Hướng dẫn lập kế hoạch Year End Party hoàn hảo cho công ty

Kế hoạch Year End Party đang là một trong những vấn đề “nóng” của mỗi công ty, doanh nghiệp vào những ngày cuối năm. Chắc hẳn, vẫn còn rất nhiều người đau đầu suy nghĩ tổ chức Year End Party sao cho chuyên nghiệp, thành công. Để giúp bạn gỡ rối vấn đề này, VietPower Hướng dẫn lập kế hoạch Year End Party hoàn hảo cho công ty. Cùng tham khảo bài viết dưới đây nhé!  

Giới thiệu về Year End Party

Year End Party hay còn gọi là tiệc tất niên cuối năm và được viết tắt là YEP. Đây là sự kiện quan trọng được mong chờ nhất năm của các công ty, doanh nghiệp vào những ngày cuối năm. Thông thường tại các sự kiện Year End Party sẽ được tổ chức để đánh dấu kết thúc một năm làm việc hiệu quả và chào mừng năm mới.

Có thể nói đây là dịp để cá nhân, đồng nghiệp và các tập thể có cơ hội ngồi lại cùng nhau thư giãn và tụ họp. Đồng thời tận hưởng những khoảnh khắc vui vẻ bên nhau, cùng chia sẻ tâm sự và đặt ra nguyện vọng, mục tiêu cho các năm kế tiếp.

Mục đích chính của tiệc Year End Party là:

• Là dịp công ty, doanh nghiệp bày tỏ lòng cảm ơn đến nhân viên đã đồng hành, cống hiến trong suốt một năm qua.
• Xây dựng tinh thần đoàn kết, tăng cường mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty. 
• Là cơ hội để mọi người cùng nhau nhìn lại những thành tựu đã đạt được trong năm và chúc mừng những thành tích, ăn mừng khoảnh khắc đáng nhớ.
• Tiệc Year End Party giúp tạo ra động lực làm việc cho năm mới, đặc biệt khơi gợi những ý tưởng mới.

Các bước lên kế hoạch Year End Party hoàn chỉnh

Để giúp bạn tổ chức một chương trình Year End Party thành công và hoàn chỉnh. VietPower gửi bạn 9 bước lên kế hoạch Year End Party dễ hiểu nhất mà bạn có thể tìm hiểu và tham khảo:

1. Xác định mục tiêu của Year End Party

Bước đầu tiên sẽ luôn luôn là xác định mục tiêu cho Year End Party. Đây sẽ là yếu tố giúp bạn có một buổi tiệc tất niên diễn ra thành công và đạt được hiệu quả như mong muốn. Bạn nên chia các mục tiêu thành mục tiêu tổng quan về bao quát sự kiện và mục tiêu cụ thể cho con người, công việc, xã hội. Điều này sẽ giúp bạn rõ ràng mục tiêu và đo lường dễ dàng hơn. 

Ví dụ về một mục tiêu cụ thể cho Year End Party như tăng sự tương tác giữa các phòng ban lên 50% và nhận được 90% phản hồi tích cực của nhân viên về buổi tiệc tất niên cuối năm.

2. Lên danh sách khách mời

Tiếp theo, lên danh sách khách mời cho Year End Party cũng là bước quan trọng mà bạn cần chú ý. Trước hết, bạn cần phân loại các khách mời theo nhóm như nhân viên, đối tác hay khách mời VIP đặc biệt. Sau đó, xây dựng các tiêu chí thành phần trong sự kiện như mức độ thân thiết, đóng góp hay thời gian hợp tác cho công ty, doanh nghiệp. Từ đó, bạn có thể kiểm soát được số lượng nhân viên và cân nhắc về địa điểm tổ chức. Đồng thời gửi lời mời tham dự dễ dàng và giúp khách mời có thời gian sắp xếp hơn.

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức Year End Party được coi là việc quyết định quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công cho bữa tiệc. Bạn nên cân nhắc những địa điểm đủ rộng, phù hợp với quy mô số lượng khách mời. Đảm bảo rằng, mọi người có thể thoải mái di chuyển, giao lưu và chia sẻ với nhau.

Hơn hết, cần xem xét những địa điểm có bãi đậu xe để giúp khách mời có thể thuận tiện trong việc di chuyển, gửi xe. Địa điểm tổ chức tiệc tất niên cần dễ tìm và gần các tuyến giao thông công cộng là điểm lý tưởng cho các khách mời tham dự. 

4. Lựa chọn thời gian tổ chức

Sau khi lựa chọn xong địa điểm tổ chức Year End Party, bạn cần chốt thời gian tổ chức. Vì là tiệc tất niên nên thông thường mọi người sẽ “đổ xô” tổ chức vào khoảng thời gian cuối năm. Điều này cũng tạo ra không khí tấp nập, vui tươi và háo hức chào đón. Nếu tổ chức vào ngày trong tuần, hãy đảm bảo thông báo trước để khách mời có thời gian sắp xếp và chuẩn bị.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dựa vào các lịch nghỉ lễ của nhà nước để tổ chức cho sự kiện Year End Party của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể tiến hành khảo sát ý kiến của nhân viên để phù hợp với đại đa số.

5. Lên kế hoạch ngân sách

Lên kế hoạch ngân sách luôn là một trong những việc hàng đầu bạn cần thực hiện. Hãy lập danh sách ngân sách tổng để tham khảo, thảo luận cho buổi tiệc Year End Party. Đồng thời, cân nhắc quy mô và ngân sách phụ thuộc vào số lượng khách mời, hình thức và concept tiệc. Cùng với đó, hãy phân loại các hạng mục chi phí và ước tính sao cho phù hợp với ngân sách tổng của bạn đưa ra. 

Để giúp bạn dễ dàng theo dõi “dòng tiền” cho tiệc cuối năm, bạn cần sử dụng các công cụ như excel hay google sheets. Bên cạnh đó, đừng quên dự phòng ngân sách 10 – 20% để dành cho các trường hợp phát sinh.

6. Thiết kế chủ đề và trang trí

Để thiết kế chủ đề và trang trí phù hợp cho sự kiện Year End Party, bạn cần xác định các yếu tố như chủ đề có phù hợp với văn hóa công ty không. Tránh những chủ đề quá phức tạp mà hãy lấy những cảm hứng từ các sự kiện nổi bật trong năm của doanh nghiệp mình. Đối với màu sắc hãy chọn khoảng 2 – 3 gam màu đan xen, không nên chọn quá nhiều vì bạn cần sự thống nhất, hài hòa cho sự kiện Year End Party.

Ví dụ như chủ đề của Year End Party là đêm đầy sao tại hollywood. Việc trang trí sẽ có tham đỏ, tượng vàng, poster phim,… hay các ánh đèn từ đèn pha, đèn neon. Trang phục khách mời cần chọn là váy dạ hội, vest hay các trang phục lấp lánh. Âm nhạc không gian nên chọn những bản nhạc pop sôi nổi.

7. Lên thực đơn cho Year End Party

Bước tiếp theo, chắc chắn bạn không thể bỏ qua đó là lên thực đơn cho tiệc Year End Party. Một thực đơn ngon miệng và đa dạng sự lựa chọn sẽ làm hài lòng tất cả khách mời. Tuy nhiên, bạn cần xác định ngân sách và quy mô người tham gia để lên thực đơn sao cho chính xác nhất. 

Ngoài ra, thực đơn cũng cần phù hợp với chủ đề, concept buổi tiệc. Bạn không thể chuẩn bị các món ăn châu Âu cho tiệc tất niên mang phong cách tết Việt được. Đặc biệt, thực đơn Year End Party nên được phân loại gồm món khai vị, món chính, món tráng miệng và đồ uống. Việc này sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp của bạn trong mắt khách mời.

