19/02/2025
Họp báo ra mắt sản phẩm mới là hoạt động kết nối với truyền thông và công chúng. Đây là một trong những phương thức hiện đại, hiệu quả giúp quảng bá sản phẩm của mình với công chúng. Hãy cùng VietPower tìm hiểu về quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm qua bài viết này nhé!
Mục lục
Họp báo ra mắt sản phẩm mới là gì?
Họp báo ra mắt sản phẩm mới là buổi họp được tổ chức bởi một công ty hoặc tổ chức để giới thiệu tới khách hàng về sản phẩm mới hoặc dịch vụ, đặc biệt là các phóng viên, nhà báo và các đối tác truyền thông. Mục đích của buổi họp báo nhằm cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm gồm tính năng, lợi ích và cách sử dụng, chỉ ra những đặc điểm nổi bật của sản phẩm mới hoặc sự cải tiến so với các sản phẩm hiện có trên thị trường.
Quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới
Để tổ chức một buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới thành công thì các doanh nghiệp cần chuẩn bị kĩ càng nhằm quảng bá các sản phẩm, các tổ chức và các cá nhân cần lên kế hoạch triển khai các bước như sau:
1. Lên kế hoạch và xác định mục tiêu
Lên kế hoạch và xác định mục tiêu là những bước đầu tiên khi tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm. Đầu tiên, công ty cần lập kế hoạch chi tiết, xác định mục tiêu, đối tượng, ý tưởng, khách mời tham dự. Sau đó, chuẩn bị thông tin về sản phẩm bao gồm: thông cáo báo chí tài liệu truyền thông, và bài phát biểu của lãnh đạo là rất quan trọng để đảm bảo thông điệp được truyền tải rõ ràng.
Tiếp theo gửi lời mời tới các khách mời, bao gồm các phóng viên, nhà báo, đối tác. Vào ngày diễn ra sự kiện, cần chuẩn bị chu đáo, đầy đủ các thiết bị trang trí đảm bảo sự kiện có không gian chuyên nghiệp và ấn tượng.
Trong suốt buổi họp báo, lãnh đạo công ty sẽ giới thiệu sản phẩm tới khách mới và chia sẻ câu chuyện làm ra sản phẩm mới đồng thời trả lời câu hỏi từ phóng viên. Sau sự kiện, công ty cần thực hiện công tác truyền thông như tạo ra các bài viết truyền thông về sản phẩm để có thể tiếp cận tới khách hàng nhiều nhất. Cuối cùng, đánh giá sự thành công của sự kiện qua phản hồi từ khách mời là bước cần thiết để rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau.
2. Chuẩn bị nội dung kịch bản
Để buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới diễn ra thành công cần lên nội dung kịch bản một cách cẩn thận, chi tiết. Đây là bước quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và truyền tải thông điệp rõ ràng đến công chúng. Công ty cần soạn thảo nội dung một cách chi tiết và làm các điểm nổi bật so với các sản phẩm cạnh tranh. Bên cạnh đó cần chuẩn bị các tài liệu như poster, banner, hình ảnh chất lượng cao, video giới thiệu sản phẩm và các thông tin hỗ trợ để khách mời có thể tiếp cận sản phẩm một cách tốt nhất.
Các bài thuyết trình về sản phẩm cần chuẩn bị kỹ lưỡng, nhằm truyền tải thông tin chính xác tới khách hàng.
3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức
Thời gian và địa điểm tổ chức là một trong những điều cần lưu ý và phải được tính toán kĩ lưỡng trước khi buổi họp báo diễn ra:
– Về thời gian: Thông thường, thời gian tổ chức buổi họp báo sẽ diễn ra vào buổi sáng tránh các ngày nghỉ, lễ, Tết. Điều này đảm bảo bên báo chí có thể đăng tin trong ngày sau khi sự kiện kết thúc điều này đảm bảo tính thời sự, tin tức nóng hổi về sự kiện.
– Về địa điểm: Cần lựa chọn những địa điểm không gian thoáng mát, rộng rãi đủ cho số lượng khách mời và có đầy đủ các trang thiết bị cho các phóng viên tác nghiệp. Lựa chọn địa điểm cần phù hợp với tiêu chí của chương trình. Bạn nên cân nhắc lựa chọn các địa điểm ở gần trung tâm và thuận tiện cho quá trình di chuyển của các cơ quan báo chí, phóng viên và khách mời tham dự.
