Cho thuê gian hàng hội chợ – triển lãm chuyên nghiệp, giá tốt

Cho thuê gian hàng là dịch vụ ngày càng phổ biến tại các hội chợ, triển lãm, chợ đêm hay sự kiện ngoài trời. Nhưng nếu chưa từng thuê gian hàng, bạn sẽ dễ gặp phải những sai lầm như chọn sai vị trí, tốn kém chi phí mà không hiệu quả. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từ A đến Z: nên thuê loại nào, giá bao nhiêu là hợp lý, cần chuẩn bị gì và làm sao để gian hàng có thể thu hút nhiều khách nhất. 

Lợi ích khi thuê gian hàng

Việc thuê gian hàng tại các hội chợ, triển lãm không chỉ giúp doanh nghiệp có mặt nổi bật giữa đám đông, mà còn mang lại nhiều cơ hội thực tế để kết nối với khách hàng, đẩy mạnh bán hàng và hiểu rõ hơn về thị trường.

Một số lợi ích rõ ràng bao gồm:

• Gặp gỡ khách hàng trực tiếp: Người đến hội chợ thường đã có sự quan tâm đến lĩnh vực bạn kinh doanh. Việc trưng bày sản phẩm tại gian hàng giúp bạn dễ dàng tiếp cận, giới thiệu và tư vấn cho họ ngay tại chỗ.
• Thử nghiệm thị trường nhanh chóng: Thay vì bỏ ra một số tiền lớn, bạn chỉ cần một khoản chi phí vừa phải để quảng bá sản phẩm ra thị trường và nhận phản hồi ngay từ khách hàng thực tế. Đây là cách đơn giản để biết sản phẩm có phù hợp không trước khi mở rộng kinh doanh.
• Tăng độ nhận diện thương hiệu: Một gian hàng được thiết kế ấn tượng cùng đội ngũ nhân viên nhiệt tình sẽ giúp thương hiệu của bạn gây chú ý, tạo thiện cảm và dễ dàng được nhớ đến hơn.

Các loại gian hàng cho thuê phổ biến

Tùy vào mục tiêu và ngân sách, doanh nghiệp của bạn có thể lựa chọn nhiều loại gian hàng khác nhau. Dưới đây là những loại thường gặp tại các hội chợ, lễ hội hay các sự kiện lớn nhỏ:

1. Gian hàng tiêu chuẩn

Gian hàng tiêu chuẩn là loại phổ biến nhất trong dịch vụ cho thuê gian hàng, với kích thước cố định và có các tiện nghi cơ bản. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các cửa hàng nhỏ hoặc doanh nghiệp mới muốn tham gia sự kiện mà không tốn quá nhiều chi phí.

• Kích thước: Thường 3x3m
• Đối tượng phù hợp: Cửa hàng nhỏ hoặc doanh nghiệp mới
• Tiện nghi: Vách ngăn, bàn trưng bày, đèn chiếu sáng, ổ điện
• Ưu điểm: Chi phí hợp lý, dễ setup, giúp giới thiệu sản phẩm trực tiếp tới khách tham quan

2. Gian hàng thiết kế riêng

Gian hàng thiết kế riêng cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh mọi chi tiết từ màu sắc, logo, bố trí đến phong cách, tạo dấu ấn riêng và nổi bật giữa các gian hàng khác. Đây là lựa chọn phù hợp cho những thương hiệu lớn hoặc sản phẩm mới rất cần thu hút sự chú ý.

• Tùy chỉnh: Toàn bộ gian hàng theo nhận diện thương hiệu
• Đối tượng phù hợp: Thương hiệu lớn, sản phẩm mới
• Ưu điểm: Tạo điểm nhấn nổi bật, tăng độ nhận diện thương hiệu, thu hút khách tham quan

3. Gian hàng ẩm thực

Gian hàng ẩm thực được thiết kế đặc biệt cho các sản phẩm đồ ăn, thức uống, với không gian mở, bàn phục vụ và tuân thủ tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn thực phẩm. Loại gian hàng này rất phù hợp cho chợ đêm, lễ hội hoặc hội chợ cuối tuần.

• Thiết kế: Mở, có bàn phục vụ, đảm bảo vệ sinh và an toàn thực phẩm
• Đối tượng phù hợp: Các sự kiện chợ đêm, lễ hội, hội chợ cuối tuần
• Ưu điểm: Khách vừa thưởng thức món ăn vừa trải nghiệm sản phẩm

Hiểu rõ các loại gian hàng cho thuê sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng hình thức, tối ưu hiệu quả tiếp cận khách hàng và nâng cao độ nhận diện thương hiệu tại sự kiện.

Dịch vụ đi kèm khi cho thuê gian hàng

Ngoài gian hàng chính, nhiều đơn vị cho thuê gian hàng còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ để giúp doanh nghiệp trưng bày và bán hàng tốt nhất. Những dịch vụ này có thể bao gồm:

• Thi công và dọn dẹp gian hàng:

Dịch vụ thi công gian hàng sẽ lo toàn bộ việc chuẩn bị cho gian hàng của bạn. Họ sẽ lắp đặt khung, trải thảm, sắp xếp bàn ghế, lắp đèn chiếu sáng và chuẩn bị các thiết bị cần thiết. Khi sự kiện kết thúc, đơn vị sẽ tháo dỡ và dọn dẹp sạch sẽ, vận chuyển vật dụng về kho. Nhờ vậy, bạn tiết kiệm được thời gian và công sức, đồng thời gian hàng luôn sẵn sàng và gọn gàng.

• Thiết kế và in ấn vật phẩm quảng cáo:

Dịch vụ này sẽ thiết kế và in các vật phẩm quảng bá cho gian hàng như backdrop, bảng tên thương hiệu, tờ rơi, banner… theo phong cách riêng của doanh nghiệp. Những vật phẩm này giúp gian hàng nổi bật, thu hút khách tham quan ngay từ cái nhìn đầu tiên.

• Quảng bá truyền thông:

Dịch vụ quảng bá truyền thông giúp giới thiệu gian hàng của bạn trên các mạng xã hội như Facebook, Instagram, và mời KOL đến trải nghiệm gian hàng. Điều này không chỉ tăng khả năng hiện diện trực tuyến mà còn thu hút khách tham quan trực tiếp đến gian hàng, nâng hiệu quả kinh doanh.

Quy trình thuê gian hàng 

Dù bạn thuê gian hàng tại Hà Nội, TP.HCM hay bất kỳ tỉnh thành nào, các bước thực hiện cơ bản thường giống nhau. Hiểu rõ quy trình sẽ giúp bạn chuẩn bị kỹ càng, tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí. Dưới đây là các bước cụ thể mà bạn nên thực hiện:

Bước 1: Lựa chọn sự kiện phù hợp

Trước khi đi thuê gian hàng, bạn phải biết được sản phẩm và lĩnh vực kinh doanh của mình phù hợp với loại hội chợ, triển lãm hay sự kiện nào. Chọn đúng sự kiện sẽ giúp tăng cơ hội tiếp cận với những khách hàng thực sự quan tâm đến sản phẩm.

• Chọn theo ngành hàng: Nếu bạn kinh doanh đồ thủ công, hãy ưu tiên các hội chợ dành cho sáng tạo và handmade. Còn kinh doanh thực phẩm thì nên chọn lễ hội ẩm thực, chợ ẩm thực cuối tuần hoặc hội chợ chuyên về ẩm thực.
• Xem lượng khách tham quan và truyền thông: Một sự kiện có truyền thông tốt sẽ giúp gian hàng của bạn được nhiều người biết đến hơn. Hỏi ý kiến từ những người từng tham gia trước đây để đánh giá sự kiện đó có đáng tham gia hay có hiệu quả cho gian hàng của mình không.

Bước 2: Liên hệ ban tổ chức hoặc đơn vị cho thuê gian hàng

Sau khi lựa chọn sự kiện, bước tiếp theo là liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê gian hàng để nhận thông tin chi tiết.

