Kế hoạch tổ chức liên hoan công ty cuối năm thú vị hấp dẫn

Liên hoan cuối năm là một sự kiện không quá xa lạ với các công ty, doanh nghiệp lớn, nhỏ và các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vào đợt cuối năm hàng năm, các công ty, doanh nghiệp đều tổ chức chương trình liên hoan cuối năm để tổng kết quá trình hoạt động kinh doanh cả năm vừa qua, đồng thời cũng là thời gian để mọi người có thể giao lưu, kết nối với nhau. Có thể thấy, liên hoan tiệc cuối năm đang trở thành buổi tiệc thường niên hàng năm không thể thiếu của các công ty. Vậy để làm sao tổ chức buổi liên hoan cuối năm thật ý nghĩa, ấn tượng? Hôm nay, VietPower sẽ giới thiệu tới bạn kế hoạch tổ chức liên hoan công ty cuối năm, hãy cùng theo dõi nhé! 

Ở đây có: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 

Tại sao nên tổ chức liên hoan cuối năm

Liên hoan cuối năm hay còn được gọi là tiệc tất niên hoặc year end party, là sự kiện diễn ra vào các tháng cuối năm. Đây là dịp để mọi người trong công ty có thời gian quây quần, cùng nhau nhìn lại một năm đã qua và chuẩn bị đón năm mới đang đến. Liên hoan cuối năm không chỉ đơn giản là buổi lễ trang trọng mà nó còn góp phần tạo sự đoàn kết giữa các nhân viên trong công ty mà còn là động lực, khích lệ tinh thần nhân viên có năng lượng tích cực hơn trong năm mới. 

Bất kỳ một sự kiện nào khi diễn ra đều mang ý nghĩa nhất định, và liên hoan cuối năm cũng không ngoại lệ. Những lý do bạn nên tổ chức liên hoan cuối năm trong công ty: 

• Tổng kết cuối năm: Giúp các công ty, doanh nghiệp cùng các thành viên nhìn lại chặng đường một năm đã qua với những thành tựu, kết quả đạt được. Đồng thời, đánh giá và triển khai các kế hoạch trong năm tới. 
• Lễ vinh danh nhân viên: Liên hoan cuối năm là bữa tiệc tri ân, lời cảm ơn của ban lãnh đạo công ty dành cho những cống hiến, nỗ lực của nhân viên. Những món quà nhỏ mang giá trị tinh thần và vật chất như: cúp giải thưởng, giấy khen,…là một lựa chọn tuyệt vời. Nhờ đó, giúp tạo tinh thần thoải mái, động lực giúp họ làm việc tốt hơn. 
• Sức mạnh tập thể: Tổ chức liên hoan cuối năm giúp các thành viên trong công ty có khoảng thời gian giao lưu, gắn kết với nhau. Các trò chơi tập thể, tiết mục văn nghệ,…là những lựa chọn không thể bỏ qua. Mọi người cùng nhau chia sẻ, nói chuyện phiếm, những trải nghiệm tuyệt vời của bản thân, nhờ đó, mọi người sẽ hiểu nhau hơn.  
• Động lực để hướng tới năm mới: Buổi tiệc liên hoan cuối năm không chỉ để tổng kết hoạt động của năm cũ mà còn là thời điểm để đưa ra những mục tiêu trong năm tới. Nhờ hiểu được tầm quan trọng của sự phát triển của con người trong việc phát triển công ty, doanh nghiệp cần tạo động lực để nhân viên làm việc hiệu quả nhất. Các thành viên phải gắn kết, thì doanh nghiệp mới bền vững được. 

 Kế hoạch tổ chức liên hoan công ty cuối năm 

Dù tổ chức bất kỳ một sự kiện nào việc lên kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát mọi việc tốt hơn. Dưới đây sẽ là bản kế hoạch chi tiết dành cho bạn: 

1. Lên chủ đề, ý tưởng cho buổi tiệc

Chủ đề cho sự kiện là nội dung ngắn gọn mang tính biểu tượng, chứa đựng những ý tưởng, mục đích, ý nghĩa của sự kiện. Chủ đề là cơ sở để bạn xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện nên phải chứa đầy đủ các thông tin cơ bản như: Hình thức, tên chủ đầu tư, nội dung, thời gian của sự kiện,…