– Xin giấy phép tổ chức: Xin giấy phép tổ chức là bước quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo và ra mắt sản phẩm mới, đặc biệt khi sự kiện diễn ra ở không gian công cộng hoặc có sự tham gia đông đảo khách mời. Công ty cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan đến việc tổ chức chương trình:
- Đơn xin phép tổ chức họp báo cần có các thông tin sau: đơn vị xin phép, mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung, người thuyết trình/ chủ trì ( họ tên và chức vụ), đối tượng khách mời.
- Các giấy tờ kèm theo như kịch bản, khuyến mãi, giấy phép biểu diễn,…
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Hợp đồng thuê địa điểm
Bên cạnh đó, công ty cần đảm bải về các yêu cầu an ninh, phòng cháy, chữa cháy và các quyết định khác liên quan đến tổ chức công cộng.
4. Lập danh sách khách mời
Sau khi lập kế hoạch triển khai, doanh nghiệp cần lựa chọn các phương tiện truyền thông, báo chí phù hợp với lĩnh vực hoạt động và mục đích truyền thông của mình. Tiếp theo, khi chốt xong danh sách khách mời, doanh nghiệp sẽ gửi thư mời đến báo chí và số danh sách khách mời.
Mỗi thư mời cần được chuẩn bị và viết một cách lịch sự, lịch thiệp và chân thành. Nội dung thư mời phải có các thông tin quan trọng như: chủ đề, chương trình họp báo, thời gian và địa điểm tổ chức. Trước khi tổ chức họp báo một ngày, bạn nên liên hệ tới các cơ quan báo chí và khách mời để xác nhận số lượng khách mời, từ đó có những phương án dự phòng phù hợp.
5. Thi công tổ chức
Thời gian thi công tổ chức cần diễn ra trước 1-2 ngày để chuẩn bị kịp. Việc setup địa điểm và tổng duyệt trước buổi họp báo giúp phát hiện kịp thời những sai sót, sự cố để có phương án xử lý. Trong quá trình tổng duyệt cần lưu ý một số vấn đề quan trọng như:
- Hệ thống âm thanh và ánh sáng, hệ thống an ninh, an toàn.
- Các tài liệu và dụng cụ thông cáo báo chí, video, thẻ ra vào, bảng tên và quà tặng.
- Làm việc đội ngũ nhân sự sự kiện như PG và lễ tân.
6. Tiến hành tổ chức
Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới là tiến hành tổ chức. Trước sự kiện, không gian tổ chức cần được chuẩn bị chu đáo gồm: thiết bị âm thanh như loa, máy chiếu, ánh sáng và trang trí phù hợp với thương hiệu. Các nhân viên phụ trách phải đảm bảo việc check-in khách mời diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp. Trong suốt sự kiện, MC sẽ giới thiệu mục đích và nội dung chính của buổi họp báo, sau đó là phần giới thiệu sản phẩm bởi lãnh đạo.
Để khách mời có thể hiểu thêm về sản phẩm, chương trình cần thêm mục nội dung Q&A nơi các phóng viên có thể đặt câu hỏi và nhận được câu trả lời đặc biệt. Mọi hoạt động cần kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo thời gian và chương trình diễn ra đúng kế hoạch. Việc duy trì sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng với khách mời là yếu tố dẫn tới thành công.
Kinh nghiệm họp báo ra mắt sản phẩm thành công
1. Nội dung họp báo
Nội dung trong buổi họp báo cần đảm bảo độ chính xác để làm nổi bật, thu hút thông điệp của công ty muốn truyền tải tới khách mời. Nội dung cần ngắn gọn, xúc tích, tránh lan man,dài dòng gây nhàm chán cho khách mời. Ngoài ra cần chuẩn bị tư liệu rõ ràng, đơn giản để các khách mời tham dự có thể dễ dàng nắm bắt.
2. MC chương trình
Một trong những yếu tố tạo nên thành công của sự kiện đó là MC chương trình. MC là người dẫn dắt, kết nối doanh nghiệp với cơ quan báo chí, khách mời tham dự. Khi lựa chọn MC cần đáp ứng những tiêu chí sau:
– Kinh nghiệm và chuyên môn: MC cần có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện tương tự, đặc biệt là những sự kiện liên quan đến giới thiệu sản phẩm mới hoặc truyền thông. Điều này giúp MC tự tin điều phối chương trình và xử lý tình huống bất ngờ.
– Kỹ năng giao tiếp tốt: MC phải có khả năng truyền đạt thông điệp rõ ràng, mạch lạc và hấp dẫn. Sự tự tin, khả năng lôi cuốn người nghe và sử dụng ngôn từ chính xác là điều cần thiết để thu hút sự chú ý của khán giả.
– Kiến thức về sản phẩm và lĩnh vực: MC nên nắm vững thông tin về sản phẩm ra mắt, cũng như hiểu biết cơ bản về ngành nghề, lĩnh vực mà sản phẩm hoạt động. Điều này giúp MC trả lời câu hỏi, giới thiệu sản phẩm một cách thuyết phục và không bị lúng túng.
– Sự linh hoạt và ứng biến nhanh: Họp báo thường có nhiều tình huống bất ngờ, vì vậy MC cần phải linh hoạt, biết ứng phó nhanh với các tình huống phát sinh như sự cố kỹ thuật hoặc câu hỏi hóc búa từ báo chí.
– Ngoại hình và phong cách chuyên nghiệp: MC cần có ngoại hình sáng, phong thái tự tin và trang phục phù hợp với tính chất sự kiện, tạo ấn tượng tốt với khách mời. Phong cách của MC cũng cần phải phù hợp với thương hiệu và mục tiêu của sự kiện.
– Khả năng kết nối và tạo không khí: MC không chỉ là người dẫn dắt chương trình mà còn phải biết tạo không khí hào hứng, kết nối các khách mời, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và giữ được sự quan tâm của khán giả.
– Khả năng làm chủ kịch bản: MC cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng kịch bản sự kiện, nhưng cũng phải có khả năng linh hoạt nếu có sự thay đổi trong chương trình. Việc nắm vững kịch bản giúp MC tự tin và tạo ra sự mượt mà trong việc chuyển tiếp giữa các phần của sự kiện.
3.Trang thiết bị chương trình
Trang thiết bị chương trình là một trong những yếu tố dẫn tới thành công của buổi họp báo. Nếu như không có sự hỗ trợ của trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng, màn LED thì mọi thứ sẽ trở nên vô vi, không thu hút và tạo ấn tượng.
Các trang thiết bị phục vụ cho buổi họp báo nên thuê tại nơi cung cấp dịch vụ sự kiện để đảm bảo sự trọn vẹn từ A-Z trong tất cả các khâu cũng như chất lượng nhân sự, thiết bị, đội ngũ sẽ được quản lý kiểm soát của ban công ty tổ chức sự kiện.
4. Mời đúng đối tượng khách mời
Danh sách khách mời nên được xây dựng cẩn thận, bao gồm các phóng viên, nhà báo và các phương tiện truyền thông lớn, đối tác chiến lược, khách hàng tiềm năng, KOC,KOL ,… Việc mời đúng đối tượng sẽ tăng thêm khả năng thành công và thu hút được sự quan tâm và phủ sóng truyền thông rộng rãi.
5.Tạo không khí tương tác
Một yếu tố quan trọng khác để giữ cho sự kiện trở nên sinh động và hấp dẫn. MC cần khéo léo mời gọi khách mời tham gia vào phần hỏi đáp tạo cơ hội để phóng viên và khách mời chia sẻ quan điểm, đặt câu hỏi về sản phẩm.
Hơn nữa, MC có thể khuyến khích sự tham gia của khách mời thông qua các trò chơi nhỏ, các cuộc khảo sát trực tuyến hoặc yêu cầu khách mời chia sẻ suy nghĩ về sản phẩm, buổi họp báo. Điều này tạo ra sự kết nối giữa thương hiệu và công chúng, tạo cơ hội để công ty nhận được phản hồi từ khách hàng truyền thông ngay tại chỗ.
