Các bước công tác chuẩn bị Hội Nghị chi tiết nhất 2024

Công tác chuẩn bị hội nghị là quy trình quan trọng nhất ảnh hưởng tới kết quả của buổi hội nghị hội thảo. Hiện nay tổ chức hội nghị là sự kiện phổ biến với nhiều mục đích khác nhau để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để tổ chức một buổi hội nghị đòi hỏi phải trải qua nhiều công tác chuẩn bị và lên kế hoạch tổ chức để triển khai hội nghị diễn ra suôn sẻ. Vậy công tác chuẩn bị cho buổi hội nghị cần những gì, hãy cùng VietPower tìm hiểu nhé!

1. Xác định chủ đề buổi hội nghị 

Chủ đề là “linh hồn” của buổi hội nghị, nó quyết định tới mục đích tổ chức và khách mời tham dự. Bạn hãy tham khảo thật kỹ Bạn cần xác định được chủ đề một cách chính xác, rõ ràng để bắt đầu lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Một số chủ đề phổ biến dành cho buổi hội nghị: 

• Hội nghị tri ân khách hàng 
• Buổi talkshow 
• Chương trình tập huấn 
• Hội thảo chuyên đề 
• Hội thảo du học 

2. Lập kế hoạch tổ chức hội nghị 

Trong bản kế hoạch tổ chức bạn cần nêu ra các nội dung: 

• Xác định được mục đích, mục tiêu của buổi hội nghị 
• Nội dung chính của buổi hội nghị 
• Xác định thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị
• Lên danh sách khách mời tham dự 
• Xác định kinh phí dự trù cho buổi hội nghị
• Đơn vị phụ trách tổ chức sự kiện cho buổi hội nghị 
• Chương trình hội nghị 

Ngay sau khi bạn đã xác định rõ được những yêu cầu, mục tiêu đạt được trong buổi hội nghị, bạn có thể bắt đầu vào việc xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị. Trong nội dung kịch bản chương trình cần nêu rõ những điểm nổi bật, những diễn biến chính sẽ diễn ra trong buổi hội nghị.

Tìm hiểu thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết hấp dẫn nhất 2024

3. Chuẩn bị cho buổi hội nghị 

Đây là bước khá quan trọng trong công tác tổ chức buổi hội nghị, chuẩn bị tốt sẽ giúp chương trình của bạn diễn ra thành công, tạo ấn tượng tốt trong mắt khách mời. Những hạng mục bạn cần chuẩn bị như: 

• Xác định ngân sách: Mặc dù, công ty đã cấp cho bạn một khoản ngân sách nhưng nếu như không biết cách cân nhắc chi tiêu sẽ rất dễ hao hụt ngân sách.
• Lựa chọn địa điểm tổ chức: Để hội nghị diễn ra thành công nhất bạn cần lựa chọn địa điểm lý tưởng, không gian hội trường rộng rãi phong cách sang trọng, lịch sự
• Hệ thống âm thanh ánh sáng: luôn kiểm tra, giám sát để phòng tránh sự cố khi sự kiện đang diễn ra 
• Lựa chọn đơn vị tổ chức: Đi kèm những kịch bản hoàn hảo luôn luôn có ekip hỗ trợ chuyên nghiệp. Với các doanh nghiệp, bạn có thể tận dụng những nhân viên sự kiện đã có kinh nghiệm. Tuy nhiên, nếu bạn muốn trau chuốt hơn cho sự kiện, hãy lựa chọn một đơn vị tổ chức uy tín, chuyên nghiệp. 
• Lên kịch bản cho chương trình: Với tất cả các chương trình sự kiện bạn cần xây dựng một kịch bản tương tác với khách hàng, để tạo sự hứng thú của khách mời trong quá trình hội nghị diễn ra. Nội dung kịch bản có thể đặt ra những câu hỏi giao lưu với khách mời, các trò mini game. 

• Backdrop, banner: tùy vào từng sự kiện, quy mô tổ chức bạn có thể lựa chọn treo banner hoặc dựng backdrop. Để có không gian cho khách mời tham dự bạn có thể tham khảo dựng backdrop ngoài sảnh hội trường. 
• Chuẩn bị, in ấn trước những tài liệu quan trọng sử dụng trong buổi họp, file ghi hình, và video quảng cáo sản phẩm, doanh nghiệp. 
• Làm việc với diễn giả, MC chương trình: 
• Chuẩn bị hoa tặng đại biểu, hoa để bàn 
• Chuẩn bị thiệp mời cho khách tham gia 
• Truyền thông cho buổi hội nghị 
• Quay phim, chụp ảnh cho buổi hội nghị
• Đặt các dịch vụ đi kèm: teabreak, lễ tân,…
• Chuẩn bị quà tặng lưu niệm cho khách mời

4. Tổ chức buổi hội nghị

Có thể nói, đây chính là trọng tâm của các bước tổ chức hội nghị. Các nội dung trong buổi hội nghị, hội thảo:

• Đón tiếp các khách mời vào tham dự buổi hội nghị 
• Người dẫn chương trình giới thiệu buổi hội nghị, thành phần khách mời 
• Đại diện chương trình lên phát biểu khai mạc 
• Khách mời tham dự nghỉ ngơi giữa giờ, sử dụng teabreak 
• Đại biểu lên tuyên bố bế mạc chương trình 
• Dẫn chương trình tuyên bố kết thúc buổi hội nghị 

Trong suốt quá trình buổi hội nghị diễn ra luôn luôn có bộ phận điều phối để điều hành chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch, kịch bản. 

5. Kết thúc buổi hội nghị

Tiếp theo trong quy trình tổ chức buổi hội nghị là kết thúc bao gồm các nội dung: 

• Tặng quà lưu niệm cho khách mời tham dự 
• Gửi phiếu khảo sát cho khách mời về buổi hội nghị
• Gửi thư cảm ơn khách mời đã tham dự 
• Quyết toán khoản thu chi của chương trình hội nghị 
• Thông báo kết quả của chương trình buổi hội nghị

6. Xử lý thông tin sau chương trình

Thông thường các chương trình sự kiện sẽ phải đặt cọc trước một khoản. Điều này đảm bảo quyền lợi cho khách hàng đặt dịch vụ. Sau khi sự kiện kết thúc bạn hãy sắp xếp để thanh toán chi phí còn lại.

7. Đánh giá kết quả buổi hội nghị

Bước cuối cùng bạn cần đánh giá xem sự kiện của bạn đã thành công hay không. Bạn hãy so sánh mục tiêu bạn đã đề ra lúc ban đầu, hãy so sánh các hạng mục đã làm tốt và chưa tốt. Sau đó, hãy xem lại các phiếu khảo sát của khách mời, để tiếp thu những góp ý và rút kinh nghiệm về buổi hội nghị. 

Bài viết liên quan: Mẫu tờ trình xin kinh phí tổ chức hội nghị chi tiết nhất 2024

Trên đây, là các bước chuẩn bị cho công tác hội nghị từ A – Z được đề cập ở trên mà VietPower muốn chia sẻ tới bạn. Nếu bạn cần tư vấn về quy trình tổ chức buổi hội nghị hãy để lại thông tin liên hệ nhé, chúng tôi sẽ liên lạc tới bạn trong thời gian sớm nhất.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.