8. Xây dựng kịch bản chương trình

Ví dụ về một mẫu kịch bản chương trình Year End Party cơ bản để bạn có cái nhìn khách quan hơn:

9. Chuẩn bị quà tặng và phần thưởng

Bước cuối cùng trong 9 bước lên kế hoạch Year End Party là chuẩn bị quà tặng và phần thưởng. Những món quà này sẽ giúp các thành viên trở nên hào hứng và ghi nhận những đóng góp tích cực của nhân viên. Quà tặng của bạn cũng nên phản ánh được giá trị văn hóa của công ty. Hoặc nếu có thể hãy cá nhân hóa quà tặng để tạo sự bất ngờ cho người nhận quà, phần thưởng chiến thắng.

Kinh nghiệm tổ chức Year End Party thành công

Bên cạnh 9 bước lên kế hoạch Year End Party, bạn cũng cần nắm một vài kinh nghiệm tổ chức. Điều này sẽ giúp chương trình Year End Party trở nên thành công và diễn ra trơn tru hơn:

1. Lên kế hoạch một cách chi tiết

Trong bản kế hoạch bạn sẽ không thể quên được các hạng mục như:

• Mục tiêu chương trình.
• Tổng ngân sách cho buổi tiệc.
• Địa điểm tổ chức.
• Thời gian tổ chức.
• Các hoạt động có trong chương trình Year End Party.
• Lựa chọn thực đơn.
• Phân bổ các nhân sự trong chương trình sự kiện.

2. Lựa chọn chủ đề Year End Party phù hợp

Chủ đề Year End Party cần phản ánh được văn hóa của công ty cũng như liên quan đến lĩnh vực hoạt động. Đảm bảo chủ đề phải có yếu tố mới mẻ, gây hứng thú cho mọi người. Bạn cũng không nên chọn chủ đề quá phức tạp để trang trí cho Year End Party vì có thể sẽ tạo ra hiệu ứng ngược.

3. Quản lý thời gian hiệu quả

Với buổi tiệc Year End Party, bạn cần lập bảng thời gian biểu chi tiết giúp mọi hoạt động có thể diễn ra theo đúng kế hoạch. Bên cạnh đó, cũng nên có những kế hoạch dự phòng để tránh được những sự cố không mong muốn. Từ đó, sẽ giảm thiểu được vấn đề cháy timeline cũng như bạn có thể dễ dàng kiểm soát thời gian hiệu quả hơn.

4. Đánh giá, rút kinh nghiệm

Cuối cùng, bạn cần thu thập ý kiến của khách mời sau khi kết thúc buổi tiệc Year End Party. Những đánh giá này sẽ giúp bạn cải thiện những hạng mục trong các sự kiện sau. Bên cạnh đó, rút kinh nghiệm và học hỏi thành công, thất bại để tổ chức buổi tiệc Year End Party trong tương lai tốt hơn.

Những lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức Year End Party

Bên cạnh các bước lên kế hoạch Year End Party và kinh nghiệm tổ chức. Bạn cũng cần lưu ý những yếu tố sau để giúp buổi tiệc thành công hơn nữa:

• Xác định mục tiêu và đối tượng.
• Lên ngân sách chi tiết, xác định nguồn kinh phí.
• Lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô.
• Lựa chọn thời gian tổ chức hợp lý cho khách mời tham gia.
• Xây dựng chương trình chi tiết.
• Xây dựng kịch bản ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo khách mời cảm nhận được ý nghĩa sự kiện.
• Chuẩn bị thực đơn, đáp ứng khẩu vị của nhiều khách mời khác nhau.
• Trang trí Year End Party ấn tượng.
• Quản lý nhân sự.
• Lập kế hoạch dự phòng.
• Đảm bảo yếu tố an toàn, đầy đủ các công tác phòng cháy chữa cháy.

Vừa rồi là bài viết về Hướng dẫn lập kế hoạch Year End Party hoàn hảo cho công ty được VietPower gửi đến bạn. Mong rằng, những thông tin ở trên đã giúp ích được cho bạn trong việc lên kế hoạch Year End Party. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một ngày tốt lành.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.