6.Truyền thông trước và sau sự kiện
Việc phát hành thông báo trước sự kiện để gây sự thu hút, chú ý tới khách mời thông qua các thông tin của bài viết, video, hình ảnh, tăng thêm độ phủ sóng, sự quan tâm của khách hàng. Các buổi phát trực tiếp trên mạng xã hội cũng là một cách để mở rộng tệp khách hàng. Sau khi buổi tiệc kết thúc, doanh nghiệp có thể đăng tải hình ảnh , video về buổi họp báo ngày hôm đó trên các nền tảng mạng xã hội. Điều này có thể giúp doanh nghiệp lan tỏa được nhiều hình ảnh hơn.
7. Kiểm tra và chuẩn bị kỹ càng
Kiểm tra và chuẩn bị kỹ càng là bước không thể thiếu để đảm bảo sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm diễn ra suôn sẻ và thành công. Trước khi sự kiện bắt đầu, cần kiểm tra tất cả các thiết bị như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, và micro để đảm bảo hoạt động ổn định. Đội ngũ kỹ thuật phải đảm bảo rằng không có sự cố nào xảy ra trong quá trình trình chiếu hình ảnh hoặc video giới thiệu sản phẩm.
Đồng thời, các tài liệu truyền thông như thông cáo báo chí, brochure, và quà tặng cũng cần được chuẩn bị đầy đủ và phân phối đúng người. Hơn nữa, không gian tổ chức sự kiện cần được sắp xếp hợp lý, từ việc bố trí chỗ ngồi cho khách mời đến trang trí khu vực lễ tân sao cho phù hợp với thương hiệu. Việc chuẩn bị chu đáo và kiểm tra kỹ càng không chỉ giúp tạo sự chuyên nghiệp mà còn giúp tránh được những sự cố không mong muốn, đảm bảo sự kiện diễn ra một cách trôi chảy và ấn tượng.
8. Theo dõi phản hồi và đánh giá hiệu quả
Theo dõi phản hồi và đánh giá hiệu quả sau buổi họp báo ra mắt sản phẩm là bước quan trọng để đo lường mức độ thành công của sự kiện. Sau khi sự kiện kết thúc, công ty cần thu thập phản hồi từ khách mời, phóng viên và đối tác thông qua khảo sát hoặc cuộc trò chuyện trực tiếp để hiểu rõ những điểm mạnh và điểm cần cải thiện trong tổ chức sự kiện.
Các chỉ số quan trọng như mức độ tham gia của khách mời, độ phủ sóng trên các phương tiện truyền thông, và phản hồi từ khách hàng sẽ giúp đánh giá hiệu quả của sự kiện. Đồng thời, việc phân tích kết quả từ các chiến dịch truyền thông, bao gồm các bài viết, video hay hình ảnh được chia sẻ trên các nền tảng xã hội, sẽ cung cấp thông tin quan trọng về mức độ thành công trong việc tạo dựng hình ảnh thương hiệu. Từ đó, công ty có thể rút ra bài học kinh nghiệm và điều chỉnh chiến lược cho các sự kiện sau.
Trên đây là một số thông tin hữu ích về việc tổ chức buổi họp báo mà chúng tôi muốn chia sẻ đến quý bạn đọc. Hy vọng những chia sẻ của VietPower sẽ giúp bạn có thêm kiến thức và kinh nghiệm trong việc tổ chức một sự kiện thành công.
Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện, team building. Hãy liên hệ với VietPower để được chúng tôi tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://viet-power.vn/
- Hotline: 0867.12.8688
- Email: contact@viet-power.vn
- Địa chỉ:
- Trụ sở: Tầng 5, Toà nhà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
- Fanpage: https://www.facebook.com/Vietpowerteambuilding
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@vietpowervn
- Zalo: https://zalo.me/0867128688
Công ty Cổ phần Sự kiện VietPower là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức team building, sự kiện và du lịch trải nghiệm tại Việt Nam. Với hơn 5 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ sáng tạo, chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp tổ chức độc đáo, hiệu quả và đầy cảm xúc cho doanh nghiệp.
Theo dõi VietPower để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích và xu hướng mới trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