• Nhận báo giá và gói dịch vụ: Bạn sẽ biết được chi phí thuê, các vật dụng có sẵn và dịch vụ hỗ trợ kèm theo.
• Xem sơ đồ vị trí gian hàng: Chọn vị trí thuận lợi giúp gian hàng dễ thấy và thu hút khách hơn. Vị trí gần lối đi chính hoặc khu vực đông khách thường được ưu tiên.
• Tìm hiểu quyền lợi đi kèm: Một số đơn vị cung cấp thêm dịch vụ setup, hỗ trợ nhân sự, truyền thông trước sự kiện hoặc trong ngày hội chợ.

Bước 3: Ký hợp đồng và thanh toán đặt cọc

Trước khi chính thức thuê gian hàng, bạn cần đọc kỹ hợp đồng cho thuê gian hàng để tránh phát sinh chi phí hoặc rủi ro.

• Điều khoản chi phí phát sinh: Hỏi rõ những khoản chưa bao gồm trong giá thuê, ví dụ điện, nước, vệ sinh hay dịch vụ bổ sung.
• Quyền hủy gian hàng và trách nhiệm hỗ trợ: Trong trường hợp sự kiện bị hủy hoặc gian hàng gặp vấn đề, bạn cần biết rõ quyền lợi của mình.
• Dịch vụ đi kèm: Kiểm tra xem đơn vị cho thuê có cung cấp thiết kế, in ấn, setup, hay quảng bá gian hàng hay không.
• Thanh toán đặt cọc: Sau khi đồng ý hợp đồng, thanh toán đặt cọc sẽ giữ chỗ gian hàng và đảm bảo các quyền lợi đã thống nhất.

Ví dụ: Một cửa hàng thời trang thanh toán đặt cọc 50% chi phí để giữ vị trí đẹp tại hội chợ Hello Weekend Market. Nhờ vậy họ yên tâm chuẩn bị sản phẩm và thiết kế gian hàng trước khi sự kiện diễn ra.

Bước 4: Chuẩn bị và setup gian hàng

Nếu thuê gian hàng thiết kế riêng hoặc cần setup thêm, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng để gian hàng hoạt động hiệu quả và tạo ấn tượng tốt với khách tham dự.

• Thiết kế và trang trí gian hàng: Hoàn thiện layout, chọn màu sắc, banner, backdrop, tạo điểm nhấn cho thương hiệu.
• Chuẩn bị vật dụng: Bàn ghế, kệ trưng bày, đèn chiếu sáng, tờ rơi, menu hay danh thiếp.
• Nhân sự trưng bày: Hướng dẫn nhân viên cách tiếp cận khách, giới thiệu sản phẩm, giữ gian hàng gọn gàng và sạch sẽ.

Bước 5: Tham gia hội chợ và thu thập dữ liệu

Khi gian hàng đi vào hoạt động, mục tiêu không chỉ là trưng bày sản phẩm mà còn thu hút và ghi nhận ý kiến của khách hàng.

• Tương tác trực tiếp với khách: Giới thiệu sản phẩm, giải thích lợi ích, trả lời thắc mắc.
• Khảo sát và thu thập phản hồi: Lấy ý kiến khách về sản phẩm, dịch vụ để cải thiện hơn trong tương lai.
• Thu thập thông tin liên hệ: Số điện thoại, email hay mạng xã hội của khách để phục vụ các chiến dịch marketing và bán hàng sau sự kiện.

Báo giá cho thuê gian hàng

Giá cho thuê gian hàng có thể thay đổi theo vị trí, kích thước và dịch vụ đi kèm. Dưới đây là bảng giá tham khảo:

Lưu ý khi lựa chọn gian hàng:

• Vị trí gian hàng gần lối đi chính, khu vực đông người thường có giá cao hơn nhưng thu hút khách tốt hơn.
• Thuê gian hàng trong thời gian dài hoặc vào mùa cao điểm có thể có chi phí cao hơn.
• Dịch vụ đi kèm: Một số đơn vị cung cấp dịch vụ thiết kế, thi công, trang trí, quảng bá với chi phí bổ sung.
• Chi phí phát sinh: Lưu ý các khoản chi phí như điện, nước, bảo vệ, vệ sinh có thể tính riêng tùy theo từng sự kiện.

Kinh nghiệm chọn dịch vụ cho thuê gian hàng uy tín

Không phải đơn vị cho thuê gian hàng nào cũng cung cấp dịch vụ chất lượng. Dưới đây là một số kinh nghiệm giúp bạn lựa chọn đúng:

1. Ưu tiên ban tổ chức có uy tín, truyền thông mạnh

Một đơn vị tổ chức hội chợ hoặc triển lãm uy tín sẽ đảm bảo gian hàng của bạn được setup đúng chuẩn, sự kiện diễn ra đúng lịch và thu hút khách tham quan. Bạn có thể nhận biết qua:

• Lượng tương tác trên mạng xã hội cao, fanpage và website thường xuyên cập nhật thông tin.
• Các bài viết, review hoặc tin tức trên báo chí về sự kiện trước đó.
• Tham khảo ý kiến từ những doanh nghiệp từng tham gia để biết chất lượng thực tế.

2. Yêu cầu hợp đồng cho thuê gian hàng rõ ràng

Nhiều người thuê gian hàng nhưng không đọc kỹ nội dung hợp đồng cho thuê gian hàng, dẫn đến các tình huống bất khả kháng, ảnh hưởng đến thời gian, công sức và tiền bạc của mình. Vậy nên bạn phải xem hợp đồng cẩn thận và một hợp đồng chuyên nghiệp thì cần nêu rõ:

• Chính sách hoàn tiền hoặc đền bù nếu sự kiện bị hoãn hoặc hủy.
• Trách nhiệm lắp đặt, tháo dỡ và dọn dẹp gian hàng.
• Điều kiện áp dụng trong trường hợp thời tiết xấu với gian hàng ngoài trời.

3. Tối ưu chi phí: ghép gian hàng – thuê chung

Nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh và có ngân sách hạn chế, bạn có thể chia đôi gian hàng với một bên khác có sản phẩm bổ trợ (ví dụ: quần áo + phụ kiện, cafe + bánh ngọt). Hình thức này giúp cắt giảm 30–50% chi phí, bên cạnh đó, gian hàng đa dạng hơn sẽ thu hút khách tham quan lâu hơn, tạo cơ hội gia tăng doanh số.

4. Tận dụng hỗ trợ truyền thông từ ban tổ chức

Nhiều doanh nghiệp bỏ qua phần này, nhưng ban tổ chức thường có kênh fanpage, Instagram, TikTok riêng. Bạn hoàn toàn có thể đề xuất họ hỗ trợ đăng ảnh gian hàng, livestream hoặc chèn tên bạn trong bài PR sự kiện. Điều này giúp tăng độ nhận diện thương hiệu ngay cả khi chưa mở bán.

Việc thuê gian hàng hội chợ không đơn giản chỉ là đặt một không gian trưng bày. Khi biết cách lựa chọn loại gian hàng phù hợp, tối ưu chi phí, tận dụng các dịch vụ đi kèm của đơn vị cho thuê gian hàng và khai thác truyền thông, bạn có thể biến nó thành cơ hội để tăng doanh số, mở rộng khách hàng và nâng cao uy tín thương hiệu. Một gian hàng được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ mang lại giá trị thực tế và hiệu quả lâu dài cho doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://viet-power.vn/
• Hotline: 0867.12.8688
• Email: contact@viet-power.vn
• Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 5, Toà nhà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
• Fanpage: https://www.facebook.com/Vietpowerteambuilding
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@vietpowervn
• Zalo: https://zalo.me/0867128688

VIETPOWER

Công ty Cổ phần Sự kiện VietPower là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức team building, sự kiện và du lịch trải nghiệm tại Việt Nam. Với hơn 5 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ sáng tạo, chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp tổ chức độc đáo, hiệu quả và đầy cảm xúc cho doanh nghiệp.
Theo dõi VietPower để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích và xu hướng mới trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

viet-power.vn/