Một số mục đích mà bạn có thể tham khảo: 

• Tiệc tri ân các thành viên trong doanh nghiệp, công ty
• Tiệc liên hoan cuối năm kết hợp tri ân khách hàng
• Year End Party kết hợp chương trình Team building 
• Tiệc tổng kết cuối năm

 Ý tưởng chính là điểm nhấn tạo sự khác biệt của bữa tiệc. Để buổi tiệc có những ý tưởng độc đáo, sáng tạo, ấn tượng so với những năm cũ, những ý tưởng dưới đây sẽ giúp bạn gợi ý cho bữa tiệc liên hoan năm nay: 

• Bữa dạ tiệc đen và trắng: Với tông màu chủ đạo là đen và trắng. Đây là màu cơ bản nhưng vẫn tạo nên sự trang trọng, lịch sự. Khách mời tham dự sẽ được yêu cầu mặc trang phục dress code. 
• Pool Party: Một ý tưởng mới mẻ, độc đáo khi buổi tiệc được tổ chức ngay tại bể bơi. Ý tưởng này thích hợp với các công ty có số lượng tham gia ít, và các thành viên trong độ tuổi trẻ trung, năng động. 
• Liên hoan kết hợp du lịch Team building: Một chuyến du lịch xa sau một năm làm việt mệt mỏi, căng thẳng sẽ giúp các thành viên có khoảng thời gian thư giãn. Chương trình Team building có những hoạt động tập thể, những trò chơi vận động kết hợp trí óc sẽ giúp các thành viên gắn kết, tạo tinh thần đồng đội hơn. 
• Chuyến tàu hành trình: Những thành tựu, sự kiện nổi bật của công ty trong những năm qua sẽ được tái hiện lại bằng chuyến tàu hành trình. Đây sẽ là ý tưởng giúp mọi người cùng nhìn lại quãng thời gian hoạt động của công ty cùng với những kỉ niệm đáng nhớ. 
• Show âm nhạc: Bữa tiệc liên hoan cuối năm lồng ghép những tiết mục ca nhạc của các ca sĩ hay các tiết mục 

2. Xác định địa điểm và thời gian tổ chức 

Thời gian tổ chức buổi tiệc liên hoan cuối năm thường rơi vào tháng 11, 12 hàng năm. Theo lịch âm sẽ rơi vào giữa tháng Chạp, và đúng dịp gần Tết Nguyên Đán. Vì vào dịp cuối năm có rất nhiều sự kiện diễn ra nên để đề phòng trường hợp “cháy địa điểm” bạn nên có nhiều mốc thời gian tổ chức khác nhau. 

Dựa vào việc lựa chọn ý tưởng bạn cần xác định địa điểm tổ chức phù hợp. Cũng giống như thời gian tổ chức, bạn nên có nhiều phương án lựa chọn địa điểm để có thể linh hoạt trong việc địa điểm ban đầu không đáp ứng được những yêu cầu của bạn. Khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn cần lưu ý về các tiêu chí như: 

• Không gian: phù hợp với tính chất của sự kiện. Hãy lựa chọn địa điểm đảm bảo sức chứa đủ số lượng người tham gia và các hoạt động diễn ra trong chương trình. Tránh trường hợp nếu chọn địa điểm rộng quá sẽ bị loãng chương trình hoặc địa điểm chật quá sẽ khiến khách mời cảm giác không thoải mái. 
• Vị trí: dễ tìm kiếm và thuận lợi cho việc đi lại. Nếu bạn lựa chọn cách xa trung tâm thành phố hãy bố trí sắp xếp phương tiện đưa đón. 
• Đặt tiệc: Bạn có thể đặt tiệc set menu hoặc buffet tùy theo tính chất của sự kiện. Tuy nhiên, hãy đảm bảo thực đơn của bạn có đầy đủ các phần: khai vị, món chính, tráng miệng, đồ uống.
• Chất lượng phục vụ: Thái độ của nhân viên phục vụ.

