cập nhật bảng dự trù kinh phí là bước không thể thiếu để đảm bảo sự kiện diễn ra trong ngân sách. Quá trình này bao gồm việc theo dõi sát sao quá trình thực hiện, ghi nhận các chi phí thực tế và cập nhật bảng dự trù kinh phí khi có thay đổi. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi chi phí được kiểm soát và không vượt quá ngân sách đã được phê duyệt. Cập nhật định kỳ giúp đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời và đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính của sự kiện.

Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết

Với những ai có kinh nghiệm lập dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thì không quá khó khăn. Tuy nhiên, nếu bạn là người mới chưa có kinh nghiệm thì hãy tham bảng mẫu dưới đây: 

Lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí

Trong quá trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, có một số lưu ý quan trọng cần nhớ. Người chịu trách nhiệm lập bảng phải là người có hiểu biết sâu sắc về kế hoạch sự kiện. Họ cần nhận biết tầm quan trọng của việc lập bảng dự trù kinh phí. Đồng thời hiểu rõ mục đích và ý nghĩa của việc dự trù chi phí. Đồng thời, việc hỗ trợ từ một nhóm đồng nghiệp là cần thiết để đảm bảo tính toàn diện và minh bạch của bảng kinh phí. Không nên để một cá nhân duy nhất chịu trách nhiệm, mà cần có sự phối hợp và hỗ trợ từ nhiều nguồn lực khác nhau.

Nhìn chung, việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng. Góp phần vào sự thành công rực rỡ của một chương trình sự kiện. Hy vọng với 9 bước trên góp phần giúp cho mọi người biết cách lập dự trù kinh phí một cách chính xác. Đồng thời thời cân đối chi phí tổ chức sự kiện một cách hợp lý nhất. Ngoài ra, nếu bạn cần đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí. Hãy liên hệ ngay với VietPower để nhận ưu đãi hấp dẫn. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.