30/09/2024
Dự trù kinh phí tiệc tất niên là việc làm cần thiết để tổ chức nên một sự kiện thành công. Mỗi hạng mục của sự kiện khi được dự trù kinh phí chi tiết trước sẽ tránh được những phát sinh không đáng có. Vậy nên dự trù kinh phí tiệc tất niên như thế nào? Hãy cùng VietPower khám phá hướng dẫn dự trù kinh phí tiệc tất niên hiệu quả và chi tiết trong bào viết ngay bên dưới đây nhé.
Mục lục
Các hạng mục cần dự trù kinh phí tiệc tất niên
1. Dự trù kinh phí tiệc tất niên – hạng mục trang trí
Dự trù kinh phí cho bữa tiệc tất niên thì hạng mục đầu tiên bạn cần dự trù chính là chi phí cho hạng mục trang trí. Các hạng mục trang trí cần dự trù như banner, backdrop, background, bóng bay,… Trong bữa tiệc trang trí cần chuẩn bị những vật phẩm theo quy mô cũng như chủ đề của bữa tiệc.
Càng bữa tiệc lớn và hoành tráng với chủ đề mới lạ độc đáo thì số tiền cần bỏ ra cho khâu trang trí cũng sẽ cao hơn nhiều. Bạn chỉ nên mua những món đồ trang trí phục vụ cho bữa tiệc tất niên để tránh lãng phí dẫn đến sử dụng số tiền này không hiệu quả.
2. Dự trù kinh phí tiệc tất niên – Chi phí cho đồ ăn đồ uống
Bữa tiệc tất niên với những món ăn ngon, đồ uống hấp dẫn là hạng mục quan trọng không thể thiếu. Tuy nhiên, hạng mục ăn uống này cần được kiểm soát tốt. Bởi nếu như lơ là một chút thôi cũng sẽ khiến cho khoản chi phí này độn lên rất nhiều. Bạn nên tham khảo trước thực đơn của nhiều nơi để lựa chọn menu thực đơn phù hợp và tiết kiệm chi phí nhất.
Số lượng khách mời sẽ ảnh hưởng tới số lượng bàn ăn. Chính vì thế, bạn cần xác định số lượng khách mời trước. Cố gắng xác định chính xác số lượng khách mời xác nhận sẽ tham gia để đặt bàn cũng như menu sớm và chính xác nhất. Sai số này càng lớn thì việc kiểm soát chi phí sẽ càng khó khăn dẫn đến lãng phí và vượt ngân sách. Đây cũng là phần quan trọng trong dự trù kinh phí tiệc tất niên.
3. Chi phí cho MC và các tiết mục biểu diễn
Bất kỳ sự kiện nào nhất là tất niên thì việc có một MC tài ba là điều quan trọng. Song song với đó là những tiết mục khuấy động không khí. Chi phí cho hạng mục này là không cố định. Tùy thuộc vào thời gian cũng như độ nổi tiếng mà chi phí cho phần này sẽ khác nhau. Tuy nhiên, bạn không nên quá tập trung vào việc họ nổi tiếng mà hãy lựa chọn MC phù hợp với yêu cầu chương trình.
Lời khuyên dành cho bạn chính là hãy lựa chọn những MC mà đáp ứng tốt các yêu cầu sự kiện. Hoặc nếu không bạn cũng có thể chọn những nhân viên có năng khiếu. Bởi họ vừa có thể dẫn lại vừa hiểu về văn hóa doanh nghiệp.
Những cách tiết kiệm chi phí khi dự trù kinh phí tiệc tất niên
Để tiết kiệm chi phí cho tiệc tất niên nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng cũng như sự thành công cho sự kiện. Điều này không phải dễ nhưng vẫn là điều khả thi nếu như bạn cách dự trù kinh phí tiệc tất niên hợ lý. Một số những cách tiện tiệm chi phí tiệc tất niên như:
1. Lựa chọn địa điểm phù hợp
Về chi phí địa điểm bạn sẽ tiết kiệm được chi phí nếu không gian công ty bạn đủ lớn. Sở dĩ vậy là bởi việc tổ chức tiệc ngay tại công ty sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí thuê địa điểm khá lớn. Bên cạnh đó lựa chọn địa điểm phù hợp còn giúp giảm chi phí vận chuyển lắp đặt cũng như di chuyển của nhân sự và bộ phận setup. Nếu trong trường hợp phải thuê địa điểm hãy đặt địa điểm sớm để nhận được nhiều ưu đãi cũng như sự lựa chọn hơn.
2. Tối ưu thực đơn
Lựa chọn thực đơn với những món ăn đơn giản, phổ biến nhưng vẫn đảm bảo ngon miệng. Mặc dù không cần menu có quá nhiều món ăn ngon. Nếu như bạn có khoản ngân sách hạn hẹp thì nên tập trung vào những món ăn chính hoặc đặc sản vùng miền. Nếu bạn có thể tự chuẩn bị một số món tráng miệng hoặc đồ ăn nhẹ thì bạn có thể tự chuẩn bị để tiết kiệm chi phí.
3. Trang trí tiết kiệm
Tái sử dụng những đồ trang trí đã từng sử dụng. Nếu đồ trang trí cho sự kiện trước vẫn sử dụng tốt bạn hãy tận dụng để dùng nó thay vì mua những món đồ mới. Nếu bạn có thể sáng tạo các món đồ đơn giản như banner, hoa giấy, bảng hiệu,… Nếu muốn tiết kiệm chi phí bạn có thể sử dụng hoa giả thay vì hoa tươi.
4. Giảm chi phí âm thanh và ánh sáng
Sử dụng hệ thống âm thanh, ánh sáng có sẵn để tiết kiệm được một khoản chi phí cho hoạt động thuê ngoài. Nếu cần thuê bạn nên chọn gói âm thanh, ánh sáng cơ bản đủ dùng thay cho gói chi phí có giá cao.
5. Lựa chọn giải trí đơn giản
Nếu muốn tiết kiệm chi phí cho hạng mục giải trí bạn có thể kết hợp với việc tạo ra sân chơi cho nhân viên thể hiện tài năng. Bạn hãy khuyến khích mọi người tập những tiết mục văn nghệ thay vì thuê vệ sĩ chuyên nghiệp. Bên cạnh đó hãy tổ chức các trò chơi đồng đội, bôc thăm trúng thưởng với các giải thưởng hấp dẫn.
6. Dự trù kinh phí tiệc tất niên – Quà tặng hợp lý
Ban lãnh đạo nên gửi những lời chúc, thư cảm ơn để tăng giá trị tinh thần cho những món quà vật chất đáng tiền. Nếu muốn tiết kiệm chi phí quà tặng hãy giảm bớt số lượng quà tặng tập trung vào phần quà chính có giá trị lớn.
7. Nhân sự nội bộ
Huy động nhân sự trong công ty tham gia vào hoạt động trang trí, tổ chức. Thay vì thuê nhân sự ngoài thì bạn có thể thử. Nếu như trong công ty có người có khả năng làm MC hãy tận dụng nguồn nhân lực này thay vit huê MC bên ngoài.
8. Dự trù kinh phí tiệc tất niên – Tiết kiệm chi phí quay phim, chụp ảnh
Nếu bạn có thể nhờ nhân viên chụp ảnh hoặc có nhân sự đam mê nhiếp ảnh và có kỹ năng chụp hãy thuê họ thay cho các dịch vụ quay chụp chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí đó nhé. Khuyến khích nhân sự tự chụp ảnh và đăng lên trang cá nhân. Điều này vừa tạo sự tự nhiên trong mỗi bức ảnh lại vừa giúp lan tỏa sự kiện tới với đông đảo mọi người hơn.
9. Cắt giảm chi phí vận chuyển
Nếu công ty có xe cho nhân sự hãy tận dụng luôn những chiếc xe này để đưa đón. Chắc chắn bạn sẽ tiết kiện được một khoản chi phí di chuyển không hề nhỏ đấy nhé. Sắp xếp những chuyến xe một cách hợp lý để tối ưu hóa số lượng xe cần thuê.
10. Đàm phán và so sánh giá
Đàm phán giá với nhà cung cấp để có được giá cả tốt nhất. Đặc biệt là khi bạn đặt dịch vụ với số lượng lớn. So sánh giá giữa các nhà cung cấp để tìm được nhà cung cấp có giá tốt nhất. Lựa chọn cho các nhà cung cấp uy tín để vừa có chất lượng dịch vụ tốt lại có giá cả hợp lý.
11. Dự phòng một ngân sách nhỏ trong dự trù kinh phí tiệc tất niên
Luôn dự trù một khoản nhỏ để dự phòng cho các phát sinh ngoài ý muốn tránh những chi phí không cần thiết.
Nhìn chung nếu bạn áp dụng những phương pháp trên thì chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm được khoản chi phí đáng kể những vẫn đảm bảo được sự thành công và chất lượng của những bữa tiệc tất niên.
Lưu ý khi lập dự trù kinh phí tiệc tất niên
Đế sự kiện có thể diễn ra thành công tốt đẹp thì bạn cần phải có kế hoạch tổ chức rõ ràng chi tiết. Riêng hoạt động dự trù kinh phí tiệc tất niên thì bạn cần phải lưu tâm một số những lưu ý như sau:
- Nếu lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời thì ban tổ chức bạn cần phải xem dự báo thời tiết trước nhiều ngày. Trong trường hợp chương trình diễn ra vào đúng ngày thời tiết xấu hãy chuẩn bị chi phí cho các hạng mục dự phòng như quạt, phông bạt, ô,…
- Trong một số tình huống xấu thì các khâu kỹ thuật sẽ gặp phải trục trặc. Ban tổ chức thiếu người, MC bận đột xuất, âm thanh ánh sáng bị hư hỏng,… Chính vì thế chi phí dành cho các hạng mục khắc phục cũng cần phải có để có bữa tiệc tất niên hoàn hảo nhất diễn ra.
- Trong trường hợp chi tiêu vượt quá kinh phí tiệc tất niên thì bạn nên xin ý kiến của ban lãnh đạo để có thể giải quyết kịp thời. Bạn tốt nhất nên tự ý đưa ra những phương án để mắc không mắc phải sai lầm không đáng có.
- Để hạn chế các phát sinh không đáng có trong quá trình xây dựng chương trình hãy lập bảng dự trù kinh phí trước.
- Nếu không có chuyên môn và kinh nghiệm trong việc dự trù kinh phí tiệc tất niên hãy tìm tới những đơn vị chuyên nghiệp để họ giúp đỡ. Họ sẽ đưa ra cho bạn những giải pháp tối ưu với chi phí hợp lý.
Trên đây là toàn bộ thông tin mà VietPower tổng hợp và cung cấp cho bạn về dự trù kinh phí tiệc tất niên. Hy vọng những gì chúng tôi cung cấp cho bạn sẽ có ích trong tương lai. Nếu cảm thấy bài viết này hay hãy lưu lại ngay nhé. Bạn đang cần hỗ trợ hoặc tư vấn tổ chức tiệc tất niên. Hãy liên hệ hotline VietPower bên dưới hoặc để lại thông tin để được tư vấn ngay hôm nay.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building. Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