3. Lên danh sách khách mời 

Số lượng khách mời tham dự ảnh hưởng trực tiếp tới quy trình tổ chức. Nếu bạn không mặc định được số lượng khách tham gia có thể dẫn tới tình trạng quá tải, mất kiểm soát trong buổi tiệc. Đầu tiên, hãy thống nhất về số lượng khách tham gia và lập loại danh sách khách mời như: khách VIP, khách mời là nhân viên công ty, khách mời cơ quan truyền thông.

4. Xây dựng kịch bản chương trình 

Xây dựng kịch bản là công việc quan trọng nhất trong kế hoạch tổ chức. Kịch bản cho buổi liên hoan cuối năm có 2 loại kịch bản: kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết. 

• Kịch bản tổng quát: là kịch bản bao gồm toàn bộ các công việc của sự kiện. Người chạy chương trình sẽ là người nắm kịch bản này để tiện điều phối công việc. Phía hệ thống âm thanh ánh sáng, màn LED cũng cần nắm rõ để điều chỉnh hệ thống sao cho phù hợp với chương trình. 
• Kịch bản chi tiết: dành cho MC, nội dung kịch bản gồm lời dẫn cho MC và phân công công việc cho nhân sự. 

Dù buổi tiệc liên hoan công ty được tổ chức theo concept nào thì bạn cũng đừng quên những hạng mục quan trọng này nhé

• Vinh danh – khen thưởng nhân viên có thành tích tốt 
• Trình chiếu video tổng kết công ty 
• Tiết mục văn nghệ
• Mini game, bốc thăm trúng thưởng 

5. Lên ngân sách chương trình 

Một bản kế hoạch tổ chức buổi tiệc liên hoan cuối năm không thể thiếu dự trù ngân sách tổ chức. Sau khi đã có số lượng khách mời cụ thể, bạn cần lên được bảng chi phí tổ chức dự kiến thật chi tiết cho từng hạng mục để có ngân sách phù hợp. Để lên được bảng ngân sách phù hợp bạn cần tính toán, sắp xếp hợp lý cho từng hạng mục, cân đối chi phí cho từng bước để đảm bảo việc chi ngân sách đúng mục đích, tránh xảy ra tình trạng hao hụt ngân sách. 

• Chi phí thuê địa điểm 
• Hệ thống thiết bị âm thanh ánh sáng, màn hình LED 
• Dịch vụ đặt tiệc
• Nhóm nhảy, ca sĩ, nhân sự phục vụ trong buổi tiệc 
• Nhân sự quay phim, chụp hình 
• Quà tặng nhân viên 
• Các chi phí in ấn thiệp mời, backdrop, banner
• Chi phí dự phòng

Tham khảo: Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện trọn gói chi tiết nhất 2023

6. Lên kế hoạch dự phòng

Một chương trình sự kiện được tổ chức không thể tránh được những rủi ro, sự cố không mong muốn. Việc đề phòng hạn chế rủi ro là việc rất quan trọng khi bạn tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, trong quá trình sự kiện được diễn ra có thể xảy ra những tình huống bất ngờ: mất điện, hỏng thiết bị,…Vì vậy, khoản dự trù có thể giúp bạn chi phí những phát sinh không đáng có đó. 

 VietPower – Đơn vị tổ chức sự kiện liên hoan cuối năm chuyên nghiệp

VIETPOWER là công ty tổ chức sự kiện liên hoan cuối năm hàng đầu với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề sự kiện. Chúng tôi chuyên tổ chức và cung cấp các sản phẩm sự kiện đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. VIETPOWER tự hài là một trong những đơn vị luôn mang tới những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng. Đội ngũ nhân sự được đào tạo chuyên nghiệp và có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề sẽ hỗ trợ tư vấn, tổ chức cho bạn những chương trình tuyệt vời nhất. 

Bên cạnh cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chúng tôi còn cung cấp đa dạng về sản phẩm và các gói dịch vụ sự kiện để giúp quý khách hàng có đa dạng sự lựa chọn khi tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp của mình như: 

• Dịch vụ Media quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp.
• Đội ngũ chuyên viên, MC sự kiện chuyên nghiệp có chuyên môn cao. Sau bao năm làm nghề họ có kinh nghiệm, sự năng động và nhiệt huyết – thứ mà bất kỳ MC sự kiện nào cũng cần phải có. 
• Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện theo gói yêu cầu khách hàng.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM