Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết chi tiết, ấn tượng nhất

Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết được xem là xương sống của một chương trình hội nghị tổng kết. Dựa vào bản kế hoạch này, người điều hành và giám sát sự kiện sẽ điều phối để sự kiện diễn ra một cách chỉn chu và chuyên nghiệp nhất. Vậy một bản kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết cần được xây dựng thế nào? Đọc ngay bài viết sau đây của Vietpower để hiểu hơn về cách xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết nhé!

Tham khảo ngay: Tổ chức hội nghị là gì? Cách hình thức tổ chức hội nghị

Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết

Hội nghị tổng kết thường được doanh nghiệp tổ chức nhằm mục đích nhìn lại chặng đường 1 năm vừa qua, khen thưởng cá nhân, tập thể có thành tích xuất xắc. Thông thường, trước khi bắt tay vào việc chuẩn bị cho tổ chức hội nghị, ban tổ chức cần xây dựng được kế hoạch tổng thể về sự kiện. Một mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết cơ bản sẽ gồm những nội dung sau đây:

1. Xác định mục đích, yêu cầu

Khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào, ban tổ chức cần xác định được mục đích tổ chức sự kiện. Với hội nghị tổng kết cũng vậy. Khi đã xác định được mục đích chính của sự kiện, bạn sẽ đặt ra yêu cầu cho sự kiện đó. Sự kiện khi tổ chức cần đáp ứng được các yêu cầu đặt ra ban đầu.

Khi kết thúc sự kiện, ban tổ chức sẽ dựa vào mục đích và yêu cầu ban đầu làm tiêu chí để đánh giá sự kiện, với những điểm đã làm được, chưa làm được và rút kinh nghiệm cho những lần sau. 

2. Nội dung hội nghị 

Tại phần này, ngoài việc nêu ra các nội dung chính của hội nghị tổng kết, bạn nên xây dựng một bản nội dung cụ thể, bao gồm ý tưởng triển khai kịch bản, timeline chương trình, kịch bản MC để cả MC và tất cả mọi người trong ban tổ chức đều có thể nắm được tổng thể chương trình và toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện. 

Ý tưởng triển khai nên được sáng tạo để thu hút sự chú ý của khách mời, tuy nhiên vẫn phải logic và bám sát vào mục đích của sự kiện. Kịch bản sáng tạo, có điểm nhấn sẽ khiến cho sự kiện hội nghị tổng kết cuối năm vốn nhàm chán trở nên thú vị, độc đáo và mới lạ. 

Timeline chương trình sẽ được kẻ bảng, đi kèm với đó là nội dung công việc được sắp xếp logic, các bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm hoàn thành các công việc đó. Dưới đây là một ví dụ cơ bản cho một timeline hội nghị tổng kết: 

Dựa vào timeline chương trình, người làm kịch bản chương trình sẽ tiếp tục phát triển nội dung thành kịch bản dẫn MC. Thông thường, nhiều sự kiện khi tổ chức thường để MC tự biên lời dẫn. Điều này sẽ vô tình khiến sự kiện trở nên thiếu chiều sâu bởi nếu MC vừa tiếp xúc với doanh nghiệp thì chưa thể hiểu được hết nội dung mà người làm chương trình muốn truyền tải. Do đó, bạn có thể viết trước kịch bản cho MC và để MC diễn đạt lại để phù hợp với giọng dẫn của MC. Tất nhiên, sự thay đổi đó của MC không làm ảnh hưởng đến toàn bộ nội dung của chương trình.

3. Hình thức tổ chức

Xác định hình thức tổ chức cũng cần phải xác định ngay từ khi xây dựng kế hoạch tổ chức. Hình thức tổ chức hội nghị tổng kết có thể được triển khai theo 2 hình thức: online và offline. Trong tình hình dịch covid – 19 diễn biến phức tạp, giãn cách xã hội như 2 tháng vừa qua, bạn không thể tổ chức sự kiện offline, thì tổ chức online là biện pháp tốt nhất. Tuy nhiên, khi dịch bệnh đã thuyên giảm, bạn có thể cân nhắc tổ chức offline, đồng thời áp dụng các biện pháp phòng chống dịch trong suốt quá trình diễn ra hội nghị.

4. Thời gian tổ chức

Lựa chọn thời gian tổ chức ảnh hưởng rất nhiều đến sự thành công của một sự kiện hội nghị. Lựa chọn ngày phù hợp giúp cho sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp nhất. Vì thế, khi lựa chọn ngày tổ chức hội nghị tổng kết, cần cân nhắc một số yếu tố sau:

• Nên lựa chọn ngày cuối tuần để khách mời dễ dàng sắp xếp thời gian và đến tham dự.
• Xem xét yếu tố thời tiết thật kỹ càng để hạn chế ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.

Ngoài ra, nếu bạn tổ chức sự kiện có quy mô lớn, hãy xem xét đến việc chọn ngày giờ hoàng đạo theo ngũ hành để hạn chế tối đa những rủi ro sẽ xảy đến với sự kiện.

Mời bạn đọc: Cách tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm độc đáo nhất 2021

5. Địa điểm tổ chức

Với các hội nghị tổng kết có quy mô nhỏ, có thể tổ chức ngay tại văn phòng hoặc phòng họp của công ty, doanh nghiệp. Trong trường hợp hội nghị có quy mô lớn, bạn có thể lựa chọn các trung tâm tổ chức sự kiện, trung tâm hội nghị, khách sạn,… có sức chứa phù hợp với hội nghị tổng kết của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, cần cân nhắc các yếu tố:

• Vị trí (Có thuận tiện cho di chuyển, đi lại không?)
• Thiết bị phục vụ 
• Chất lượng dịch vụ
• Chất lượng tiệc/ giá tiền

6. Thành phần tham dự

Thành phần tham dự hội nghị tổng kết của doanh nghiệp phụ thuộc vào mục đích tổ chức sự kiện. Nếu hội nghị tổng kết là sự kiện nội bộ, thành phần tham dự thường sẽ là cán bộ, nhân viên và lãnh đạo công ty. Trong trường hợp đây là một sự kiện kết hợp tri ân khách hàng, đối tác, thành phần tham dự sẽ có thêm các khách hàng tiềm năng, đối tác lâu năm của doanh nghiệp. 

Việc xác định thành phần tham dự sẽ giúp cho công tác chuẩn bị và gửi thư mời được cẩn thận hơn, tránh trường hợp bỏ sót khách mời quan trọng.

7. Lập dự trù kinh phí

Mỗi doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện sẽ có một khoản ngân sách cố định cho sự kiện. Theo đó, người làm sự kiện cần lập bảng dự trù kinh phí cụ thể, chi tiết từng hạng mục phù hợp với ngân sách đề ra. Với bảng kinh phí dự trù này, mọi hoạt động mua sắm, chuẩn bị cho sự kiện sẽ được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, khi dự trù kinh phí cụ thể, kế toán doanh nghiệp cũng sẽ thực hiện các thủ tục giải ngân nhanh hơn. Ngoài ra, sau khi sự kiện kết thúc, bạn có thể dễ dàng đối soát lại mọi khoản chi cho sự kiện. 

8. Chuẩn bị cho hội nghị

Công tác chuẩn bị cho sự kiện cần được thực hiện một cách cẩn thận và chỉn chu. Trước 5 – 10 ngày khi diễn ra sự kiện, cần gửi thư mời đến toàn bộ khách mời để khách hàng có thời gian sắp xếp công việc và đến tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, các công tác khác cũng cần được chuẩn bị xong trước 2-3 ngày như: mua sắm các thiết bị cần thiết, thuê địa điểm, thuê thiết bị hỗ trợ, in ấn banner,…Trước sự kiện 1 ngày, tất cả sẽ được setup kỹ cẩn thận tại địa điểm tổ chức. 

Nếu cẩn thận hơn, ban tổ chức nên chạy thử chương trình để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và thuận lợi nhất. Trong trường hợp có xảy ra các lỗi kỹ thuật khi chạy thử, ban tổ chức sẽ phải nhanh chóng khắc phục, đảm bảo không lặp lại lỗi đó trong sự kiện chính thức.  

9. Phân công công việc

Phân công công việc cần được thể hiện cụ thể, chi tiết, từ những công việc nhỏ nhất đến các công việc lớn cho từng cá nhân và từng bộ phận. Việc phân chia này không chỉ giúp cho mọi người nắm rõ được phần công việc của mình mà còn là để mỗi người có trách nhiệm và ý thức với công việc, tránh trường hợp đùn đẩy nhau gây ảnh hưởng đến chất lượng hội nghị. 

Ngoài ra, khi công việc được phân công cụ thể, người quản lí, điều hành sự kiện cũng dễ dàng nắm bắt và quản lí tốt hơn sự kiện, đảm bảo cho tất cả công việc chuẩn bị cho sự kiện đều được hoàn thành theo đúng dự tính ban đầu. 

10. Kế hoạch dự phòng rủi ro

Kế hoạch dự phòng rủi ro được ví như “tấm khiên” bảo vệ cho hội nghị của doanh nghiệp. Khi xây dựng một kế hoạch dự phòng chỉn chu, với các dự tính tình huống rủi ro, biện pháp khắc phục cụ thể, bạn có thể tránh được các rủi ro không đáng có. 

Trong trường hợp có xảy ra tình huống bất ngờ, điều hành sự kiện có thể căn cứ vào kế hoạch dự phòng để nhanh chóng phân công các bộ phận xử lí, khắc phục sự cố, đảm bảo không ảnh hưởng quá nhiều đến chất lượng của hội nghị tổng kết. 

Một số tình huống rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức hội nghị tổng kết có thể kể đến như: Sự cố mất điện, sự cố âm thanh – ánh sáng, sự cố sân khấu, ảnh hưởng do thời tiết, sự cố của khách mời,…

Bài viết liên quan: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết hấp dẫn nhất 2021

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện hội nghị chuyên nghiệp

Nếu bạn đang tìm đơn vị cho tổ chức sự kiện hội nghị tổng kết chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn miễn phí.

VietPower tự tin là công ty tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể yên tâm lựa chọn cho sự kiện hội nghị tổng kết của doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân sự nhân sự sự kiện được đào tạo bài bản, đã từng thực chiến tại rất nhiều sự kiện của hàng trăm đối tác, khách hàng trong và ngoài nước (Vietcombank, Canon, BIDV, Samsung…) VietPower cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất với chi phí tốt nhất.

Ngoài ra, VietPower còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện như: tổ chức gala dinner, team building, lễ ký kết hợp tác, lễ khai trương, lễ khánh thành,…

Thông tin liên hệ: 

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM